Transkripsjon:

Prosjektledelse for kreativ design er avhengig av kommunikasjon for å transformere visuelle ideer til konkrete planer. Fremgangen til disse planene avhenger av teamsamarbeid og konstant tilbakemelding fra klienter fra start til slutt. Som et resultat har kreative prosjekter en lengre tidslinje, hyppige revisjoner og konstant omstilling av oppgaveprioritet. Likevel, som alle andre prosjekter, er det tidsfrister og budsjetter som må oppfylles for å levere kvalitetsarbeid. Det er derfor det er viktig å investere i et robust system som gir organisasjon, fleksibilitet og kontaktledelse for å maksimere teamets kreative evner.

OneDesk er en kombinasjon av HelpDesk og Project Management i ett program. Med OneDesk kan du støtte kundene dine og administrere prosjekter uten å måtte kjøpe, lære, integrere og bytte mellom flere applikasjoner. OneDesk gjør det enkelt for deg å gi proaktiv støtte, noe som resulterer i bedre kommunikasjon og sterkere klientforhold. Når det gjelder prosjektledelse, lar OneDesk deg lage oppgaver og organisere dem i prosjekter eller porteføljer, som deretter kan tildeles teammedlemmene dine og spores i flere visningsoppsett.

I dette panelet kan du opprette prosjekter og porteføljer. Disse porteføljene fungerer som containere for prosjektene dine. Porteføljer kan betegnes i henhold til kundenavnet, klientorganisasjonen, prosjekttypen eller avdelingene i driften som administrerer de tildelte prosjektene.

Eclectic Studios er et videoproduksjonsfirma med avdelinger som grafisk design, innholdsadministrasjon, lydverk, produksjon og mer. Studioet inneholder en rekke skjemaer for kontaktforespørsler for bedriftshenvendelser, tilbud og jobbhenvendelser på deres hjemmeside. Disse kontaktskjemaene genererer kundeforespørsler, som deretter organiseres i porteføljer basert på avdelingsnavnet og prosjekter dedikert til den spesifikke kundehenvendelsen.

For eksempel opprettet vi en portefølje som heter Online Enquiries. Denne porteføljen inneholder flere prosjekter som inkluderer kontaktforespørsel for ny virksomhet, forespørsel om tilbud og arbeidsmuligheter. Hvert av disse prosjektene inneholder kundeforespørsler og planlagte oppgaver som kan vises ved hjelp av billetter og oppgave-applikasjonen.

Kundene dine kan kontakte deg via dine elektroniske kanaler som e-post, kontaktskjemaer på nettstedet eller live chatter. OneDesk vil fange detaljene i disse forespørslene og opprette billetter fra alle kanaler til en enkelt enhetlig visning. Billetter krever øyeblikkelig oppmerksomhet og kan løses med en gang. I OneDesk kan du opprette billetter på flere måter.

Den første måten er å automatisk videresende support-e-posten din til e-postadressen du finner her. Når en klient sender en e-post til support-e-postadressen din, vil OneDesk fange den e-postadressen og generere en billett. All kritisk informasjon i e-posten blir fanget på billetten.

Det andre er ved å motta en forespørsel gjennom live chat-applikasjonen. OneDesk’s live chat-applikasjon er en applikasjon som retter seg mot kundene som fremmer kommunikasjon med kundene dine i sanntid. Du kan tilpasse chattevinduet med logoen, selskapets fargevalg og legge til en BOT-avatar. Når klienten har meldt deg via live chat, kan teammedlemmene dine se dette i Messenger-applikasjonen, svare og opprette billetten fra samtalen. Ved å gjøre dette kobler OneDesk billetten og samtalen sammen, slik at teamet ditt kan se alle nødvendige data fra en plattform.

Hver gang en klient sender en e-postforespørsel, oppretter OneDesk automatisk en kundepost og kategoriserer rekvirenten av billetten i henhold til organisasjonen. Alternativt kan kundene dine kontakte deg via nettskjemaer som fanger all informasjon og genererer billetter på dashbordet ditt.

