Transkripsjon:

Konsulentfirmaer og profesjonelle tjenester administrerer flere kunder og jobber med flere prosjekter samtidig. Disse prosjektene kan være utfordrende på grunn av endrede budsjetter, lanseringsdatoer, ledetid og klientgodkjenning. Samtidig er det behov for et kontaktadministrasjonssystem for å holde oversikt over klienthenvendelser. Derfor er det viktig å investere i et robust system som eliminerer behovet for flere applikasjoner og målretter mot flere funksjoner samtidig.

OneDesk er en kombinasjon av HelpDesk og Project Management i ett program. Med OneDesk kan du støtte kundene dine og administrere prosjekter uten å måtte kjøpe, lære, integrere og bytte mellom flere applikasjoner. OneDesk gjør det mulig for deg å tilby støtte døgnet rundt og bygge sterkere klientforhold. Med OneDesk’s prosjektledelsesfunksjoner kan du spore timer, lage timelister og eksportere grundige rapporter for dine kunder. OneDesk lar deg administrere billetter og oppgaver, opprettholde en kunnskapsbase for å svare på spørsmål og skape automatisering for å øke produktiviteten for alle teammedlemmer.

I dette panelet kan du opprette prosjekter og porteføljer. Disse porteføljene fungerer som containere for prosjektene dine. Porteføljer kan betegnes i henhold til kundenavnet, klientorganisasjonen, prosjekttypen eller avdelingene i driften som administrerer de tildelte prosjektene.

Saggio Legal Consultancy oppfyller behovene til selskaper og enkeltpersoner når det gjelder søksmål og konfliktløsning samt i forretningsrett. Dette advokatfirmaet mottar en rekke klienthenvendelser om gjeldsinndrivelse, aksjonærkonflikter, konkurs og insolvens og mer. Hver henvendelse genererer billetter, som deretter organiseres i porteføljer i OneDesk.

For eksempel opprettet vi en portefølje som heter Service Enquiries. Denne porteføljen inneholder flere prosjekter som inkluderer kontaktforespørsler om gjeldsinndrivelse, handelslov, virksomhetsstart og mer. Porteføljen består av flere flere prosjekter som inneholder klientforespørsler og planlagte oppgaver som kan vises ved bruk av billetter og oppgaver.

Konsulentfirmaer er avhengige av personlige forhold og henvisninger for å lage sin kundeliste. Det er flere måter som klienter kan kontakte deg for å søke råd. E-post, kontaktskjemaer på nettstedet eller live chat er de enkleste måtene for deg å fange all nødvendig informasjon fra kundene dine. OneDesk holder oversikt over alle klientforespørslene og oppretter billetter fra alle kanaler til en enkelt enhetlig visning. Billetter krever øyeblikkelig oppmerksomhet og kan løses med en gang. I OneDesk kan du opprette billetter på flere måter.

Det enkleste mediet å ha en en-til-en-samtale er gjennom live chat-applikasjonen. OneDesk’s live chat-applikasjon er et kundevendt program som muliggjør sanntidssamtaler med kundene dine og hjelper deg med å løse problemer umiddelbart. Live chat-applikasjonen er svært tilpassbar: du kan tilpasse chat-vinduet med logoen, selskapets fargevalg og legge til en BOT-avatar. Når klienten melder deg via live chat, kan teammedlemmene dine se dette i sin messenger-applikasjon, svare og opprette billetter fra samtalen. OneDesk kobler billetten og samtalen, slik at teamet ditt kan se all nødvendig informasjon fra en plattform.

E-post tillater kundene dine å uttrykke sine behov uten avbrudd. Du kan enkelt videresende brukerstøtte-e-posten din til e-postadressen du finner her. OneDesk vil fange opp alle detaljene i klientens melding og generere en billett i billettapplikasjonen. For eksempel blir emnet, beskrivelsen, vedleggene til e-posten fanget i billetten, slik at teammedlemmene dine kan svare på forespørselen mer effektivt.

I tillegg kan du også opprette kontaktskjemaer for kundene dine. Du kan klassifisere kontaktskjemaene dine basert på vanlige spørsmål eller tjenester fra firmaet ditt. Saggio opprettet for eksempel kontaktskjemaer for hver av de juridiske tjenestene de tilbyr. Når klienten har sendt kontaktskjemaet, opprettes billetter i OneDesks billettapplikasjon.

