Transkripsjon:

Administrerte tjenesteleverandører eller MSP-er styrer eksternt IT og systemer til sine kunder og sluttbrukere og fakturerer dem i henhold til en abonnementsmodell. Disse tjenestene leveres i henhold til en servicenivåavtale for å gi kundene den beste tjenesten. Disse selskapene trenger også selvbetjeningsapplikasjoner, for eksempel en kunnskapsbase for å svare på de spesifikke spørsmålene til sine kunder. Når det gjelder kommunikasjon, stoler MSP på å dele informasjon med partnere, prosjektledere, kunder og aksjonærer. Utfordringen ligger imidlertid i å effektivisere kommunikasjonen og sikre en problemfri opplevelse. Prosjektledelse for MSP-er skiller seg sterkt fra andre bransjer. Dette er fordi MSP-er er avhengige av sin prismodell for å holde seg lønnsomme, og det er derfor helt nødvendig å kontrollere kostnader eller budsjett for å lykkes med prosjektene. Det er derfor det er viktig for MSP å ha et robust system på plass som vil målrette mot flere funksjoner og forenkle arbeidsflyten.

OneDesk er en kombinasjon av help desk og prosjektledelse i en applikasjon. Med OneDesk kan du støtte kundene dine, administrere prosjekter uten å måtte kjøpe, lære, integrere og bytte mellom flere applikasjoner. OneDesk tilbyr samarbeidsverktøy som live chat, webskjemaer, nettstedsportaler, slik at alle parter kan sende inn og spore prosjektforespørsler, problemer eller billetter. Med OneDesk kan du tilby automatiserte svar, arbeidsflyter, SLA, tidssporing og mer som vil øke teamets produktivitet. Du kan også bruke OneDesks kunnskapsbase til å svare på spørsmål og veilede kundene dine til selvbetjeningsartikler, noe som vil redusere billettbelastningen betydelig. I dette panelet kan du opprette prosjekter og porteføljer. Disse porteføljene fungerer som containere for prosjektene dine. Porteføljer kan betegnes i henhold til kundenavn, klientorganisasjon, prosjekttype eller avdelinger i driften som administrerer de tildelte prosjektene. Managed tech tilbyr et komplett utvalg av IT-tjenester for å møte kravene til kundene sine.

Dette selskapet mottar henvendelser om sine tjenester, for eksempel maskinvare, salg og lisensiering, integrert sikkerhetssystem, Office 365-opplæring og mer. Hver henvendelse genererer billetter, som deretter organiseres i porteføljer i OneDesk. For eksempel opprettet vi en portefølje kalt servicehenvendelser. Porteføljen inneholder flere prosjekter som inkluderer tjenesteforespørsler for skytjenester, maskinvaresalg og lisensiering, plan for sikkerhetskopiering og kontinuitet og mer. Porteføljen består av flere prosjekter som inneholder kundeforespørsler og planlagte oppgaver som kan vises ved bruk av billetter og oppgaver. Administrerte tjenesteleverandører trenger et kraftig billettsystem som lar dem fange opp og spore og overvåke supportbilletter. MSP-er stoler på billetter for å svare på klienthenvendelser, serviceforespørsler og mer. I OneDesk kan du ta billetter på flere måter og holde oversikt over disse billettene i en enkelt enhetlig visning. billetter krevde øyeblikkelig oppmerksomhet og kan løses med en gang.