Kundene dine kan få tilgang til portalen din for å stille deg spørsmål. Disse spørsmålene kan dreie seg om forretningsforespørsler eller om prisforespørsler, som deretter kan sendes til deg via nettskjemaer.

Når de er sendt, kan kundene kommunisere med teammedlemmene og se gjennom billettene. For å opprettholde konfidensialiteten til denne informasjonen, kan du kreve at kundene dine logger på portalen for å spore deres supportbilletter. I tillegg kan du kontrollere hva kundene dine kan se og gi rollebasert tilgang til å håndtere konfidensiell informasjon. Du kan også aktivere visningsalternativer for kunder å filtrere billetter etter billettforespørselstype, prosjektet den tilhører og mer.

Webskjemaer fanger all nødvendig informasjon fra kundene dine og genererer billetter på dashbordet ditt. Du kan opprette flere webskjemaer i OneDesk. Disse skjemaene er knyttet til bestemte billetttyper, organisere og skille hverandre. For å generere webskjemaer, må du gå til Administrasjonsinnstillinger i OnDesk og deretter bla ned til Customer Apps for å velge Webskjemaer. Velg en billettype for å opprette webskjemaet og skriv inn alle egenskapene som er tilknyttet skjemaet.

Standard webskjema inneholder 3 grunnleggende egenskaper: emne, beskrivelse og vedlegg. Når billetten genereres på dashbordet ditt, blir emnet, beskrivelsen og vedleggene også fanget opp i billetten.

I OneDesk kan webskjemaer tilpasses ved å legge til egendefinerte felt. For å opprette egendefinerte felt, må du først bestemme hvilken type informasjon du vil samle inn fra kundene dine. Du kan velge felt basert på tekst, nummer, dato, pris og valg og deretter navngi det egendefinerte feltet på riktig måte basert på ditt valg. Disse feltene kan angis etter behov for å fange viktig informasjon fra kundene dine.

For eksempel kan du opprette et webskjema for klienter som kan ha spørsmål om forklaringsvideoene dine. De kan navigere til kundeportalen din og velge webskjemaet med tittelen ‘Explainer Videos.’ Du kan deretter legge til standard- eller tilpassede felt for å fange riktig informasjon som trengs for å løse billetten. Du kan også konfigurere disse feltene slik at de får all nødvendig informasjon.

Når klienten har fullført det valgte webskjemaet, genererer du en billett i billettapplikasjonen i OneDesk.

Billetten lar deg se detaljene som ble fylt ut på nettskjemaet. Du kan deretter tildele denne billetten til en bestemt person, et team eller en avdeling. OneDesk lar deg tilordne flere teammedlemmer og avdelinger til en billett. Du kan imidlertid eliminere manuelt tilordne team ved å automatisere prosessen.

Workflow Automations er regler som lar deg automatisere handlinger i OneDesk. Disse automatiseringene inneholder 3 elementer: filtre, utløsere og handlinger. De blå kodene representerer billettypen din og fungerer som filtre, den oransje taggen representerer triggerhendelsen, mens den grønne taggen representerer handlingene OneDesk vil utføre når denne triggerhendelsen oppstår på disse elementene. Når reglene er satt, vil OneDesk generere et navn for automatiseringen din. Ellers har du muligheten til å gi nytt navn til automatiseringen.

OneDesk kan automatisere arbeidsflyten din og eliminere enhver manuell inngrep for å rutebilletter til riktig team eller prosjekt. Med OneDesk’s Workflow Automations kan du dirigere elementer til team og prosjekter, automatisk svare på klienter, legge til tilpassede varsler og mye mer. For å lage automatiseringene, navigerer du til administrasjonsinnstillingene dine, og deretter klikker du på billettfanen og deretter ruller ned til Workflow Automations.

