I dag trenger enda mindre institusjoner en måte å spore arbeidet sitt på, enten det er prosjekter eller støtteforespørsler. I hjertet av hver høyskole eller universitet er administrasjonsavdelingen, som ender med å fungere som det første kontaktpunktet i mange tilfeller, selv om problemet skulle rettes andre steder. Dette kan gjøre det vanskelig å gå videre med prosjekter mens du stadig svinger til triage -forespørsler som kommer inn. For en liten høyskole kan en allerede liten arbeidsstyrke strekkes enda tynnere. Det første trinnet mot å lindre denne smerten er å begynne å spore arbeidet. Da vi visste at OneDesk har muligheten til å gjøre nettopp det, kom en klient til oss for å finne en løsning.

Vår klient er en liten høyskole som deltar av rundt 700 studenter. For øyeblikket bruker høyskoleadministrasjonen ingen programvare for prosjektstyring og har ingen måte å sortere gjennom prosjekter for øyeblikket. Bortsett fra prosjektene som høyskolen jobber med, sender administrasjonen også forespørsler fra forskjellige avdelinger som ofte må omdirigeres til det aktuelle teamet. Ideelt sett vil vår klient gjerne ha en kundestøtte for å håndtere disse forespørslene, som integrerer godt med prosjektledelse.

OneDesk er kjent for sin helpdesk og prosjektstyringsprogramvare, som fungerer sømløst sammen. Spesielt for kundestøtten identifiserte vår klient behovet for enkelt å kunne sende innkommende forespørsler til de riktige personene. Prosessen med å prøve en forespørsel eller et spørsmål kan være tidkrevende, selv om det er et kjent kriterium som noen raskt kan kontrollere. OneDesk effektiviserer denne prosessen med muligheten til automatisk å tildele billetter til bestemte lag eller personer. Ved å definere tilpassede billetttyper kan vår klient angi hvilken type forespørsel en billett er. Hvis du tar dette et skritt videre, kan det konfigureres en arbeidsflytautomatisering for å tildele en billett til en bestemt avdeling eller et sett med mennesker basert på typen.

Selv om kunden vår var opptatt av OneDesk helpdesk -produktet, var det klart for oss at vår klient var bekymret for hvordan billetter ville bli logget inn i systemet. Kundeportalen vår er en måte vår klient kan kontrollere hvordan billetter kommer inn i brukerstøtten. Ved å bygge og presentere skjemaer for opprettelse av eventuelle innkommende forespørsler, kan vår klient spesifisere hvilke data som må være en del av forespørselen, og de kan til og med skreddersy den avhengig av den spesifikke forespørselstypen. For eksempel, hvis vår klient vil vite hvilket fakultet en forespørsel gjelder, kan de opprette en rullegardinmeny på skjemaet med alle fakultetene som er oppført. Dette begrenser hva brukeren kan legge inn, samt sikre klarhet. Vår klient elsker at kundeportalen vår kan konfigureres. Fra fargevalget, til tittelen, til skjemainngangene, lar vi det være åpent, slik at vår klient har friheten til å gjøre den til sin egen.

For å spore prosjektarbeid har OneDesk et eget prosjektstyringsverktøy. I likhet med helpdesk -konseptet med billetter, fokuserer prosjektstyringsprogramvaren vår på oppgaver i stedet. Disse oppgavene er ment å fange opp arbeid som må planlegges, og med de forskjellige visningene vi tilbyr, kan kunden vår se og definere avhengigheter mellom oppgaver, så vel som når arbeidet skal fullføres av. Oppgaver i OneDesk har også et tidssporingsaspekt. Dette kan gjøres ved å importere et timeliste eller ved å bruke den innebygde oppgavetimeren. Vår klient ser fordelen med tidssporing, da innspilte tider deretter kan brukes til å gi grunnlag for planlegging – blir det avsatt nok tid til arbeidet som må gjøres? Er det en kobling i det teamet planlegger for og faktisk utførelse? Sammen med muligheten til å importere timelister, blir tidssporing et kraftig verktøy for å hjelpe klienten vår med å finne måter å forbedre prosessene sine.

Noen ganger kan forbedringer ikke avdekkes før teamet allerede er i gang med å jobbe med en oppgave eller billett. I de tilfellene hvor billettarbeidet begynner å spire inn i prosjektområdet, har vår klient muligheten til å konvertere oppgaver til billetter og omvendt. Det kan være vanskelig å skille i begynnelsen av et prosjekt hvilket arbeid som virkelig trenger planlegging – en realitet som vår klient har opplevd tidligere. Fordi vår prosjektledelse og helpdesk -programvare integreres med hverandre ut av esken, er det enkelt å konvertere arbeidselementer frem og tilbake mellom disse to verktøyene når det blir nødvendig å gjøre det, uten å miste noen av detaljene.

OneDesk bruker et enkelt hierarki for å organisere arbeid. Arbeidselementer – enten billetter eller oppgaver – spores under et prosjekt, og derfra kan prosjekter plasseres i mapper som deretter til slutt lever under porteføljer. Dette hierarkiet lar vår klient dele opp arbeidet på forskjellige måter. OneDesk’s trevisning gir også enkel administrering av dra og slipp av disse nivåene. Enkel og intuitiv, vår klient er i stand til å utføre bulkoperasjoner uten å måtte klikke seg inn i hvert prosjekt eller arbeidselement for å definere hvor det ligger i hierarkiet. Bortsett fra trevisningen, har vi også visninger basert på Status, hvor billetter sitter i kalenderen, og generelle beregninger som er skissert i et oversikt. Disse visningene støtter alle dra -og -slipp -bevegelser, så uansett visning kan styring av arbeidet utføres raskt og effektivt.

Det som skiller OneDesk fra konkurrentene er hvor lett det er å jobbe med. Enten arbeidet er langsiktige prosjekter eller engangsforespørsler, håndterer OneDesk dem alle. Med et grensesnitt som er enkelt å bruke, fant vår klient at OneDesk traff alle merkene med hvor raskt de kunne begynne å administrere arbeidet sitt rett ut av porten. I tillegg til de tilpassede billettypene, statusene og arbeidsflytene, øker våre arbeidsflytautomater bare kundens effektivitet. Ved å sette opp automatiseringer for å håndtere menielle endringer, blir vår klient frigjort til å bruke mer tid på å tilby brukerne sine førsteklasses service. Sammen med den fullt tilpassbare kundeportalen gir OneDesk en komplett løsning for vår klient som gir dem kontroll over alle situasjoner.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>