Kontaktskjemaer er svært effektive da de fanger opp all nødvendig informasjon fra klientene og krever at de svarer på spesifikke spørsmål. Du kan opprette flere kontaktskjemaer i OneDesk. Disse skjemaene er knyttet til spesifikke billettyper, og organiserer og skiller hverandre. For å generere disse skjemaene, må du gå til Administrasjonsinnstillinger i OneDesk og deretter bla ned til Kundeapps for å velge Webforms. Velg en billettype for å opprette webskjemaet og skriv inn alle egenskapene som er tilknyttet skjemaet.

Standard kontaktskjema inkluderer 3 grunnleggende egenskaper: emne, beskrivelse og vedlegg. Når billetten genereres på dashbordet ditt, blir emnet, beskrivelsen og vedleggene også fanget opp i billetten.

I OneDesk kan kontaktskjemaer tilpasses ved å legge til egendefinerte felt. For å opprette egendefinerte felt, må du først bestemme hvilken type informasjon du vil samle inn fra kundene dine. Du kan velge felt basert på tekst, nummer, dato, pris og valg og deretter navngi det egendefinerte feltet på riktig måte basert på ditt valg. Disse feltene kan angis etter behov for å fange viktig informasjon fra kundene dine.

For eksempel kan du opprette et kontaktskjema for klienter som kan ha spørsmål om gjeldsinndrivelse. De kan navigere til kundeportalen din og velge nettskjemaet med tittelen ‘Gjeldgjenoppretting’. Du kan deretter legge til standard- eller tilpassede felt for å fange riktig informasjon som trengs for å løse billetten. Du kan også konfigurere disse feltene slik at de får all nødvendig informasjon.

Når klienten har fullført det valgte webskjemaet, genererer du en billett i billettapplikasjonen i OneDesk.

Billetten lar deg se detaljene som ble fylt ut på nettskjemaet. Du kan deretter tildele denne billetten til en bestemt person, et team eller en avdeling. OneDesk lar deg tilordne flere teammedlemmer og avdelinger til en billett. Du kan imidlertid eliminere manuelt tilordne team ved å automatisere prosessen.

Dine klienter kan da kommunisere med teammedlemmene og se gjennom billettene fra portalen. Portalen lar kundene dine sjekke fremdriften til billettene sine og gir kundene dine muligheten til å diskutere ved å opprette samtaler direkte fra portalen. For å opprettholde konfidensialiteten til informasjonen, kan du kreve at kundene dine logger på portalen. I tillegg kan du kontrollere hva kundene dine kan se og gi rollebasert tilgang til å håndtere konfidensiell informasjon. Du kan også aktivere visningsalternativer for kunder å filtrere billetter etter billettforespørselstype, prosjektet den tilhører og mer.

Det kan være lurt å redusere antall billetter du mottar fra kundene dine per dag. I noen tilfeller stiller klienter vanlige spørsmål som lett kan besvares ved å ha en kunnskapsbase på plass. OneDesk’s kunnskapsbase fungerer som et informasjonssenter for kundene dine og gir dem tilgang til artikler, videoer og opplæringsmoduler du laster opp. Ved å gjøre dette kan du og teamet ditt ganske enkelt videresende lenken til kunnskapsbaseartikkelen til klienten din og fokusere på mer produktive oppgaver.

Når som helst en klient sender deg en e-postforespørsel eller sender inn et webskjema, fanger OneDesk klientinformasjon og oppretter en post i kundesøknaden. Kundesøknaden oppretter et organisasjonsnavn basert på klientens domenenavn og ordner alle klientene i den aktuelle organisasjonen. Du kan også legge til klienter og klientorganisasjoner manuelt[show them] . Bortsett fra det, kan du opprette filtre for å finne klienter med høy prioritet, nye klienter og mer.

Workflow Automations er regler som lar deg automatisere handlinger i OneDesk. Disse automatiseringene inneholder 3 elementer: filtre, utløsere og handlinger. De blå kodene representerer billettypen og fungerer som filtre, den oransje koden representerer utløserhendelsen, mens den grønne koden representerer handlinger som OneDesk vil ta når denne utløserhendelsen skjer på disse elementene. Når reglene er satt, vil OneDesk generere et navn for automatiseringen din. Ellers har du muligheten til å gi nytt navn til automatiseringen.

OneDesk kan automatisere arbeidsflyten din og eliminere enhver manuell inngrep for å rutebilletter til riktig team eller prosjekt. Med OneDesk’s Workflow Automations kan du dirigere elementer til team og prosjekter, automatisk svare på klienter, legge til tilpassede varsler og mye mer. For å lage automatiseringene, navigerer du til administrasjonsinnstillingene dine, og deretter klikker du på billettfanen og deretter ruller ned til Workflow Automations.

