Vertaling:
Hallo daar. Bedankt dat u vandaag bij mij bent gekomen voor deze OneDesk-demo, waarin ik u een overzicht van deze geavanceerde software zal geven en u door de mogelijkheden zal leiden. Ik hoop dat je ervan geniet. Het enige dat u nodig heeft om u aan te melden bij OneDesk is een e-mailadres en u krijgt toegang tot een 14-daagse proefperiode met volledige functionaliteit die indien nodig kan worden verlengd.
Als je bent ingelogd, zie je deze Aan de slag-gids. Dit is altijd beschikbaar in de navigatie bovenaan, zodat u er naar kunt verwijzen. Als u een paar minuten de tijd neemt om deze vier stappen te doorlopen, bent u klaar om OneDesk te gaan gebruiken. OneDesk combineert helpdesk en projectbeheer in één enkele applicatie, zodat u uw klanten kunt bedienen en op één plek aan uw projecten kunt werken. Het helpt de communicatie tussen klanten, teamleden en managers te vergemakkelijken. Het biedt u ook een zeer veelzijdige en aanpasbare werkomgeving die uw workflow kan aanvullen. Er zijn 3 applicaties waaruit OneDesk bestaat. De eerste is de Main-webapplicatie, waar we vandaag de meeste tijd zullen doorbrengen. De tweede is de mobiele app. Hoewel ik de mobiele app vandaag niet zal laten zien, IS deze beschikbaar voor iOS en Android en is het bedoeld voor uw team om toegang te krijgen tot hun opdrachten, vragen van klanten te beantwoorden of hun taken rechtstreeks vanaf hun telefoon bij te werken. Ik raad je aan om het in de app te proberen terwijl je bezig bent met je gratis proefperiode. Eindelijk hebben we onze klanttoepassingen. U kunt deze applicaties op uw website of intranet plaatsen zodat uw klanten met u kunnen communiceren. U krijgt toegang tot deze klant-apps door op uw naam te klikken, de muisaanwijzer op Klant-apps te plaatsen en op Widget te klikken. Dit opent een nieuw venster met de widget die deze applicaties bevat. De klant-apps omvatten de messenger, voor live-chat tussen u en uw klanten. Ze kunnen u berichten sturen en bijlagen toevoegen. Het klantenportaal, waar uw klanten kunnen inloggen en hun tickets en taken kunnen zien, samen met de voortgang die erop is gemaakt. Dit helpt om de vragen van klanten over hun ticketstatus en dergelijke te minimaliseren. Webformulieren, waar uw klanten nieuwe tickets kunnen indienen, of elk ander type item dat u toestaat. Deze velden kunnen worden gewijzigd, verplicht gemaakt, enzovoort. Een kennisbank, voor artikelen en veelgestelde vragen. Hier kunt u de meest gestelde vragen van uw klanten beantwoorden en hen informatie verstrekken die voor hen relevant is. Houd er rekening mee dat deze apps in hoge mate configureerbaar zijn en daar zal ik later op ingaan. En alles kan met JavaScript rechtstreeks op uw webpagina worden ingesloten in plaats van in deze pop-up. Nu kunt u met OneDesk eenvoudig nieuwe taken, tickets en andere items vastleggen. De 3 belangrijkste controleniveaus zijn via de Tickets-app, Taken-app en de Projecten-app. Er is ook selectie op projectniveau. Hierdoor kun je de scope van 1 project tegelijk selecteren. Houd er rekening mee dat het uitzicht waarnaar u kijkt altijd wordt weerspiegeld in de broodkruimels hierboven. Laten we het nu hebben over hoe uw items zijn georganiseerd in OneDesk. Bovenaan hebben we uw organisatienaam. Dit wordt weergegeven voor alle gebruikers wanneer ze zijn geregistreerd bij uw portaal. Vervolgens hebben we portefeuilles. Portfolio’s zijn containers voor uw projecten. Het zou een goede gewoonte zijn om deze naar individuele klanten te vernoemen, zodat alles wat ermee verband houdt onder hun naam kan worden gearchiveerd. We hebben het ook gezien waar bedrijven het per afdeling hebben georganiseerd.
