Transkripsjon:
Enten det er bank-, megler-, boliglåns-, forsikrings- eller andre formuesforvaltningsselskaper, er finansielle tjenester på vei til å bli den raskest voksende bransjen. Disse organisasjonene har behov for programvare som kan effektivisere driften og levere sømløs støtte. Finansielle tjenester trenger løsninger for å sikkert administrere sine kundedata, gi en-til-en-støtte til sine kunder, en kunnskapsbase for å svare på spørsmål og prosjektledelse for å levere interne prosjekter til rett tid.
OneDesk er en kombinasjon av HelpDesk og prosjektledelse i én applikasjon. Med OneDesk kan du støtte kundene dine og administrere prosjekter uten å måtte kjøpe, lære, integrere og bytte mellom flere applikasjoner. OneDesk gjør det enkelt for deg å gi proaktiv støtte, noe som resulterer i bedre kommunikasjon og sterkere kundeforhold. Når det gjelder prosjektledelse, lar OneDesk deg lage oppgaver og organisere dem i prosjekter eller porteføljer, som deretter kan tildeles teammedlemmene dine og spores i flere visningsoppsett.
I dette panelet kan du lage prosjekter og porteføljer. Disse porteføljene fungerer som beholdere for prosjektene dine. Porteføljer kan tituleres i henhold til kundenavnet, kundeorganisasjonen, prosjekttypen eller avdelingene i virksomheten din som administrerer de tildelte prosjektene.
For eksempel har vi laget en portefølje basert på navnet på organisasjonen, under porteføljen har vi prosjektet kalt Nettbank. Dette prosjektet inneholder alle kundehenvendelser angående nettbank. Som du kan se, har vi allerede mottatt noen billetter som kontoforespørsler, elektroniske sjekkinnskuddsproblemer og pengeoverføringsfeil.
Dette vil tillate deg å organisere prosjektene knyttet til deres respektive porteføljer. Du kan deretter følge med på hvordan prosjektene utvikler seg i denne spesifikke porteføljen.
I hvert av disse prosjektene vil du kunne se kundestøtteforespørselen og planlagte oppdrag ved å bruke Tickets and Tasks-applikasjonene.
Ettersom finansielle tjenester går over til digitale plattformer, er det mer sannsynlig at kunder kommuniserer sine behov via nettkanaler. Enten kundene dine velger å kommunisere med deg via e-post, live chat eller nettskjemaer, samler OneDesk støttebilletter fra alle kanalene i en enkelt enhetlig visning. Billetter kan fanges på flere måter.
Den første måten er å automatisk videresende støtte-e-posten din til e-postadressen du finner her. Når en klient sender en e-post til support-e-postadressen din, vil OneDesk fange opp den e-posten og generere en billett. All viktig informasjon i e-posten vil bli fanget på billetten.
Den andre er ved å motta en forespørsel via live chat-applikasjonen. OneDesks live chat-applikasjon er en kundevendt applikasjon som fremmer kommunikasjon med kundene dine i sanntid. Appen kan konfigureres i utseendet – du kan tilpasse chattevinduet med logoen din, selskapets fargeskjema og legge til en BOT-avatar. Når klienten sender deg meldinger via live chat, kan teammedlemmene se dette i Messenger-applikasjonen deres, svare og lage billetten fra samtalen. Ved å gjøre det kobler OneDesk billetten og samtalen sammen, slik at teamet ditt kan se alle nødvendige data fra én plattform.
Hver gang en klient sender en e-postforespørsel, oppretter OneDesk automatisk en kundepost og kategoriserer forespørselen av billetten i henhold til deres organisasjon. Alternativt kan kundene dine kontakte deg via nettskjemaer som fanger opp all informasjon og genererer billetter på dashbordet ditt.
Kundene dine kan få tilgang til portalen din for å stille spørsmål om standardprosedyrer. Disse spørsmålene kan dreie seg om åpning eller stenging av bankkonto eller om lånegodkjenninger, som deretter kan sendes til deg via nettskjemaer.
