Transkripsjon:

Enten det er bank-, megler-, pantelåns-, forsikrings- eller andre formuesforvaltningsselskaper, øker finansielle tjenester til å bli den raskest voksende bransjen. Disse organisasjonene har behov for programvare som kan effektivisere driften og levere sømløs støtte. Finansielle tjenester trenger løsninger for å administrere klientdataene sine på en sikker måte, gi kundene en-til-en-støtte, en kunnskapsbase for å svare på spørsmål og prosjektledelse for å levere interne prosjekter i tide.

OneDesk er en kombinasjon av HelpDesk og Project Management i ett program. Med OneDesk kan du støtte kundene dine og administrere prosjekter uten å måtte kjøpe, lære, integrere og bytte mellom flere applikasjoner. OneDesk gjør det enkelt for deg å gi proaktiv støtte, noe som resulterer i bedre kommunikasjon og sterkere klientforhold. Når det gjelder prosjektledelse, lar OneDesk deg lage oppgaver og organisere dem i prosjekter eller porteføljer, som deretter kan tildeles teammedlemmene dine og spores i flere visningsoppsett.

I dette panelet kan du opprette prosjekter og porteføljer. Disse porteføljene fungerer som containere for prosjektene dine. Porteføljer kan betegnes i henhold til kundenavnet, klientorganisasjonen, prosjekttypen eller avdelingene i driften som administrerer de tildelte prosjektene.

For eksempel opprettet vi en portefølje basert på navnet på organisasjonen, under porteføljen har vi prosjektet kalt Online Banking. Dette prosjektet inneholder alle kundeforespørsler om nettbank. Som du kan se, har vi allerede mottatt noen billetter som kontoforespørsler, online sjekkinnskuddsproblemer og pengeoverføringsfeil.

Dette lar deg organisere prosjektene relatert til deres respektive porteføljer. Du kan deretter overvåke hvordan prosjektene utvikler seg i denne spesifikke porteføljen.

I hvert av disse prosjektene vil du kunne se forespørselen om klientstøtte og planlagte oppgaver ved å bruke applikasjonene Billetter og oppgaver.

Når finansielle tjenester skifter til digitale plattformer, er det mer sannsynlig at kunder kommuniserer behovene sine via elektroniske kanaler. Enten klientene dine velger å engasjere seg med deg via e-post, live chat eller webskjemaer, fanger OneDesk supportbilletter fra alle kanalene i en enkelt enhetlig visning. Billetter kan fanges på flere måter.

Den første måten er å automatisk videresende support-e-posten din til e-postadressen du finner her. Når en klient sender en e-post til support-e-postadressen din, vil OneDesk fange den e-postadressen og generere en billett. All kritisk informasjon i e-posten blir fanget på billetten.

Det andre er ved å motta en forespørsel gjennom live chat-applikasjonen. OneDesk’s live chat-applikasjon er en applikasjon som retter seg mot kundene som fremmer kommunikasjon med kundene dine i sanntid. Appen kan konfigureres i utseende⁠ – du kan tilpasse chat-vinduet med logoen din, selskapets fargevalg og legge til en BOT-avatar. Når klienten har meldt deg via live chat, kan teammedlemmene dine se dette i Messenger-applikasjonen, svare og opprette billetten fra samtalen. Ved å gjøre dette kobler OneDesk billetten og samtalen sammen, slik at teamet ditt kan se alle nødvendige data fra en plattform.

Hver gang en klient sender en e-postforespørsel, oppretter OneDesk automatisk en kundepost og kategoriserer rekvirenten av billetten i henhold til organisasjonen. Alternativt kan kundene dine kontakte deg via nettskjemaer som fanger all informasjon og genererer billetter på dashbordet ditt.

Kundene dine kan få tilgang til portalen din for å stille spørsmål om standardprosedyrer. Disse spørsmålene kan dreie seg om å åpne eller lukke en bankkonto eller om godkjenning av lån, som deretter kan sendes til deg via nettskjemaer.

