OneDesk er fleksibelt og tilpassbart helpdesk- og prosjektstyringsverktøy, som tillater tilpassede felt og livssyklusstatuser. På denne måten kan OneDesk brukes til å passe mange forskjellige team og arbeidsflyter. Den følgende artikkelen diskuterer en nyttig funksjon i OneDesk kalt “validering ved statusendring.” Denne funksjonen hjelper teamet ditt med å gjøre færre feil når de jobber med billetter eller oppgaver ved å be dem om å fullføre handlinger før de endrer en livssyklusstatus.
Hva er validering ved statusendring?
Validering ved statusendring eller “Spør om å fullføre” er en innstilling som kan brukes på en billett eller oppgaves livssyklusstatus. Valideringen ved statusendring bruker en regel på den angitte livssyklusstatusen. Regelen vil be en person om å utføre en handling (eller handlinger) før livssyklusstatusen kan endres. Du kan for eksempel angi en validering som ber en person om å fullføre en timeliste før oppgaven er satt til å fullføre.
Opprett en validering ved statusendring
Du kan bruke en validering ved statusendring på en hvilken som helst billett- eller oppgavelivssyklusstatus, inkludert dine egendefinerte statuser .
Trinn 1 : For å opprette en ny validering, klikk på Administrasjon → Billetter/Oppgaver → Administrer statuser .
Trinn 2: I popup-vinduet klikker du på ikonet under “Spør om å fullføre” ved siden av statusen du vil opprette en validering for. Hvis du for eksempel vil at teamet ditt skal fylle ut et felt før statusen settes til “pågår”, velger du den statusen.
Trinn 3: Velg hvilke felt du vil be en bruker om å fylle ut før statusendringen. Du kan velge flere felt for forespørsel, inkludert egendefinerte felt du har konfigurert. Nedenfor angir jeg for eksempel ledetekstene “Timelister” og “Fullføring” for statusen “Stengt”.
Bruker validering ved statusendring
Nå når brukeren prøver å endre livssyklusstatusen, vises en melding som advarer brukeren og uthever de nødvendige feltene. For eksempel nedenfor prøver jeg å endre oppgaven min for å fullføre. Spørringen viser en rød advarsel og uthever de nødvendige feltene før statusen kan endres.
Merk : Feltet må kun fylles ut. Du kan ikke velge spesifikke kriterier som skal legges til i feltet. Hvis du for eksempel velger «Fullføring», kan en hvilken som helst fullføringsprosent brukes til å validere statusen. Du kan med andre ord ikke kreve at fullføringen er 100 %.
Denne nyansen gjelder felt med standardverdier. For eksempel hvis det egendefinerte feltet ditt har en standardverdi, kan statusen fullføres uten at en bruker fyller ut feltet.
Merk : Det er mulig å endre en status uten å generere en forespørsel, for eksempel med arbeidsflytautomatisering. For eksempel automatisering: Endre enhver oppgave til 100 % fullført –> endre statusstatus til “Finish vil endre status uavhengig av om det validerte feltet er fylt ut.