Den første måten er ved automatisk videresending, din support-e-post til e-postmeldingen som finnes her. OneDesk registrerer alle detaljene i klientens e-post og genererer en billett i OneDesk-billettapplikasjonen. For eksempel vil emnebeskrivelsen vedlegg av e-posten bli fanget opp i billetten, slik at teammedlemmene dine kan svare på forespørselen mer effektivt. Den andre måten er å motta en forespørsel til live chat-applikasjonen. OneDesk live chat-applikasjon er en applikasjon som vender mot en kunde som fremmer kommunikasjon med kundene dine i sanntid. Appen kan konfigureres i utseende, du kan tilpasse chat-vinduet med logo-firmaet ditt, fargevalg og legge til en bot-avatar. Når klienten melder deg via live chat, kan teammedlemmene se dette i messenger-applikasjonen, svare og opprette billetten fra samtalen. Ved å gjøre dette kobler OneDesk billetten og samtalen sammen. slik at teamet ditt kan se alle nødvendige data fra en plattform. I tillegg kan du også lage nettskjemaer for klienter eller henvendelser om tjenesteforespørsler. Du kan klassifisere webskjemaene dine basert på vanlige spørsmål eller tjenester levert av selskapet ditt. Manage Tech opprettet for eksempel skjemaer for hver av tjenestene de tilbyr. Når klienten har sendt inn webskjemaet, opprettes billetter i OneDesk-billettens applikasjon. Webskjemaer er svært effektive når de fanger opp, all nødvendig informasjon fra klientene og krever at de svarer på spesifikke spørsmål. Du kan opprette flere nettskjemaer i OneDesk. Disse skjemaene er knyttet til spesifikke billettyper, og organiserer og skiller hverandre. For å generere disse skjemaene, må du gå til administrasjonsinnstillingene i OneDesk og deretter bla ned til kundeappene for å velge webskjemaer. Velg en billettype for å opprette webskjemaet og skriv inn alle egenskapene som er tilknyttet skjemaet.

Standard webskjema inneholder tre grunnleggende egenskaper, emne, beskrivelse og vedlegg. Når billetten genereres på dashbordet ditt, blir emnet, beskrivelsesvedleggene også fanget opp i billetten. I OneDesk kan webskjemaer tilpasses ved å legge til egendefinerte felt. For å opprette egendefinerte felt, må du først kreve typen informasjon du vil samle inn fra kundene dine. Du kan velge felt basert på tekst, nummer, dato, pris, valg og deretter kalt det egendefinerte feltet på riktig måte basert på ditt valg. Disse feltene kan angis etter behov for å fange viktig informasjon fra kundene dine. For eksempel kan du opprette et kontaktskjema for klienter som kan ha spørsmål om din sikkerhetskopi og kontinuitetsplan. De kan navigere i kundeportalen din og velge webskjemaet med sikkerhetskopi og kontinuitetsplan. Du kan deretter legge til standard- eller tilpassede felt for å fange riktig informasjon som trengs for å løse billetten.

Du kan også konfigurere disse feltene etter behov, for å sikre at all nødvendig informasjon blir fanget. Når klienten har fullført det valgte nettskjemaet, vil du generere en billett i billettsøknaden din i OneDesk. Billetten lar deg se detaljene som ble fylt ut på nettskjemaet. Du kan deretter tildele denne billetten til et bestemt individuelt team eller avdeling. OneDesk lar deg tilordne flere teammedlemmer og avdelinger til en billett. Du kan imidlertid eliminere manuelt tilordne team ved å automatisere prosessen. Kundene dine kan deretter kommunisere med teammedlemmene dine og se gjennom billettene fra portalen. Portalen lar kundene dine sjekke fremdriften til billettene sine og gir kundene dine muligheter til å diskutere ved å opprette samtaler direkte fra portalen for å opprettholde konfidensialiteten for informasjonen du kan kreve at kundene dine logger på portalen.