Når de er sendt, kan kundene kommunisere med teammedlemmene og se gjennom billettene. For å opprettholde konfidensialiteten til denne informasjonen, kan du kreve at kundene dine logger på portalen for å spore deres supportbilletter. I tillegg kan du kontrollere hva kundene dine kan se og gi rollebasert tilgang til å håndtere konfidensiell informasjon. Du kan også aktivere visningsalternativer for kunder å filtrere billetter etter billettforespørselstype, prosjektet den tilhører og mer.

Webskjemaer kan fange all nødvendig informasjon fra kundene dine og generere billetter på dashbordet ditt. Du kan også lage tilpassede arbeidsflyter som starter med disse skjemaene.

Standard nettskjema ser slik ut. Klikk her for å tilpasse dette webskjemaet. Du vil kunne angi visse felt etter behov, gi nytt navn til eksisterende felt og legge til flere felt, inkludert tilpassede felt.

For eksempel kan du opprette et webskjema for kunder som kan ha spørsmål om investeringsprogrammene dine. De kan navigere til kundeportalen din og velge nettskjemaet med tittelen ‘Investeringsprogrammer’. Du kan deretter legge til standard- eller tilpassede felt for å fange riktig informasjon som trengs for å løse billetten. Du kan også konfigurere disse feltene slik at de får all nødvendig informasjon.

Når klienten har fullført det valgte webskjemaet, genererer du en billett i billettapplikasjonen i OneDesk.

Billetten lar deg se detaljene som ble fylt ut på nettskjemaet. Du kan deretter tildele denne billetten til en bestemt person, et team eller en avdeling. OneDesk lar deg tilordne flere teammedlemmer og avdelinger til en billett. Du kan imidlertid eliminere manuelt tilordne team ved å automatisere prosessen.

OneDesk kan automatisere arbeidsflyten din og eliminere enhver manuell inngrep for å rutebilletter til riktig team eller prosjekt. Med OneDesk’s Workflow Automations kan du dirigere elementer til team og prosjekter, automatisk svare på klienter, legge til tilpassede varsler og mye mer.

Mange finansielle tjenesteorganisasjoner bruker OneDesk Workflow Automations for å sette opp autooppdrag for å maksimere effektiviteten. Måten å gjøre dette på er å navigere til administrasjonsinnstillingene og klikke på billettfanen.

Du kan opprette nye arbeidsflyteautomatiseringer eller redigere en eksisterende.[show how to make den and mention that you will assign den by round-robin] . For eksempel, hvis en potensiell klient sender inn en forespørsel om Small Business Loans, kan du rute denne billetten til din Loan Operations avdeling og rotere mellom brukere hver gang en ny billett opprettes. En jevnt fordelt billettrotasjon vil tillate deg å tilby den beste servicen til dine kunder.

En annen måte å øke effektiviteten er ved å bruke automatisering for å varsle kundene dine om oppdateringene av de etterspurte billettene. Dette vil holde klienten i løkken og eliminere behovet for å sende e-post for å spørre om billettstatusen.

Hos OneDesk forstår vi at kommunikasjon styrker forholdet til kundene dine. Derfor er det nødvendig å følge opp e-postmeldinger og gi kundene den 24/7 supporten de trenger.

Hvis klienter ønsker å følge opp billetten sin, kan de enten svare via e-post eller opprette samtaler direkte fra portalen. Denne meldingen vil vises i messenger og vil også være knyttet til den spesifikke billetten.

Teammedlemmene dine kan svare på denne eksisterende samtalen for å kommunisere med sluttbrukeren eller opprette interne meldinger for teammedlemmene sine. Interne samtaler er skjult for kundene dine, ettersom det vises som et ‘Internt svar’. Dette er nyttig i en finansiell tjenesteyting, da samarbeid spiller en viktig rolle i beslutningsprosessen.

