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Sobre a Empresa

Para a gestão de projetos, existem toneladas de opções de software disponíveis, algumas das quais são demasiado pesadas para as equipas que enfrentam projetos mais pequenos e bem definidos. Ao escolher o software certo para a sua equipa, um dos maiores desafios é encontrar o equilíbrio certo em termos de benefícios em relação ao tempo gasto a montá-lo e a gerir a ferramenta. Embora o software de gestão de projetos em geral seja feito para facilitar o trabalho de gestão do projeto, muitas vezes o software é muito complicado e requer a própria gestão. Sabendo isto, um cliente veio até nós na esperança de que a OneDesk tivesse uma solução para as suas necessidades de gestão que não requer muito tempo.

O nosso cliente é um corretor imobiliário que gere uma pequena agência de publicidade e design dentro da sua empresa. A razão pela qual vieram até nós é que estavam à procura de uma solução para gerir os pedidos de design que chegam à sua agência. Estes pedidos são frequentemente projetos pontuais que são pequenos, rápidos e fáceis de concluir. Dadas as suas necessidades, o nosso cliente identificou que o software de gestão de projetos provavelmente lhes daria o que precisam para acompanhar este tipo de trabalho. No entanto, a maior parte do software no mercado parece necessitar de muita configuração e entrada para fazer sentido para eles numa perspetiva de tempo; o tempo que levaria a configurar o trabalho no software impediria o trabalho de design real solicitado. Outra solução possível que o nosso cliente considerou foi um sistema de bilhética onde o trabalho poderia ser atribuído e o estado poderia ser rastreado num simples oleoduto.

Antes de usar o OneDesk, o nosso cliente estava a usar e-mails para capturar e receber trabalho. Tinham um endereço de e-mail dedicado que era monitorizado por alguém da sua equipa, e sempre que um novo pedido fosse enviado, uma nota seria feita e o trabalho seria atribuído a um designer. Apesar de ter feito o trabalho, este processo é manual, propenso a erros, e não proporciona qualquer transparência no estado do trabalho. Ao mover este fluxo de trabalho para o OneDesk, eles podem manter o seu ponto de contacto inicial com os seus clientes por e-mail, mas dependem da OneDesk para fazer o resto do levantamento pesado. A OneDesk configura automaticamente um endereço de e-mail que transforma todos os e-mails enviados para ele em bilhetes no sistema OneDesk. A partir daí, os bilhetes podem ser triagemdos, revistos, editados e atribuídos. A OneDesk também permite a criação de status personalizados para que o nosso cliente possa então construir fluxos de trabalho para capturar com precisão o ciclo de vida de cada pedido de design em que trabalham.

Configuração do projeto

Para gerir e organizar o trabalho solicitado pelos clientes, recomendamos que o nosso cliente explore a nossa estrutura hierárquica para artigos de trabalho. Embora o nosso cliente tenha notado que o seu trabalho de design consiste frequentemente em pequenos projetos pontuais, destacamos como eles podem usar os conceitos OneDesk de portfólios e projetos para ajudá-los a gerir esses pedidos. Os conceitos de projetos e portfólios no OneDesk são apenas contentores para guardar bilhetes e – se o nosso cliente seguir projetos maiores – tarefas de projeto. Ao utilizarem carteiras para representar os seus clientes, podem agrupar todos os pedidos de um determinado cliente em conjunto e rever facilmente o trabalho passado que tem sido feito. Também recomendamos que o nosso cliente utilize projetos para agrupar bilhetes para o mesmo produto, o que iria organizar ainda mais a obra. O nosso cliente levantou-se querendo a capacidade de esconder bilhetes concluídos, e os projetos são uma forma de o fazer. Ao criar projetos para bilhetes concluídos, o nosso cliente pode então arquivar estes projetos. Isto mantém a sua visão atual arrumada sem forçá-los a apagar registos do trabalho que foi feito.

Automações e Campos Personalizados

O nosso cliente notou que o que não gostavam de tantos outros softwares de gestão de projetos era a quantidade de entrada que lhes era exigida e o tempo tinha de ser afundado no produto. Embora o OneDesk não elimine todas as entradas do nosso cliente, existem várias automatizações que podem ser configuradas para maximizar a eficiência. Assim que o nosso cliente tiver a sua configuração de fluxo de trabalho, eles podem capitalizar as nossas automatizações de fluxo de trabalho. Uma das características mais poderosas da OneDesk, as automatizações de fluxos de trabalho são ações que acontecem com base num determinados critérios que estão a ser cumpridos. Combinado com os campos personalizados que o nosso cliente pode definir para os seus tipos de bilhetes, as automatizações de fluxo de trabalho podem fazer com que o trabalho funcione quase inteiramente em auto-gestão. Por exemplo, para pedidos de design de entrada, uma automatização pode detetar se a pessoa que regista o trabalho é de uma determinada empresa. Com base nesta informação, o trabalho pode então ser automaticamente transferido para um projeto apropriado e até mesmo atribuído a um determinado designer. Isto alivia grande parte do fardo de gerir o trabalho encontrado na maioria dos outros softwares de gestão de projetos.

Portal do Cliente

Outro produto no conjunto de ferramentas OneDesk que o nosso cliente está interessado é o portal do cliente. O portal do cliente é uma forma de o nosso cliente permitir diretamente aos seus clientes registarem pedidos de design diretamente no sistema OneDesk através de um portal web. Ao ter um portal de clientes, o trabalho registado por lá é visível para quem o registou pela primeira vez e pode ser aberto a qualquer pessoa da sua organização. Isto dá uma visibilidade elevada e adequada do estado de trabalho a todos os envolvidos. Em alternativa, o portal do cliente também pode ser usado como base de conhecimento para a qual os artigos podem ser publicados e partilhados com os clientes. Aproveitando o sistema de bilhética existente da OneDesk, os bilhetes podem facilmente ser transformados em artigos na base de conhecimento, e até mesmo beneficiar das opções de personalização dos bilhetes padrão oneDesk. Por exemplo, os bilhetes no OneDesk podem ter multimédia, como imagens e vídeos ligados a eles. Esta funcionalidade aplica-se também a artigos base de conhecimento, a partir dos quais os multimédia podem ser descarregados ou vistos no navegador.

Em termos de software de gestão de projetos, a OneDesk está acima do resto na sua flexibilidade e personalização. Desde a opção de transformar o portal do cliente numa base de conhecimento para várias formas de os pedidos serem registados no nosso sistema, o OneDesk tem uma amplitude de casos de utilização cobertos pela sua funcionalidade principal. Além da vasta gama de funcionalidades para organizar e gerir o trabalho, o OneDesk também é simples de configurar e usar. Juntamente com a capacidade de construir personalizações para gerir automaticamente o trabalho, ficou claro para o nosso cliente como o OneDesk não só satisfazia as suas necessidades, como as excedeu.

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