Du kan også kontrollere hva kundene dine kan se og gi rollebasert tilgang til å håndtere konfidensiell informasjon. Du kan aktivere visningsalternativer for kunder å fylle ut billettene i henhold til billettforespørselstypen, prosjektet den tilhører og mer. Når som helst en klient sender deg en e-postforespørsel eller sender inn et webskjema. OneDesk fanger opp klientinformasjon og lager en post i kundens applikasjon. Kundenes applikasjon oppretter et organisasjonsnavn basert på domenenavnet til klienten og ordner alle klienter i den aktuelle organisasjonen. Du kan også legge til klienter og klientorganisasjoner manuelt. Du kan se mer informasjon om dine kunder og kundeorganisasjoner ved å klikke på rullegardinlisten og velge å se flere detaljer her, du kan oppdatere mer detaljert informasjon om klienten din og opprette egendefinerte felt for å fange ytterligere informasjon. Bortsett fra det, kan du opprette filtre for å finne klienter med høy prioritet, nye klienter og mer. Det kan være lurt å redusere antall billetter du mottar fra kundene dine per dag.

Kunder stiller vanlige spørsmål som lett kan besvares ved å ha en kunnskapsbase på plass. OneDesk kunnskapsbase fungerer som et informasjonssenter for kundene dine og gir dem tilgang til artikler, videoer, opplæringsmoduler du laster opp. Ved å gjøre dette kan du og teamet ditt ganske enkelt videresende lenken til kunnskapsbaseartikkelen til klienten din og fokusere på mer produktive oppgaver. Arbeidsflytautomatisering er regler som lar deg automatisere handlinger i OneDesk. Denne automatiseringen inneholder tre elementer, filtre, utløsere og handlinger. Den blå koden representerer din billettype og fungerer som filtre. Den oransje koden representerer utløserhendelsen. Mens den grønne koden representerer handlingene OneDesk vil ta, når denne triggerhendelsen inntreffer på disse elementene. Når reglene er satt, vil OneDesk generere et navn på automatiseringen din. Ellers har du muligheten til å gi nytt navn til automatiseringen. OneDesk kan automatisere arbeidsflyten din og eliminere enhver manuell inngrep for å rutebilletter til riktig team eller prosjekt. Med OneDesk automatiserte arbeidsflyt kan du dirigere elementer til team og prosjekter, automatisk svare på klienter og legge til tilpassede varsler og mye mer. For å lage automatiseringer, navigerer du til administrasjonsinnstillingene dine, og deretter klikker du på billettfanen og deretter ruller ned til automatisering av arbeidsflyt. Du kan opprette nye arbeidsflyteautomatiseringer eller redigere en eksisterende. For eksempel, hvis en potensiell klient sender inn en tjenesteforespørsel om opplæring i Office 365, kan du rute denne billetten til riktig team eller tildele teammedlemmer som er best egnet til å svare på spørsmålet.

En annen måte å øke effektiviteten er ved å bruke automatisering for å varsle kundene dine om oppdateringene av de etterspurte billettene. Dette vil holde kundene dine i løkken og eliminere behovet for å sende e-post for å spørre om billettstatus. Den største utfordringen for MSP er å håndtere kundens forventninger. Dette er vanskelig på grunn av de fortvilte samarbeidsverktøyene som ikke fungerer bra sammen. OneDesk løser dette problemet ved å koble alle kommunikasjonsverktøy sammen, slik at teammedlemmet kan se all delt kommunikasjon fra forskjellige samarbeidsverktøy. Hvis klienter ønsker å følge opp billetten sin, kan de svare via e-post eller opprette samtaler direkte fra portalen. Denne meldingen vil vises i messenger og vil også være knyttet til den spesifikke billetten. Teammedlemmene dine kan svare på denne eksisterende samtalen for å kommunisere med sluttbrukeren eller opprette interne meldinger for teammedlemmene. Interne samtaler er skjult for klienter ettersom det vises som et internt svar. Ved å skrive @ brukernavn eller avdelingsnavn kan du overføre meldingen til ekspertmedlemmer eller avdelinger som er best egnet til å svare på spørsmålene dine.