Binnen de portfolio’s hebben we projecten. Projecten fungeren als containers voor tickets en taken, en u kunt het aantal van elk zien in de kolommen. Eindelijk hebben we items. De meest voorkomende s zijn de tickets en taken. Het ticket is goed voor het vastleggen van snelle oplossingen die zijn bereikt met eenvoudige antwoorden, terwijl taken zijn bedoeld voor het plannen van een meer diepgaande oplossing waarvoor meer tijd en middelen nodig zijn om op te lossen. Als u nu een kaartje of een item in meer detail wilt zien, kunt u dat op twee manieren doen. U kunt dubbelklikken op het ID-nummer, waardoor het detailpaneel in een nieuw tabblad bovenaan wordt geopend. Als u echter niet weg wilt navigeren van deze pagina, zorg er dan voor dat het item is geselecteerd en klik vervolgens op Tools en Dock-detailpaneel aan de rechterkant. Beiden geven dezelfde informatie weer, maar dan anders. En in deze weergave kunt u door de items op het scherm bladeren. Dus, hoe krijg je tickets in je OneDesk? De Helpdesk-stroom begint wanneer een ticket bij uw bedrijf wordt ingediend. Er zijn 5 manieren om aan tickets te komen. De eerste is per e-mail. Laten we naar onze administratieve sectie gaan en op tickets klikken. U kunt uw ondersteunings-e-mail automatisch laten doorsturen naar dit adres, waarna de informatie in de e-mail wordt vastgelegd in de details van uw nieuwe ticket. De tweede manier om een ticket in OneDesk te krijgen, is door er intern een aan te maken. Klik op Toevoegen en selecteer het tickettype. De derde manier om een ticket in OneDesk te krijgen, is via de Import-tool. U kunt de gegevens van uw tickets importeren via de importtool door op Tools, Import te klikken. De vierde is van een klant die een webformulier indient. Laten we teruggaan naar onze klanttoepassingen, degene die we eerder hebben geopend, en op het tabblad webformulier klikken om het webformulier te bekijken. U kunt het aanpassen en verschillende velden toevoegen zoals u wilt. Tenzij u het echter aanpast om naar een specifieke map te gaan, wordt het bovenaan automatisch gesorteerd in Buiten projecten. De vijfde manier om via chat een ticket voor OneDesk te krijgen. In de klant-app, wanneer een klant een gesprek start, wordt dit als bericht naar je verzonden. Als we nu naar onze messenger-applicatie gaan, zullen we het gesprek zien dat we eerder begonnen. Als we op de drie stippen in de rechterbovenhoek klikken, kunnen we van dit gesprek een ticket maken. Laten we dit kaartje nu een naam geven. We noemen het probleem X. Selecteer het project waarin het ticket zal zitten en dan wijzen we het toe aan een OneDesk-gebruiker.
