Transkripsjon:

Ingeniørarbeid omfatter et bredt spekter av felt som sivil, mekanisk, elektrisk, kjemisk, programvare, romfart og mer. Selv om hver disiplin har sitt eget ansvar, er planleggingsprosjekter en standard prosess i alle ingeniørsektorer. Disse prosjektene er ofte komplekse og krever nøyaktig planlegging for å fullføre innen tid og budsjett. Bortsett fra det, er avhengighet av oppgaver et annet utfordrende aspekt ved ingeniørprosjekter, og kan bare løses gjennom riktig planlegging og konstant kommunikasjon mellom alle parter. Derfor er det viktig å investere i et robust system som eliminerer behovet for flere applikasjoner og gir allsidige løsninger.

OneDesk er en kombinasjon av HelpDesk og Project Management i ett program. Med OneDesk kan du støtte kundene dine og administrere prosjekter uten å måtte kjøpe, lære, integrere og bytte mellom flere applikasjoner. OneDesk helpdesk og billettsystem fungerer som en CRM og lar deg administrere billetter, opprettholde en kunnskapsbase for å svare på spørsmål og lage automatiseringer for å eliminere manuelt arbeid. Når det gjelder prosjektledelse, gjør OneDesk deg i stand til å lage oppgaver og organisere dem i prosjekter eller porteføljer, som deretter kan tildeles teammedlemmene dine og spores i flere visningsoppsett.

I dette panelet kan du opprette prosjekter og porteføljer. Disse porteføljene fungerer som containere for prosjektene dine. Porteføljer kan betegnes i henhold til kundenavnet, klientorganisasjonen, prosjekttypen eller avdelingene i driften som administrerer de tildelte prosjektene.

For eksempel mottar Absolute Technologies flere forespørsler fra kunder om forskjellige produkter. Derfor er det fornuftig for dem å lage en portefølje med tittelen Request for Quotations. Porteføljen inneholder mange prosjekter, og hvert prosjekt er oppkalt etter produktene som selskapet designer. I dette tilfellet ba klienten om et tilbud på kondenseringsenheten og ga de tekniske spesifikasjonene for produktet samt leveringsdato og installasjonssted. Denne informasjonen gjør at ingeniørlederen kan flytte til fase 2 av prosjektet.

Basert på forespørselen kan du organisere prosjektene relatert til deres respektive porteføljer. Du kan deretter overvåke hvordan prosjektene utvikler seg i denne spesifikke porteføljen.

I hvert av disse prosjektene vil du kunne se forespørselen om klientstøtte og planlagte oppgaver ved å bruke applikasjonene Billetter og oppgaver.

Kundekommunikasjon er en viktig del av vellykket gjennomføring av prosjekter. Det er nødvendig å svare på spørsmål og forespørsler for å oppfylle kravene fra din klient eller partner. Enten klienten din valgte å kommunisere med deg via e-post, live chat eller webskjemaer, registrerer OneDesk kundens poster og kategoriserer rekvirenten av billetten i henhold til organisasjonen i kundesøknaden.

Kundekommunikasjonen din genererer billetter i billettapplikasjonen. Billetter krever øyeblikkelig oppmerksomhet og kan løses med en gang. I OneDesk kan du fange billetter på flere måter.

Den første måten er å automatisk videresende support-e-posten din til e-postadressen du finner her. Når en klient sender en e-post til support-e-postadressen din, vil OneDesk fange den e-postadressen og generere en billett. All kritisk informasjon i e-posten blir fanget på billetten.

Den andre måten er å motta en klientforespørsel via live chat-applikasjonen fra nettstedet ditt. OneDesks live chat-applikasjon er et kundevendt program som gjør at kundene dine kan komme i kontakt med supportingeniørene dine i sanntid.

Dine klienter kan legge ved flere filer via messenger-appen, slik at teamet ditt får tilgang til viktige dokumenter umiddelbart. Livechat-applikasjonen er svært konfigurerbar. Du kan tilpasse chatvinduet med logoen din, legge til firmafarger og inkludere en BOT-avatar for å tilby klientstøtte døgnet rundt.