Messenger-applikasjonen lar teamet ditt overføre dine daglige korrespondanser og redusere lang responstid assosiert med e-post. Messenger-applikasjonen er spesielt effektiv da den oppmuntrer til rask, svar og eliminerer forsinkende oppløsninger som er nødvendige for å lykkes med prosjektet. I tillegg kan klienter også starte engasjement gjennom funksjonen for live chat-applikasjon i OneDesk. Noen ganger er det lettere å dele et bilde, PDF-instruksjoner eller regneark enn å skrive ut informasjon og chatte. OneDesk’s live chat-applikasjon lar kundene dine sende vedlegg opptil 350 megabyte. Disse vedleggene er fanget i billetter og blir gjort tilgjengelig for teammedlemmene dine til å lastes ned direkte på datamaskinen. Siden chatformater har umiddelbar karakter, kan spørsmål eller problemer løses umiddelbart av teammedlemmene dine. Bortsett fra det, stempler OneDesk’s live chat-funksjon samtalen, noe som hjelper teamet ditt med å sjekke samtaletid i tilfelle tvist.

Prosjektledelse for MSP er utfordrende på grunn av det store antallet og kompleksiteten i oppgavene i dette prosjektet. Utfordringen ligger også i å styre kostnadene for budsjettet. Det er derfor det er så viktig for MSP å være i kontakt med alle parter. I OneDesk kan du dele opp disse prosjektene i oppgaver. Oppgaver kan defineres som arbeid som krever nøye planlegging og gjennomføring. Du kan konvertere en billett til en oppgave eller bare lage en ny oppgave i oppgaveapplikasjonen, teammedlemmene dine kan logge tiden din på oppgaver i OneDesk og angi fullført prosentandel av de tildelte oppgavene. Arbeidet logges ved å opprette et tidsark eller kjøre en oppgavetidsur. Når du sender inn et timeark, vil du fylle ut hvor mye arbeid som ble utført, gjeldende status for denne varen, prosentandel fullført og et annet. Siden tids- og budsjettstyring er viktig i planleggingen av prosjekter for MSP-er, kan du bruke OneDesks planlagte plan for å stille arbeidstid og dager og kostnader knyttet til hver oppgave i prosjektet.

Du kan også sette begrensninger for å sikre at teammedlemmene begynner å jobbe med oppgaven. I henhold til din spesifiserte tidsramme. Managed Tech tilbyr sikkerhetskopierings- og risikoreduserende tjenester til sine kunder. Løsningene for sikkerhetskopiering og gjenoppretting sikrer kontinuitet for kundens virksomhet i tilfelle en katastrofe eller forstyrrelse. Ekspertteammedlemmer i Managed Tech evaluerer først kundens IT-miljø for å finne et passende alternativ for sikkerhetskopiering, og lager deretter en beredskapsplan som vil beskytte dine interne systemer, data, e-post, kommunikasjon og mer. Når du oppretter beredskapsplanen, vil teammedlemmene identifisere og prioritere risiko, og deretter lage en trinnvis guide for å gjenopprette IT-dokumentene. Etter det vil det opprettes en intern og ekstern oppføringsliste for å minne om hver enkelt ansvarsforhold. Hver av disse oppgavene vil kreve samarbeid med kunder og kan kreve flere revisjoner basert på tilbakemeldinger fra kunder. OneDesk fremmer samarbeid med alle parter og gir deg verktøyene til å kommunisere via flere kanaler.

For eksempel kan teamet ditt enkelt føre samtaler med kundene og andre avdelinger i organisasjonen. I OneDesk kan du gjennomføre samtaler fra oppgaveskjemaer. Dette gjør at du kan kommunisere med alle parter og hjelpe deg med å ta avgjørelser ensidig. I tillegg til å gjennomføre samtaler, kan du også legge ved og sende viktige mapper til flere enkeltpersoner eller team, slik at de raskt kan finne vedlegget og laste dem ned til datamaskinene sine. Du kan organisere oppgavene dine i prosjektstrukturen, eller legge dem til i forskjellige mapper eller porteføljer i prosjektet. Du kan lage en prosjektmal for enkle prosjekter som går igjen. Bare klone prosjektet hver gang du jobber med lignende prosjekter, på den måten kan du ha en eksisterende mal på plass hver gang du jobber med disse gjentatte prosjektene. Spesielt nyttig siden du har muligheten til å velge elementene og egenskapene du vil kopiere fra det opprinnelige prosjektet til det klonede prosjektet. OneDesk har noen unike visninger som hjelper deg med å analysere oppgaven din.