Du kan opprette nye arbeidsflyteautomatiseringer eller redigere en eksisterende. For eksempel, hvis en potensiell klient sender inn en forespørsel om konkurs og insolvens, kan du rute denne billetten til riktig juridisk team og tildele advokater som er best egnet til å svare på spørsmålene.

En annen måte å øke effektiviteten er ved å bruke automatisering for å varsle kundene dine om oppdateringene av de etterspurte billettene. Dette vil holde klienten i løkken og eliminere behovet for å sende e-post for å spørre om billettstatusen.

I dagens verden krever klienter mer av eksterne rådgivere mer enn noen gang. En åpen dialog hjelper begge sider med å få det de trenger, og lar også teamet ditt skape mer personlige relasjoner med klienter. I juridisk prosjektledelse er det viktig å ha en kommunikasjonsplan på plass. En kommunikasjonsplan hjelper deg med å identifisere hvem som trenger å vite hvilken informasjon og når. I OneDesk kan du utføre disse samtalene på flere måter.

Hvis klienter ønsker å følge opp billetten sin, kan de enten svare via e-post eller opprette samtaler direkte fra portalen. Denne meldingen vil vises i messenger og vil også være knyttet til den spesifikke billetten.

Teammedlemmene dine kan svare på denne eksisterende samtalen for å kommunisere med sluttbrukeren eller opprette interne meldinger for teammedlemmene sine. Interne samtaler er skjult for kundene dine, ettersom det vises som et ‘Internt svar’

Ved å skrive @brukernavn eller @avdelingsnavn, kan du overføre meldingen til ekspertmedlemmer eller avdelinger som er best egnet til å svare på spørsmålene dine. Messenger-applikasjonen lar teamet ditt utføre dine daglige korrespondanser og reduserer den lange responstiden knyttet til e-post. Messenger-applikasjonen er spesielt effektiv da den oppfordrer til raskt svar og eliminerer forsinke vedtak som er nødvendige for å lykkes med prosjektet.

I tillegg kan klienter også starte engasjement gjennom Livechat-applikasjonsfunksjonen i OneDesk. Noen ganger er det lettere å dele et bilde, pdf-instruksjoner eller regneark enn å skrive ut informasjonen i chatten. OneDesk’s live chat-applikasjon lar kundene dine sende vedlegg opptil 350 MB. Disse vedleggene er fanget i billettene og blir gjort tilgjengelig for teammedlemmene dine til å laste ned direkte på datamaskinene sine.

Siden chatformater har umiddelbar karakter, kan spørsmål eller problemer løses umiddelbart av teammedlemmene dine. Bortsett fra det, stempler OneDesk’s live chat-funksjon samtalen, noe som hjelper teamet ditt med å sjekke samtaletid i tilfelle tvist.

Å administrere juridiske prosjekter er ikke en enkel oppgave. Disse prosjektene er vanligvis komplekse og inkluderer flere oppgaver som kan falle gjennom sprekker, hvis de ikke håndteres riktig. Utfordringen ligger også i å styre kostnadene / budsjettet. Dette er grunnen til at det er så viktig for interne advokater å være i kontakt med eksterne advokater. Vellykkede juridiske prosjekter krever involvering og innspill fra interne advokater hvert trinn på veien.

I OneDesk kan du dele opp disse prosjektene i oppgaver. Oppgave kan defineres som arbeid som krever nøye planlegging og utførelse. Du kan konvertere en billett til en oppgave eller bare opprette en ny oppgave i Oppgave-applikasjonen.

Teammedlemmene dine kan logge tiden på oppgaver i OneDesk og angi fullført prosentandel av de tildelte oppgavene. Arbeidet logges ved å opprette et timeliste eller kjøre en oppgavetidsur. Når du sender inn en timeseddel, fyller du ut hvor mye arbeid som ble utført, gjeldende status for denne varen, fullført prosent, etc.

Siden tids- og budsjettstyring er en viktig del av juridisk prosjektledelse, kan du bruke OneDesks planlagte tidsplan for å angi arbeidstid / dager og kostnader knyttet til hver oppgave i prosjektet. Du kan også sette begrensninger for å sikre at teammedlemmene dine begynner å jobbe med oppgaven i henhold til den angitte tidsrammen.

Advokater refererer til BOSCARD-rammeverket, som inneholder de syv grunnleggende spørsmålene som må besvares for å planlegge juridiske prosjekter. Disse spørsmålene er bakgrunn, mål, omfang, begrensninger, forutsetninger, risiko og leveranser. Den første oppgaven er å ha et møte og utarbeide det juridiske notatet, som inkluderer planleggingsstrategi, struktur og tidslinje samt forhandlings- og søksmålsstrategi osv. Hvert trinn krever tilbakemelding og samarbeid fra interne advokater, utenfor advokat og klient. I noen tilfeller kan det hende at hver oppgave må revideres og oppdateres basert på tilbakemeldingene fra alle parter. Dette gjør tidslinjen lengre og gjør det vanskelig å administrere kostnad / budsjett.