Du kan opprette nye arbeidsflyteautomatiseringer eller redigere en eksisterende. For eksempel, hvis en potensiell klient sender inn en forespørsel om New Business, kan du rute denne billetten til salgsavdelingen din og rotere mellom brukere hver gang en ny billett opprettes. En jevnt fordelt billettrotasjon vil tillate deg å tilby den beste servicen til dine kunder.

En annen måte å øke effektiviteten er ved å bruke automatisering for å varsle kundene dine om oppdateringene av de etterspurte billettene. Dette vil holde klienten i løkken og eliminere behovet for å sende e-post for å spørre om billettstatusen.

Kommunikasjon er nøkkelen i kreative næringer, da ideer må uttrykkes til klienter og teammedlemmer. I OneDesk kan du samhandle med kundene dine på flere måter.

Hvis klienter ønsker å følge opp billetten sin, kan de enten svare via e-post eller opprette samtaler direkte fra portalen. Denne meldingen vil vises i messenger og vil også være knyttet til den spesifikke billetten.

Teammedlemmene dine kan svare på denne eksisterende samtalen for å kommunisere med sluttbrukeren eller opprette interne meldinger for teammedlemmene sine. Interne samtaler er skjult for kundene dine, ettersom det vises som et ‘Internt svar’.

Ved å skrive @brukernavn eller @avdelingsnavn, kan du overføre meldingen til ekspertmedlemmer eller avdelinger som er best egnet til å svare på spørsmålene dine. Messenger-applikasjonen lar teamet ditt utføre dine daglige korrespondanser og reduserer den lange responstiden knyttet til e-post. Messenger-applikasjonen er spesielt effektiv, da den oppfordrer til raskt svar og eliminerer forsinkende oppløsninger som er nødvendige for å lykkes med prosjektet.

I tillegg kan klienter også starte engasjement gjennom Livechat-applikasjonsfunksjonen i OneDesk. Noen ganger er det lettere å dele et bilde, pdf-instruksjoner eller regneark enn å skrive ut informasjonen i chatten. OneDesk’s live chat-applikasjon lar kundene dine sende vedlegg opptil 350 MB. Disse vedleggene er fanget i billettene og blir gjort tilgjengelig for teammedlemmene dine til å laste ned direkte på datamaskinene sine.

Siden chatformater har umiddelbar karakter, kan spørsmål eller problemer løses umiddelbart av teammedlemmene dine. Bortsett fra det, stempler OneDesk’s live chat-funksjon samtalen, noe som hjelper teamet ditt med å sjekke samtaletid i tilfelle tvist.

De som jobber i kreative næringer sjonglerer med flere prosjekter samtidig. Disse prosjektene er konseptbaserte og utviklet fra inspirasjon. Dette gjør prosjektplanleggingsprosessen vanskelig siden det ikke er noen streng sekvensiell tidslinje. Det er faktisk veldig vanlig å hoppe fra en oppgave til en annen.

I OneDesk kan du dele opp disse prosjektene i oppgaver. Oppgave kan defineres som arbeid som krever nøye planlegging og utførelse. Du kan konvertere en billett til en oppgave eller bare opprette en ny oppgave i Oppgave-applikasjonen.

Teammedlemmene dine kan logge tiden på oppgaver i OneDesk og angi fullført prosentandel av de tildelte oppgavene. Arbeidet logges ved å opprette et timeliste eller kjøre en oppgavetidsur. Når du sender inn en timeseddel, fyller du ut hvor mye arbeid som ble utført, gjeldende status for denne varen, fullført prosent, etc.

For grafiske designere inkluderer designtankeprosessen tre trinn: inspirasjon, ideer og implementering. Den første oppgaven i prosjektet inkluderer idédugnad og konsepter med teamet. Når ideer er notert, går teammedlemmene videre til den andre fasen av prosjektet, som er forskning. Når forskningen er fullført og ideene er konseptualisert, vil teamet vise det for klienten og vente på godkjenning eller tilbakemelding. Hvis tilbakemelding ble tilbudt, vil teamet revidere designkonseptet til klienten melder seg ut. Når konseptet er godkjent, går teamet videre til kunstverket, som er skissen og deretter designet. Hvert trinn krever klientgodkjenning og kan kreve flere revisjoner til det endelige produktet er klart.