Med OneDesk-visninger kan teammedlemmer visualisere pågående aktiviteter angående alle elementene, som deretter hjelper deg med å prioritere riktig og ta smartere beslutninger. Du kan bruke statusbordet til å oppdatere statusen til oppgavene dine. Statusbordet er basert på Kanban-metoden. Kanban hjelper teammedlemmene dine til å forstå oppgaver visuelt gjennom signaler som kort for å skape representasjon av arbeidet deres. Enkelt sagt, Kanban-metoden, gjør at teamene dine kan se hvilke oppgaver som må takles, og gir en klar kontekst av prosjektutviklingen. OneDesk-statuskort er enkel visning der hver oppgave er representert som et kort. Du kan bare dra og slippe kortet ditt fra en kolonne til neste for å oppdatere statusen. Du og teammedlemmene dine kan også finne dashbordvisningen nyttig. Dashbordene inneholder diagrammer og statistikk for å vise deg hvordan prosjektene eller billettene dine utvikler seg.

Du kan også bruke dashbordet til å sammenligne hvordan prosjekt A er fairing sammenlignet med prosjekt B. Du finner disse dashbordene i dashbordvisningen i prosjektapplikasjonen. Et gannt-diagram viser deg også planlegging kontra ditt faktiske arbeid. Den blå linjen angir planleggingen din mens den grønne linjen representerer den faktiske tiden låst av teamet ditt. Å ha den blå linjen ved siden av den grønne linjen hjelper deg å sammenligne visuelt hvor godt du har planlagt prosjekttiden. Høyre side av den blå linjen viser startdatoen for prosjektet. Mens venstre side av linjen viser sluttdatoen. Du kan koble oppgaver for å opprette avhengighetsoppgaver, for å lede teammedlemmene dine til å fullføre en oppgave før du starter den neste. Du kan også restrukturere oppgaveavhengighetene ved å bruke dra og slipp-funksjonen. Når oppgavene er koblet sammen, beregner OneDesk den kritiske banen og gir teamet den totale prosjektlengden.

Du kan også legge til datobegrensninger for å forhindre at en oppgave blir planlagt på et senere tidspunkt. I tillegg kan du også bruke enklere visningsoppsett, for eksempel tre og flat for å administrere oppgavene dine. Trevisningen, ordner oppgaver eller billetter i hierarkiet. Flatvisningen viser billetter og oppgaver uten hierarkistruktur. På OneDesk kan du opprette alle visningene du trenger for å hjelpe deg med å administrere billetter og oppgaver. Mine visninger lar deg tilpasse visninger i henhold til dine krav. For å lage dine personlige visninger. Du må velge et oppsett, legge til filtre, grupper og kolonner. For eksempel kan du opprette en visning for å spore tiden som teammedlemmene bruker på hver enkelt oppgave. Med denne funksjonen kan du spore produktiviteten til teammedlemmene dine. Så teamlederne dine vet om oppgaver må tildeles på nytt. Med OneDesk blir det lett å overføre oppgaver til andre teammedlemmer.

