A informação impulsiona o mundo moderno, e as empresas de media estão no centro de tudo. Estas empresas são responsáveis pela curadoria de conteúdos, melhorando-o e estabelecendo-o de diversas formas. Envolvem-se numa busca rigorosa de dados e esforçam-se por divulgar novas informações ao público-alvo certo. Para além de descobrir que história contar e como contá-la, manter as rodas de uma tal empresa a funcionar numa indústria orientada para a mudança requer a cooperação de uma série de equipas especializadas capazes de procurar dados relevantes e fornecer resultados refinados nas suas funções designadas. Estas equipas são obrigadas a colaborar, dar relatórios úteis e oportunos, obter feedback e implementar o feedback. As empresas de media estão sempre à procura de melhores formas de otimizar as suas equipas, e um cliente aproximou-se de nós na esperança de aprimorar melhor o seu trabalho de equipa e as suas ferramentas de gestão de projetos.

A nossa empresa cliente é um player especializado na indústria da informação. Operam como uma empresa editorial e de media que vende publicações financeiras a um misto de público, incluindo clientes B2B que requerem informações financeiras oportunas e relevantes. A empresa dedica-se ao marketing direcionado e B2B, dependendo do público-alvo, desempenhando um papel crítico no clima empresarial e económico, fornecendo análises aprofundadas e publicações financeiras.

Numa conversa com o departamento de marketing da empresa, notamos que os esforços de marketing da empresa poderiam ser atribuídos a quatro equipas que trabalham 24 horas por dia para atingir objetivos corporativos, ao mesmo tempo que reportam continuamente ao líder da equipa para coordenação e feedback. O departamento de marketing enfatizou a necessidade premente de uma ferramenta interna que os possa ajudar a gerir melhor estas equipas e projetos. A ferramenta deve permitir que os membros da equipa partilhem informações convenientemente sem alterar necessariamente o fluxo de trabalho existente. O cliente também observou que a plataforma proposta deve ter as funcionalidades de suporte de 20 a 50 membros da equipa que podem submeter relatórios sobre tarefas designadas de forma independente, ao mesmo tempo que também podem obter feedback oportuno sobre as informações que forneceram na mesma plataforma.

A OneDesk fornece uma solução viável para o desafio que a empresa cliente enfrenta. Facilita a comunicação, estrutura e acompanhamento de projetos e atividades de equipas através de uma variedade de ferramentas disponíveis na plataforma OneDesk. Estas ferramentas são particularmente adequadas para suavizar a comunicação e gestão de projetos entre membros da equipa numa organização, como é o caso da empresa cliente.

Utilizando a plataforma OneDesk, o chefe das equipas pode criar, gerir e acompanhar projetos ou relatórios como bilhetes. O portal do cliente permite que a equipa leve a ler e responda aos bilhetes enviados pelos membros da equipa. Uma vez criado o perfil de um membro da equipa no OneDesk, eles podem ser incluídos como seguidores em bilhetes existentes, e tarefas relacionadas podem ser atribuídas a eles. Os membros da equipa designados também podem submeter bilhetes que estejam acessíveis através do portal do cliente. Os membros da equipa que seguem um bilhete ou projeto recebem notificações rápidas de discussões sobre o projeto de modo a que a discussão seja visível para toda a equipa.

Os bilhetes são capazes de deter uma quantidade massiva de dados relativos ao projeto ou relatório em questão. São totalmente personalizáveis e podem ser implementados através de diferentes fases de um ciclo de vida do projeto semelhante ao ciclo de vida convencional do projeto. Os bilhetes OneDesk também podem conter anexos de ficheiros, e podem ser configurados de acordo com qualquer exigência do projeto com campos personalizáveis para capturar dados relevantes.

O menu de projetos no painel de aplicações principal fornece uma estrutura completa de todos os projetos ou bilhetes existentes, os membros da equipa designados, e as tarefas atribuídas. O portfólio pode ser utilizado para representar os vários membros da equipa com bilhetes para cada membro ou projetos relacionados estruturados dentro do portfólio/pasta do membro. As pastas e sub-pastas do projeto podem ser arrastadas e largadas para obter a estrutura desejada.

O dashboard OneDesk resolve o principal desafio da comunicação e gestão de projetos, uma vez que permite que os membros da equipa enviem relatório de tarefa ou estado do projeto e obtenham feedback que não podem perder – através da app e por correio.

O OneDesk permite que as equipas recebam ou enviem bilhetes de várias maneiras convenientemente. Uma forma de o conseguir é através do portal do cliente, no qual a informação do bilhete e do cliente será captada automaticamente no OneDesk. Em alternativa, o administrador pode importar bilhetes em formato CSV desde que os bilhetes sejam recolhidos num ficheiro de folha de cálculo. Os bilhetes também podem ser recuperados dos sistemas existentes em uso dentro da empresa, integrando perfeitamente o OneDesk. A OneDesk também pode receber bilhetes por e-mail quando os utilizadores submetem bilhetes para um endereço de e-mail específico da empresa.

Os lides de equipa podem facilmente ver os detalhes dos bilhetes no OneDesk na aplicação principal. Também podem automatizar respostas para os bilhetes. A plataforma facilita a personalização de mensagens automatizadas em resposta a bilhetes específicos. Isto é particularmente útil para transmitir determinadas informações aos membros da equipa sobre a submissão de bilhetes ou a conclusão de tarefas específicas.

O OneDesk também fornece versões Android e IOS do sistema. Estas aplicações permitem aos membros da equipa criar bilhetes em tarefas, discutir bilhetes sobre as tarefas que estão a seguir, registar hora, receber notificações sobre novas atribuições e novas discussões. Seja no escritório central da empresa ou no canto do seu quarto, os membros da equipa podem atualizar e responder às atualizações do projeto sem problemas, uma abordagem que simplifica a comunicação e a colaboração entre as equipas.

Os utilizadores também podem ser divididos em vários níveis de acesso com diferentes permissões e privilégios. Isto garante que apenas os membros da equipa com os privilégios certos tenham acesso a dados e informações sobre projetos em curso. O portal é diferente para cada utilizador e os utilizadores podem ser restritos apenas aos seus próprios bilhetes ou a todos os bilhetes como entender. Assim, o nosso cliente pode facilmente personalizar o seu fluxo de trabalho ou integrar o OneDesk com o seu fluxo de trabalho existente, melhorando as operações através de uma melhor eficiência na comunicação sem ter de fazer grandes alterações operacionais. A interface amigável do utilizador da OneDesk, níveis de acesso bem definidos e uma série de outras funcionalidades ajudarão a empresa cliente a alcançar uma adoção perfeita da plataforma, melhor designação de tarefa adequada para o tamanho da equipa e natureza do trabalho, e gestão de projetos sem problemas.

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