Flere og flere team velger å velge å jobbe eksternt. Mens fjernarbeid har mange fordeler, er det også utfordringer. En av de største utfordringene er å legge til rette for teamsamarbeid. Selv om videosamtaler og møter kan hjelpe, er det viktig for teamet ditt å vite dynamisk hva andre jobber med eller hvordan de går videre med oppgaver. På samme måte, uansett hvor du er, er det avgjørende å overvåke og administrere kundeforespørsler og svare effektivt. En ekstern arbeidsprogramvare kan bidra til å eliminere redundans og siloer, forbedre produktiviteten og holde alle på samme side. OneDesk er en allsidig applikasjon for å administrere oppgaver og prosjekter, samarbeide med teamet ditt og støtte kundene dine. Fortsett å lese for å lære hvordan OneDesk kan møte utfordringene ved å jobbe eksternt.
Ekstern kundestøtte
Et unikt aspekt ved OneDesk er at det inkluderer en helpdesk som er sømløst integrert i prosjektstyringsprogramvare. På denne måten er OneDesk en sentral og alt-i-ett-hub for fjernarbeid. Kunder kan sende inn billetter for serviceforespørsler, forespørsler, problemer eller noe annet du tillater. OneDesk tilbyr kundeapplikasjoner – verktøy for å hjelpe kunder med å sende inn forespørsler eller holde seg oppdatert og informert. Disse applikasjonene inkluderer: forespørselsskjemaer, live chat, en klientportal og en kunnskapsbase. Uansett hvordan en kunde når ut (e-post, live chat, forespørselsskjemaer, integrerte tredjepartsapper) er forespørslene sentralisert i din OneDesk. Det beste av alt OneDesk er fleksibel. Helpdesk-funksjonene kan brukes uavhengig eller integreres sømløst i prosjektledelsen. Hold for eksempel forespørsler atskilt fra dine interne prosjekter, eller inkorporer i stedet en forespørsel i prosjektene dine ved å eskalere den til en oppgave . Eskalering av en billett lar deg gi oppgaven en tidsplan og inkorporere den i prosjekter uten å miste detaljene eller samtalehistorikken til billetten.
Skybasert eksternt arbeidsverktøy
Enten teamet ditt jobber i felten, hjemmefra eller på et kontor, er det avgjørende at de får tilgang til oppgavene sine. OneDesk er en skybasert applikasjon, noe som betyr at den er tilgjengelig fra en nettleser, uansett hvor du befinner deg, enten det er på en bærbar datamaskin, stasjonær eller mobil enhet. Hvis du har tilgang til internett kan du få tilgang til oppgavene dine. Denne tilgjengeligheten er perfekt for eksterne arbeidsteam, siden det ikke krever at teamet ditt laster ned programvare eller kjøper spesifikk maskinvare.
Mobilvennlig fjernarbeidsadministrasjon
OneDesk kan nås fra en mobilnettleser eller ved å laste ned mobilappen, tilgjengelig på iOS eller Android. Fra den mobile OneDesk kan teamet ditt svare på kundehenvendelser, se og oppdatere oppdragene deres, kommunisere med teamet deres, dele filer og logge tid, alt fra telefonen.
Administrer oppgaver og prosjekter eksternt
OneDesk gir full livssyklus prosjektledelse. Planlegg, planlegg, prioriter og tildel oppgaver og prosjekter til teamet ditt. Det flotte med OneDesk er at det er allsidig og kan tilpasses. Enten du vil lage en enkel gjøremålsliste for teamet ditt, eller planlegge komplekse prosjekter med underoppgaver, smidige punkter og avhengigheter, kan OneDesk legge til rette for det.
