Transkripsjon:
OneDesk er en enkelt applikasjon som kombinerer prosjektledelse og helpdesk slik at du kan betjene kundene dine og jobbe med prosjektene dine, alt på ett sted. OneDesk gir IT-avdelingen din muligheten til å automatisk hente billetter fra sluttbrukere og gi riktig assistanse til sluttbrukerne. OneDesk lar deg også konvertere disse billettene til oppgaver, som deretter kan tildeles teammedlemmer og planlegges innenfor prosjekter. I dette panelet kan du lage prosjekter og porteføljer. Porteføljene dine vil fungere som beholdere for prosjektene dine. Hvordan du kan planlegge å bruke denne funksjonen er ved å klassifisere porteføljene dine slik. Du kan ha én portefølje kalt oppdateringer, og så vil alle prosjektene knyttet til oppdateringene bli plassert her. Dette vil tillate deg å kartlegge prosjektene knyttet til deres respektive portefølje. Du kan da se hvordan prosjektene skrider frem i den spesifikke porteføljen, samt hvordan en kundes portefølje står seg. Og prosjektene dine vil fungere som beholdere for billettene og oppgavene dine. En billett i OneDesk kan genereres ved automatisk videresending. Din nåværende support-e-post til e-postadressen som finnes her under administrasjonsinnstillingene.
Så når sluttbrukere sender en e-post til supporten din, e-post, vil OneDesk fange opp den e-posten og generere en billett. Emnet for den e-posten vil bli emnet for billetten, vedlegg vil bli fanget opp og brødteksten i e-posten vil bli detaljene for billetten. Siden OneDesk automatisk oppretter nye sluttbrukerposter og nye kundeorganisasjoner fra innkommende e-poster. Alt du trenger å gjøre er å sette opp automatisk videresending av e-post for å begynne å fange nye billetter, sluttbrukere og kundeorganisasjoner. Alternativt kan IT-firmaet ditt samle inn billetter ved å bruke kundeportalfunksjonen som OneDesk tilbyr. Denne portalen er slik at sluttbrukerne kan sende inn billetter til deg, kommunisere med agenter og gjennomgå fremdriften på billettene deres. Du kan aktivere filtreringsalternativer for sluttbrukerne dine slik at de kan se på billettene i spesifikke prosjekter. Sluttbrukere kan også motta varsler på e-post. Så her vil du kunne endre egenskapene som skal vises på denne portalen.
Du kan sette opp tilpassbare nettskjemaer for sluttbrukere å fylle ut, for å sende inn billetter. Skjemaer kan være et steg opp når det gjelder prosess fordi med skjemaer kan du kreve en riktig utfylt billett med all informasjon du trenger. Du kan også lage sofistikerte tilpassede arbeidsflyter som starter med disse skjemaene. Standard nettskjema ser slik ut. For å tilpasse dette nettskjemaet kan du gå tilbake til administrasjonsinnstillingene og klikke under nettskjemaer. Du vil kunne gjøre visse felt obligatoriske, endre navnene på visse. For eksempel ønsker vi å gi nytt navn til tittelen på dette skjemaet.
Og du kan også legge til flere felt, inkludert egendefinerte felt. Så vi har laget en for operativsystem, og vi kan gjøre dette feltet obligatorisk. Nå kan vi oppdatere skjemaet og slik vil skjemaet se ut. Du vil legge merke til hvordan noen av disse feltene har en stjerne ved siden av seg, noe som betyr at de må fylles ut for å sende inn denne billetten. Når denne billetten nå er sendt inn, vil den generere en billett. Og slik vil billetten se ut. Du kan se detaljene som ble fylt ut på nettskjemaet. Det er tilpasningen av det egendefinerte feltet, tittelen, et cetera. Herfra vil du kunne klikke på tilordne for å tildele denne billetten til andre brukere eller lag. For øyeblikket er den tilordnet til Fatima, men du vil kunne tilordne den til flere individuelle brukere. I OneDesk kan denne tildelingsprosessen også automatiseres.
OneDesk kan automatisere arbeidsflyten din for å gjøre livet enklere og øke produktiviteten. Dette kan innebære automatiske tildelinger, automatisk ruting av elementer til prosjekter, automatiske svar til sluttbrukere, tilpassede varsler og mye mer. Mange IT-avdelinger bruker OneDesks flytautomatisering for å sette opp automatiske oppdrag for å maksimere effektiviteten. Måten de gjør dette på er ved å navigere til administrasjonsinnstillingene våre og klikke på billettfanen. Så du går til administrasjon og klikker på billett. Du kan bla ned til bunnen og deretter lage en arbeidsflytautomatisering her. Si at du vil at billettene dine skal tildeles ved round robin, du kan gjøre, når en hvilken som helst type billett er opprettet, så er handlingen vi tar er å tildele ved round robin. Deretter velger du alle brukerne du vil at disse billettene skal sirkulere gjennom. Og dette betyr at oppgavene ble rotert med hver ny billettinnlevering, slik at arbeidet er jevnt fordelt mellom IT-teamet ditt. Dette er bare én metode for automatisk tildeling.
En annen automatisering som hjelper til med å maksimere effektiviteten kan bli funnet ved å navigere til kundefanen og velge kundeorganisasjon. Så kundefanen finner du her og klikk på kundeorganisasjonen. Her vil du kunne legge til domener til kundeorganisasjonen slik at hver gang en billett kommer inn med det domenet, kan den rutes deretter. Her er hvordan du kan sette opp det. Du kan klikke på domenet, legge til et ekstra domene, og deretter kan du legge til en rutehandling. Vi har allerede en på plass for denne. Dette betyr at hver gang 123-selskapet sender inn en billett, vil det endre prosjektet til det spesifikke prosjektet jeg har fått det til. Du kan velge dette og endre det til et annet prosjekt, og så vil det skje slik. Når du er ferdig, klikker du lagre. Hvis sluttbrukeren din ønsker å følge opp billettene deres, kan de svare på e-post eller bruke kundeportalen til å opprette en samtale med en agent og stille spørsmålene deres. Det vil generere en samtale her.
