audio editing equipment setup
Vedlikehold er et konsept som er felles for nesten alle bransjer og virksomheter. Selv om regelmessig vedlikehold kan drives av selskapet selv, er virksomheter ofte avhengige av sine kunder for å komme med eventuelle forringelser de støter på. Audiovisuelle selskaper er intet unntak. Et slikt selskap kom til oss med et sett med krav til vedlikehold og vedlikehold av utstyr som de trengte for å spore og administrere. For å gjøre dette ble vi enige om at et billettsystem var veien å gå.

Vår klient er et audiovisuelt selskap som har vært i bransjen i over tretti år. Som integratorer administrerer de daglig bestilling, lager og fakturering. En av de største hullene i prosessen er at de ikke har et billettsystem for å spore vedlikeholdsarbeid. Dette er et krav for vedlikehold, og derfor er det helt avgjørende at vår klient finner en billettprogramvare som fungerer med deres eksisterende arbeidsflyt. De sporer for øyeblikket vedlikeholdsforespørsler manuelt i et dokument, men dette begrenser deres evne til å søke og filtrere denne listen med forespørsler for å finne ut hvilke forespørsler som gjelder bestemte nettsteder og brukere. Kundens vedlikehold inkluderer installasjoner, feltservice og forebyggende vedlikehold, men med det nåværende oppsettet har detaljer glidd gjennom sprekkene. Deres ideelle billettsystem ville ha tilgang for både interne og eksterne brukere.

Klienten vår var i stand til å skissere arbeidsflyten de forestiller seg for billettsystemet: kunder ringer eller sender e-post med forespørselen, en billett genereres, vår klient svarer på forespørselen, og billetten forblir åpen til kl. Vedtak. En av de viktigste fasene i denne arbeidsflyten er det første kontaktpunktet når en kunde når ut. Som standard støtter OneDesk billettopprettelse via e-post. Etter hvert som e-post kommer inn i en bestemt OneDesk-adresse, blir de automatisk logget som billetter i systemet. Denne automatiseringen er ikke vesentlig for kundene, og derfor kan hele billetter og samtalene rundt det skje helt gjennom e-postkorrespondanser. Vår klient, som ofte bruker e-post som kommunikasjonsverktøy, var bekymret for hvordan påfølgende samtaler kunne fortsette via e-post mens de fortsatt ble sporet på billetten i OneDesk. Hvis vår klient på forhånd kan identifisere hvem interessentene er, kan de CC personene i e-postkjeden. På denne måten blir alle svar fra disse interessentene fanget opp av OneDesk på billetten. Ved å CC-inn folk i e-posten, blir disse interessentene lagt til som følgere til billetten i OneDesk. Dette betyr at all kommunikasjon på billetten vil bli sendt ut til dem. Dette er en flott måte å sikre at alle-selv om de ikke bruker OneDesk direkte-holder seg oppdatert om statusen til en billett.

Kundens vedlikehold kan omfatte å være ute i feltet, de uttrykte bekymring for at ingeniører på stedet kunne oppdatere billetter. Et av OneDesk -tilbudene er en mobilapplikasjon som inneholder mange av funksjonene som finnes i webversjonen. Spesielt er timeren og timelistene tilgjengelige via OneDesk -appen, noe som gjør det enkelt for ansatte på farten å være presise med tidssporingen. For pågående billetter er det også en “Send” -knapp som, når den trykkes, signalerer en ferdigstillelse av en billett. Med en enkel arbeidsflytautomatisering kan vår klient sette denne knappen til ikke bare å oppdatere billettens status til løst, men også sende en melding til kunden om at arbeidet er fullført.

Kunden vår har allerede et prosjektstyringsverktøy som de er ganske fornøyd med, og derfor uttalte de at de ikke aktivt søkte en erstatning. Etter hvert som de lærte om flere og flere av OneDesk -funksjonene, begynte de å se fordelene med å ha billettsystem og prosjektstyringsprogramvare i den samme pakken med verktøy. Måten prosjekter organiseres på i OneDesk er med et enkelt hierarki. Prosjekter finnes i mapper og porteføljer. Dette hierarkiet kan også brukes til å organisere billetter, og de fleste av våre kunder bruker forskjellige prosjekter eller porteføljer for å inneholde hver av kundenes forespørsler. Våre kunder kan deretter kjøre tilpassede rapporter rundt hver av sine kunder ved å bruke OneDesks robuste og tilpassbare visninger. Ved å justere filtre og grupperinger kan vår klient lage en tilpasset visning som deretter fungerer som rapporten. Denne rapporten kan kjøres med jevne mellomrom og sendes på e-post til forskjellige ledere som ikke engang trenger å være OneDesk-brukere.

Et produkt som vår klient var interessert i var kundeportalen. Kundeportalen fungerer hånd i hånd med billettsystemet, ettersom den gir kundene en måte å logge forespørsler direkte inn i OneDesk -systemet. Vår klient var imidlertid usikker på kvaliteten på de innkommende forespørslene og hvor godt de er skissert. For vår kundeportal kan vår klient angi at visse felt er obligatoriske og stille inn hvilke skjemainnganger kundene kan bruke til å fylle ut data. For eksempel kan det hende at kunden vår bare støtter et bestemt sett med produktmerker. Ved å lage et skjemainngang med begrensede alternativer å velge mellom, kan vår klient sikre at kvaliteten på innkommende forespørsler er høy nok til at vedlikeholdsteamet deres kan komme i gang. Vår klient har også muligheten til å bruke et tredjeparts nettskjema for å håndtere innkommende forespørsler hvis de trenger det ekstra laget med tilpassede innganger før billetter kommer inn i systemet. En annen OneDesk -funksjon som gir mulighet for litt slank tilpasning, er arbeidsflyt automatiseringer. Som vår klient antydet å kanskje bruke et tredjepartsskjema i stedet for kundeportalen, fremhevet vi en prosess som ville utnytte styrken til OneDesk. Ved å be kundene sine om å sende e-post for å logge forespørsler til OneDesk-systemet, kan vår klient deretter sette opp en automatisert arbeidsflyt for å få et bot-svar på denne kundens forespørsel. Botens svar kan deretter inneholde en lenke til tredjeparts nettskjema. Selv om det er mer kretsløpende, kan denne arbeidsflyten tilby vår klient det beste fra begge verdener.

Når det gjelder et billettsystem, er OneDesks tilbud fullt utstyrt og enkelt å jobbe med. Med muligheten til å tilpasse arbeidsflyter og prosesser, kan vår klient definere hvor dyptgående eller lette de trenger for at prosessen skal være. På toppen av det, legger OneDesks mobilapp til portabilitet i miksen, og gir vår klient et komplett utvalg når det gjelder hvem i teamet som kan bruke produktet og når. Det er ingen grenser for hva som kan gjøres med OneDesk, og det er opp til kundene våre hvordan de vil skreddersy opplevelsen.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>