Vertaling:

Non-profitorganisaties functioneren zoals elk ander bedrijf, ook al is winst niet het primaire doel. Met beperkte middelen en financiering van de overheid, leden en donateurs hebben non-profitorganisaties moeite om te investeren in software en tools die hun workflow kunnen transformeren. Dit maakt het een uitdaging om de juiste software te kiezen die hun werkdruk zou kunnen verminderen. Deze organisaties hebben oplossingen nodig voor stakeholdermanagement, een kennisbank om vragen te beantwoorden en projectmanagement om fondsenwervers of vrijwilligersprogramma’s te plannen. Daarom is het zinvol om veelzijdige software te selecteren met veelzijdige functies die zich op een of meer functies kunnen richten.

OneDesk is een combinatie van HelpDesk en Project Management in één applicatie. Met OneDesk kunt u uw klanten ondersteunen en projecten beheren zonder dat u meerdere applicaties hoeft aan te schaffen, te leren, te integreren en te schakelen tussen meerdere applicaties. OneDesk biedt een kant-en-klare oplossing voor non-profitorganisaties om automatisch verzoeken van belanghebbenden vast te leggen en op tijd te beantwoorden. Als deze verzoeken extra werk aan uw kant vereisen, kunnen taken aan uw teams worden toegewezen en binnen projecturen worden uitgevoerd.

In dit paneel kunt u projecten en portfolio’s maken. Deze portfolio’s fungeren als containers voor uw projecten. Portfolio’s kunnen een naam krijgen op basis van de naam van de klant, de organisatie van de klant, het projecttype of de afdelingen in uw bedrijf die de toegewezen projecten beheren.

Hiermee kunt u de projecten organiseren die verband houden met hun respectievelijke portfolio’s. In dit specifieke portfolio kunt u vervolgens volgen hoe de projecten vorderen.
In elk van deze projecten kun je de vragen van belanghebbenden en geplande opdrachten bekijken met behulp van de applicaties Tickets en Taken.

Met de ticketapplicatie kunt u supporttickets volgen en beheren die binnenkomen als gevolg van verzoeken van belanghebbenden. Deze verzoeken kunnen op meerdere manieren worden ingediend.

De eerste manier is door het verzoek te ontvangen via de live chat-applicatie op uw website. De live chat-applicatie van OneDesk is een klantgerichte applicatie die gericht is op het promoten van stakeholdercommunicatie. U kunt de app personaliseren door uw bedrijfskleuren, logo en BOT-avatar toe te voegen. Zodra de donateur u een bericht heeft gestuurd via livechat, kunnen uw teamleden dit bekijken in hun Messenger-applicatie, reageren en het ticket maken vanuit het gesprek. Daarbij koppelt OneDesk het ticket en de conversatie aan elkaar, waardoor jouw team alle benodigde data vanaf één platform kan inzien.

De tweede manier is door uw ondersteunings-e-mail automatisch door te sturen naar het e-mailadres dat u hier vindt. Wanneer een belanghebbende een e-mail naar uw ondersteunings-e-mailadres stuurt, zal OneDesk die e-mail vastleggen en een ticket genereren. Alle kritieke informatie in de e-mail wordt op het ticket vastgelegd.

Elke keer dat een belanghebbende of een donateur een e-mailverzoek verstuurt, maakt OneDesk automatisch een klantrecord aan en categoriseert het de aanvrager van het ticket op basis van hun organisatie. Als alternatief kunnen uw donateurs, vrijwilligers of donateurs ook tickets indienen via de klantportalfunctie die OneDesk biedt.

Met dit portaal kunnen uw belanghebbenden tickets bij u indienen, communiceren met uw teamleden en hun tickets bekijken. U kunt weergaveopties inschakelen voor potentiële en bestaande donateurs of andere eindgebruikers om tickets te filteren op type ticketverzoek, het project waartoe het behoort en meer.

U kunt aanpasbare webformulieren instellen die uw belanghebbenden moeten invullen, waardoor tickets op uw dashboard worden gegenereerd. Voor deze formulieren kan het nodig zijn dat de belanghebbenden informatie verstrekken die u nodig hebt om het probleem op te lossen. U kunt ook aangepaste workflows maken die met deze formulieren beginnen.

Het standaard webformulier ziet er als volgt uit. Klik hier om dit webformulier aan te passen. U kunt bepaalde velden naar wens instellen, bestaande velden hernoemen en extra velden toevoegen, inclusief aangepaste velden.

U kunt bijvoorbeeld een webformulier maken voor potentiële donateurs die mogelijk vragen hebben over uw donatieprogramma’s. Ze kunnen naar uw klantenportaal navigeren en het webformulier met de titel ‘Donatieprogramma’s’ selecteren. U kunt vervolgens de standaardvelden of aangepaste velden toevoegen om de juiste informatie vast te leggen die nodig is om het ticket op te lossen. U kunt deze velden ook zo configureren dat ze verplicht zijn om ervoor te zorgen dat alle benodigde informatie wordt vastgelegd.

