I næringslivet kan det være viktigst å få bedriftens navn og merkevare der ute, fordi virksomheten lykkes eller skrubber. Selv små og lokale bedrifter trenger å øke sin tilstedeværelse i samfunnene sine, enten de er bannerannonser på nettet som retter seg mot brukere i byen eller reklametavler ved siden av veien. Spesielt når bedrifter utnytter internett for å utvide tilbudene globalt, kan den online tilstedeværelsen av et merke være kraftig på ikke åpenbare måter. Så mange av oss bruker en god del av tiden vår på internett, og det er grunnen til at nettannonsører nesten konstant presser produkter og merker som er relevante for brukernes interesser. Det er hele annonseringsselskaper som fokuserer på å tilby digitale annonser, men for et gjennomsnittlig lite selskap kan det være vanskelig å skille hva slags internetttilstedeværelse som passer deres behov. Det er her reklamebyråer kommer inn. Disse selskapene er fokusert på å finne ut de beste annonseringsstrategiene for kundene sine ved å jobbe tett med både annonsører og kunder. Imidlertid, ved å fungere som mellomledd, møter disse byråene utfordringer når det gjelder sporing av kommunikasjon mellom alle parter. Et slikt selskap kom til oss og søkte en løsning.

Vår klient er et reklamebyrå som primært jobber med digitale annonsører. De har en gruppe selgere som går ut til lokale selskaper i området – virksomheter som møbelbutikker, smykkerbutikker og bilforhandlere – og selger reklametjenester. Kundens salgsteam jobber deretter med oppfyllelsesteamet, som igjen jobber med strategiteamet, som deretter slår tilbake til salg for å finne ut hva slags kampanje som vil fungere best for kunden. Vår klient går da til eksterne leverandører utenfor selskapet som deretter vil kjøre annonsene, som kan variere fra digitale bannere til videoer. Til slutt, klienten vår rydder opp i annonsene fra eksterne leverandører og sørger for at kundene får en kampanje skreddersydd etter deres behov. Gitt mengden kommunikasjon mellom teamene, er det ikke overraskende at kunden vår har identifisert at de trenger et verktøy for å spore all kommunikasjon, intern og ekstern, på tvers av alle kampanjer.

Fra det øyeblikket vår kundes salgsteam begynner å pitche til potensielle kunder, er det avgjørende for vår klient å spore dette arbeidet og de resulterende samtalene. Ved å bruke OneDesk sin prosjektledelsesprogramvare, kan klienten vår enkelt logge, spore og administrere hvem de har nådd ut sammen med det pågående arbeidet som er knyttet til kunden. OneDesk har et prosjekthierarki som hjelper til med å organisere og gruppearbeide. I vårt klients tilfelle er det fornuftig å likestille vårt prosjektbegrep med kampanjene de kjører for kundene sine. Disse prosjektene kan deretter grupperes videre i porteføljer som kan brukes til å representere bestemte kunder. Innenfor prosjekter behandler OneDesk prosjektarbeidet som billetter, som ser tilpasning på flere nivåer. Med muligheten til å lage tilpassede billettyper, kan vår klient fange potensielle kunder og eventuelle notater om dem før noen avtaler blir solidifisert. Når en avtale er oppnådd, kan detaljene i kampanjen logges som en annen billettype med alle nødvendige detaljer, og vår klient kan begynne å ringe inn sine interne team for å starte arbeidet. I tillegg til billettyper, kan vår klient også definere hvilke tilpassede felt de trenger for billettene sine. For eksempel er det fornuftig for vår klient å sette opp en portefølje for hver av sine kunder, og deretter et prosjekt for hver kampanje. Innenfor kampanjen er det forskjellige oppgaver som spesifikke team må utføre for å fullføre kampanjen. Hver av disse oppgavene kan ha en annen billettype og arbeidsflyt som passer til hvilket team som trenger å gjøre jobben.

