Transkripsjon:

Denne videoen gir deg en oversikt over e-postinnstillinger i OneDesk. For å konfigurere e-postinnstillinger, klikk på administrasjonsikonet og klikk på e-postinnstillinger. Her ser du alle de forskjellige konfigurasjonsalternativene for e-posten din. De er delt inn i fire faner meldingssenter, utgående, innkommende og utseende. Vi går gjennom dem en om gangen. Meldingssenteret gir deg en fullstendig oversikt over alle e-postene vi sender på dine vegne, og lar deg administrere dem også herfra. Automatiske meldinger legger ut meldinger automatisk i samtaler når visse regler oppstår. Det er her du kan administrere disse. Når en bruker eller kunde ikke har sett en melding innen ett minutt, videreformidler vi den automatisk via e-post til dem. Så de savner det ikke. Denne toppen her er den videresendings-e-posten. Så hvis du redigerer det, kan du se at her er emnelinjen. Og hva den inkluderer er oversikten over varen og alle meldingene som er på den varen på det tidspunktet. Du kan sette inn flere egenskaper. Du kan endre det her, og hvis du gjør noen feil, kan du tilbakestille til standard ved å klikke på dette ikonet her.

Lenger nede har du en liste over automatiseringene som for øyeblikket legger ut meldinger under visse omstendigheter. Og du kan se at de alle er aktive. For å forstå hver av disse automatiseringene kan du lese når den er lagt ut, hvem den sendes til, og hva er innholdet i det som er lagt ut. For eksempel er dette autosvaret. Så når en ny billett opprettes ved hjelp av automatisering a02, mottar brukere og kunder som følger varen, kjære forfatteren, takk for at du sendte inn billetten. En agent har blitt tildelt deg og så videre. Hvis det ikke blir sett i sanntid i løpet av ett minutt, blir du automatisk videreformidlet av dette. Hvis du vil endre logikken som sender dette, klikker du på automatisering 02, og du kan endre logikken om når den sendes og innholdet i meldingen.

Automatiserte e-postadresser er like, bortsett fra at de i stedet for å sende meldinger i en samtale, e-post direkte. For eksempel gir denne beskjed til rettighetshavere når oppgaven deres snart skal betales. Disse to andre, som du kan se, er intakte for øyeblikket og sendes ikke. De brukes av en deaktivert automatisering. Så hvis du vil bruke den, klikker du på automatisering a12, og du kan aktivere den. Denne her handler om brudd på servicenivå, og den er av som standard. System-e-post er e-post som OneDesk sender bare for den vanlige bruken av OneDesk. For eksempel når en ny bruker blir opprettet, får de en e-post for å fortelle dem at kontoen deres er opprettet. Denne automatiseringen styrer det. Nå kan du ikke kontrollere reglene som disse e-postene sendes ut på, men du kan endre innholdet på dem, og du kan slå dem av helt. Vi anbefaler på det sterkeste at du ikke slår av disse med mindre du absolutt trenger det. Disse er for normal flyt og funksjon av OneDesk.

Neste fane er den utgående e-postmeldingen. Når OneDesk sender en e-post på dine vegne, oppretter den en oppføring her. Du kan se hvem som mottok emnelinjen da den ble sendt. Og vi lagret de siste 72 timene med e-post vi sendte på dine vegne. Du kan søke der inne hvis du leter etter en bestemt e-post. Du kan også se om e-posten ble levert eller ikke. For å finne ut mer informasjon, kan du klikke på e-postdetaljer og her kan du se her er innholdet i e-posten som ble sendt. Og her er hendelseshistorikken i omvendt kronologisk rekkefølge. Det er bare lappet her, og det ble mottatt med hell på dette tidspunktet. Den innkommende e-postmeldingen gjør det motsatte. Den registrerer e-post som vi tar opp på dine vegne og hvilke handlinger vi tok. Så for eksempel mottok vi denne e-posten, satte emnelinjen, vær så snill å hjelpe meg med å konfigurere kontoen min. Og vi opprettet automatisk en billett. Nok en gang kan du se på e-postdetaljene, og du kan se disse detaljene her om hva som skjedde.

En av tingene det er verdt å nevne i den utgående tingen, er at du kan bruke din egen SMTP-server for utgående e-post. For å gjøre det, merker du av i denne boksen og fyller ut disse innstillingene. For å fullføre disse innstillingene, må du be administratoren om disse forskjellige innstillingene her. Det er litt hjelpeguide her. Og hvis du ikke glemmer å angi fra e-postadresser, som du finner her. Under utseendefanen kan du endre utseendet til e-postene dine. I hovedsak. Du kan endre topptekst, signatur, farger og visningsadresser. Når e-postene blir sendt.

I tillegg, på slutten, kan du legge til e-post i blokkeringslisten. Vi anbefaler at du legger til e-post i denne listen når disse e-postene representerer et ikke-folk. Så for eksempel, hvis du har en støtteboks eller du har en e-postboks, som er i flyt, det er ikke en person, anbefaler jeg at du legger dem til her. De vil aldri bli lagt til som følgere til elementene, og dette vil forhindre at altfor detaljerte e-poster går ut og mottar mange e-poster i den boksen. Det er en annen ting du trenger å vite for å konfigurere e-posten din, og det er e-post automatisk videresending som du trenger å konfigurere. For å gå til billettsøknaden. Du kan se eller dine billettinnstillinger, du kan se at du har en e-postadresse for oppretting i kontoen min, som heter acne04. Min e-postadresse for billettoppretting er tickets@acne04.onedesk.com. Din vil bli formatert på samme måte med en annen partikkel her inne for å representere din organisasjon. Hva du vil gjøre er å ta denne e-postadressen og videresende den automatisk fra støtteboksen din. Så hvis domenenavnet ditt er acne04.com og support-e-postadressen din er support@acme04.com. Det du vil gjøre er å videresende support@acne04.com til tickets@acne04.onedesk.com. Du har e-postfangstadresser for hver enkelt av varetypene du aktiverer, det være seg billetter, oppgaver osv.

Det er viktig at når du setter opp denne automatisk fremover, at du forstår forskjellen mellom en automatisk fremover og manuell fremover. Når du videresender manuelt, vil OneDesk fange den og opprette en billett ut av den, men den vil behandle deg personen som gjorde videresendingen som rekvirent. Når du setter opp en automatisk videresending, sender den bare e-posten automatisk. Og når det faktisk vil fange den opprinnelige avsenderen som rekvirent, er det du vil ha mesteparten av tiden. Så der går du. Det er e-postinnstillinger i OneDesk. Hvis du har spørsmål, ikke nøl med å klikke på dette ikonet her og chatte med oss. Takk.