Vertaling:

In deze video gaan we het klantenportaal bespreken en hoe u deze kunt configureren om aan uw behoeften te voldoen. De belangrijkste vraag die mensen vaak hebben op het klantenportaal is: “Wat kunnen mijn klanten zien als ze inloggen op het klantportaal?” Ze zullen een aantal tests doorlopen om voorbeeldklanten te maken en dat soort dingen om te proberen een idee te krijgen van wat hun klanten zullen zien. Ik ben hier om die vragen nu voor je te beantwoorden.

Allereerst, om het klantenportaal te starten, kunt u dit altijd doen vanuit de hoofdapp. Klik op uw naam> klantportaal, en het zal het klantenportaal openen in een nieuw browsertabblad. Daar kunt u het klantenportaal zien.

Dit zijn de verschillende onderdelen van het portaal. Hier kunt u items op de portal zoeken. Hier kun je klikken om nieuwe taken of tickets of iets anders dat je hebt ingeschakeld toe te voegen.

U kunt uw items filteren op “alle items” of alleen op de items die u indient. U kunt filteren op status (als u alleen open of gesloten wilt zien), binnen specifieke projecten, enzovoort. Dit zijn dus allemaal verschillende filters die u kunt in- of uitschakelen.

Als u op een specifiek ticket of taak klikt of op een van de items die op de portal zijn gepubliceerd, kunt u dingen zien zoals de details, een beschrijving, kunt u nieuwe threads maken en kunt u eventuele bijlagen zien die erbij horen. Dit is een manier om de details van een specifiek ticket te achterhalen.

Laten we het nu hebben over wat u hiervoor kunt configureren. Als u beheerder bent, ziet u in uw hoofdtoepassing van OneDesk een beheerpictogram. Het is ook hier te vinden onder “administratie”. Klik daarop en onderaan ziet u drie pagina’s met betrekking tot het klantenportaal: klantportaal, uiterlijk en formulieren.

Met ‘Uiterlijk’ kunt u dingen doen zoals de kleuren aanpassen of een andere taal, een aangepaste taal, op uw website zetten in plaats van Engels. Hiermee kunt u ook het fragment genereren dat u op uw website kunt invoegen. Dit plaatst het zijtabblad op uw website. En het heeft hier een heleboel configuratie-opties. Ze spreken allemaal voor zich met kleine uitleg ernaast. U kunt deze wijzigen. Waar wil je het plaatsen? Welk woord wil je dat het gebruikt? Enzovoorts. Dit is wat documentatie hier als u aanvullende details wilt.

Op de pagina “formulieren” kunt u het formulier wijzigen dat de gebruiker ziet wanneer hij op “nieuwe toevoegen” klikt, bijvoorbeeld “nieuw ticket toevoegen”. Dit formulier kan hier worden gewijzigd. Zoals u kunt zien, hebben we een taak en een ticketformulier. Ik kan mijn ticketformulier uitvouwen en de configuratie-opties voor dit formulier bekijken. Dingen die ik hier kan doen zijn: verander de titel, verander de ondertitel, of ik kan het verwijderen als ik het helemaal niet wil.

Ik kan eigenschappen aan het formulier toevoegen en verwijderen, inclusief aangepaste eigenschappen. Ik zal eerst die aangepaste eigenschappen op mijn ticketapplicatie hierboven hebben moeten maken, maar zodra die aangepaste velden zijn toegevoegd op het niveau “alle projecten”, kan ik ze vervolgens aan het formulier toevoegen. U kunt iets selecteren en het aan het formulier toevoegen, waarna het op het formulier wordt weergegeven.

U kunt wijzigen welk woord naast een eigenschap op het formulier staat. In deze specifieke vorm hier zie ik bijvoorbeeld “onderwerp”, ik zie “beschrijving”, ik zie “prioriteit”, en dat zijn exact dezelfde woorden die ik hier heb. Als ik dit verander naar prioriteit … ik verander de tekst hier, en als ik mijn formulier vernieuw, zul je zien dat ik het label daar heb veranderd. Dus alles is om u te laten zien dat u de tekst daar kunt wijzigen, u kunt eigenschappen toevoegen en verwijderen.

Als ik het formulier helemaal niet wil laten verschijnen, kan ik het hele formulier verwijderen. Ik zal je daar een voorbeeld van laten zien met het taakformulier. Hier op het taakformulier (als ik bijvoorbeeld alleen tickets wil vragen op mijn klantenportaal), kan ik vervolgens op “verwijderen” klikken.> “Ja”. Als ik nu naar mijn klantenportaal ga, heb ik alleen mijn ticketformulier. Het is dus heel gemakkelijk om die dingen hier aan te passen.