Nu kunnen we in het ticketdetailpaneel een paar verschillende dingen doen: we kunnen de levenscyclusstatus met een klik op een knop wijzigen. Nu zijn deze statussen configureerbaar. We kunnen ook het voltooiingspercentage wijzigen, waardoor het ticket automatisch wordt gewijzigd in in behandeling. In het zijmenu van het ticketdetailpaneel hebben we een paar tabbladen die we zullen doornemen. De eerste is het tabblad Gesprekken, waar u de interne en externe gesprekken over dit item kunt vinden. Nu kun je hier zien dat we een botreactie hebben. Dit kan worden gewijzigd of uitgeschakeld in uw beheerdersinstellingen, die ik later zal laten zien. Laten we vanaf hier op onze klant antwoorden. Als je eenmaal hebt geantwoord, zie je dat het aftellen is begonnen. Als de klant je antwoord niet binnen 1 minuut ziet, wordt het per e-mail naar hem verzonden en verschijnt hier een e-mailpictogram. Zo verliest u nooit het contact met uw klanten. Als u nu wat hulp nodig heeft bij het oplossen van dit ticket, kunt u ook interne gesprekken met uw gebruikers beginnen. Klik op Nieuw gesprek maken en vervolgens op het tabblad interne berichten. Hier kunnen we onze collega’s om hulp vragen en ze bij dit gesprek betrekken. We kunnen op de knop Toevoegen klikken en individuele namen selecteren of zelfs een heel team toevoegen. Houd er rekening mee dat deze gesprekken alleen intern zijn en dat uw klanten ze niet kunnen zien. Het volgende tabblad is het tabblad urenstaten. Hier kunt u de gewerkte tijd op dit ticket registreren, of het nu gaat om urenstaten of timers. U kunt beslissen welke informatie wordt ingediend wanneer uw werknemers een urenstaat indienen. Vervolgens hebben we het tabblad activiteiten. Dit toont u een geschiedenis van acties die op dit item zijn ondernomen, zoals wanneer het is gemaakt, wanneer een toegewezen persoon is toegevoegd, enzovoort. Het identificeert ook alle automatiseringen die het item hebben gewijzigd. U kunt altijd volgen wat er is gebeurd en wat of wie de wijziging heeft aangebracht. Ten slotte hebben we het tabblad subtaken en links. Subtaken worden gebruikt om kort of eenvoudig werk te identificeren dat is gekoppeld aan een hoofditem. Dit is voor het werk dat u doet om dit ticket te helpen invullen. Bij gekoppelde items kunt u twee verschillende items koppelen en beslissen wat de relatie daartussen is.
Als uw ticket nu meer tijd nodig heeft om op te lossen en u extra moet plannen om tot een oplossing te komen, kunt u het item van een ticket in een taak veranderen. Om dit te doen, klikt u eenvoudig op het pictogram en selecteert u een taak. U kunt zien dat ons item is verplaatst naar de takenapp. We kunnen agile punten toevoegen, we kunnen de voortgang van deze taak plannen, we kunnen urenstaten en timers loggen en alle gesprekken blijven bijgevoegd. Met OneDesk kunt u uw workflow op verschillende manieren visualiseren. Er is de Gantt-weergave. U kunt klikken en slepen om datums te wijzigen, het einde van een taak te koppelen aan het begin van een andere om afhankelijkheden te creëren, startdatums in te stellen en meer. De blauwe balk voor het project wordt donkerder naarmate er meer taken tegelijkertijd worden gepland. Vervolgens hebben we de statusbordweergave, die u laat zien welke items open zijn, in uitvoering zijn, uw aandacht nodig hebben, enzovoort. U kunt deze kolommen zelf aanpassen. Vervolgens hebben we de kalenderweergave. Dit is vergelijkbaar met de Gantt-weergave omdat u items kunt slepen. Blauw geeft de geplande tijd weer en groen is de werkelijke tijd waarop is ingelogd. Eindelijk hebben we de dashboardweergave. Met het dashboard kunt u de inhoud van uw werk visualiseren in grafieken en diagrammen. U kunt uw gegevens ook extraheren. Op elk moment, in welke weergave u zich ook bevindt, u kunt altijd filteren op project met de Project Level Selector of uw weergave verfijnen door hier filters toe te passen. Als u deze weergave in de toekomst bij de hand wilt hebben, kunt u deze opslaan als een aangepaste weergave en deze openen door er de volgende keer op te klikken.