Når de er sendt inn, kan kundene dine kommunisere med teammedlemmene dine og gjennomgå billettene deres. For å opprettholde konfidensialiteten til denne informasjonen, kan du kreve at kundene dine logger på portalen for å spore fremdriften til støttebillettene deres. I tillegg kan du kontrollere hva kundene dine kan se og gi rollebasert tilgang til å håndtere konfidensiell informasjon. Du kan også aktivere visningsalternativer for klienter for å filtrere billetter i henhold til billettforespørselstype, prosjektet den tilhører og mer.
Nettskjemaer kan fange opp all nødvendig informasjon fra kundene dine og generere billetter på dashbordet ditt. Du kan også lage egendefinerte arbeidsflyter som starter med disse skjemaene.
Standard nettskjema ser slik ut. For å tilpasse dette nettskjemaet, klikk her. Du vil kunne angi visse felt etter behov, gi nytt navn til eksisterende felt og legge til flere felt, inkludert egendefinerte felt.
Du kan for eksempel lage et nettskjema for kunder som kan ha spørsmål om investeringsprogrammene dine. De kan navigere til kundeportalen din og velge nettskjemaet med tittelen “Investeringsprogrammer”. Du kan deretter legge til standard eller tilpassede felt for å fange opp den nødvendige informasjonen som trengs for å løse billetten. Du kan også konfigurere disse feltene til å være obligatoriske for å sikre at all nødvendig informasjon blir fanget opp.
Når klienten din har fullført det valgte webskjemaet, vil du generere en billett i billettapplikasjonen din i OneDesk.
Billetten lar deg se detaljene som ble fylt ut på nettskjemaet. Du kan deretter tildele denne billetten til en bestemt person, team eller avdeling. OneDesk lar deg tilordne flere teammedlemmer og avdelinger til en billett. Du kan imidlertid eliminere manuell tildeling av team ved å automatisere prosessen.
OneDesk kan automatisere arbeidsflyten din og eliminere enhver manuell intervensjon for å rute billetter til riktig team eller prosjekt. Med OneDesks arbeidsflytautomatiseringer kan du rute elementer til team og prosjekter, automatisk svare til klienter, legge til tilpassede varsler og mye mer.
Mange finansielle tjenesteorganisasjoner bruker OneDesks arbeidsflytautomatisering for å sette opp automatiske tildelinger for å maksimere effektiviteten. Måten å gjøre dette på er ved å navigere til administrasjonsinnstillingene og klikke på billettfanen.
Du kan opprette nye arbeidsflytautomatiseringer eller redigere en eksisterende.[show how to make it and mention that you will assign it by round-robin] . For eksempel, hvis en potensiell kunde sender inn en forespørsel om småbedriftslån, kan du rute denne billetten til Låneoperasjonsavdelingen og rotere mellom brukere hver gang en ny billett opprettes. En jevnt fordelt billettrotasjon vil tillate deg å yte den beste servicen til kundene dine.
En annen måte å øke effektiviteten på er å bruke automatisering for å varsle kundene dine om oppdateringene av de forespurte billettene. Dette vil holde kunden oppdatert og eliminere behovet for å sende e-poster for å spørre om billettstatusen.
Hos OneDesk forstår vi at kommunikasjon styrker relasjonene til kundene dine. Derfor er det nødvendig å følge opp e-poster og gi kundene dine den 24/7-støtten de trenger.
Hvis klienter ønsker å følge opp billetten sin, kan de enten svare via e-post eller opprette samtaler direkte fra portalen. Denne meldingen vil vises i messenger og vil også være knyttet til den spesifikke billetten.
Teammedlemmene dine kan svare på denne eksisterende samtalen for å kommunisere med sluttbrukeren eller lage interne meldinger til teammedlemmene deres. Interne samtaler er skjult for kundene dine, da de vises som et “Internt svar”. Dette er nyttig i en finansiell tjenestesetting siden samarbeid spiller en stor rolle i beslutningsprosessen.
