Informasjon driver den moderne verden, og medieselskaper er i sentrum for det hele. Disse selskapene er ansvarlige for å kurere innhold, forbedre det og legge det ut i forskjellige former. De deltar i et grundig søk etter data og prøver å spre ny informasjon til riktig målgruppe. Utover å bare finne ut hvilken historie du skal fortelle og hvordan du skal fortelle den, krever det å holde hjulene til et slikt selskap i en endringsdrevet bransje samarbeid mellom en rekke spesialiserte team som er i stand til å oppsøke relevante data og levere raffinerte resultater i sine utpekte roller . Disse teamene er pålagt å samarbeide, gi nyttige og aktuelle rapporter, få tilbakemeldinger og implementere tilbakemeldingen. Medieselskaper er alltid på jakt etter bedre måter å optimalisere teamene sine på, og en klient henvendte seg til oss i håp om å forbedre deres teamarbeid og prosjektledelsesverktøy bedre.

Vårt klientselskap er en spesialisert aktør i informasjonsbransjen. De opererer som et publiserings- og medieselskap som selger økonomiske publikasjoner til en blanding av et publikum, inkludert B2B-kunder som trenger betimelig og relevant økonomisk informasjon. Selskapet driver målrettet markedsføring og B2B-markedsføring avhengig av målgruppen, og spiller en kritisk rolle i det forretningsmessige og økonomiske klimaet ved å tilby grundige analyser og økonomiske publikasjoner.

I en samtale med selskapets markedsavdeling bemerket vi at selskapets markedsføringsarbeid kan tilskrives fire team som jobber døgnet rundt for å oppnå bedriftsmål mens de kontinuerlig rapporterer til teamledelsen for koordinering og tilbakemelding. Markedsavdelingen la vekt på et presserende behov for et eget verktøy som kan hjelpe dem med å administrere disse teamene og prosjektene bedre. Verktøyet skal tillate teammedlemmene å dele informasjon beleilig uten nødvendigvis å endre den eksisterende arbeidsflyten. Klienten bemerket også at den foreslåtte plattformen burde ha funksjonene for å støtte tjue til femti teammedlemmer som kan sende rapporter om utpekte oppgaver uavhengig, mens de også kan få tilbakemelding i tide om informasjonen de har gitt på samme plattform.

OneDesk gir en levedyktig løsning på utfordringen klientselskapet står overfor. Det gjør det lettere å kommunisere, strukturere og spore prosjekter og aktiviteter til team gjennom et utvalg av verktøy tilgjengelig på OneDesk-plattformen. Disse verktøyene er spesielt egnet for å glatte kommunikasjonen og prosjektledelsen mellom teammedlemmer i en organisasjon, for eksempel tilfellet med klientselskapet.

Ved hjelp av OneDesk-plattformen kan teamledere opprette, administrere og spore prosjekter eller rapporter som billetter. Kundeportalen lar teamledelsen lese og svare på billetter sendt av teammedlemmene. Når et teammedlems profil er opprettet på OneDesk, kan de inkluderes som følgere på eksisterende billetter, og relaterte oppgaver kan tildeles dem. Utpekte teammedlemmer kan også sende inn billetter som er tilgjengelige via kundeportalen. Teammedlemmer som følger en billett eller et prosjekt får raskt beskjed om diskusjoner om prosjektet slik at diskusjonen er synlig for hele teamet.

Billetter kan inneholde en enorm mengde data angående prosjektet eller rapporten det gjelder. De kan tilpasses fullt ut og kan implementeres gjennom forskjellige stadier av en prosjektets livssyklus som ligner på den vanlige prosjektets livssyklus. OneDesk-billetter kan også inneholde filvedlegg, og de kan konfigureres for å passe til ethvert prosjektbehov med tilpassbare felt for å fange relevante data.

Prosjektmenyen på hovedapplikasjonsdashboardet gir en full struktur av alle eksisterende prosjekter eller billetter, de angitte teammedlemmene og oppgavene som er tildelt. Porteføljen kan brukes til å representere de forskjellige teammedlemmene med billetter til hvert medlem eller relaterte prosjekter strukturert i medlemmets portefølje / mappe. Prosjektmapper og undermapper kan dras og slippes for å få ønsket struktur.

OneDesk-dashbordet løser den primære utfordringen med kommunikasjon og prosjektledelse, da det gjør at teammedlemmer kan sende oppgaverapport eller prosjektstatus og få tilbakemelding de ikke kan gå glipp av – via appen og via e-post.

OneDesk lar team motta eller sende inn billetter på flere måter praktisk. En måte å oppnå dette på er gjennom kundeportalen der billetten og kundeinformasjonen blir fanget automatisk på OneDesk. Alternativt kan administratoren importere billetter i CSV-format forutsatt at billettene ble samlet i en regnearkfil. Billetter kan også hentes fra eksisterende systemer som er i bruk i selskapet ved sømløs integrering av OneDesk. OneDesk kan også motta billetter via e-post når brukere ved å sende inn billetter til en selskapsspesifikk e-postadresse.

Teamledere kan enkelt se billettdetaljer på OneDesk i hovedappen. De kan også automatisere svar på billetter. Plattformen gjør det enkelt å tilpasse automatiske meldinger som svar på spesifikke billetter. Dette er spesielt nyttig for å overføre viss informasjon til teammedlemmene ved innsending av billetter eller gjennomføring av spesifikke oppgaver.

OneDesk tilbyr også Android- og IOS-versjoner av systemet. Disse appene gjør det mulig for teammedlemmer å lage billetter på oppgaver, diskutere billetter på oppgavene de følger, logge tid, få varsler om nye oppgaver og nye diskusjoner. Enten det er i selskapets hovedkontor eller hjørnet av rommet sitt, kan teammedlemmer oppdatere og svare på prosjektoppdateringer uten problemer, en tilnærming som forenkler kommunikasjon og samarbeid mellom teamene.

Brukere kan også deles inn i forskjellige tilgangsnivåer med forskjellige tillatelser og privilegier. Dette sikrer at bare teammedlemmer med de rette privilegiene får tilgang til data og informasjon om pågående prosjekter. Portalen er forskjellig for hver bruker, og brukerne kan begrense seg til bare deres egne billetter eller alle billetter etter eget ønske. Derfor kan klienten vår enkelt tilpasse arbeidsflyten eller integrere OneDesk med sin eksisterende arbeidsflyt, og forbedre driften gjennom bedre effektivitet i kommunikasjonen uten å måtte gjøre store driftsendringer. OneDesk’s vennlige brukergrensesnitt, veldefinerte tilgangsnivåer og en rekke andre funksjoner vil hjelpe kundeselskapet med å oppnå en sømløs adopsjon av plattformen, bedre oppgavebetegnelse som passer for teamets størrelse og arbeidets art og problemfri prosjekt ledelse.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>