small meeting

Programvarens rolle i ledelsen kan ikke overses. Programvare har funnet anvendelse i ulike forvaltningsområder utover navngivning, og rollene fortsetter å utvides med nyere utvikling innen programvare. Markedet for programvareprodukter har også vært vitne til enorm vekst som svar på krav, og de fleste programvareleverandører vedtar spesialisering og outsourcing som mestringsmekanismer for å fokusere og bedre betjene sine målkunder. Vår nyoppdagede klient, et programvareselskap er ikke annerledes.

Selskapet er et programvareutviklingsselskap som spesialiserer seg på utvikling og styring av et nøkkelferdig saksbehandlingsverktøy for ulike bransjer. Kundens interne team er primært ansvarlig for å tilpasse sitt flaggskipprodukt for å matche den enkelte kundens arbeidsflyt, samtidig som det sørger for jevn programvareoppgradering. Gitt den enorme arbeidsflyten, må selskapet stole på tredjepartssystemer for å imøtekomme sine interne programvarebehov. Og etter å ha nøye gjennomgått de beste valgene, valgte selskapet å utnytte OneDesk som sin helpdesk og prosjektledelsesplattform.
Vår nye klients årsak til å flytte til OneDesk stammer fra behovet for å eliminere dobbeltarbeid. Det eksisterende prosjektledelsessystemet i bruk er koblet fra helpdesk-plattformen. Dermed blir utviklere tvunget til å hente loggede tilbakemeldinger fra brukerstøtten, og deretter opprette og logge billetter manuelt på deres vegne. Selskapet håpet OneDesk ville bidra til å forene begge systemene samtidig som den opprettholder en funksjonell helpdesk og prosjektledelse.

OneDesk dobler for den nye klienten som integrerte prosjektledelse og helpdesk-plattformer som gjør det mulig for klientene å administrere pågående prosjekter og betjene sine kunder samtidig på samme plattform. Kapasiteten til å organisere prosjekter og gå tilbake til tilbakemeldinger, billetter eller samtaler er spesielt viktig for et oppstartsselskap som vår nye klient, med tanke på at utviklingsteamet som bygde programvareproduktet også er ansvarlig for å støtte programvaren. Dermed gir muligheten til å få tilgang til prosjektledelsesverktøy og administrere helpdesk-billetter på samme system effektivitet.
OneDesk-plattformen består av 3 kjerneapplikasjoner, nemlig hovedwebappen, mobilappen og kundeappen. OneDesk-mobilappen arver mange funksjoner i hovedwebappen, og den er tilgjengelig for Android- og iOS-brukere. Appen gjør det mulig for brukere å utføre bestemte aktiviteter på farten, inkludert å sjekke opp prosjekter og aktiviteter som involverer den spesifikke brukeren, administrere og lage helpdesk-samtaler og administrere arbeidstid eller timelister. Mobilappen er designet for interne brukere, og den nye kundens interne teammedlemmer kan administrere sine aktiviteter på mobil.

OneDesks klientportalprogramvare kobler ikke bare kundene med kundens supportteam, men gir også en mulighet til å involvere kundene i den tilsvarende prosjektledelsesprosessen, hvis selskapet ønsker det. Kunde-appen kan integreres i selskapets nettside som en widget ved å bruke en kodebit eller ved å bare installere OneDesk-plugin hvis selskapets nettsted er WordPress-basert. Når den er installert, presenterer kundeapp-widgeten en rekke applikasjoner for kunder, som hver tjener et unikt formål. En av widgetappene er messenger, som lar brukerne ha LiveChat-samtaler med selskapets supportagenter. Klientportalen er et annet widgetverktøy som gjør det mulig for kunder å administrere og se status på billetter eller andre varer kunden har sendt inn via kundeappen. Webskjemaverktøyet er den delen av kunde-appen der kunder kan opprette billetter til innlevering av annonser eller andre aktiverte brukerelementer, for eksempel tilbakemelding eller funksjonsforespørsel. Et kunnskapsbaseverktøy er også tilgjengelig via kundeappen, og det kan brukes av selskapet til å spre nyttig informasjon til kundene. Innholdet i kunnskapsbasen kan konfigureres, og det interne teamet kan definere hvilke kunder som ser hva.

Når det gjelder billetter, blant annet en kunde kan lage som tilbakemeldinger og feilrapporter, gir OneDesk flere måter å lage kundebilletter på. En måte å gjøre dette på er å motta billetter direkte som e-post via en angitt OneDesk-adresse som er unikt generert for selskapet. Eksisterende e-postadresser for firmastøtte kan også videresendes automatisk til denne angitte e-postadressen bare for å trakte alle billetter gjennom OneDesk. E-post sendt til disse adressene blir automatisk fanget på OneDesk og logget som billetter på vegne av kundene. I tillegg til det kan kunder opprette billettene sine via klientportalen på kundeprogrammet, eller interne teammedlemmer kan opprette billetter til kunden ved hjelp av hovedwebappen. En annen måte å legge til billetter på er å importere billettene i mmp, mpt eller csv-format.

Når du oppretter en billett for kunder via hovedappen, kan interne brukere spesifisere prosjektmappen som billetten tilhører. Denne metoden gjør det lettere å organisere billetter. Brukere kan også tildele billetter til brukere eller team av brukere, og spesifisere personene som er involvert i prosjektet som følgere. Når billetten er opprettet, tillater OneDesk selskapet å føre kunder med seg ved å la dem få varsler om pågående aktiviteter på billettene.