I tillegg kan klienter også starte engasjement gjennom Livechat-applikasjonsfunksjonen i OneDesk. Livechatten lar kundene dine sende vedlegg og gjennomføre samtaler i sanntid. Siden chatteformater er umiddelbare, kan spørsmål eller problemer løses umiddelbart av teammedlemmene dine. Bortsett fra det, tidsstempler OneDesks live chat-funksjon samtalen, noe som hjelper teamet ditt å sjekke samtaletiden i tilfelle uenighet.
Finansielle organisasjoner jobber med flere prosjekter samtidig. Noen av disse prosjektene er forseggjorte og må brytes ned i enkle oppgaver. Oppgaver fremhever prosjektledelsessiden av OneDesk og kan defineres som arbeid som krever nøye planlegging og utførelse. I OneDesk kan du konvertere en billett til en oppgave eller ganske enkelt opprette en ny oppgave i Task-applikasjonen. La oss deretter ta en titt på prosjektledelsessiden av OneDesk.
Teammedlemmene dine kan logge tiden sin på oppgaver i OneDesk og angi prosentandelen fullført av de tildelte oppgavene. Arbeid logges ved å lage en timeliste eller kjøre en oppgavetidtaker. Når du sender inn en timeliste, fyller du ut hvor mye arbeid som ble utført, nåværende status for denne varen, prosentvis fullført osv.
For å kvalifisere for småbedriftslån, må låntakeren gi all nødvendig dokumentasjon til finansinstitusjonen. Disse dokumentene godkjennes deretter i henhold til sjekklisten som er gitt av banken. Denne sjekklisten over nødvendige dokumenter blir også prosjekter for finansinstitusjonen ettersom låneansvarlige analyserer dokumentene og kjører rapporter for kundene. I OneDesk kan du lage et prosjekt for slike programmer og bryte ned prosjektet i enkle oppgaver. Du kan deretter tildele disse oppgavene til ekspertteammedlemmer eller avdelinger, som er best kvalifisert til å fremskynde prosessen.
For raskt å godkjenne lånesøknaden, må finansorganisasjoner samarbeide med flere team og avdelinger. For eksempel kan det hende at låneansvarlig må kontakte kredittovervåkingsavdelingen, som deretter kjører kundens kredittrapport. På samme måte kan hvert trinn kreve samarbeid eller bistand fra et annet team. I OneDesk kan du gjennomføre samtaler fra oppgaveskjemaene. Dette gjør deg i stand til å engasjere alle parter og hjelper deg å ta beslutninger ensidig. Bortsett fra å gjennomføre samtaler, kan du også legge ved og sende viktige mapper til flere enkeltpersoner eller team, slik at de kan finne vedleggene og raskt laste dem ned til datamaskinene sine.
Du kan organisere oppgavene dine i prosjektstrukturen eller legge dem til i forskjellige mapper eller porteføljer i prosjektet. Du kan lage en prosjektmal for lignende gjentakende prosjekter, for eksempel godkjenningsprosessen for boliglån eller livsforsikringslån.
Bare klon prosjektet hver gang du jobber med et lignende prosjekt. På den måten kan du ha en eksisterende mal på plass hver gang du jobber med disse tilbakevendende prosjektene. Det er spesielt nyttig siden du har muligheten til å velge elementene og egenskapene du ønsker å kopiere fra det opprinnelige prosjektet til kloneprosjektet.
Du kan bruke standard eller tilpassede visningsalternativer for å overvåke fremdriften til disse oppgavene. Standard visningsoppsett i OneDesk er som følger:
Trevisningen arrangerer billetter eller oppgaver i et hierarki.
Flatvisningen viser billettene og oppgavene uten hierarkistrukturen.
Gantt-diagrammet viser planleggingen din kontra det faktiske arbeidet ditt og lar deg lage oppgaveavhengigheter for å lede teammedlemmene dine til å fullføre en oppgave før du starter den neste.