Du kan bruke papp i Kanban-stil og tilpasse en visning for å se de respektive teammedlemmene, oppgavene og flytte bestemte oppgaver for å distribuere det til et teammedlem som har tilgjengelighet til å jobbe med det. Bortsett fra disse standard visningsoppsettene og filtreringssystemene, kan du også benytte deg av OneDesks kraftige rapporteringsfunksjoner. Du kan generere rapporter og billetter, oppgaver, prosjekter eller porteføljer ved hjelp av eksisterende rapporteringsmaler eller ved å lage dine egne. Rapporter opprettes enten manuelt eller automatisk ved hjelp av OneDesk automatiseringssystem for arbeidsflyt. Støttede rapporteringsformater er PDF- og CSV-formater, og de kan sendes til den angitte e-postadressen. Tidrapportrapporter er spesielt nyttige når du arbeider med komplekse prosjekter. Dette er fordi du kan få en ide om hvordan prosjekttiden ble utnyttet til forskjellige oppgavetyper. Og om det var berettiget å bruke den tiden. Som et resultat kan du ta de nødvendige trinnene for å forbedre prosjektplanleggingsevnen og bedre administrere prosjektets faktureringstid.

OneDesk lar deg lage tidsarkrapporter som er CSV-filer som kan importeres i Microsoft Excel. Disse rapportene er dataregistreringer av tidsarkegenskaper presentert i et tabellformat, element, navn, prioritet, faktureringstype, forespørselsnavn eller annen nødvendig informasjon som kan vises i timelapprapportene. Imidlertid kan annen kritisk informasjon som den første fullførte grøften vises for intern rapportering. OneDesk tidsark-applikasjon lar administratoren dykke dypere når han oppretter rapporter. Derfor kan tidsregistreringsrapporter vise interne data som navn på tilskudd, utnevnt team og mer. OneDesk lar deg koble til applikasjoner du allerede bruker, og hjelper deg med å få mer fleksibilitet og kontroll over prosessene dine. Integreringsfunksjoner, gjør OneDesk-plattformen mer komplett og enkel å få tilgang til teammedlemmene dine. OneDesks-integreringsfunksjoner som enkelt pålogging er spesielt nyttige for å tillate brukere å logge på med eksisterende legitimasjon.

Dette gjør at teammedlemmene raskt kan få tilgang til OneDesk-plattformen og eliminere behovet for å administrere flere brukernavn og passord. OneDesk har sine egne innebygde integrasjoner som lar deg integrere med disse applikasjonene direkte. Du kan oppleve flere fordeler ved å integrere med andre applikasjoner. Du kan fange supportbilletter, tilbakemeldinger fra kunder og koble til andre applikasjoner som forenkler arbeidsflyten din. I tillegg kan du også integrere med 2000+ applikasjoner som støttes av Zapier. Du kan aktivere system-e-postmeldinger for å varsle nye teammedlemmer om deres brukerkonto eller passordoppsett. Annet enn det, kan du sende invitasjons-e-postmeldinger for å invitere kunder til å registrere seg for kundeportalen. Du kan også sette opp automatisering av arbeidsflyt for å minne påmottakerne når oppgavene deres forfaller, og opprette separat automatisering for å varsle billettfølgeren om statusendring eller en melding du sender. OneDesk har alle muligheter for å effektivisere arbeidsflyten din.

Med OneDesk kan du fange, automatisere, administrere og spore supportbilletter, slik at du og teamet ditt kan ta nødvendige tiltak for å løse problemet umiddelbart. Med OneDesk’s prosjektledelsesfunksjoner kan du tildele arbeid til riktig team og spore prosjektets fremgang i flere visningsoppsett. Teammedlemmene dine kan sende inn timelister for alt arbeidet deres, slik at du bedre kan administrere timene dine. I tillegg hjelper OneDesk deg med å holde kundene dine i løkken. Selv om kundeapplikasjoner som webskjemaer og kundeportaler, kan kundene kontakte deg med spesifikke forespørsler, og eliminere problemene knyttet til lange e-posttråder. I tillegg, med OneDesk’s kunnskapsbase, kan klienter få tilgang til selvbetjeningsartikler, noe som hjelper deg med å redusere billettbelastningen betydelig.