Zodra uw donateur het geselecteerde webformulier heeft ingevuld, genereert u een ticket in uw Ticket-applicatie in OneDesk.

Met het ticket kunt u de gegevens zien die op het webformulier zijn ingevuld. U kunt dit ticket vervolgens toewijzen aan een specifiek individu, team of afdeling. Met OneDesk kun je meerdere teamleden en afdelingen aan een ticket toewijzen. U kunt het handmatig toewijzen van teams echter elimineren door het proces te automatiseren.

Vaak houden non-profitorganisaties de verzoeken van hun belanghebbenden bij door die gegevens op te maken in Excel-sheets. U kunt uw Excel-bestand converteren naar een CSV-bestand en het importeren in uw OneDesk-account.

OneDesk kan uw workflow automatiseren en elke handmatige tussenkomst om tickets naar het juiste team te routeren elimineren. Met de workflowautomatisering van OneDesk kunt u items naar teams en projecten routeren, automatisch antwoorden aan eindgebruikers, aangepaste meldingen toevoegen en nog veel meer.

Veel non-profitorganisaties gebruiken de workflowautomatisering van OneDesk om automatische toewijzingen in te stellen om de efficiëntie te maximaliseren. De manier om dit te doen is door naar uw administratie-instellingen te navigeren en op het tabblad Ticket te klikken.

U kunt nieuwe workflowautomatiseringen maken of een bestaande bewerken. Selecteer de gebruiker of teams die u wilt aanwijzen voor het specifieke tickettype. Op deze manier roteert de toewijzing tussen de gebruikers telkens wanneer een nieuw ticket wordt aangemaakt. Hierdoor kan uw team hun werklast efficiënter beheren. Een gelijkmatig verdeelde ticketrotatie stelt u in staat uw belanghebbenden de beste service te bieden.

Een andere manier om uw efficiëntie te verhogen, is door een automatisering te gebruiken om te reageren op tickets van uw belanghebbenden. U kunt dit doen door eenvoudig een automatisch antwoord te maken dat door uw BOT wordt gegenereerd. Hiermee wordt de aanvrager geïnformeerd dat er een ticket is aangemaakt aan uw kant en dat hieraan wordt gewerkt door uw team.

Communicatie is een essentieel onderdeel van de relaties met belanghebbenden. Daarom is het noodzakelijk om alle e-mails van leden, donateurs of vrijwilligers op te volgen.

Als een belanghebbende zijn ticket wil opvolgen, kan hij reageren via e-mail of rechtstreeks vanuit het portaal gesprekken voeren. Dit bericht verschijnt in de messenger en wordt ook aan dat specifieke ticket gekoppeld.

Uw teamleden kunnen op dit bestaande gesprek reageren om met de eindgebruiker te communiceren, of kunnen interne berichten voor hun teamleden maken. Interne gesprekken zijn verborgen voor eindgebruikers aangezien het wordt weergegeven als een ‘intern antwoord’. Dit is handig omdat het teamleden in staat stelt het ticket op te lossen door middel van gezamenlijke inspanningen en nauwkeurigere informatie aan de belanghebbende te verstrekken.

Bovendien kunnen belanghebbenden ook betrokkenheid initiëren via de Livechat-applicatiefunctie in OneDesk. De live chat stelt uw stakeholders in staat om bijlagen te versturen en realtime gesprekken te voeren. Omdat chatformaten ogenblikkelijk van aard zijn, kunnen vragen of problemen onmiddellijk door uw teamleden worden opgelost. Afgezien daarvan geeft de livechatfunctie van OneDesk ook een tijdstempel aan het gesprek, waardoor uw team de gesprekstijd kan controleren in geval van een geschil.

Tickets vereisen onmiddellijke actie en kunnen snel worden afgehandeld. Wanneer een ticket echter een taak met twee niveaus wordt die extra werk of planning met zich meebrengt, wordt het een taak. U kunt die tickets omzetten in een taak of eenvoudig een nieuwe taak aanmaken in de Task-applicatie. Laten we vervolgens eens kijken naar de projectmanagementkant van OneDesk.

Uw teamleden kunnen hun tijd op taken in OneDesk registreren en het percentage voltooid van de toegewezen taken invoeren. Werk wordt geregistreerd door een urenstaat te maken of een taaktimer uit te voeren. Bij het indienen van een urenstaat, vult u in hoeveel werk er is verricht, de huidige status van dit item, percentage voltooid, etc.

U kunt bijvoorbeeld een groot project opsplitsen door een geldinzamelingsactie in eenvoudige taken te plannen door deze op basis van hun expertise aan uw teamleden toe te wijzen. U kunt ook een planning maken voor een specifieke taak, zodat u uw projecturen beter kunt beheren.