U kunt mensen ook rechtstreeks naar uw formulieren sturen zonder dat u via het klantenportaal hoeft te gaan. Sommige van onze klanten geven er de voorkeur aan om gewoon een formulier te hebben dat hun klanten invullen. U kunt ze de link hier geven, en ze zullen dit formulier invullen en ze hoeven helemaal niet via het klantenportaal te gaan. Het is een soort eenrichtingsverkeer, dien een ticketformulier in.

Dat omvat vormen en uiterlijk. Om nu naar de hoofdvraag te gaan: “Wat kan de klant doen op de portal?” en “Wat kunnen ze zien?” Selecteer hier het tabblad “KLANTENPORTAAL” en zoals u hier kunt zien is er een link naar uw klantenportaal. Hier deactiveert u uw klantenportaal als u deze helemaal niet wilt gebruiken. Ik zal je dat laten zien. Schakel het klantenportaal uit. Als ik er nu naar toe ga, krijg ik een bericht dat het is gedeactiveerd. Activeer het opnieuw en ik kan hier verdere wijzigingen aanbrengen.

“Eerder ingediende items bekijken” is een vrij eenvoudige bediening. Hiermee kunt u de lijst met tickets uitschakelen. Als ik dit uitzet en de portal vernieuw, zie je dat er geen lijst met dingen is. Het is ongebruikelijk om dat aan te willen terwijl je nog steeds een actieve portal hebt, maar het is toch mogelijk.

Bij ‘Nieuwe items indienen’ heb je drie opties:

– U staat uw bezoekers toe om nieuwe items “nooit” in te dienen. Als je het instelt op nooit, kunnen ze nooit nieuwe items indienen. Er is geen formulier en geen knop op het klantenportaal om in te dienen.

– Indien ingelogd ”betekent dat ze die knop zullen zien en tickets kunnen verzenden als ze zijn ingelogd.

– “Indien niet ingelogd” betekent dat ze niet hoeven te zijn ingelogd om ze in te dienen. Als u echter voor deze optie kiest, zal het formulier hen om hun e-mailadres vragen en dat nodig hebben om het formulier in te dienen.

Het volgende is “Wat kan de bezoeker doen op de portal?” Ze kunnen “zichzelf registreren”, “items volgen” of “de status van items zien”. “Zie de status van items” en “volg items” spreken voor zich. Ik zet ze allebei aan en laat je zien waar ze zijn. Hier is de volgknop, en hier is de status. Als ik deze uitzet, en ik vernieuw mijn portaal, dan zul je zien dat ze allebei verdwenen zijn. Dus nu kunnen bezoekers items niet volgen en kunnen ze de status van items niet zien. U kunt ze onafhankelijk van elkaar uitschakelen of hoe u maar wilt.

“Zichzelf registreren” betekent dat de klant zich kan aanmelden. Ze zien de registratielink en als ze uw portaal voor het eerst bezoeken, kunnen ze zich aanmelden en het portaal gaan gebruiken. Als u echter niet wilt dat dit gebeurt, vinkt u dit vakje uit, en dat betekent dat uw klanten, om de portal te kunnen gebruiken, ze hier onder de klantentoepassing moeten toevoegen en ze vervolgens moeten uitnodigen.

Hier hebben we de filters om op het paneel weer te geven. Zoals u kunt zien, zijn er drie soorten filters. Er is het “filter”, het “projectfilter” en het “statusfilter”. Die zijn ook vrij duidelijk. Ze laten deze filtercategorieën aan de zijkant verschijnen. Deze bovenaan: filters voor “alle items”, “mijn items” en “gevolgde items”, zijn er altijd. Deze “per type” (kennisbankartikel, taken, tickets…), worden beheerd door het selectievakje “type”. “Per project” wordt gecontroleerd door het selectievakje “project” en “per status” door het selectievakje “status”. Zoals je zou verwachten, hebben we veel minder opties als ik deze uitschakel en de portal vernieuw. Alleen “op status” is hier aan de zijkant beschikbaar. Het bepaalt dus welke filters beschikbaar zijn voor uw klanten.

Deze opmerking is belangrijk om te begrijpen. Er staat “De filteropties worden alleen weergegeven als een bezoeker resultaten voor dat filter heeft”. Wat dat betekent is dat een open, gesloten en in afwachting van agent de enige statussen zijn die ik hier heb. Niet per se omdat dat de enige statussen zijn die er zijn voor tickets, maar omdat dat de enige zijn waarvoor ik resultaten zou hebben.

Oké, het vlees van de vraag “Welke items kan de bezoeker op het portaal zien?” Allereerst, moet u inloggen om items te zien? Dit komt vrij vaak voor. Het is standaard niet aangevinkt, zodat u bij het uitproberen van uw portal wat dingen voor de eerste keer zult zien, maar als u zich moet aanmelden om items te zien, is dit ook een veel voorkomende wijziging die in het begin moet worden aangebracht.