Tilrettelegg for eksternt teamsamarbeid
OneDesk er et svært samarbeidsverktøy, perfekt for eksterne arbeidere som ønsker å forenkle utveksling med teamet deres. Du kan samle alt arbeidet ditt på ett sted, og med et øyeblikk kan du se oppgavene og prosjektene teamet ditt jobber med. OneDesk har mange nyttige arbeidsvisninger for å organisere informasjon og tilbyr til og med muligheten til å lage tilpassede arbeidsvisninger. Arbeidsvisninger gir en enkel måte å filtrere eller gruppere oppgaver og prosjekter på den måten du trenger. Arbeidsvisninger kan lagres og enkelt byttes mellom. I arbeidsvisningene dine kan du se ting som hvem som er tildelt hvilken oppgave, statusen til oppgaven eller prioritetsnivået. Enkeltpersoner eller hele team kan tildeles oppgaver, deloppgaver og prosjekter. På denne måten vet du alltid hvem som jobber med hva.
Trenger du mer avklaring eller hjelp til en oppgave? Reduser frem og tilbake, e-postkjeder og møter. OneDesk-messengeren er en chat i sanntid. Du kan diskutere med teamet ditt eller kundene rett ved siden av arbeidsdetaljene dine. Legg til kollegene dine og kommuniser direkte fra OneDesk uten å bytte mellom applikasjoner.
Kommunikasjon i kontekst
Du jobber innenfor oppgavedetaljpanelet. Detaljpanelet har all informasjonen du trenger for å fullføre oppgaven din eller se hva en lagkamerat driver med. Oppgaver kan ha beskrivelser, du kan dele filer, angi prioriteringer, endre livssyklusstatus, logge tid og ha samtaler. Legg til teamet ditt eller en kollega i en samtale for å få hjelp eller varsle dem om eventuelle endringer.
Du kan ta inn i messenger-applikasjonen eller ha samtaler koblet og knyttet direkte til detaljene for en oppgave eller et prosjekt. Ved å koble en samtale til en oppgave kan du holde deg i konteksten og redusere gjentakelser fordi alle detaljene og historien til oppgaven er der!
Spor det eksterne teamets ytelse og mål
OneDesk tilbyr en rekke måter å spore, overvåke og rapportere om eksterne arbeidsteamytelser. Ledere eller administratorer kan se arbeid i alle prosjekter og applikasjoner. Som nevnt er OneDesk allerede et samarbeidsverktøy slik at du kan se fremdriften, livssyklusstatusen og hvem som er tildelt oppgavene. I tillegg gir diagramwidgeten deg en oversikt over ytelse øverst i oppgave- og prosjektapplikasjonen. Kartwidgeten viser på et øyeblikk informasjon som om teamet ditt er foran eller etter planen, hvor mange oppgaver som pågår eller er fullført, og mer. I tillegg gir OneDesks analyseapplikasjon et stort utvalg av sanntidsdiagrammer og grafer for å overvåke ting som teamarbeidsmengde, prosjektutbrenthet og planlagt kontra faktisk arbeid. Det er også innebygde tidtakere og timelister for å spore hvor lang tid alle tar på å fullføre oppgaver.
Flere fordeler med programvare for eksternt arbeid
En veldig nyttig funksjon for eksterne team er noe som kalles arbeidsflytautomatisering. Arbeidsflytautomatisering er en måte å kutte ned på repeterende oppgaver, holde seg på toppen av arbeidet og holde alle varslet. Automatiseringer i OneDesk er fleksible. Du kan gjøre ting som å automatisk prioritere oppgaver eller sende påminnelser til teamet ditt.
Hvis teamet ditt har problemer med å samarbeide eller spore arbeid mens de jobber eksternt, kan det være på tide å implementere en programvare for eksternt arbeid. Et verktøy som OneDesk kan håndtere mange av utfordringene ved fjernarbeid. For det første eliminerer det å opprette et sentralt sted for kommunikasjon forvirring og tilbakesporing. For det andre gjør et verktøy som OneDesk også tildeling av arbeid og sporing av fremgang enkelt med tilpassbare dashbordvisninger. Til slutt kan OneDesk kutte ned på manuelt arbeid ved å tilby innebygde KPI-diagrammer og allsidig automatisering.