I tillegg kan klienter også starte engasjement gjennom Livechat-applikasjonsfunksjonen i OneDesk. Live chatten gjør det mulig for kundene dine å sende vedlegg og gjennomføre samtaler i sanntid. Siden chatformater har umiddelbar karakter, kan spørsmål eller problemer løses umiddelbart av teammedlemmene dine. Bortsett fra det, stempler OneDesk’s live chat-funksjon samtalen, noe som hjelper teamet ditt med å sjekke samtaletid i tilfelle tvist.

Finansielle organisasjoner jobber med flere prosjekter samtidig. Noen av disse prosjektene er forseggjorte og må deles opp i enkle oppgaver. Oppgaver fremhever prosjektledelsessiden til OneDesk og kan defineres som arbeid som krever nøye planlegging og gjennomføring. I OneDesk kan du konvertere en billett til en oppgave eller bare opprette en ny oppgave i Oppgave-applikasjonen. Deretter, la oss ta en titt på prosjektledelsessiden til OneDesk.

Teammedlemmene dine kan logge tiden på oppgaver i OneDesk og angi fullført prosentandel av de tildelte oppgavene. Arbeidet logges ved å opprette et timeliste eller kjøre en oppgavetidsur. Når du sender inn en timeseddel, fyller du ut hvor mye arbeid som ble utført, gjeldende status for denne varen, fullført prosent, etc.

For å kvalifisere for lån til små bedrifter, må låntakeren levere all nødvendig dokumentasjon til finansinstitusjonen. Disse dokumentene blir deretter godkjent i henhold til sjekklisten som banken har gitt. Denne sjekklisten over nødvendige dokumenter blir også prosjekter for finansinstitusjonen når låneansvarlige analyserer dokumentene og kjører rapporter for kundene. I OneDesk kan du lage et prosjekt for slike programmer og dele prosjektet opp i enkle oppgaver. Du kan deretter tilordne disse oppgavene til dine ekspertmedlemmer eller avdelinger, som er best kvalifiserte til å fremskynde prosessen.

For å raskt godkjenne lånesøknaden, må finansielle organisasjoner samarbeide med flere lag og avdelinger. For eksempel kan låneansvarlig trenge å kontakte kredittovervåkingsavdelingen, som deretter kjører kundens forretningskredittrapport. På samme måte kan hvert trinn kreve samarbeid eller hjelp fra et annet team. I OneDesk kan du gjennomføre samtaler fra oppgaveskjemaene. Dette gjør at du kan kommunisere med alle parter og hjelpe deg med å ta avgjørelser ensidig. I tillegg til å gjennomføre samtaler, kan du også legge ved og sende viktige mapper til flere personer eller team, slik at de raskt kan finne vedleggene og laste dem ned på datamaskinene sine.

Du kan organisere oppgavene dine i prosjektstrukturen eller legge dem til i forskjellige mapper eller porteføljer i prosjektet. Du kan opprette en prosjektmal for lignende tilbakevendende prosjekter, for eksempel prosessen med godkjenning av pantelån eller livsforsikringslån.

Bare klone prosjektet hver gang du jobber med et lignende prosjekt. På den måten kan du ha en eksisterende mal på plass hver gang du jobber med disse tilbakevendende prosjektene. Det er spesielt nyttig siden du har muligheten til å velge elementene og egenskapene du vil kopiere fra det opprinnelige prosjektet til klonprosjektet.

Du kan bruke standard- eller tilpassede visningsalternativer for å overvåke fremdriften til disse oppgavene. Standard visningsoppsett i OneDesk er som følger:

Trevisningen ordner billetter eller oppgaver i et hierarki.

Flatvisning viser billetter og oppgaver uten hierarkistruktur.

Gantt-diagrammet viser planleggingen kontra det faktiske arbeidet ditt, og lar deg lage oppgaveavhengigheter for å få teammedlemmene til å fullføre en oppgave før du starter neste.

