Behovet for bedre og mer spesialiserte systemer har vært det viktigste kallet for den raske utviklingen av teknologi gjennom årene. Nyere maskinvare- og programvaresystemer blir stadig introdusert. Derfor er det alltid et spørsmål om tid før eldre spesialsystemer er utdaterte og fratatt ressurser for støtte og vedlikehold.
Eldre systemfirmaer spesialiserer seg i å støtte og vedlikeholde maskinvare- og programvaresystemer med lange livssykluser som fortsatt er i bruk og som er betydelig vanskelig å erstatte, enten på grunn av manglende teknisk spesifikasjon eller fordi de er grunnleggende deler av en forretningsdrift.
Disse virksomhetene opererer i et relativt lite nisjemarked, og på grunn av den innviklede arten av eldre systemer krever de ofte samarbeid mellom fageksperter, ingeniører og eksisterende operatører av slike systemer. Denne svært tekniske interaksjonen krever et robust teknisk støttesystem, og et bestemt Legacy Hardware Company fant OneDesk som svaret på programvarebehovet.
Selv om vår siste klient ikke er ny i helpdesk og billettsystemer, ble det eksisterende systemet i bruk rapportert å være “ganske stort” og uøkonomisk for selskapets behov. Et eldre maskinvarefirma av deres størrelse krever et billetterings- og prosjektledelsessystem som er godt utkuttet for å fange de spesialiserte prosjektene og aktivitetene i selskapet.
Administrere brukerbilletter med OneDesk
Billettsalg er toveiskommunikasjon, og OneDesk oppnår det gjennom sin kundeapp – den kundevendte siden av billettsystemet, og prosjektappen – som gir grensesnittet for interne brukere for å svare og administrere brukerinnsendte billetter.
Customer App er en widget innebygd på selskapets nettside for enkel tilgang. Installering av widgeten er så enkelt som å lime inn en JavaScript-kodebit eller installere et WordPress-plugin som tilfellet kan være.
App-widgeten presenterer fire faner for de eksterne brukerne – messenger-fanen brukes som et live chat-verktøy der eksterne brukere kan koble til og snakke med interne team. Den andre fanen er kundeportalen der eksterne brukere kan se status og se etter oppdateringer på billetter de har sendt inn. Webskjemaet brukes til å lage og sende inn billetter, og kunnskapsfanen inneholder nyttige artikler og videoer som er ment å hjelpe de eksterne brukerne i deres aktiviteter.
Bortsett fra å sende inn billetter via webskjemaet til kundeappen, er det mulig å motta billetter på flere andre måter på OneDesk. Dette inkluderer å sende billetter via e-post og få det interne teamet til å lage billettene enten ved å importere dem, generere dem fra live chat-samtaler, eller til og med lage billetter manuelt i prosjektappen.
En oversikt over alle live chat-økter og billetter føres innenfor prosjektet eller hovedappen. Bedriftens interne team bruker appen til å se og administrere billetter. Hver billett kan tildeles en intern bruker eller et brukergruppe. Andre medlemmer som bidragsytere og administratorer kan følge billetten for å få varsler og oppdateringer om billetten.
Tildelte brukere kan opprette to typer samtaletråder på en billett. De er svar fra kunder og interne meldinger, og denne funksjonen er også tilgjengelig for andre varer, inkludert oppgaver, feilrapporter og mer.
Billetter og andre ting er organisert i et hierarki av mapper, som hver representerer prosjektene og kundene eller eksterne brukere som er ansvarlige for disse prosjektene. Hovedappens brukergrensesnitt er veldig omfattende med dra-og-slipp-funksjoner. Dette gjør sortering og organisering av billetter mye enklere.
Prosjektledelsesverktøy for et eldre maskinvarefirma
Mens billetter er designet for mer umiddelbare aktiviteter, gjør OneDesk det også mulig å lage oppgaver for aktiviteter som krever ytterligere planlegging eller lag av handlinger. Teamet kan også konvertere løpende billetter til oppgaver om nødvendig, og konverteringsprosessen bevarer alle filer og samtaler på billetten. Dette sikrer at alle samtaler fremdeles er tilgjengelige, selv etter at billetten er konvertert til en oppgave.
Livssyklusstatusen for en oppgave blir automatisk satt til å åpne når oppgaven opprettes. Det endrer seg som respons på aktiviteter i prosjektet gjennom oppgavens livssyklus. Når som helst angir den gjeldende status for oppgaven eller billetten.