En tot slot, wat zou je willen dat ze zien? Dit is de belangrijkste regel die u moet bepalen. Standaard is het ingesteld op “alle gepubliceerde items”, zodat u wat dingen ziet wanneer u voor het eerst met uw OneDesk-account probeert te spelen. Het is echter zeer waarschijnlijk dat u hierin een wijziging wilt aanbrengen.

De eenvoudigste optie is bijvoorbeeld om het te beperken, zodat klanten “alleen hun eigen gevraagde items zien”. Dit betekent dat voor een klant, als ze zijn getagd als de aanvrager van een specifiek ticket (en dat is omdat ze erom hebben gevraagd of omdat je ze als aanvrager hebt ingesteld), ze dat zullen zien op het klantenportaal. Als u ‘items gemaakt door klanten in hun organisatie’ selecteert, kunnen ze dingen zien die door henzelf of door andere mensen in dezelfde klantorganisatie zijn aangevraagd. Nogmaals, de “klanten” -toepassing is waar u uw klanten samen in organisaties groepeert. Dit betekent dat als u twee klanten van bedrijf A heeft en u wilt dat ze elkaars tickets zien, u voor deze optie kunt kiezen.

“Items in de projecten die ze volgen”: dit betekent dat als je klanten als volgers aan je projecten hebt toegevoegd, ze de items in die projecten kunnen zien. Dit is een handige optie als u projecten doet voor specifieke klanten. Dus je zou kunnen zeggen: “Ik doe dit project; Het is voor een specifieke klant; en ik sta ervoor open om alle items in dit project te zien. ” Dan gebruik je deze instelling; je voegt ze toe aan het project; en ze kunnen alle items in het project zien.

Het volgende is “items gemaakt door klanten in hun organisatie en items in de projecten die ze volgen”. Het is een combinatie van de vorige twee. Ze kunnen beide dingen zien.

Vervolgens nog een combinatie, “al hun eigen aangevraagde items en items in de projecten die ze volgen”. deze selectie betekent dat bezoekers hun eigen spullen en items zullen zien in de projecten die ze volgen. Dit is ook een veel voorkomende keuze. Als je projectgebaseerd werk doet voor je klanten, dan wil je dat ze items zien in de projecten die ze volgen en hun eigen gevraagde items voor het geval ze dingen indienen die nog niet in het project zitten.

En tot slot, de standaardinstelling, namelijk “alle gepubliceerde items”. Nu betekent gepubliceerde items dat het ticket een gepubliceerde status heeft. Dit is als een algemene regel die zegt dat als iets wordt gepubliceerd, ze het kunnen zien. Dit geeft u gedetailleerde controle over het verwijderen van iets uit de portal. Wanneer u iets aanmaakt, wordt het standaard gepubliceerd. Je kunt deze standaardinstelling natuurlijk wijzigen, maar als je niet te veel met dingen speelt, wordt het gepubliceerd wanneer je een nieuw item maakt. Dit betekent dat als u iets van de portal wilt verwijderen, u het vakje “publiceren” op dat ticket gewoon uitschakelt. En hier kunt u een uitzondering maken en zeggen dat de bezoeker zijn eigen ongepubliceerde items kan zien.

Je zou kunnen besluiten dat je wilt dat klanten items zien in de projecten die ze volgen en al hun eigen niet-gepubliceerde items, hoe dan ook. Dit is dus een besturing die u kunt combineren. Als je met deze twee opties speelt, krijg je vrijwel elke variatie die je zoekt. De meest gebruikte opties zijn het gebruik van “items gemaakt door klanten in hun organisatie” en “items in de projecten die ze volgen”. Inloggen vereisen is ook de meest gebruikelijke keuze.

Dus kijk nu eens naar mijn scherm. Waarschijnlijk configureer je het zoals ik het hier heb, en maak je een keuze tussen items die zijn gemaakt door klanten in zijn organisatie en items in de projecten die ze volgen. U zult waarschijnlijk een keuze maken tussen een van deze twee. Als je vragen hebt, neem dan contact met ons op, dan helpen we je verder.

Dus dat vat samen wat u uw klanten op het klantenportaal kunt laten zien. En als je naar de ticketsectie gaat, kun je hier de aangepaste velden maken die ik noemde. Dit is de ticketadministratie. Als je daadwerkelijk naar de tickets zelf gaat, in de hoofdapp, en je de details van een ticket opent, zie je het publicatievenster. Dit geeft aan dat dit item is gepubliceerd. Standaard worden nieuw gemaakte items gepubliceerd, maar u kunt die standaard natuurlijk wijzigen zodat nieuw gemaakte items dat niet zijn. Maar daarvoor zou u enkele regels in de administratie moeten verwijderen en wijzigen.

Dus nogmaals, neem hier contact met ons op als u vragen heeft, en ik hoop dat dit enkele basisprincipes beantwoordt van wat mijn klanten kunnen zien en doen op het klantenportaal. Dank u.