OneDesk fremmer samarbeid med alle parter og gir deg verktøyene til å kommunisere via flere kanaler. For eksempel kan interne advokater enkelt føre samtaler med utenforstående rådgiver. I OneDesk kan du gjennomføre samtaler fra oppgaveskjemaene. Dette gjør at du kan kommunisere med alle parter og hjelpe deg med å ta avgjørelser ensidig. I tillegg til å gjennomføre samtaler, kan du også legge ved og sende viktige mapper til flere personer eller team, slik at de raskt kan finne vedleggene og laste dem ned på datamaskinene sine.

Du kan organisere oppgavene dine i prosjektstrukturen eller legge dem til i forskjellige mapper eller porteføljer i prosjektet. Du kan lage en prosjektmal for lignende tilbakevendende prosjekter.

Bare klone prosjektet hver gang du jobber med et lignende prosjekt. På den måten kan du ha en eksisterende mal på plass hver gang du jobber med disse tilbakevendende prosjektene. Det er spesielt nyttig siden du har muligheten til å velge elementene og egenskapene du vil kopiere fra det opprinnelige prosjektet til klonprosjektet.

OneDesk har noen unike visninger som hjelper deg med å analysere oppgavene dine. Med OneDesk-visninger kan teammedlemmer visualisere pågående aktiviteter angående alle elementene, som deretter hjelper deg med å prioritere riktig og ta smartere beslutninger.

Gantt-diagrammer er spesielt nyttige i Legal Project Management (LPM), da det gjør det mulig å angi en tidslinje for prosjektet sammen med alle viktige leveranser og avhengigheter. Gantt-diagrammer består av horisontale søyler som indikerer prosjektets tidsplan på en horisontal tidslinje. Hver stolpe representerer en oppgave med den venstre enden av linjen som angir startdatoen for oppgaven, og den høyre enden av linjen viser oppgavens sluttdato. I OneDesk har vi to typer gantt-diagrammer: Oppgave-nivå-gantt (der stolpene representerer oppgaver), og prosjektnivå-gantt (der stolpene representerer prosjekter). Du kan koble oppgaver for å opprette oppgaveavhengigheter å lede teammedlemmene dine til å fullføre en oppgave før du starter den neste. Du kan også restrukturere oppgaveavhengighetene ved å bruke dra og slipp-funksjonen. Når oppgavene er koblet sammen, beregner OneDesk den kritiske banen og gir teamet den totale prosjektlengden. Du kan også legge til datobegrensninger for å forhindre at en oppgave blir planlagt på et senere tidspunkt. Gantt-diagrammet viser deg også planlegging mot ditt faktiske arbeid. De blå stolpene angir planleggingen din, mens den grønne linjen representerer den faktiske tiden logget av teamet ditt. Å ha den blå linjen ved siden av den grønne linjen hjelper deg å sammenligne visuelt hvor godt du har planlagt prosjekttiden.

Du kan også bruke Status Board-visningen til å oppdatere statusen for oppgaven din. Statusstyret er en enkel visning der hver oppgave er representert som et kort, og du kan bare dra og slippe kortet ditt fra en kolonne til den neste for å oppdatere statusen. Denne funksjonen vil hjelpe deg med den ikke-sekvensielle tidslinjen for oppgaver som følger med prosjektledelse for rådgivning og profesjonelle tjenester.

Du og teammedlemmene dine kan også finne Dashboard View nyttig. Dashbordene inneholder diagrammer og statistikk for å vise deg hvordan prosjektene eller billettene dine utvikler seg. Du kan også bruke dashbordet til å sammenligne hvordan prosjekt A har det i forhold til prosjekt B. Du finner disse dashbordene i Dashboard-visningen av “prosjekter” -applikasjonen.

I tillegg kan du også bruke enklere visningsoppsett som Tree og Flat view for å administrere oppgavene dine. Trevisningen ordner billetter eller oppgaver i et hierarki. Flatvisning viser billetter og oppgaver uten hierarkistruktur.

På OneDesk kan du opprette alle visningene du trenger for å hjelpe deg med å administrere billetter og oppgaver. Mine visninger lar deg tilpasse visninger i henhold til dine krav. For å lage din personlige visnings, må du velge et oppsett og legge til filtre, grupper og kolonner.