OneDesks tidsloggingsverktøy lar den tildelte brukeren logge tiden som brukes til å utføre oppgaven eller jobbe med en billett. Dette kan oppnås ved å starte timeren på oppgavepanelet, eller ved å angi tiden som er gått manuelt, eller ved å importere timelister i forhåndsdefinerte formater. Livssyklusstatusen endres automatisk som svar på timelisten som er logget for å gjenspeile statusen til varen etter at en bestemt operasjon er utført. Disse syklusstatusene kan konfigureres og kan endres for å matche spesifikke organisasjonsprosesser.
Å holde øye med prosjekter og gjenstander på OneDesk er forenklet med visninger. Det er flere synspunkter, som hver har et tydelig perspektiv. Gantt-visningen presenterer for eksempel en tidsbundet sammenligning av tidsplanene og den faktiske implementeringen av alle elementene. Den bruker et fargevalg for å skille mellom planlagte og faktiske tidsplaner. Denne visningen er spesielt nyttig for prosjektledelsesoppgaver, noe som gjør det enkelt å identifisere ledige og rotete perioder. Dette hjelper også til å identifisere feil i planlegging eller planlegging og forbedre dem.
På grunn av den følsomme arten av vår klients drift, er effektiv journalføring en kritisk komponent i deres programvarekrav. I visse tilfeller der lederen er pålagt å gjennomgå tidligere avsluttede oppgaver eller prosjekter. OneDesk tilbyr et valgfritt prosjektarkiv der lukkede og fullførte oppgaver kan lagres og hentes på forespørsel.
Tilpasse OneDesk
OneDesk gjør det mulig å tilpasse hele systemet inkludert systemgrensesnittet for kundeappene. Fra farger til språkinnstilling, til logoer og til og med arbeidstid og e-postmaler, alt kan konfigureres og omkonfigureres.
Appgrensesnittet og e-postmalene kan alle tilpasses. OneDesk gjør det til og med enkelt for klienten å deaktivere alle funksjoner eller applikasjoner som anses som irrelevante, med muligheten til å aktivere dem igjen etter eget ønske hvis de noen gang fant behov for slike funksjoner som selskapets skala.
Kundekontoer administreres også internt på OneDesk, og sikrer at selskapet har kontroll over hva hver kunde kan se på kundeapp-widgeten. OneDesk har flere prosjektvisninger for å hjelpe brukere med å holde oversikt over aktiviteter som timelister logget inn i et bestemt prosjekt. Disse visningene blir gjort tilgjengelige i standardoppsett, og brukere kan også lage tilpassede visninger som kan lagres og deles med andre brukere på samme OneDesk-plan.
Når det gjelder integrasjoner, gjør OneDesk muligheten tilgjengelig via zappier – En tredjeparts integrasjonsplattform. Det er flere hundre lett tilgjengelige OneDesk-integrasjoner for fremtredende virksomhetssystemer. I tillegg til dette kan selskapet også lage tilpassede integrasjoner for skreddersydde systemer.
Automatisering på OneDesk
Innen OneDesk-billettsystemet sendes automatisk et e-postvarsel til kunden når billetten er opprettet. Dette er for å varsle kunden, og e-postene kan endres eller justeres for å matche selskapets merkevarebygging og andre preferanser. Hele prosessen håndteres av OneDesk Workflow Automation-verktøyet.
Rapporter kan genereres for alle aktiviteter som utføres OneDesk basert på noen av visningene. Standardutseendet til rapporten er det visningen den genereres fra, men kan endres etter behov ved å legge til eller fjerne visse felt eller egenskaper. Med OneDesk har lagene nå verktøyene for å generere automatiserte rapporter med intervaller og videresende dem til lederen, ingeniører eller spesialister via e-post. E-postrapportene kan planlegges og sendes i PDF- eller CSV-format.
OneDesk Support Team
OneDesk Kombinerer prosjektledelse og Helpdesk i en app, slik at klientens team kan administrere alle prosjekter og samhandle med fageksperter alt i en app. Plattformen støttes også av en fullstendig responsiv support og et teknisk team som gjerne pleier å stille spørsmål og spørsmål fra kundene. Plattformen har også forskjellige brukerplaner som passer for alle størrelser og strukturer i organisasjoner, fra oppstart til store organisasjoner.