team meeting
Etter hvert som små bedrifter vokser og skaffer seg nye kunder og brukere, vokser deres behov for arbeidsledelse også. For byråer som tilbyr flere forskjellige tjenester, er det utfordrende å holde rede på hvert stykke arbeid og hver person som er involvert i å få det til. I løpet av en bedrift som skalerer seg, plukker de opp nye verktøy underveis for å imøtekomme behov etter hvert som de blir identifisert. Dette fører ofte til en merkelig kombinasjon av verktøy som ikke fungerer godt sammen og som ikke dekker bekymringene til den nå etablerte virksomheten. Ikke å ha et alt-i-ett-verktøy førte til at en klient nådde ut til oss og søkte en løsning på deres varierte behov.

Vår klient er et digitalt markedsførings- og merkevarebyrå som hjelper selskaper i forskjellige bransjer med merkevarebygging. De fokuserer på å tilby en rekke tjenester til sine kunder, inkludert webdesign og utvikling, grafisk design, SEO, betaling per klikk-markedsføring, digital markedsføring og merkevarebygging. Ved å spore og behandle disse tjenestene som kundeforespørsler, må vår klient for øyeblikket bruke tre forskjellige verktøy for å administrere sitt arbeid, noe som er langt fra ideelt. Fremover har de skissert at deres fremtidige verktøy trenger for å dekke prosjektledelse, klientkommunikasjon og tidssporing. Spesielt er tidssporing viktig for dem, og verktøyet de bruker for øyeblikket til dette er en som de ikke ser seg bevege seg av. Det betyr at fremover må programvaren de bruker integreres med tidssporeren.

Håndtering av innkommende billetter
Det er noen forskjellige måter billetter kan komme inn i OneDesk-systemet. Ettersom de fleste henvendelser fra kunder kommer til klienten vår via e-post, identifiserte vi en enkel overgang fra deres nåværende oppsett til en som strømlinjeformer sporing av forespørslene i OneDesk. For hver billettype vår klient definerer, genererer OneDesk automatisk en e-postadresse som kundeforespørsler kan videresendes til. Alt som går til denne e-postadressen blir logget som et arbeidselement i OneDesk, og eliminerer enhver manuell intervensjon som normalt kan være nødvendig for å overføre relevante detaljer til en OneDesk-billett. Utover å stille klientforespørsler via e-post, har vi en annen applikasjon som klienten vår var interessert i å prøve ut. Kundeportalen vår er et program som administreres separat fra prosjektledelse og helpdesk-applikasjoner, men integreres sømløst med dem for å gi kundens kunder en standardisert måte å logge forespørsler på. Basert på hvilke data som legges inn i et webskjema, opprettes det automatisk en billett i OneDesk-systemet som også er synlig i portalen, slik at kundene kan spore statusen for ønsket arbeid. Denne portalen kan tilpasses for å matche klientens merkevarebygging, og webskjemaene kan kreve at visse data legges inn slik at relevante detaljer er kjent foran. I tillegg til muligheten til å stille inn tillatelsene til hvem som kan se hvilke forespørsler som blir logget – enten de er begrenset til de som den enkelte eller noen i organisasjonen ber om – tilbyr vår kundeportal synlighet og et presist nivå av administrasjon for innkommende forespørsler.

Innebygde kommunikasjonsfunksjoner
En av funksjonene klienten vår var spesielt interessert i, var kommunikasjon. På hver billett viser vi en logg over tidligere samtaler om arbeidet og tillater også å sende meldinger direkte fra selve billetten, enten det er interne meldinger eller varsler til kundene. Selv om kommunikasjon skjer via e-post, blir de fanget opp og vist på billetten, noe som gjør det enkelt å spore det som er sagt uten å sile gjennom innbokser. En annen kommunikasjonsfunksjon OneDesk har er muligheten til automatisk å generere et svar på kundens e-post om en billett. Disse svarene kan tilpasses fullt ut for å levere våre kunders intensjoner på en standardisert måte som fremdeles har et personlig preg.

Bygg prosjektmaler
På grunn av omfanget i tjenester som vår klient tilbyr, er effektivitet i styringen av arbeidet avgjørende for dem. De fremhevet at det er en viss repetisjon mellom forskjellige forespørsler om nettstedsutviklingstjenester. Hver forespørsel om å bygge et nettsted for en klient er et prosjekt i seg selv, og fra deres erfaringer har klienten vår vært i stand til å destillere prosessen til et standard sett med oppgaver. For å spare seg selv for å sette opp det samme settet med oppgaver for hvert nettsted de utvikler, ønsket vår klient en måte å definere maler på. I OneDesk kan det opprettes maler på prosjekt- og oppgavnivå. For oppgaver som ligner på hverandre, kan enhver oppgave betraktes som en malbillett og deretter klones. Kloning av en oppgave oppretter en ny oppgave med alle detaljene som allerede er angitt, kopiert fra den opprinnelige maloppgaven. Prosjekter i OneDesk kan også klones. Fordi prosjekter bare er oppgavesamlinger, kloner et helt prosjekt kopier av hele oppgavesettet i malprosjektet. Avhengig av antall oppgaver en prosjektmal inneholder, kan du oppnå mye effektivitet ved å klone et komplekst prosjekt med mange underliggende oppgaver. For vår klients brukstilfelle består en nettsideprosjektmal av alle maloppgavene de vet må gjøres for å levere et nettsted til kunden.

Integrasjoner
Selv om det er innebygd tidssporing for billetter i OneDesk, identifiserte klienten at de trenger å fortsette å bruke sin nåværende tidssporing. Dette førte til noen bekymringer rundt å måtte bruke flere verktøy for å fullføre sin prosjektledelse. Et område der OneDesk muliggjør utvidbarhet er imidlertid gjennom våre integrasjoner. Som standard er det en rekke innebygde integrasjoner vi har opprettet for noen vanlige programvareverktøy som brukerbasen vår har krevd tidligere, men utover dette settet med integrasjoner har OneDesk-brukere også muligheten til å bruke Zapier til å koble sine kontoer og data . Zapiers integrasjonsplattform gir nesten ubegrensede alternativer når det gjelder å koble andre applikasjoner til OneDesk, og mens det allerede er en rekke “zaps” opprettet av brukere, har klienten vår også muligheten til å utvikle en tilpasset integrasjon med OneDesk selv ved hjelp av Zapier-plattformen .

I denne travle verdenen kan det være vanskelig å kunne følge med på forespørsler, henvendelser og sporing av hvem som jobber med hva i hvor lang tid. Å bruke en rekke forskjellige, ikke-relaterte verktøy for å få jobben gjort kan være nok til å fortsette, men uten å lete etter effektivitet kan dette føre til en avmatning i produktiviteten. Med OneDesks evne til å bringe kundekommunikasjon rett inn i billettadministrasjonen reduserer den tiden det går med å bytte fra programvare til programvare som samler alle delene. Sammen med vår utnyttelse av Zapier er integrasjoner enkle å sette opp og ikke begrenset til bare et lite sett med tredjepartsprogramvare. På denne måten kan klientens favorittverktøy fortsatt brukes uten å forlate OneDesk-økosystemet.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>