For eksempel kan du lage en visning for å spore tiden som teammedlemmene bruker på hver enkelt oppgave. Med denne funksjonen kan du spore produktiviteten til teammedlemmene dine slik at teamlederne dine vet om oppgaver må tildeles på nytt. Med OneDesk blir det lett å overføre oppgaver til andre teammedlemmer. Du kan bruke det kanbanstilte kortkortet og tilpasse visningen for å se hvert av lagmedlemmets oppgaver og flytte visse oppgaver rundt for å distribuere det til et teammedlem som har tilgjengelighet til å jobbe med det.

Bortsett fra disse standard visningsoppsettene og filtreringssystemene, bruker du også OneDesk’s kraftige rapporteringsfunksjoner.

Du kan generere rapporter om billetter, oppgaver, prosjekter eller porteføljer ved hjelp av eksisterende rapporteringsmaler eller ved å lage dine egne. Rapporter opprettes enten manuelt eller automatisk – ved hjelp av OneDesk automatiseringssystem for arbeidsflyt. Støttede rapporteringsformater er PDF- og CSV-formater, og de kan sendes til angitte e-postadresser.

Tidrapportrapporter er spesielt nyttige når du arbeider med komplekse prosjekter. Dette er fordi du kan få en ide om hvordan prosjekttiden ble utnyttet til forskjellige oppgavetyper, og om det var berettiget å bruke den tiden. Som et resultat kan du ta de nødvendige trinnene for å forbedre prosjektplanleggingsevnen og bedre administrere prosjektets faktureringstid.

OneDesk lar deg lage timelisterapporter, som er CSV-filer som kan importeres i Microsoft Excel. Disse rapportene er dataregistreringer av timeseddelegenskaper presentert i tabellformat. Varenavn, prioritet, faktureringstype, navn på forespørselen er nødvendig informasjon som kan vises i timelapprapportene. Imidlertid kan annen kritisk informasjon, for eksempel prosentandelen fullført, vises for intern rapportering. OneDesk timelisterapplikasjon lar administratoren dykke dypere når han oppretter rapporter. Derfor kan timelisterapporter vise interne data som navn på tilskudd, det utnevnte teamet og mer.

OneDesk lar deg koble til applikasjoner du allerede bruker, og hjelper deg med å få mer fleksibilitet og kontroll over prosessene dine. Integreringsfunksjoner gjør OneDesk-plattformen mer komplett og lettere tilgjengelig for teammedlemmene. OneDesk’s integrasjonsfunksjoner er slik enkel pålogging spesielt nyttig for å tillate brukere å logge på med eksisterende legitimasjon. Dette gjør at teammedlemmene raskt kan få tilgang til OneDesk-plattformen og eliminere behovet for å administrere flere brukernavn og passord. OneDesk har sine egne innebygde integrasjoner som lar deg integrere med disse applikasjonene direkte. Du kan oppleve flere fordeler ved å integrere med andre applikasjoner. Du kan fange supportbilletter, tilbakemeldinger fra kunder og koble til andre applikasjoner som forenkler arbeidsflyten din. I tillegg kan du også integrere med 2000+ applikasjoner som støttes av Zapier.

Du kan aktivere system-e-postmeldinger for å varsle nye teammedlemmer om deres brukerkonto eller passordoppsett. Annet enn det, kan du sende invitasjons-e-postmeldinger for å invitere kunder til å registrere seg for kundeportalen. Du kan også sette opp Workflow Automations for å minne tilskuerne når oppgavene deres forfaller, og opprette en egen automatisering for å varsle billettfølgeren om enhver statusendring eller melding du sender.

OneDesk har alle muligheter for å effektivisere arbeidsflyten din. Med OneDesk kan du fange, automatisere, administrere og spore supportbilletter, slik at du og teamet ditt kan ta nødvendige tiltak for å løse problemet umiddelbart. Med OneDesk’s prosjektledelsesfunksjoner kan du tilordne arbeid til riktig team og spore prosjektenes fremgang i flere visningsoppsett.

Teammedlemmene dine kan sende inn timelistene sine for alt arbeidet sitt, slik at du bedre kan administrere timene dine. I tillegg hjelper OneDesk også med å holde kundene dine i løkken. Gjennom kundeapplikasjoner som webskjemaer og kundeportaler kan kundene dine kontakte deg med spesifikke forespørsler, og eliminere problemene knyttet til lange e-posttråder. I tillegg, med OneDesk’s kunnskapsbase, kan klienter få tilgang til selvbetjeningsartikler, noe som hjelper deg med å redusere billettbelastningen betydelig.