Transkripsjon:

Ideelle organisasjoner fungerer som alle andre virksomheter, selv om overskudd ikke er det primære målet. Med begrensede ressurser og finansiering fra myndigheter, medlemmer og givere, kjemper ideelle organisasjoner for å investere i programvare og verktøy som kan transformere arbeidsflyten deres. Dette gjør det utfordrende å velge riktig programvare som kan redusere arbeidsbelastningen. Disse organisasjonene trenger løsninger for interessentledelse, en kunnskapsbase for å svare på spørsmål og prosjektledelse for å planlegge innsamlinger eller frivillige programmer. Dette er grunnen til at det er fornuftig å velge mangesidig programvare med allsidige funksjoner som kan målrette mot en eller flere funksjoner.

OneDesk er en kombinasjon av HelpDesk og Project Management i ett program. Med OneDesk kan du støtte kundene dine og administrere prosjekter uten å måtte kjøpe, lære, integrere og bytte mellom flere applikasjoner. OneDesk tilbyr en nøkkelferdig løsning for ideelle organisasjoner for automatisk å fange forespørsler fra interessenter, og svare på dem i tide. Hvis disse forespørslene krever ytterligere arbeid på slutten, kan oppgaver tildeles teamene dine og utføres innen prosjekt timer.

I dette panelet kan du opprette prosjekter og porteføljer. Disse porteføljene fungerer som containere for prosjektene dine. Porteføljer kan betegnes i henhold til kundenavnet, klientorganisasjonen, prosjekttypen eller avdelingene i driften som administrerer de tildelte prosjektene.

Dette lar deg organisere prosjektene relatert til deres respektive porteføljer. Du kan deretter overvåke hvordan prosjektene utvikler seg i denne spesifikke porteføljen.
I hvert av disse prosjektene vil du kunne se forespørsler fra interessenter og planlagte oppgaver ved å bruke applikasjonene Billetter og oppgaver.

Med billettapplikasjonen kan du spore og administrere supportbilletter som kommer inn som et resultat av interessenter. Disse forespørslene kan sendes inn på flere måter.

Den første måten er å motta forespørselen via live chat-applikasjonen på nettstedet ditt. OneDesk’s live chat-applikasjon er et kundevendt program som er rettet mot å fremme interessentkommunikasjon. Du kan tilpasse appen ved å legge til firmafarger, logo og inkludert BOT-avatar. Når giveren har meldt deg via live chat, kan teammedlemmene dine se dette i Messenger-applikasjonen, svare og opprette billetten fra samtalen. Ved å gjøre dette kobler OneDesk billetten og samtalen sammen, slik at teamet ditt kan se alle nødvendige data fra en plattform.

Den andre måten er å automatisk videresende support-e-posten din til e-postadressen du finner her. Når en interessent sender en e-post til support-e-postadressen din, vil OneDesk fange den e-posten og generere en billett. All kritisk informasjon i e-posten blir fanget på billetten.

Hver gang en interessent eller en donor sender en e-postforespørsel, oppretter OneDesk automatisk en kundepost og kategoriserer rekvirenten av billetten i henhold til deres organisasjon. Alternativt kan givere, frivillige eller bidragsytere også sende inn billetter via kundeportalfunksjonen som OneDesk tilbyr.

Denne portalen lar interessentene dine sende inn billetter til deg, kommunisere med teammedlemmene og se gjennom billettene. Du kan aktivere visningsalternativer for potensielle og eksisterende givere eller andre sluttbrukere for å filtrere billetter etter billettforespørselstype, prosjektet den tilhører og mer.

Du kan sette opp tilpassbare webskjemaer som interessentene dine kan fylle ut, som genererer billetter på dashbordet. Disse skjemaene kan kreve at interessentene oppgir informasjon du trenger for å løse problemet. Du kan også lage tilpassede arbeidsflyter som starter med disse skjemaene.

Standard nettskjema ser slik ut. Klikk her for å tilpasse dette webskjemaet. Du vil kunne angi visse felt etter behov, gi nytt navn til eksisterende felt og legge til flere felt, inkludert tilpassede felt.

For eksempel kan du lage et webskjema for potensielle givere som kan ha spørsmål om donasjonsprogrammene dine. De kan navigere til kundeportalen din og velge webskjemaet med tittelen Donasjonsprogrammer. Du kan deretter legge til standard- eller tilpassede felt for å fange riktig informasjon som trengs for å løse billetten. Du kan også konfigurere disse feltene slik at de får all nødvendig informasjon.