Statusstyret ordner alle oppgavene etter livssyklusstatusene. Du kan dra og slippe oppgaven for å endre status.

Kalendervisningen viser alle oppgavene for å holde deg informert når en oppgave skal utføres.

Dashboardet organiserer alle billettene i form av grafer og kakediagrammer. Disse kartene kan lastes ned i forskjellige formater. Du kan bruke diagrammene for rapportene og presentasjonene for kundene dine.

På OneDesk kan du opprette alle visningene du trenger for å hjelpe deg med å administrere billetter og oppgaver. Mine visninger lar deg tilpasse visninger i henhold til dine krav. For å lage dine personlige visninger, må du velge et oppsett og legge til filtre, grupper og kolonner.

Enten du er bankmann, rådgiver, megler, forsikringsselskap eller annen finansiell profesjonell, kan du hente ut data og lage rapporter i OneDesk ved hjelp av forhåndsopprettede maler eller tilpasse dine egne. Disse rapportene kan lastes ned i Excel-ark og PDF-filer og sendes til teamet ditt for å holde alle oppdatert.

Tidrapportrapporter er spesielt nyttige når du arbeider med komplekse prosjekter. Dette er fordi du kan få en ide om hvordan prosjekttiden ble utnyttet til forskjellige oppgavetyper, og om det var berettiget å bruke den tiden. Som et resultat kan du ta de nødvendige trinnene for å forbedre prosjektplanleggingsevnen og bedre administrere prosjektets faktureringstid.

OneDesk lar deg lage timelisterapporter, som er CSV-filer som kan importeres i Microsoft Excel. Disse rapportene er dataregistreringer av timeseddelegenskaper presentert i tabellformat. Varenavn, prioritet, faktureringstype, navn på forespørselen er nødvendig informasjon som kan vises i timelapprapportene. Imidlertid kan annen kritisk informasjon, for eksempel prosentandelen fullført, vises for intern rapportering. OneDesk timelisterapplikasjon lar administratoren dykke dypere når han oppretter rapporter. Derfor kan timelisterapporter vise interne data som navn på tilskudd, det utnevnte teamet og mer.

Det er viktig å presentere nøyaktige økonomiske rapporter for dine kunder. Med OneDesk kan du enkelt integrere med regnskapstjenester som QuickBooks og Freshbooks og fullføre alt arbeidet ditt på en plattform. I tillegg kan du også integrere med andre applikasjoner. OneDesk har sine innebygde integrasjoner som lar deg sømløst integrere med andre tjenester. Du kan også integrere med 2000+ applikasjoner som støttes av Zappier.

Du kan også lage mer inngående rapporter i OneDesk.

Du lurer kanskje på hvordan alle parter kan holde seg oppdatert. Som standard går e-postvarsler ut til billettfølgerne for enhver statusendring eller melding du sender. På samme måte kan kundene dine se etter oppdateringer i kundeportalen, og ytterligere varsler med Workflow Automations kan opprettes.

OneDesk har alle muligheter for å effektivisere arbeidsflyten din. Med OneDesk kan du fange, automatisere, administrere og spore supportbilletter, slik at du og teamet ditt kan ta nødvendige tiltak for å løse problemet umiddelbart. Med OneDesk’s prosjektledelsesfunksjoner kan du tilordne arbeid til riktig team og spore prosjektenes fremgang i flere visningsoppsett.

Teammedlemmene dine kan sende inn timelistene sine for alt arbeidet sitt, slik at du bedre kan administrere timene dine. I tillegg hjelper OneDesk også med å holde kundene dine i løkken. Gjennom kundeapplikasjoner som webskjemaer og kundeportaler kan kundene dine kontakte deg med spesifikke forespørsler, og eliminere problemene knyttet til lange e-posttråder. I tillegg, med OneDesks kunnskapsbase, kan klienter få tilgang til selvbetjeningsartikler og redusere billettbelastningen betydelig.