child care

Over hele verdenen av CRM, prosjektledelse og supportarbeid, er det en rekke forskjellige verktøy og programvare som kan brukes. I noen tilfeller der avdelinger er store nok til å støtte integrering av verktøyene sine med verktøy fra andre lag, er det ikke noe å bekymre seg for å bruke så mange forskjellige verktøy for å få jobben gjort. Imidlertid er det mange selskaper som krever tett kommunikasjon mellom team som hindres av bruken av separate, forskjellige verktøy. Ofte integreres ikke verktøyene som fungerer bra for et bestemt team jevnt med verktøyene som brukes av et annet team, noe som kan føre til unødvendig mye tid brukt på å få ting til å fungere på tvers av programvare. Da et slikt selskap kom til oss som skisserte de forskjellige systemene som ble brukt av deres salgs-, support- og utviklingsteam, var det klart at OneDesk kunne oppfylle alle deres behov og forenkle settet med verktøy som ble brukt til det daglige arbeidet.

Vår klient leverer programvare til barnehager og barneomsorgsleverandører i Storbritannia. Spesielt gjør programvaren deres det mulig for foreldre å registrere og planlegge barna sine for omsorg, og kan også brukes internt av personalet til å planlegge skift. I tillegg til dette produktet har vår klient også en applikasjon for barns læring, som også kan brukes til å dele disse øyeblikkene med foreldrene. Kundens organisasjon består av tre hovedavdelinger – support, salg og utvikling – som for tiden bruker tre forskjellige systemer for å spore kundeforhold og arbeid. I den ideelle situasjonen ville vår klient kunne bruke et enkelt verktøy til å administrere alle tre systemene, og introdusere en kunnskapsbase for å fremme selvbetjeningsstøtte.

For supportbilletter utmerker OneDesk seg i å forenkle ledelsen for denne typen arbeid. Som en del av OneDesk-verktøypakken har vi en billettapplikasjon som er en fullverdig helpdesk. Enten via e-post eller vår kundeportalsøknad, har kundene fullmakt til å logge supportartiklene sine direkte inn i kundens OneDesk-system. En gang i systemet vårt, kan disse billettene utdypes med mer informasjon av vår klient. Vår klient er også i stand til å sette opp arbeidsflyter for å skissere de forskjellige statusene som billetten beveger seg gjennom når den triages, jobbes med og fullføres. Hver billett kan også tildeles, slik at det er klart hvem som besøker personen for oppdateringer. Med begrepet følgere kan hver billett også tildeles et sett med folk som oppdateringer og kommunikasjon sendes til. Dette holder kommunikasjon lokalisert til OneDesk, samtidig som det gir klienten muligheten til å spre informasjon via e-post.

For klientens utviklingsteam er det ikke fornuftig å bruke supportbilletter til prosjekt- og funksjonsarbeid. Som en del av OneDesk’s pakke med verktøy har vi også et oppgavehåndteringsverktøy. Nesten identisk med vår helpdesk-programvare når det gjelder layout og funksjonalitet, er oppgavestyringsapplikasjonens viktigste differensierer muligheten til å planlegge fremover. Med felt for å logge estimater og visninger som gjør det mulig for vår klient å kartlegge oppgaver i et produktkart, er OneDesk’s prosjektledelsesverktøy enkel å bruke og utnytter vårt helpdesk-verktøyets robuste funksjonssett. Vår klient ga uttrykk for bekymring over billetter og oppgaver som ble forvirret, og nødvendiggjorde en måte å konvertere fra den ene til den andre. Dette er funksjonalitet som allerede er en del av OneDesk og er en enkel operasjon for å konvertere frem og tilbake fra billetter til oppgaver og omvendt.

Selv om det ikke er en av kjernefunksjonalitetene til OneDesk, oppførte vår klient en CRM som et av systemene som brukes av teamene sine. På overflaten virker det umulig for OneDesk å imøtekomme kundens behov i dette området, men dykking dypere gir OneDesk fleksibilitet sin styrke. Et CRM-system (Customer Relationship Management) brukes til å spore, organisere og prioritere kunder, samt administrere selskapets forhold til dem. Å oversette dette systemet til OneDesk tar litt arbeid, men å ha fordelen av å bruke en enkelt programvare til å bruke på tvers av klientens avdelinger, kan det være en verdig innsats. Ved å sette opp en ny billettype i OneDesk for å representere kunder, kan klienten vår administrere kundene sine på samme måte som hvordan de administrerer oppgaver og billetter. Hver nye billettype i OneDesk får sin egen arbeidsflyt som er atskilt fra billettene eller oppgavene. Dette kan fange de forskjellige trinnene gjennom salgstrakten når potensielle kunder blir kunder. OneDesk har også tilpassbare felt som kan defineres for en bestemt type. Eventuelle felt som kundens salgsavdeling deretter trenger å spore for potensielle kunder og kunder, kan deretter brukes til å oppbevare spesifikke data.

Når det gjelder klientens ønske om å ha en kunnskapsbase, har OneDesk muligheten til å tilby denne funksjonaliteten. Hvis vår klient ikke ønsker å bruke vår kundeportalfunksjon til å ta imot supportforespørsler, kan denne applikasjonen brukes på nytt som en kunnskapsbase som vår klient kan publisere artikler til. I stedet for å bygge et helt nytt system for å håndtere dette, utnyttet vi våre eksisterende konsepter for arbeidsartikler – enten oppgaver eller billetter – og typer for å forenkle å måtte lære en ny arbeidsflyt. For hver artikkel som vår klient ønsker å publisere til sin kunnskapsbase, begynner de med å logge et nytt arbeidselement. Et av alternativene i denne billettens konfigurasjon er muligheten til å publisere billettens innhold som en artikkel. Vår klient var nysgjerrig på om OneDesk støtter forskjellige typer medier i disse kunnskapsbaserte artiklene, for eksempel videoer og bilder. Ettersom disse artiklene bare er OneDesk-arbeidselementer under panseret, gjelder media som kan festes og lenkes til i vanlige arbeidsartikler også for kunnskapsbaserte artikler.

Ved å bruke OneDesk på tvers av sine avdelinger, er vår klient i stand til å oppbevare alle relevante detaljer på ett sted og tilgjengelig med et lignende brukergrensesnitt. Nå, når vår klient ønsker å fokusere på en bestemt kunde, kan de se på denne kunden når det gjelder salg, support og alt prosjektarbeid som gjøres for dem. Dette letter kommunikasjonen mellom disse tre kjerneavdelingene som utgjør deres virksomhet, og sikrer høy synlighet og gjennomsiktighet i arbeidet.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>