Når klienten har meldt deg via live chat, kan teammedlemmene dine se dette i Messenger-applikasjonen, svare og opprette billetten fra samtalen. Ved å gjøre dette kobler OneDesk billetten og samtalen sammen, slik at teamet ditt kan se alle nødvendige data fra en plattform.

Den tredje måten er å fylle ut skjemaer i portalen. Webskjemaene lar deg fange all nødvendig informasjon for raskt å løse klientens forespørsel eller spørsmål. Ved å bruke webskjemaer kan du redusere antall e-poster som mottas i løpet av dagen. Når de er sendt, kan kundene kommunisere med teammedlemmene og se gjennom billettene.

Kundene dine kan deretter sjekke fremdriften til deres supportbillett gjennom portalsystemet og kommunisere med deg i tilfelle spørsmål eller problemer. Med OneDesk kan du gi gjennomsiktighet ved å vise nødvendige oppdateringer i portalen, for eksempel prosent fullført, planlagt start og mer. I tillegg kan du kontrollere hva kundene dine kan se og gi rollebasert tilgang til å håndtere konfidensiell informasjon. Du kan også aktivere visningsalternativer for kunder å filtrere billetter etter billettforespørselstype, prosjektet den tilhører og mer.

Standard nettskjema ser slik ut.

Webskjemaer lar deg kontrollere typen informasjon du mottar fra kundene dine. Klikk her for å tilpasse dette webskjemaet. Du vil kunne angi visse felt etter behov, gi nytt navn til eksisterende felt og legge til flere felt, inkludert tilpassede felt.

For eksempel kan du opprette et webskjema for klienter som kan spørre om tjenestene dine og sende inn et tilbud på et produkt eller en tjeneste. I så fall kan de navigere til kundeportalen din og velge webskjemaet med tittelen ‘Request for Quotation (RFQ)’. Du kan deretter legge til standard- eller tilpassede felt for å fange riktig informasjon som trengs for å løse billetten. Du kan også konfigurere disse feltene slik at de får all nødvendig informasjon.[show how to add custom fields in OneDesk] . Når klienten har fullført det valgte webskjemaet, genererer du en billett i billettapplikasjonen i OneDesk.

Billetten lar deg se detaljene som ble fylt ut på nettskjemaet. Du kan deretter tildele denne billetten til en bestemt person, et team eller en avdeling. OneDesk lar deg tilordne flere teammedlemmer og avdelinger til en billett. Du kan imidlertid eliminere manuelt tilordne team ved å automatisere prosessen.

OneDesk kan automatisere arbeidsflyten din og eliminere enhver manuell inngrep for å rutebilletter til riktig team eller prosjekt. Med OneDesk’s Workflow Automations kan du dirigere elementer til team og prosjekter, automatisk svare på klienter, legge til tilpassede varsler og mye mer.

Ingeniørselskaper har flere avdelinger som stoler på hverandre for å fullføre prosjekter. Derfor er det viktig å tildele billetter basert på teamets kompetanse, slik at andre avdelinger kan ta mål til slutt-tilnærming for å eliminere ineffektivitet. Dette er grunnen til at det er fornuftig å bruke OneDesk Workflow Automations til å sette opp autooppdrag for å maksimere produktiviteten. Måten å gjøre dette på er å navigere til administrasjonsinnstillingene og klikke på billettfanen.

Du kan opprette nye arbeidsflyteautomatiseringer eller redigere en eksisterende. For eksempel, hvis en potensiell klient sender inn en forespørsel om produktgarantiproblemer, kan du rute denne billetten til supportingeniørene og rotere mellom brukere hver gang en ny billett opprettes. En jevnt fordelt billettrotasjon vil tillate deg å tilby den beste servicen til dine kunder.

Du kan også lage automatiseringer for å endre livssyklusstatus for billettene dine. Ved å gjøre dette kan du få en ide om hvilke oppgaver det for tiden blir jobbet med mot de fullførte oppgavene.