Denne meldingen vil også vises i messenger-appen som finnes her for å sikre at ingen melding går glipp av. Når en sluttbruker bruker kundeportalen til å sende inn en melding på en eksisterende billett, kan de gjøre det her. Agentene dine kan nå svare på denne eksisterende tråden med svar for å kommunisere med sluttbrukeren, eller de kan velge å opprette en ny samtale internt for å kommunisere med andre medlemmer fra IT-teamet ditt. Denne samtalen vil være skjult for sluttbrukeren, da den er definert som en intern melding. Dette er nyttig når en agent kan støte på et problem og prøver å løse denne billetten og trenger ytterligere hjelp fra teammedlemmene sine, de kan merke noen eller referere til et eget element i meldingen deres ved å bruke @-tasten eller #-tasten for å referere en ting. Billetter er vanligvis for umiddelbar handling, men hvis en billett krever ekstra planlegging og arbeid, kan du konvertere den til en oppgave. Oppgavefunksjonen vil gi deg mange prosjektstyringsfunksjoner. Måten du kan konvertere billetten din til en oppgave på er ved å klikke på ikonet her og klikke på oppgaven. Du har nå flyttet dette elementet til oppgaveapplikasjonen, som du finner her.
Slik vil oppgaven se ut inne i prosjektstrukturen, atskilt med ulike mapper, prosjekter og porteføljer. Du kan ha forskjellige visningsalternativer som du kan bruke, for eksempel Gantt-visningen, som viser deg tidsplanen for testene dine basert på planplanen deres kontra deres faktiske tidsplan, statustavlen, som viser deg forskjellige kolonner relatert til deres livssyklus statuser som du kan dra og slippe elementene dine inn i, kalenderen, som viser deg planen din i forhold til den faktiske tidsplanen din på månedlig basis, og dashbordvisningen, som viser deg forskjellige diagrammer relatert til timer, utført av ansatte og hvordan billetter utvikler seg . På OneDesk kan du lage alle visningene du trenger for å hjelpe deg med å administrere billettene og oppgavene dine. Du kan opprette egendefinerte visninger med ekstra filtre her.
Slik kan du gå videre og lage en ny tilpasset visning. For eksempel er en av de egendefinerte visningene du kan opprette å gruppere de åpne billettene dine etter opprettelsesdato og legge til en prioritet for å filtrere ut det som ikke trenger så mye oppmerksomhet. Så vi vil gjerne se på alt med en prioritet mer enn tre stjerner. Og nå ser vi bare på dette spesifikke elementet som samsvarer med filteret vårt. Når noen i teamet ditt har jobbet med en oppgave, logges arbeidet ved å lage en timeliste eller kjøre en oppgavetimer. Ved innsending av timeliste fyller du ut hvor mye arbeid som ble utført. Hva er gjeldende status for denne varen. Om arbeidet du gjorde var fakturerbart eller ikke, osv. Dette vil tillate deg å se hvor brukerne bruker tiden sin, da du kan kjøre rapporter på disse innsendte timelistene.
Hvis du ønsker å kjøre en rapport på timelistene dine, kan du gå til timelisten, applikasjonen og eksportere denne visningen. Du kan gjøre det ved å klikke på verktøy og klikke på eksporter denne visningen. Du vil kunne legge til eller deaktivere enkelte kolonner fra rutenettet hvis du vil ha dem i din egendefinerte visning. Når du har gjort dette og føler at du har alle kolonnene klare, kan du klikke på verktøy og klikke eksporter. Når du har gjort dette, vil du kunne lagre denne visningen hvis du vil at den skal gjentas i fremtiden. For en mer sofistikert rapport, bruk veiviseren under legg til og klikk på rapport. Dette lar deg planlegge rapporter, kjøre og automatisk sende dem til folk via e-post. Du lurer kanskje på hvordan sluttbrukere kan holde seg oppdatert. Som standard e-postvarsler, gå ut til sluttbrukere for hver status, endring eller melding du sender.
Sluttbrukere kan se etter oppdateringer i kundeportalen deres og ytterligere varsler med automatisering av arbeidsflyt kan også opprettes. Ytterligere funksjoner som OneDesk tilbyr er at du kan sette opp en kunnskapsbaseportal for å finne svar på vanlige spørsmål. Og vi tilbyr også en live chat for live support med en agent. OneDesk inkluderer til og med en mobilapp for teamet ditt slik at du kan holde styr på jobb og svare på billetter når du er utenfor stedet, hjemme eller borte fra skrivebordet. I tillegg kan du finne integrasjoner med andre tjenester ved å klikke på integreringsfanen. Og her har vi forskjellige applikasjoner som du kan integrere med. For regnskap kan det for eksempel være lurt å bruke FreshBooks eller QuickBooks. Vi tilbyr også enkeltpålogging for brukere og kunder. OneDesk har alt IT-selskapet ditt trenger for å fange, automatisere og administrere billetter samt spore tiden brukt på hver klient. Videre, med innebygd prosjektstyring, kan du spore kundeprosjekter og ekstra fakturerbart arbeid ved å bruke de samme verktøyene. OneDesk tilbyr også flere muligheter til å øke verdien du tilfører kundene dine ved å tilby en kundeportal, kunnskapsbase og live chat-tjenester. Alle disse ekstra funksjonene er samlet uten ekstra avgifter eller tillegg, prøv OneDesk og hvis du har spørsmål, er vi her for å hjelpe deg i gang.