Når det gjelder kommunikasjon rundt disse arbeidsartiklene, bruker OneDesk-billettene et kommentarsystem for å fange diskusjoner. Alle som følger en billett får de siste diskusjonene via e-post, slik at alle holdes automatisk i løkken. Dette kan til og med inkludere kunder som en gang ble inngått i OneDesk-systemet. I tilfeller der det interne teamet trenger å trene noe og kommunisere bare seg imellom, kan kommentarer merkes som private, slik at ingen kunder ser disse meldingene. Som standard legges brukeren som logger billetten og rettighetshaveren til som følgere til en billett, slik at de automatisk holdes i løkken om hva som skjer. Vår klient bemerket at nesten all kommunikasjonen deres skjer via e-post. Ved hjelp av OneDesk fungerer dette sømløst og intuitivt med det eksisterende kommentarsystemet. Etter hvert som oppdateringer blir sendt til brukerne, blir svarene tilbake fanget i OneDesk som fortsatte diskusjoner. Dette gjør det enkelt å spore kommunikasjon på ett sted.

Arbeidet med mennesker internt i selskapet så vel som eksterne leverandører, identifiserte klienten et behov for å definere forskjellene mellom disse to brukergruppene, spesielt med hensyn til tillatelser. OneDesk støtter dette ut av esken. På nivået av et prosjekt kan administratorer bestemme hvem prosjektet deles med, som bestemmer hvem som kan se prosjektdataene. Dette nivået på prosjekttilgang kan angis når enten et prosjekt blir opprettet, eller når en bruker blir opprettet. Brukerne tildeles en rolle som definerer hvilke handlinger de kan utføre på et prosjekt og dets oppgaver. Alle roller tillater brukeren å se prosjektdataene, men nivået de kan gjøre endringer på varierer. Vår klient lurte på tilfellene når en bruker trenger å få tilgang til en rekke prosjekter, og hvor støyende varslene ville være rundt å få tilgang, men dette kan slås av. På grunn av det store antallet kampanjer vår klient håndterer, kan det være vanskelig å huske alle som trenger tilgang til et prosjekt rett utenfor balltre. De var glade for å høre at brukerne selv kan be om tillatelse til å få tilgang til et prosjekt, og avlaste noe av dette på forhånd.

En av de vanskeligere aspektene ved å administrere reklamekampanjer er å måtte introdusere eksterne leverandører i arbeidsflyten. For å dekke kundenes behov, må kunden finne riktig leverandør å jobbe med for den aktuelle kampanjen, noe som betyr at det kan være en rekke leverandører som vår klient bruker. Å introdusere disse leverandørene i klientens eksisterende arbeidsflyt kan være en utfordring; for noen som er nye i kampanjen og OneDesk selv, kan det hende det ikke er andre natur for dem å oppdatere de nødvendige feltene og statusene. For å lette det administrative aspektet ved å administrere arbeidet, har OneDesk automatiserte arbeidsflyter som kan takle det. For eksempel skisserte vår klient saken når en leverandør kommenterer en billett for å erkjenne at de har begynt å jobbe med forespørselen. Ideelt sett ønsker vår klient at leverandøren skal overføre billetten til en annen tilstand, men dette er et skritt som ofte blir glemt, spesielt når kommunikasjon hovedsakelig skjer via e-post. Imidlertid, ved hjelp av en arbeidsflytsautomasjon, kan klienten vår automatisk stille billettens status til å oppdateres når leverandøren har kommentert billetten. Denne enkle automatiseringen kan spare mye tid og forhindre frustrasjoner. I kombinasjon med OneDesk sine egendefinerte felt er arbeidsflytautomatisering en av de kraftigste funksjonene våre, og kan brukes til å varsle teamet når SLA-er brytes, sende planlagte påminnelser eller til og med sette en billetts loggførte fullføringstid til 100%.

Med OneDesk kan klienten vår enkelt administrere kommunikasjon fra sine kunder, interne team og eksterne leverandører på ett sted. Enten kommunikasjon skjer via e-post eller gjennom selve OneDesk, blir alt fanget opp på billetten. Dette gir dem full oversikt over statusen til arbeidet til enhver tid. Med muligheten til å stille inn tillatelser på prosjektnivå, er vår klient i stand til å gi denne synligheten til sine interessenter så vel som sitt eget team. I kombinasjon med arbeidsflytautomatisering kan vår klient tilpasse OneDesk for å dekke deres behov, for enhver kampanje de lager.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>