Kommunikasjon er kritisk for smidige prosjekter. Ingeniører er avhengige av kommunikasjon for å samarbeide med forskjellige avdelinger i organisasjonen, samt klienter som gir dem konstant tilbakemelding til prosjektets fullføring. Hos OneDesk forstår vi at kommunikasjon styrker forholdet til kundene dine. Derfor er det nødvendig å følge opp e-postmeldinger og gi kundene den 24/7 supporten de trenger.

Hvis klienter ønsker å følge opp billetten sin, kan de enten svare via e-post eller opprette samtaler direkte fra portalen. Denne meldingen vil vises i messenger og vil også være knyttet til den spesifikke billetten.

Kollegene dine kan svare på denne eksisterende samtalen for å kommunisere med sluttbrukeren eller opprette interne meldinger for teammedlemmene. Interne samtaler er skjult for kundene dine, da det vises som et “Internt svar”.

Ved å skrive @brukernavn eller @avdelingsnavn, kan du overføre meldingen til ekspertmedlemmer eller avdelinger som er best egnet til å svare på spørsmålene dine. Messenger-applikasjonen lar teamet ditt utføre dine daglige korrespondanser og reduserer den lange responstiden knyttet til e-post. Messenger-applikasjonen er spesielt effektiv, da den oppfordrer til raskt svar og eliminerer forsinkende oppløsninger som er nødvendige for å lykkes med prosjektet.

I tillegg kan klienter også starte engasjement gjennom Livechat-applikasjonsfunksjonen i OneDesk. Live chatten gjør det mulig for kundene dine å sende vedlegg og gjennomføre samtaler i sanntid. Siden chatformater har umiddelbar karakter, kan spørsmål eller problemer løses umiddelbart av teammedlemmene dine. Bortsett fra det, stempler OneDesk’s live chat-funksjon samtalen, noe som hjelper teamet ditt med å sjekke samtaletid i tilfelle tvist.

Ingeniørselskaper jobber med flere prosjekter samtidig. Disse prosjektene er komplekse og er sterkt avhengige av tilbakemeldinger fra kunder. Derfor må disse prosjektene oppdateres kontinuerlig til kunden logger av for produksjon. I OneDesk kan du dele prosjektet opp i enkle oppgaver. Oppgaver fremhever prosjektledelsessiden til OneDesk og kan defineres som arbeid som krever nøye planlegging og gjennomføring. I OneDesk kan du konvertere en billett til en oppgave eller bare opprette en ny oppgave i Oppgave-applikasjonen. Deretter, la oss ta en titt på prosjektledelsessiden til OneDesk.

Ettersom alle prosjekter blir fakturert etter tekniske timer og produksjonstimer, må ingeniørteamene fylle ut timelisten. Prosjektledere kan logge tiden sin på oppgaver i OneDesk og angi prosentandelen fullført for de tildelte oppgavene. Arbeidet logges ved å opprette et timeliste eller kjøre en oppgavetidsur. Når du sender inn en timeseddel, fyller du ut hvor mye arbeid som ble utført, gjeldende status for denne varen, fullført prosent, etc.

OneDesk oppgaveskjemaer inkluderer en serie livssyklusstatuser som endres på grunn av flere handlinger. For eksempel, når teammedlemmet ditt legger til prosentandel fullført, kommuniserer med klienten eller venter på klientens svar, bytter OneDesk automatisk mellom de riktige livssyklusstatusene. Disse livssyklusstatusene kan konfigureres; Du kan legge til, gi nytt navn eller slette eksisterende statuser, endre farger og til og med legge til automatiseringer for å eliminere overflødig arbeid for teammedlemmene dine. Livssyklusstatuser hjelper prosjektledere å forstå hvilke oppgaver som er fullført og hvilke trinn de må ta for å raskt fullføre prosjektene i tide.