Laten we nu eens kijken naar de applicaties in de navigatie linksonder. Bovenaan hebben we de boodschapper. Dit toont je externe gesprekken van klanten en ook interne gesprekken. U kunt ook archieven van uw gesprekken bekijken. Het volgende is de applicatie voor de urenstaten. Voor uw medewerkers kan de tijd worden bijgehouden door gebruik te maken van Timesheets. De urenstaten-applicatie houdt alle geregistreerde uren bij. In de weergave Werklogboek zijn de items geordend op de datum van indiening, met de laatste bovenaan. Het volgende is de klantentoepassing. Klanten worden automatisch vastgelegd via e-mails en het klantenportaal. Ze kunnen altijd intern worden toegevoegd of worden geüpload vanuit uw contacten in Google, Microsoft of Yahoo. Het volgende is de gebruikersapplicatie. Gebruikers kunnen nu in meerdere teams tegelijk zijn. Dus als u een project met een team deelt, hebben alle gebruikers er toegang toe. Het volgende is onze activiteitentoepassing. De Activiteiten-app fungeert als een geschiedenis van acties die zijn uitgevoerd met OneDesk. Op deze manier kunt u, als u ooit vragen heeft over hoe een item op een bepaalde manier moet zijn, de stappen zien die zijn genomen, en door wie, om het in die staat te krijgen.
Onderaan hebben we ons administratieve gedeelte. In Bedrijfsvoorkeuren kunt u uw naam, het logo, de botnaam en avatar wijzigen. U kunt een werkschema voor de week definiëren en enkele taalinstellingen wijzigen. Het volgende is de e-mailinstellingen, met bovenaan enkele tabbladen die ik zal doornemen. Ten eerste is er het berichtencentrum, dat automatische antwoorden toont op het maken van items, het sluiten van taken, vergeten wachtwoordverzoeken en dergelijke. OneDesk heeft al bepaalde automatiseringen gemaakt, die u kunt aanpassen en wijzigen. De volgende twee tabbladen zijn de uitgaande en inkomende tabbladen. Deze tabbladen tonen verzonden en afgeleverde of mislukte e-mails in de afgelopen 72 uur. Het laatste tabblad hier is het tabblad Uiterlijk. Hier kunt u het uiterlijk van e-mails aanpassen aan de huisstijl van uw organisatie. U kunt hier ook een e-mailhandtekening of koptekst toevoegen.
De volgende applicatie is de Integrations-app. OneDesk bevat aangepaste integratie met enkele van uw favoriete applicaties. Gebruikt u al een bestaand systeem met uw bedrijf, dan kunt u dit direct integreren met OneDesk. Of, als u niet in de lijst ziet wat u gebruikt, kunt u altijd kijken of onze derde partij Zapier een integratie voor u klaar heeft staan. Zapier biedt een manier om de workflow tussen verschillende webapplicaties te automatiseren en ze hebben honderden applicaties waaruit je kunt kiezen. We ondersteunen ook eenmalige aanmelding. U kunt het inschakelen voor zowel gebruikers als klanten via SAML2.0 en Open ID Connect. Op het tabblad Toepassingen kunt u toepassingen voor alle gebruikers in- en uitschakelen. Dit helpt om uw werkruimte overzichtelijker te maken. Dus laten we zeggen dat je geen tickets nodig hebt, je kunt het wegklikken of indien nodig terugbrengen.
In de ticketapplicatie kun je een paar verschillende dingen doen. U kunt maximaal 10 verschillende items wijzigen. Elk heeft zijn eigen aanmaak-e-mail. U kunt het pictogram en de ticketnaam wijzigen. Als u op Statussen beheren klikt, kunt u hier de aanpassing van de levenscyclus aanpassen. U kunt aangepaste velden toevoegen en selecteren welke eigenschappen u ziet in het ticketdetailpaneel, of selecteren welke eigenschappen er zijn op het interne ticketcreatieformulier. Voor elk tickettype dat u heeft ingeschakeld, kunt u een uniek intern aanmaakformulier maken. Hier hebben we workflowautomatisering, een krachtig hulpmiddel om handmatige en repetitieve taken te minimaliseren.
