Transkripsjon:

OneDesk er et enkelt program som kombinerer prosjektledelse og helpdesk slik at du kan betjene kundene dine og jobbe med prosjektene dine, alt på ett sted. OneDesk gir IT-avdelingen muligheten til å automatisk fange billetter fra sluttbrukere og gi riktig hjelp til sluttbrukerne. OneDesk lar deg også konvertere disse billettene til oppgaver, som deretter kan tildeles teammedlemmer og planlegges i prosjekter. I dette panelet kan du opprette prosjekter og porteføljer. Porteføljene dine vil fungere som containere for prosjektene dine. Hvordan du planlegger å bruke denne funksjonen, er å klassifisere porteføljene dine slik. Du kan ha en portefølje som heter oppdateringer, og deretter vil alle prosjektene knyttet til oppdateringene bli plassert her. Dette vil tillate deg å kartlegge prosjektene relatert til deres respektive portefølje. Du kan da se hvordan prosjektene utvikler seg i den spesifikke porteføljen, samt hvordan en kundes portefølje er fairing. Og prosjektene dine vil fungere som containere for billettene og oppgavene dine. En billett i OneDesk kan genereres ved automatisk videresending. Din nåværende support-e-post til e-postadressen som finnes her under administrasjonsinnstillingene.

Så når sluttbrukere sender en e-post til din support, e-post, vil OneDesk fange den e-posten og generere en billett. Emnet for den e-posten blir gjenstand for billetten, vedlegg blir fanget og e-postteksten blir detaljene i billetten. Siden OneDesk automatisk oppretter nye sluttbrukerposter og nye kundeorganisasjoner fra innkommende e-post. Alt du trenger å gjøre er å sette opp e-post automatisk videresending for å begynne å fange nye billetter, sluttbrukere og kundeorganisasjoner. Alternativt kan IT-firmaet samle billetter ved hjelp av kundeportalfunksjonen som OneDesk tilbyr denne portalen er for sluttbrukerne dine til å sende inn billetter til deg, kommunisere med agenter og gjennomgå fremdriften på billettene sine. Du kan aktivere filtreringsalternativer for sluttbrukerne dine, slik at de kan se på billettene i spesifikke prosjekter. Sluttbrukere kan også motta varsler via e-post. Så her vil du kunne endre egenskapene som vises på denne portalen.

Du kan sette opp tilpassbare nettskjemaer som sluttbrukere kan fylle ut og sende inn billetter. Skjemaer kan være et steg opp prosessmessig fordi du med skjemaer kan kreve en riktig utfylt billett med all informasjon du trenger. Du kan også lage sofistikerte tilpassede arbeidsflyter som starter med disse skjemaene. Standard nettskjema ser slik ut. For å tilpasse dette webskjemaet, kan du gå tilbake til administrasjonsinnstillingene og klikke under webskjemaer. Du vil være i stand til å gjøre visse felt påkrevd, endre navnene på visse. For eksempel vil vi gi nytt navn til tittelen på dette skjemaet.

Og du kan også legge til flere felt, inkludert tilpassede felt. Så vi har laget en for operativsystemet, og vi kan gjøre dette feltet obligatorisk. Nå kan vi oppdatere skjemaet, og slik vil skjemaet se ut. Du vil legge merke til hvordan noen av disse feltene har en stjerne ved siden av seg, noe som betyr at de må fylle ut for å sende inn denne billetten. Når denne billetten nå er sendt inn, vil den generere en billett. Og slik vil billetten se ut. Du kan se detaljene som ble fylt ut på nettskjemaet. Det er tilpasningen av det egendefinerte feltet, tittelen osv. Herfra vil du kunne klikke på tilordne, for å tildele denne billetten til andre brukere eller lag. For øyeblikket er det for øyeblikket tildelt Fatima, men du vil kunne tildele det til flere individuelle brukere. I OneDesk kan denne tildelingsprosessen også automatiseres.

OneDesk kan automatisere arbeidsflyten din for å gjøre livet enklere og øke produktiviteten. Dette kan involvere autooppdrag, automatisk ruting av elementer til prosjekter, autosvar til sluttbrukere, tilpassede varsler og mye mer. Mange IT-avdelinger bruker OneDesks automatisering for å sette opp automatiske oppdrag for å maksimere effektiviteten. Måten de gjør dette på er ved å navigere til administrasjonsinnstillingene og klikke på billettfanen. Så du går til administrasjonen og klikker på billetten. Du kan bla ned til bunnen og deretter lage en automatisert arbeidsflyt her. Si at du vil at billettene dine skal tildeles av round robin, du kan gjøre når en hvilken som helst type billett er opprettet, så er handlingen vi tar å tildele med round robin. Deretter velger du alle brukerne du vil at disse billettene skal sirkulere gjennom. Og dette betyr at oppdragene ble rotert med hver nye billettinnlevering, slik at arbeidet fordeles jevnt mellom IT-teamet ditt. Dette er bare en metode for automatisk tildeling.

En annen automatisering som hjelper til med å maksimere effektiviteten kan bli funnet ved å navigere til fanen kunde og velge kundeorganisasjon. Så kundefanen finner du her og klikker på kundeorganisasjonen. Her vil du kunne legge til domener i kundeorganisasjonen, slik at når som helst en billett kommer inn med det domenet, kan den sendes deretter. Slik kan du konfigurere det. Du kan klikke på domenet, legge til et ekstra domene, og deretter kan du legge til en rutinghandling. Vi har allerede en på plass for denne. Dette betyr at når 123 selskaper sender inn en billett, vil det endre prosjektet til det spesifikke prosjektet jeg har fått det til. Du kan velge dette og endre det til et annet prosjekt, og så vil det skje slik. Når du er ferdig, klikker du på lagre. Hvis sluttbrukeren din ønsker å følge opp billettene sine, kan de svare på e-post eller bruke kundeportalen til å lage en samtale med en agent og stille spørsmålene deres. Det vil generere en samtale her.