Å designe og bygge HVAC-systemer krever flere trinn. For eksempel vil det første trinnet være å ha omfanget på plass. Omfanget gir designhensyn og anbefalinger som er spesifikke for steder. Etter å ha vurdert omfanget, vil ingeniøren utføre lastberegning og deretter gå videre til å designe systemet. Når systemdesignen er fullført, vil ingeniører forberede designet for kanalarbeid og deretter velge valg av passende utstyr for bygningsgruppen, og også skrive kontrollfilosofien for elektroteknisk team.

I OneDesk kan du lage et prosjekt for slike programmer og dele prosjektet opp i enkle oppgaver. Du kan deretter tilordne disse oppgavene til dine ekspertmedlemmer eller avdelinger, som er best kvalifiserte til å fremskynde prosessen.

Ettersom prosjektingeniørene jobber tett med elektroteknikk-teamet, er det viktig å samarbeide om hvert trinn i prosjektet. For eksempel må prosjektingeniøren sende kontrollfilosofidokumentet til elektroingeniøren som deretter vil bruke det til å programmere hvordan systemkomponentene styres. På samme måte kan hvert trinn kreve samarbeid eller hjelp fra et annet team. I OneDesk kan du gjennomføre samtaler fra oppgaveskjemaene. Dette gjør at du kan kommunisere med alle parter og hjelpe deg med å ta avgjørelser ensidig. I tillegg til å gjennomføre samtaler, kan du også legge ved og sende viktige mapper til flere personer eller team, slik at de raskt kan finne vedleggene og laste dem ned på datamaskinene sine.

Du kan organisere oppgavene dine i prosjektstrukturen eller legge dem til i forskjellige mapper eller porteføljer i prosjektet. Du kan lage en prosjektmal for lignende tilbakevendende prosjekter, for eksempel HVAC System Controls. Ved å gjøre dette kan elektroingeniøren ganske enkelt klone prosjektet hver gang de jobber med lignende prosjekter. [show them] På den måten kan du ha en eksisterende mal på plass hver gang du jobber med disse prosjektene. Det er spesielt nyttig siden du har muligheten til å velge elementene og egenskapene du vil kopiere fra det opprinnelige prosjektet til klonprosjektet.

OneDesk tilbyr visningsoppsett og filtre som gjør det mulig å overvåke og spore fremdriften til prosjektene og oppgavene.

Gantt-diagrammer består av horisontale søyler som indikerer prosjektets tidsplan på en horisontal tidslinje. Hver stolpe representerer en oppgave med den venstre enden av linjen som angir startdatoen for oppgaven, og den høyre enden av linjen viser oppgavens sluttdato. I OneDesk har vi to typer gantt-diagrammer: Oppgave-nivå-gantt (der stolpene representerer oppgaver), og prosjektnivå-gantt (der stolpene representerer prosjekter). Du kan koble oppgaver for å opprette oppgaveavhengigheter for å få teammedlemmene dine til å fullføre en oppgave før du starter den neste. Når oppgavene er koblet sammen, beregner OneDesk den kritiske banen og gir teamet den totale prosjektlengden. Du kan også legge til datobegrensninger for å forhindre at en oppgave blir planlagt på et senere tidspunkt. Gantt-diagrammet viser deg også planlegging mot ditt faktiske arbeid. De blå stolpene angir planleggingen din, mens den grønne linjen representerer den faktiske tiden logget av teamet ditt. Å ha den blå linjen ved siden av den grønne linjen hjelper deg å sammenligne visuelt hvor godt du har planlagt prosjekttiden.

I tillegg kan du også bruke de andre standardvisningene i OneDesk til å administrere oppgavene dine basert på dine behov:

Trevisningen ordner billetter eller oppgaver i et hierarki.

Flatvisning viser billetter og oppgaver uten hierarkistruktur.

Statusstyret ordner alle oppgavene etter livssyklusstatusene. Du kan dra og slippe oppgaven for å endre status.

Kalendervisningen viser alle oppgavene for å holde deg informert når en oppgave skal utføres.

