Veldedige organisasjoner kan være komplekse institusjoner. Ved første rødme ser det ut til at mange av denne typen organisasjoner bare er fokusert på markedsføring og økonomi, men med at alt beveger seg mer og mer på nettet, åpnes flere veier for arbeid på en datamaskin. For veldedige organisasjoner basert i universitetsmiljø følger det at disse organisasjonene også må følge med på universitetets tekniske tilstedeværelse. Dette behovet blir bare mer kritisk hvis organisasjonen forholder seg direkte til universitetsstudentene og er sentrert rundt å hjelpe dem. Det kan være vanskelig å spore problemer som elevene reiser sammen med å administrere kampanjer for å skaffe penger og bevissthet på tvers av flere lag.

Vi hadde en klient som nylig kom til oss i denne situasjonen. Denne klienten er en ideell veldedig organisasjon som representerer studenter ved et universitet. De har en rekke forskjellige avdelinger – inkludert deres kommersielle filial, veldedighetsfilial, markedsføring, design, kommunikasjon og IT -team – som består av rundt 60 ansatte på tvers av dem. Løsningen vår klient søker, dreier seg om innkommende forespørsler til IT -teamet og hvordan de kan felt, administrere og spore dem. De vil også bruke programvare som gjør at alle avdelinger kan utføre prosjektstyring mer effektivt. Siden vår klient er fokusert på å støtte og betjene universitetsstudentene, vil de også ha muligheten til å la studentene logge forespørsler direkte til systemet.

Fra begynnelsen har OneDesk-pakken med verktøy en solid helpdesk. Med muligheten til å fange innkommende forespørsler manuelt via OneDesk eller automatisk via e-post, spores alt som kommer inn i systemet som en billett. Disse billettene inneholder all nødvendig informasjon for å spore og utføre arbeidet, og kan til og med inneholde egendefinerte felt. Den grunnleggende informasjonen som billetter vanligvis inneholder, inkluderer navn, mottaker, prioritet og detaljer. Vår klient nevnte at de var interessert i å ha flere felt for å skrive inn beskrivelser av arbeidet, og uttalte at detaljfeltet ikke var nok. Ved hjelp av egendefinerte felt kan vår klient deretter definere flere beskrivelsesfelt for å lagre all informasjon om billetten. Sammen med tilpassede felt tilbyr OneDesk også tilpasning når det gjelder arbeidsflyter. Som standard følger hver billettype i OneDesk en grunnleggende arbeidsflyt som beskriver de forskjellige statusene en billett går gjennom fra start til slutt. For hver billettype kan disse statusene redigeres, legges til og fjernes i henhold til vår klients nåværende prosesser.

Som en veldedig organisasjon dedikert til å betjene universitetets studenter, er det avgjørende at vår klient har noen midler for å logge forespørsler. Med vår kundeportal kan vår klient tilby en trygg, regulert metode for studenter å både se og ta opp spørsmål. Fra det generelle utseendet til skjemaene som data legges inn i, er mye av kundeportalen konfigurerbart. Vår klient nevnte at de oppgir forskjellige typer forespørsler som kan håndteres av forskjellige team. Kundeportalen kan inneholde separate skjemaer for hver type billettype som vår klient har angitt. For eksempel kan vår klient ha IT -støttebilletter og kommersielle servicebilletter. På kundeportalen kan de sette opp et skjema for forespørsler om IT -støtte, og et eget skjema for kommersielle serviceforespørsler. I hvert skjema kan vår klient da kreve at enkelte felt fylles ut av studentene og til og med tillate at filer lastes opp.

Når det gjelder prosjektledelse, har OneDesk spesifikk programvare for å dekke det behovet. I likhet med brukerstøtten når det gjelder sporing av arbeidselementer, dreier prosjektstyringsprogramvaren oss i stedet om konseptet med oppgaver i stedet for billetter. Oppgavebegrepet ligner billetter når det gjelder hvordan de kan administreres via arbeidsflyter og oppdateres med alle relevante detaljer for at det skal jobbes med. Hovedforskjellen mellom OneDesks prosjektledelse og helpdesk -tilbud er at prosjektoppgaver kan planlegges når det gjelder et større prosjekt. Med en rekke standardvisninger kan prosjekter sporet i OneDesk ses og administreres på hvilken måte som er mest fornuftig for vår klient. For eksempel, hvis klientens IT-team jobber med et prosjekt for å utvikle ny intern programvare, vil de kanskje bruke kortvisningen til å enkelt se hva som pågår eller nå er fullført. Egendefinerte visninger kan også opprettes basert på filtrering og gruppering som vår klient kan spesifisere. Disse egendefinerte visningene kan vise innsikt og definere beregninger for å evaluere prosjektet på.

En subtil fordel ved å bruke OneDesk som det primære depotet for arbeidselementer er hvordan kommunikasjon rundt arbeid også styres og sentraliseres. Hver billett eller oppgave har en seksjon for samtaler, som kan inneholde meldinger som er synlige for alle brukere eller bare for det interne teamet. Sammen med samtaler er et annet kommunikasjonsverktøy konseptet følgere. Tilhengere inkluderer vanligvis alle interessenter som må holdes oppdatert om hvordan et arbeidselement går. Vår klient redegjorde for et tilfelle der deres IT -team jobber med en forespørsel og legger ved en fil til billetten. Ideelt sett vil de gjerne at vedlegg av en fil skal utløse et varsel til brukeren som logget den første forespørselen. Med OneDesk sitt følgersystem blir eventuelle endringer som standard sendt til alle som følger en billett. Fordi billettreporter blir automatisk lagt til som en følger, vil denne kommunikasjonen skje automatisk, uten ekstra oppsett.

Gitt hvor mange team og avdelinger vår klients organisasjon består av, er det ikke overraskende at de trenger et verktøy for prosjektledelse for alle disse teamene. Som en veldedig organisasjon er vår klient fokusert på å støtte studentmiljøet sitt, og det er derfor fornuftig for dem å bruke en helpdesk for å håndtere alle deres innkommende forespørsler. Med disse to behovene definert, gir OneDesk mening som en løsning for dem. Med en intuitiv måte å organisere prosjektarbeid som går over til helpdeskforespørsler, er det klart for vår klient at OneDesk dekker deres behov nå og tilbyr nok fleksibilitet til å fortsette å gjøre det i fremtiden.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>