Als uw bedrijf SLA’s heeft, kunt u deze hier wijzigen of uitschakelen als u ze niet gebruikt.
Onder het gedeelte Mobielvriendelijke app kunt u beslissen wat uw gebruikers kunnen zien op hun mobielvriendelijke app.
In de Tasks-applicatie kun je zien dat het erg lijkt op tickets. U kunt verschillende n in- en uitschakelen en hun unieke statussen beheren. U kunt bepaalde functies maken die nodig zijn voor het intern creëren van items en ook voor het beheren van workflowautomatisering voor taken.
In de Urenstaten-applicaties kunt u aangepaste velden maken om in urenstaten in te dienen en eigenschappen van het detailpaneel in- / uitschakelen. In de toepassing Gebruikers kunt u het type gebruikers dat u heeft, beheren. U kunt beslissen of het gaat om fulltime, parttime, contractor, enzovoort.
In de sectie Projecten en portfolio’s lijkt het erg op de tickets en taken. U kunt verschillende soorten projecten en portfolio’s inschakelen. U kunt ook unieke levenscyclusstatussen configureren voor al uw projecttypen.
De volgende applicatie is onze Klanten-app. Hetzelfde als gebruikers, maar geldt alleen voor uw klanten.
Het volgende is onze Customer Apps. Hier kunt u de applicaties die op de widget verschijnen in- en uitschakelen. Als u bijvoorbeeld de klantportal niet wilt, kunt u deze gewoon wegklikken en uw klanten zien deze niet op de widget. Op het tabblad website-widget kunt u beslissen of de widget groot of klein is en u kunt de code genereren waarmee u deze rechtstreeks op uw webpagina kunt plaatsen. In het gedeelte Uiterlijk kunt u het uiterlijk van uw klantentoepassingen aanpassen. U kunt een uniek logo selecteren of uw bestaande logo gebruiken en de kleuren van uw klant-apps configureren. Op het tabblad Categorieën kunt u categorieën en bovenliggende categorieën voor uw kennisbank maken en organiseren. Terwijl u wijzigingen aanbrengt in de klanttoepassingen, kunt u hier op de voorbeeldknop boven deze pagina’s klikken. Hierdoor kunt u een voorbeeld van de wijzigingen zien die u heeft aangebracht.
De volgende is de Messenger-applicatie. Hier kun je de botantwoorden aanpassen en de begroetingen aanpassen.
Het volgende is het portaal. U kunt beslissen of de klant moet zijn aangemeld of niet en u kunt selecteren welke kenmerken en eigenschappen van de artikelen u aan uw klanten wilt tonen.
In webformulieren kunt u beslissen welke soorten items u wilt dat uw klanten bij u indienen. U kunt een uniek webformulier maken voor elk type item dat u heeft ingeschakeld. U kunt aangeven of bepaalde velden verplicht zijn of u kunt indien nodig zelf aangepaste velden maken. Ten slotte kunt u in het gedeelte Knowledgebase uw artikelen configureren over de klanttoepassingen en het uiterlijk van de knowledgebase.
Als u nu klaar bent om pro te worden, kunt u uw abonnement selecteren in de abonnementsapplicatie. De plannen veranderen op basis van het aantal gebruikers dat zal worden aangemeld. U moet weten hoeveel van uw medewerkers OneDesk zullen gebruiken. Voor meer dan 100 gebruikers kunt u ons altijd een bericht sturen of e-mailen voor een offerte. Nu, in tegenstelling tot onze concurrenten, biedt elk abonnement dat we aanbieden ALLE OneDesk-functies, evenals een onbeperkt aantal klanten en projecten. We brengen GEEN kosten in rekening voor functies, u krijgt ze allemaal en er zijn geen verborgen kosten.
Dat concludeert de OneDesk-demo voor vandaag. Bedankt voor je tijd en als je nog vragen hebt, neem dan contact op met ons ondersteuningsteam.