Statustavlen ordner alle oppgavene etter deres livssyklusstatuser. Du kan dra og slippe oppgaven for å endre statusen.
Kalendervisningen viser alle oppgavenes tidsplaner for å holde deg informert når en oppgave skal forfalle.
Dashboardet organiserer alle billettene i form av grafer og sektordiagrammer. Disse diagrammene kan lastes ned i forskjellige formater. Du kan bruke diagrammene for rapporter og presentasjoner for kundene dine.
På OneDesk kan du lage alle visningene du trenger for å hjelpe deg med å administrere billettene og oppgavene dine. Mine visninger lar deg tilpasse visninger i henhold til dine krav. For å lage dine personlige visninger, må du velge et oppsett og legge til filtre, grupper og kolonner.
Enten du er bankmann, rådgiver, megler, forsikringsgiver eller en annen finansiell profesjonell, kan du trekke ut data og lage rapporter i OneDesk ved å bruke forhåndslagrede maler eller tilpasse dine egne. Disse rapportene kan lastes ned i Excel-ark og PDF-er og sendes til teamet ditt på e-post for å holde alle oppdatert.
Timelisterapporter er spesielt nyttige når du arbeider med komplekse prosjekter. Dette er fordi du kan få en ide om hvordan prosjekttiden ble brukt til ulike oppgavetyper og om det var forsvarlig å bruke den tiden. Som et resultat kan du ta de nødvendige skrittene for å forbedre dine prosjektplanleggingsevner og bedre administrere prosjektfaktureringstimer.
OneDesk lar deg lage timelisterapporter, som er CSV-filer som kan importeres i Microsoft Excel. Disse rapportene er dataposter for timelisteegenskaper presentert i et tabellformat. Varenavn, prioritet, faktureringstype, forespørselsnavn er noe nødvendig informasjon som kan vises i timelisterapportene. Imidlertid kan annen kritisk informasjon, for eksempel fullført prosentandel, vises for intern rapportering. OneDesk timelisteapplikasjon lar administratoren gå dypere i dybden når han lager rapporter. Derfor kan timelisterapporter vise interne data som mottakers navn, det utpekte teamet og mer.
Det er viktig å presentere nøyaktige økonomiske rapporter til kundene dine. Med OneDesk kan du enkelt integrere med regnskapstjenester som QuickBooks og Freshbooks og fullføre alt arbeidet ditt på én plattform. I tillegg kan du også integrere med andre applikasjoner. OneDesk har innebygde integrasjoner som lar deg integrere sømløst med andre tjenester. Du kan også integrere med 2000+ applikasjoner som støttes av Zappier.
Du kan også lage mer dybderapporter i OneDesk.
Du lurer kanskje på hvordan alle parter kan holde seg oppdatert. Som standard sendes e-postvarsler til billettfølgerne for enhver statusendring eller melding du sender. På samme måte kan kundene dine se etter oppdateringer i kundeportalen deres, og ytterligere varsler med Workflow Automations kan opprettes.
OneDesk har alle muligheter for å strømlinjeforme arbeidsflyten din. Med OneDesk kan du fange opp, automatisere, administrere og spore støttebillettene dine, slik at du og teamet ditt kan ta de nødvendige tiltakene for å løse problemet umiddelbart. Med OneDesks prosjektstyringsfunksjoner kan du tilordne arbeid til det aktuelle teamet og spore fremdriften til prosjektene dine i flere visningsoppsett.
Teammedlemmene dine kan sende inn timelister for alt arbeidet deres, slik at du bedre kan administrere timene dine. I tillegg hjelper OneDesk også med å holde kundene dine oppdatert. Gjennom kundeapplikasjoner som nettskjemaer og kundeportaler kan kundene dine kontakte deg med spesifikke forespørsler, og eliminere problemene forbundet med lange e-posttråder. I tillegg, med OneDesks kunnskapsbase, kan klienter få tilgang til selvbetjente artikler og redusere billettbelastningen betraktelig.