Denne meldingen vil også vises i messenger-appen som finnes her for å sikre at ingen melding blir savnet. Når en sluttbruker bruker kundeportalen til å sende inn en melding på en eksisterende billett, kan de gjøre det akkurat her. Agentene dine kan nå svare på denne eksisterende tråden med svar for å kommunisere med sluttbrukeren, eller de kan velge å opprette en ny samtale internt for å kommunisere med andre medlemmer fra IT-teamet ditt. Denne samtalen blir skjult for sluttbrukeren, da den er definert som en intern melding. Dette er nyttig når en agent kan støte på et problem og prøver å løse denne billetten og trenger ytterligere hjelp fra teammedlemmene, de kan merke noen eller henvise til et eget element i meldingen ved å bruke @ -tasten eller # -tasten for å referere en ting. Billetter er vanligvis for umiddelbar handling, men hvis en billett krever ytterligere planlegging og arbeid, kan du konvertere den til en oppgave. Oppgavefunksjonen vil gi deg mange prosjektledelsesfunksjoner. Måten du kan konvertere billetten til en oppgave er ved å klikke på ikonet her og klikke på oppgave. Du har nå flyttet dette elementet til oppgaveapplikasjonen, som finnes her.

Slik vil oppgaven se ut inne i prosjektstrukturen, atskilt med forskjellige mapper, prosjekter og porteføljer. Du kan ha forskjellige visningsalternativer som du kan bruke, for eksempel Gantt-visningen, som viser tidsplanen for testene dine basert på planplanen deres i forhold til deres faktiske tidsplan, statuskortet, som viser deg forskjellige kolonner relatert til deres livssyklus statuser som du kan dra og slippe varene dine i, kalenderen, som viser planen din i forhold til den faktiske timeplanen din på en månedlig basis og oversikten på dashbordet, som viser forskjellige diagrammer relatert til timer, utført av ansatte og hvordan billettene utvikler seg . På OneDesk kan du opprette alle visningene du trenger for å hjelpe deg med å administrere billetter og oppgaver. Du kan opprette tilpassede visninger med flere filtre her.

Slik kan du fortsette og lage en ny tilpasset visning. For eksempel er en av de tilpassede visningene du kan lage, å gruppere dine åpne billetter etter opprettelsesdato og legge til en prioritet for å filtrere ut det som ikke trenger så mye oppmerksomhet. Så vi vil se på alt med en prioritet på mer enn tre stjerner. Og nå ser vi bare på dette spesifikke elementet som samsvarer med filteret vårt. Når noen i teamet ditt har jobbet med en oppgave, logges arbeidet ved å lage et timeark eller kjøre en oppgavetidsur. Når du sender inn et timeark, fyller du ut hvor mye arbeid som ble gjort. Hva er den nåværende statusen for dette elementet. Hvis arbeidet du utførte var fakturerbart eller ikke, osv. Dette vil tillate deg å se hvor brukerne bruker tiden sin, da du da kan kjøre rapporter på disse innsendte timelistene.

Hvis du vil kjøre en rapport på timelisten, kan du gå til timelisten, applikasjonen og eksportere denne visningen. Du kan gjøre det ved å klikke på verktøy og klikke på eksporter denne visningen. Du vil kunne legge til eller deaktivere visse kolonner fra rutenettet hvis du vil ha dem i den tilpassede visningen. Når du har gjort dette, og du føler at du har alle kolonnene klare, kan du klikke på verktøy og klikke på eksport. Når du har gjort dette, vil du kunne lagre denne visningen hvis du vil at den skal gjentas i fremtiden. For en mer sofistikert rapport, bruk veiviseren som finnes under add og klikk på rapport. Dette lar deg planlegge rapporter, kjøre og automatisk sende dem til folk via e-post. Du lurer kanskje på hvordan sluttbrukere kan holde seg oppdatert. Som standard e-postvarsler, gå ut til sluttbrukere for hver status, endring eller melding du sender.

Sluttbrukere kan se etter oppdateringer i kundeportalen, og det kan også opprettes flere varsler med arbeidsflytautomatisering. Ytterligere funksjoner som OneDesk tilbyr, er at du kan sette opp en kunnskapsbaseportal for å finne svarene på ofte stilte spørsmål. Og vi tilbyr også en live chat for live support med en agent. OneDesk inkluderer til og med en mobilapp for teamet ditt, slik at du kan holde oversikt over jobben og svare på billetter når du er utenfor, hjemme eller borte fra skrivebordet. I tillegg kan du finne integrasjoner med andre tjenester ved å klikke på integrasjonsfanen. Og her har vi forskjellige applikasjoner som du kan integrere med. For eksempel, for regnskap, kan det være lurt å bruke FreshBooks eller QuickBooks. Vi tilbyr også pålogging for brukere og kunder. OneDesk har alt IT-selskapet ditt trenger for å fange, automatisere og administrere billetter, samt spore tiden brukt på hver klient. Videre, med innebygd prosjektledelse, kan du spore kundeprosjekter og ytterligere fakturerbart arbeid med de samme verktøyene. OneDesk tilbyr også flere muligheter for å øke verdien du tilfører kundene dine ved å tilby en kundeportal, kunnskapsbase og live chat-tjenester. Alle disse ekstra funksjonene er samlet uten ekstra avgifter eller tillegg, prøv OneDesk, og hvis du har spørsmål, er vi her for å hjelpe deg i gang.