Enkelt sagt, hvert trinn krever samarbeid med klienten og teammedlemmene. For eksempel vil det grafiske designteamet dele konseptet sitt med videoproduksjonsteamet hvert trinn for å sikre at designkonseptene blander seg med videoens tema. I OneDesk kan du gjennomføre samtaler fra oppgaveskjemaene. Dette gjør at du kan kommunisere med alle parter og hjelpe deg med å ta avgjørelser ensidig. I tillegg til å gjennomføre samtaler, kan du også legge ved og sende viktige mapper til flere personer eller team, slik at de raskt kan finne vedleggene og laste dem ned på datamaskinene sine.

Du kan organisere oppgavene dine i prosjektstrukturen eller legge dem til i forskjellige mapper eller porteføljer i prosjektet. Du kan lage en prosjektmal for lignende tilbakevendende prosjekter, for eksempel videoproduksjon.

Bare klone prosjektet hver gang du jobber med et lignende prosjekt. På den måten kan du ha en eksisterende mal på plass hver gang du jobber med disse tilbakevendende prosjektene. Det er spesielt nyttig siden du har muligheten til å velge elementene og egenskapene du vil kopiere fra det opprinnelige prosjektet til klonprosjektet.

OneDesk har noen unike visninger som hjelper deg med å analysere oppgavene dine. Med OneDesk-visninger kan teammedlemmer visualisere pågående aktiviteter angående alle elementene, som deretter hjelper deg med å prioritere riktig og ta smartere beslutninger.

Gantt Charts-visningen er spesielt nyttig for effektiv prosjektplanlegging, arbeidsmengde og ytelsesstyring. Gantt-diagrammer består av horisontale søyler som indikerer prosjektets tidsplan på en horisontal tidslinje. Hver stolpe representerer en oppgave med den venstre enden av linjen som angir startdatoen for oppgaven, og den høyre enden av linjen viser oppgavens sluttdato. I OneDesk har vi to typer gantt-diagrammer: Oppgave-nivå-gantt (der stolpene representerer oppgaver), og prosjektnivå-gantt (der stolpene representerer prosjekter). Du kan koble oppgaver for å opprette oppgaveavhengigheter for å få teammedlemmene dine til å fullføre en oppgave før du starter den neste. Du kan også restrukturere oppgaveavhengighetene ved å bruke dra og slipp-funksjonen. Når oppgavene er koblet sammen, beregner OneDesk den kritiske banen og gir teamet den totale prosjektlengden. Du kan også legge til datobegrensninger for å forhindre at en oppgave blir planlagt på et senere tidspunkt. Gantt-diagrammet viser deg også planlegging mot ditt faktiske arbeid. De blå stolpene angir planleggingen din, mens den grønne linjen representerer den faktiske tiden logget av teamet ditt. Å ha den blå linjen ved siden av den grønne linjen hjelper deg å sammenligne visuelt hvor godt du har planlagt prosjekttiden.

Du kan også bruke Status Board-visningen til å oppdatere statusen for oppgaven din. Status Board er en enkel visning der hver oppgave er representert som et kort, og du kan bare dra og slippe kortet ditt fra en kolonne til den neste for å oppdatere statusen. Denne funksjonen vil hjelpe deg med den ikke-sekvensielle tidslinjen for oppgaver som følger med kreativ prosjektledelse.

Du og teammedlemmene dine kan også finne Dashboard View nyttig. Dashbordene inneholder diagrammer og statistikk for å vise deg hvordan prosjektene eller billettene dine utvikler seg. Du kan også bruke dashbordet til å sammenligne hvordan prosjekt A har det i forhold til prosjekt B. Du finner disse dashbordene i Dashboard-visningen i “prosjekter” -applikasjonen.

I tillegg kan du også bruke enklere visningsoppsett som Tree og Flat view for å administrere oppgavene dine. Trevisningen ordner billetter eller oppgaver i et hierarki. Flatvisning viser billetter og oppgaver uten hierarkistruktur.