OneDesk viktigste webapp er det interne teamets arbeidsområde, og det huser en rekke prosjektledelse og helpdesk-verktøy. Hovedprosjektpanelet til webappen inneholder alle eksisterende varer (billetter, oppgaver og andre) i mapper og respektive porteføljer. Disse elementene er organisert i et hierarki for enkel navigering. Prosjektpanelet huser også billettpanelet, som lar administratorer og brukere utføre aktiviteter på hver billett, for eksempel å dele billettkoblinger med andre interne brukere, endre billettdetaljer, prioritetsnivåer eller livssyklusstatus, tildele brukere og endre prosjektmappe blant andre .

Billetter i OneDesk har en funksjon som heter livssyklusstatus, som gjør det mulig for brukere å spore statusen til billetten. Livssyklusstatus styres av automatisering av arbeidsflyt, som automatisk oppdaterer billettstatus som svar på bruker- eller kundeaktiviteter. Interne brukere kan også velge å endre disse livssyklusstatusene manuelt. Når du snakker med kunder, tillater OneDesk interne brukere å lage private samtaletråder der de kan sende eller motta private meldinger med andre interne brukere. Denne tråden kan brukes til å utveksle konfidensielle meldinger og filer som brukeren ikke forventes å se.
Billetter er ment for umiddelbare handlinger eller ting som krever liten eller ingen planlegging. Noen brukerforespørsler krever imidlertid ytterligere planlegging. OneDesk tilbyr oppgavefunksjon for dette formålet. Brukere kan konvertere løpende billetter til oppgaver for å få tilgang til planleggings- og prosjektledelsesverktøy.

For å støtte kontinuitet sørger OneDesk for at billetter konvertert til oppgaver fører løpende samtaler og vedlagte filer sammen med oppgaveappen. Dette sikrer at ingen informasjon går tapt i konverteringen. OneDesk sørger også for at billettkoblinger som tidligere ble sendt ikke brytes når de konverteres til billetter. Billett-ID-en blir merket og brukeren blir omdirigert til oppgave-appen. Imidlertid oppfordres brukerne til å bruke den nyere lenken. OneDesk oppgaveapp har unike funksjoner som smidige punkter og planplaner. Den planlagte tidsplanen lar brukerne konfigurere sine arbeidsmandater for oppgaven. Brukere kan angi og endre plandatoer og bruke begrensninger.

Trevisningen viser pågående oppgaver, prosjekter og tilhørende porteføljer de relaterer seg til. Det gir også en rekke andre synspunkter som gjør det lettere å analysere pågående aktiviteter. Den flate visningen presenterer for eksempel en omfattende liste over alle oppgaver, og Gantt-visningen gir en komparativ visuell fremstilling av planlagt versus faktisk prosjektplan. Dette er et spesielt fordelaktig prosjektledelsesverktøy med tanke på at det lar prosjektledere analysere effektiviteten av prosjektplanlegging og hjelper til med å identifisere planleggingsfeil. Gantt-visningen har også en dra-og-slipp-funksjon, som gjør det mulig for brukere å endre tidsplanene sine ved å dra visuelle elementer. Statusbordet er et annet syn som viser de forskjellige livssyklusstatusene for oppgaver og billetter. Kalendervisningen viser også en planlagt kontra faktisk tidsplan, men på månedlig basis. Brukere kan også opprette og lagre tilpassede visninger. De har også muligheten til å dele tilpassede visninger de har opprettet med andre brukere på samme OneDesk-plan.

OneDesk har en timelistefunksjon for å logge timer som er jobbet av brukerne. Denne funksjonen er tilgjengelig via hovedwebappen, ved å starte timeren på oppgavepanelet, manuelt legge til et timeliste eller ved å laste opp timelisten. Brukere kan også stoppe eller stoppe pågående tidtakere ved hjelp av oppgavepanelet. Når oppgaven er fullført, kan administratoren eller prosjektlederen velge å godkjenne eller avvise timelistene som er logget. De kan også generere og eksportere rapporter om loggede timelister i xls- eller CSV-format.

OneDesk implementerer et hierarkisk brukernivå som ligner på et typisk programvareselskap. Administratorer kan opprette brukerprofiler og kan også legge til brukere i tilsvarende team hvis ønskelig. Brukerlegitimasjon som e-postadresse og brukerrettigheter kan spesifiseres og roller defineres. Administratoren eller prosjektlederen kan også spesifisere hvilke prosjekter en bruker kan få tilgang til når han oppretter brukerprofilen. Eksisterende brukere kan be om en invitasjon til pågående prosjekter og avvente lederens godkjenning hvis de forventes å være medlem av prosjektet, men ikke er lagt til som standard.
OneDesk støtter integrering med tredjepartsapplikasjoner. Det gjør det mulig for vår nye klient å synkronisere eksisterende systemer i bruk med OneDesk via Zappier. Integrasjon oppnås gjennom Zaps, og OneDesk har flere hundre eksisterende Zaps for praktisk talt alle vanlige virksomhetssystemer. OneDesk gir også plass til tilpassede integrasjoner, slik at klienten kan lage sine tilpassede integrasjoner eller Zaps. Fleksibiliteten til OneDesk er uten sidestykke, slik at selskapet kan deaktivere eller aktivere noen del av systemet uten konsekvenser, konfigurerbar kunnskapsbase og til og med en rekke abonnementsplaner. Systemet har også et bemerkelsesverdig supportteam, som sikrer at kundene kan få rask og pålitelig tilgang til hjelp når det er nødvendig.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>