Når giveren din har fullført det valgte webskjemaet, genererer du en billett i billettapplikasjonen i OneDesk.

Billetten lar deg se detaljene som ble fylt ut på nettskjemaet. Du kan deretter tildele denne billetten til en bestemt person, et team eller en avdeling. OneDesk lar deg tilordne flere teammedlemmer og avdelinger til en billett. Du kan imidlertid eliminere manuelt tilordne team ved å automatisere prosessen.

Mange ganger holder ideelle organisasjoner oversikt over sine interessentforespørsler ved å formatere disse dataene i excel-ark. Du kan konvertere excel-filen din til en CSV-fil og importere den til OneDesk-kontoen din.

OneDesk kan automatisere arbeidsflyten din og eliminere enhver manuell inngrep for å rute billetter til riktig team. Med OneDesk automatiserte arbeidsflyt kan du rute elementer til team og prosjekter, automatisk svare til sluttbrukere, legge til tilpassede varsler og mye mer.

Mange ideelle organisasjoner bruker OneDesk automatiserte arbeidsflyter for å sette opp autooppdrag for å maksimere effektiviteten. Måten å gjøre dette på er å navigere til administrasjonsinnstillingene og klikke på billettfanen.

Du kan opprette nye arbeidsflyteautomatiseringer eller redigere en eksisterende. Velg brukeren eller teamene du vil utpeke for den spesifikke billettypen. På denne måten vil oppdraget rotere mellom brukerne hver gang en ny billett opprettes. Ved å gjøre dette vil teamet ditt kunne håndtere arbeidsmengden sin mer effektivt. En jevnt fordelt billettrotasjon vil tillate deg å tilby den beste servicen til dine interessenter.

En annen måte å øke effektiviteten på er å bruke en automatisering for å svare på billetter fra dine interessenter. Du kan gjøre dette ved å lage et automatisk svar generert av BOT. Dette vil informere rekvirenten om at det er opprettet en billett på slutten din og at den blir jobbet med av teamet ditt.

Kommunikasjon er en viktig del av interessentrelasjonene. Derfor er det nødvendig å følge opp e-post sendt av medlemmer, givere eller frivillige.

Hvis en interessent ønsker å følge opp billetten sin, kan de enten svare via e-post eller opprette samtaler direkte fra portalen. Denne meldingen vil vises i messenger og vil også være knyttet til den spesifikke billetten.

Teammedlemmene dine kan svare på denne eksisterende samtalen for å kommunisere med sluttbrukeren, eller kan opprette interne meldinger for teammedlemmene sine. Interne samtaler er skjult for sluttbrukere ettersom det vises som et “internt svar”. Dette er nyttig siden det lar teammedlemmer løse billetten gjennom samarbeid og gi mer nøyaktig informasjon til interessenten.

I tillegg kan interessenter også starte engasjement gjennom Livechat-applikasjonsfunksjonen i OneDesk. Livechatten lar interessentene dine sende vedlegg og gjennomføre samtaler i sanntid. Siden chatformater har umiddelbar karakter, kan spørsmål eller problemer løses umiddelbart av teammedlemmene dine. Bortsett fra det, tidsstempler OneDesk-funksjonen også samtalen, noe som hjelper teamet ditt å sjekke samtaletid i tilfelle tvist.

Billetter krever umiddelbar handling og kan løses raskt. Men når en billett blir en todelt jobb som innebærer ekstra arbeid eller planlegging, blir det en oppgave. Du kan konvertere disse billettene til en oppgave eller bare opprette en ny oppgave i Oppgave-applikasjonen. La oss deretter ta en titt på prosjektledelsessiden til OneDesk.

Teammedlemmene dine kan logge tiden på oppgaver i OneDesk og angi fullført prosentandel av de tildelte oppgavene. Arbeidet logges ved å opprette et timeliste eller kjøre en oppgavetidsur. Når du sender inn en timeseddel, fyller du ut hvor mye arbeid som ble utført, gjeldende status for denne varen, fullført prosent, etc.

For eksempel kan du bryte ned et stort prosjekt ved å planlegge en innsamling i enkle oppgaver ved å tilordne dem til teammedlemmene dine basert på deres ekspertise. Du kan også lage en planleggingsplan for en bestemt oppgave, slik at du kan administrere prosjekttiden.