Dashboardet organiserer alle billettene i form av grafer og kakediagrammer. Disse kartene kan lastes ned i forskjellige formater. Du kan bruke diagrammene for rapportene og presentasjonene for kundene dine.

I OneDesk kan du opprette alle visningene du trenger for å hjelpe deg med å administrere billetter og oppgaver. Mine visninger lar deg tilpasse visninger i henhold til dine krav. For å lage dine personlige visninger, må du velge et oppsett og legge til filtre, grupper og kolonner.

Du kan opprette et tilpasset filter for å vise alle oppgaver som er tildelt Document Control-teamet. På den måten kan du sjekke alle tegningsrevisjoner og dokumentasjon som pågår.

Enten du lager rapporter for kundene dine eller gir innsikt til ledelsen, kan du trekke ut data og opprette rapporter i OneDesk ved hjelp av forhåndsopprettede maler eller tilpasse dine egne. Disse rapportene kan lastes ned i Excel-ark og PDF-filer og sendes til teamet ditt for å holde alle oppdatert.

Timelisterapporter er avgjørende i ingeniørbransjen. Kundene faktureres på prosjektering, prosjektledelse, produksjon, testing, installasjon og igangkjøringstid. Derfor er det viktig å holde oversikt over timelister for å opprettholde prosjekttiden. I noen tilfeller signerer ingeniørfirmaer kontrakter som har en Not to Exceed-klausul, som tvinger dem til å sende timelister og materialkostnader til sine kunder.

OneDesk lar deg lage timelisterapporter, som er CSV-filer som kan importeres i Microsoft Excel. Disse rapportene er dataregistreringer av timeseddelegenskaper presentert i tabellformat. Varenavn, prioritet, faktureringstype, navn på forespørselen er nødvendig informasjon som kan vises i timelapprapportene. Imidlertid kan annen kritisk informasjon, for eksempel prosentandelen fullført, vises for intern rapportering. OneDesk timelisterapplikasjon lar administratoren dykke dypere når han oppretter rapporter. Derfor kan timelisterapporter vise interne data som navn på tilskudd, det utnevnte teamet og mer.

Det er viktig å presentere nøyaktige økonomiske rapporter for dine kunder. Med OneDesk kan du enkelt integrere med regnskapstjenester som QuickBooks og Freshbooks og fullføre alt arbeidet ditt på en plattform. Du kan også lage mer inngående rapporter i OneDesk.

Med OneDesk kan du fullføre alle oppgavene dine på en plattform. OneDesk innebygde integrasjon lar deg integrere med filhostingtjenester som Dropbox og Box, eller sikker autentiseringsprogramvare som OKTA. I tillegg hjelper OneDesk’s Zapier-plugin deg med å integreres sømløst med 2000+ applikasjoner.

Du lurer kanskje på hvordan alle parter kan holde seg oppdatert. Som standard går e-postvarsler ut til billettfølgerne for enhver statusendring eller melding du sender. På samme måte kan kundene dine se etter oppdateringer i kundeportalen, og ytterligere varsler med Workflow Automations kan opprettes.

OneDesk har alle muligheter for å effektivisere arbeidsflyten din. Med OneDesk kan du fange, automatisere, administrere og spore supportbilletter, slik at du og teamet ditt kan ta nødvendige tiltak for å løse problemet umiddelbart. Med OneDesk’s prosjektledelsesfunksjoner kan du tilordne arbeid til riktig team og spore prosjektenes fremgang i flere visningsoppsett.

Teammedlemmene dine kan sende inn timelistene sine for alt arbeidet sitt, slik at du bedre kan administrere timene dine. I tillegg hjelper OneDesk også med å holde kundene dine i løkken. Gjennom kundeapplikasjoner som webskjemaer og kundeportaler kan kundene dine kontakte deg med spesifikke forespørsler, og eliminere problemene knyttet til lange e-posttråder. I tillegg, med OneDesk’s kunnskapsbase, kan klienter få tilgang til selvbetjeningsartikler, noe som reduserer billettbelastningen betydelig.