We begrijpen dat het plannen van fondsenwervers en het schrijven van de uitrol van het evenement samenwerking vereist. In dat geval kunt u gesprekken voeren vanuit het taakformulier. Door met uw teamleden in contact te komen, kunt u een hogere kwaliteit van uw werk produceren en alle details behandelen die verband houden met het plannen van evenementen. U kunt ook belangrijke mappen bijvoegen en naar meerdere personen of teams verzenden, zodat ze de bijlagen snel kunnen vinden en naar hun computers kunnen downloaden.

U kunt uw taken binnen de projectstructuur organiseren of ze toevoegen aan verschillende mappen of portfolio’s binnen het project. U kunt een projectsjabloon maken voor vergelijkbare terugkerende projecten, zoals uw jaarverslagen of nieuwsbrieven. Kloon het project gewoon elke keer dat u aan een soortgelijk project werkt.

U kunt de standaard of aangepaste weergave-opties gebruiken om de voortgang van deze taken te volgen. De standaard weergave-indelingen in OneDesk zijn als volgt:

De structuurweergave rangschikt tickets of taken in een hiërarchie.

De platte weergave toont de tickets en taken zonder de hiërarchische structuur.

Het Gantt-diagram toont uw planning versus uw werkelijke werk en stelt u in staat taakafhankelijkheden te creëren om uw teamleden ertoe te brengen de ene taak af te maken voordat ze aan de volgende beginnen.

Het statusbord rangschikt alle taken op basis van hun levenscyclusstatussen. U kunt de taak slepen en neerzetten om de status ervan te wijzigen.

De kalenderweergave toont alle takenplanningen om u op de hoogte te houden wanneer een taak moet worden uitgevoerd.

Het dashboard organiseert alle tickets in de vorm van grafieken en cirkeldiagrammen. Deze kaarten kunnen in verschillende formaten worden gedownload. U kunt de grafieken gebruiken voor uw jaarverslag, nieuwsbrieven of elk ander rapport voor uw belanghebbenden.

Op OneDesk kun je alle weergaven maken die je nodig hebt om je tickets en taken te beheren. Met Mijn weergaven kunt u weergaven aanpassen aan uw vereisten. Om uw gepersonaliseerde weergaven te maken, moet u een lay-out selecteren en filters, groepen en kolommen toevoegen.

Met OneDesk kunt u urenstaatrapporten maken, dit zijn CSV-bestanden die kunnen worden geïmporteerd in Microsoft Excel. Deze rapporten zijn gegevensrecords van urenstaateigenschappen die in tabelvorm worden weergegeven. Artikelnaam, prioriteit, factureringstype, naam van aanvrager zijn enkele noodzakelijke informatie die kan worden weergegeven in de urenstaatrapporten. Andere kritieke informatie, zoals het percentage voltooid, kan echter worden weergegeven voor interne rapportage. Met de urenstaatapplicatie van OneDesk kan de beheerder dieper graven bij het maken van rapporten. Daarom kunnen urenstaatrapporten interne gegevens bevatten, zoals de naam van de toegewezen persoon, het aangestelde team en meer.

U kunt ook meer diepgaande rapporten maken in OneDesk.

Je vraagt je misschien af hoe alle partijen op de hoogte kunnen blijven. Standaard gaan e-mailmeldingen naar de ticketvolgers voor elke statuswijziging of bericht dat u verzendt. Evenzo kunnen uw belanghebbenden updates zoeken in hun klantenportaal en kunnen aanvullende meldingen met workflowautomatisering worden ingesteld.

Bovendien vindt u hier integraties met andere services.

Met OneDesk kunt u al uw werk op één platform afronden. U kunt eenvoudig integreren met boekhoudsoftware zoals QuickBooks en uw financiële rapporten maken zonder uit te loggen bij uw OneDesk-account. Bovendien kunt u ook integreren met andere applicaties. OneDesk heeft zijn ingebouwde integraties waarmee u naadloos kunt integreren met andere services. U kunt ook integreren met de 2000+ applicaties die door Zapier worden ondersteund.

OneDesk heeft alle mogelijkheden om uw workflow te stroomlijnen. Met OneDesk kunt u uw supporttickets vastleggen, automatiseren, beheren en volgen, zodat u en uw team de nodige maatregelen kunnen nemen om het probleem onmiddellijk op te lossen. Met de projectbeheerfuncties van OneDesk kunt u werk toewijzen aan het juiste team en de voortgang van uw projecten volgen in meerdere weergavelay-outs.

Uw teamleden kunnen hun urenstaten indienen voor al hun werk, zodat u uw uren beter kunt beheren. Daarnaast helpt OneDesk ook om uw stakeholders op de hoogte te houden. Via klanttoepassingen zoals webformulieren en klantportalen kunnen uw leden, donateurs, vrijwilligers en bijdragers contact met u opnemen met specifieke verzoeken, waardoor de problemen die gepaard gaan met lange e-mailthreads worden geëlimineerd.

Als non-profitorganisatie komt u in aanmerking voor 30% korting op elk abonnement van OneDesk. Meld u aan voor een gratis proefperiode en als u vragen heeft, staan we klaar om u op weg te helpen.