På OneDesk kan du opprette alle visningene du trenger for å hjelpe deg med å administrere billetter og oppgaver. Mine visninger lar deg tilpasse visninger i henhold til dine krav. For å lage dine personlige visninger, må du velge et oppsett og legge til filtre, grupper og kolonner.

For eksempel kan du lage en visning for å spore tiden som teammedlemmene bruker på hver enkelt oppgave. Med denne funksjonen kan du spore produktiviteten til teammedlemmene dine slik at teamlederne dine vet om oppgaver må tildeles på nytt. Med OneDesk blir det lett å overføre oppgaver til andre teammedlemmer. Du kan bruke det kanbanstilte kortkortet og tilpasse visningen for å se hvert av lagmedlemmets oppgaver og flytte visse oppgaver rundt for å distribuere det til et teammedlem som har tilgjengelighet til å jobbe med det.

Bortsett fra disse standard visningsoppsettene og filtreringssystemene, bruker du også OneDesk’s kraftige rapporteringsfunksjoner.

Du kan generere rapporter om billetter, oppgaver, prosjekter eller porteføljer ved hjelp av eksisterende rapporteringsmaler eller ved å lage dine egne. Rapporter opprettes enten manuelt eller automatisk – ved hjelp av OneDesk automatiseringssystem for arbeidsflyt. Støttede rapporteringsformater er PDF- og CSV-formater, og de kan sendes til angitte e-postadresser.

Tidrapportrapporter er spesielt nyttige når du arbeider med komplekse prosjekter. Dette er fordi du kan få en ide om hvordan prosjekttiden ble utnyttet til forskjellige oppgavetyper, og om det var berettiget å bruke den tiden. Som et resultat kan du ta de nødvendige trinnene for å forbedre prosjektplanleggingsevnen og bedre administrere prosjektets faktureringstid.

OneDesk lar deg lage timelisterapporter, som er CSV-filer som kan importeres i Microsoft Excel. Disse rapportene er dataregistreringer av timeseddelegenskaper presentert i tabellformat. Varenavn, prioritet, faktureringstype, navn på forespørselen er nødvendig informasjon som kan vises i timelapprapportene. Imidlertid kan annen kritisk informasjon, for eksempel prosentandelen fullført, vises for intern rapportering. OneDesk timelisterapplikasjon lar administratoren dykke dypere når han oppretter rapporter. Derfor kan timelisterapporter vise interne data som navn på tilskudd, det utnevnte teamet og mer.

Du kan aktivere system-e-postmeldinger for å varsle nye teammedlemmer om deres brukerkonto eller passordoppsett. Annet enn det, kan du sende invitasjons-e-postmeldinger for å invitere kunder til å registrere seg for kundeportalen. Du kan også sette opp Workflow Automations for å minne tilskuerne når oppgavene deres forfaller, og opprette en egen automatisering for å varsle billettfølgeren om enhver statusendring eller melding du sender.

OneDesk har alle muligheter for å effektivisere arbeidsflyten din. Med OneDesk kan du fange, automatisere, administrere og spore supportbilletter, slik at du og teamet ditt kan ta nødvendige tiltak for å løse problemet umiddelbart. Med OneDesk’s prosjektledelsesfunksjoner kan du tilordne arbeid til riktig team og spore prosjektenes fremgang i flere visningsoppsett.

Teammedlemmene dine kan sende inn timelistene sine for alt arbeidet sitt, slik at du bedre kan administrere timene dine. I tillegg hjelper OneDesk også med å holde kundene dine i løkken. Gjennom kundeapplikasjoner som webskjemaer og kundeportaler kan kundene dine kontakte deg med spesifikke forespørsler, og eliminere problemene knyttet til lange e-posttråder. I tillegg, med OneDesk’s kunnskapsbase, kan klienter få tilgang til selvbetjeningsartikler, noe som hjelper deg med å redusere billettbelastningen betydelig.