Vi forstår å planlegge innsamlinger og å skrive utrullingen av arrangementet krever samarbeid. I så fall kan du gjennomføre samtaler fra oppgaveskjemaet. Ved å snakke med teammedlemmene dine, kan du produsere en høyere kvalitet på arbeidet og dekke alle detaljene knyttet til planlegging av hendelser. Du kan også legge til og sende viktige mapper til flere enkeltpersoner eller team, slik at de raskt kan finne vedleggene og laste dem ned til datamaskinene sine.

Du kan organisere oppgavene dine i prosjektstrukturen eller legge dem til i forskjellige mapper eller porteføljer i prosjektet. Du kan lage en prosjektmal for lignende tilbakevendende prosjekter, for eksempel årsrapporter eller nyhetsbrev. Bare klone prosjektet hver gang du jobber med et lignende prosjekt.

Du kan bruke standard- eller tilpassede visningsalternativer for å overvåke fremdriften til disse oppgavene. Standard visningsoppsett i OneDesk er som følger:

Trevisningen ordner billetter eller oppgaver i et hierarki.

Flatvisning viser billetter og oppgaver uten hierarkistruktur.

Gantt-diagrammet viser planleggingen kontra det faktiske arbeidet ditt, og lar deg lage oppgaveavhengigheter for å få teammedlemmene til å fullføre en oppgave før du starter neste.

Statusstyret ordner alle oppgavene etter livssyklusstatusene. Du kan dra og slippe oppgaven for å endre status.

Kalendervisningen viser alle oppgavene for å holde deg informert når en oppgave skal utføres.

Dashbordet organiserer alle billettene i form av grafer og kakediagrammer. Disse kartene kan lastes ned i forskjellige formater. Du kan bruke diagrammene for årsrapporten, nyhetsbrev eller hvilken som helst rapport for interessentene dine.

På OneDesk kan du opprette alle visningene du trenger for å hjelpe deg med å administrere billetter og oppgaver. Mine visninger lar deg tilpasse visninger i henhold til dine krav. For å lage dine personlige visninger, må du velge et oppsett og legge til filtre, grupper og kolonner.

OneDesk lar deg lage timelisterapporter, som er CSV-filer som kan importeres i Microsoft Excel. Disse rapportene er dataregistreringer av timeseddelegenskaper presentert i tabellformat. Varenavn, prioritet, faktureringstype, navn på forespørselen er nødvendig informasjon som kan vises i timelapprapportene. Imidlertid kan annen kritisk informasjon, for eksempel prosentandelen fullført, vises for intern rapportering. OneDesk timelisterapplikasjon lar administratoren dykke dypere når han oppretter rapporter. Derfor kan timelisterapporter vise interne data som navn på tilskudd, det utnevnte teamet og mer.

Du kan også lage mer inngående rapporter i OneDesk.

Du lurer kanskje på hvordan alle parter kan holde seg oppdatert. Som standard går e-postvarsler ut til billettfølgerne for enhver statusendring eller melding du sender. På samme måte kan interessentene dine se etter oppdateringer i kundeportalen, og ytterligere varsler med arbeidsflytautomatisering kan opprettes.

I tillegg kan du finne integrasjoner med andre tjenester her.

OneDesk lar deg fullføre alt arbeidet ditt på en plattform. Du kan enkelt integrere med regnskapsprogramvare som QuickBooks og lage økonomiske rapporter uten å logge av OneDesk-kontoen din. I tillegg kan du også integrere med andre applikasjoner. OneDesk har sine innebygde integrasjoner som lar deg sømløst integrere med andre tjenester. Du kan også integrere med 2000+ applikasjoner som støttes av Zapier.

OneDesk har alle muligheter for å effektivisere arbeidsflyten din. Med OneDesk kan du fange, automatisere, administrere og spore supportbilletter, slik at du og teamet ditt kan ta nødvendige tiltak for å løse problemet umiddelbart. Med OneDesk’s prosjektledelsesfunksjoner kan du tilordne arbeid til riktig team og spore prosjektenes fremgang i flere visningsoppsett.

Teammedlemmene dine kan sende inn timelistene sine for alt arbeidet sitt, slik at du bedre kan administrere timene dine. I tillegg hjelper OneDesk også med å holde interessentene dine i løkken. Gjennom kundeapplikasjoner som webskjemaer og kundeportaler kan medlemmene, givere, frivillige og bidragsytere kontakte deg med spesifikke forespørsler, og eliminere problemene knyttet til lange e-posttråder.

Som nonprofit kvalifiserer du deg for 30% rabatt på alle abonnementsplaner for OneDesk. Registrer deg for gratis prøveperiode, og hvis du har spørsmål, er vi her for å hjelpe deg i gang.