Solução de Gestão de Email do Cliente

Solução de Gestão de Email do Cliente

O sistema de gestão de e-mail do OneDesk tem todas as funcionalidades necessárias. Dá-lhe total controlo sobre o que o seu sistema de bilhética de e-mail faz. Aqui estão as principais funcionalidades de e-mail na aplicação helpdesk da OneDesk:

Customer Ticketing System

Sistema de Bilhética de Clientes

A OneDesk tem um poderoso sistema de gestão de bilhetes para clientes, que lhe permite gerir totalmente o e-mail e o fluxo de trabalho de bilhetes. Cada bilhete tem um conjunto padrão de status de fluxo de trabalho,mas pode modificá-los para atender aos processos da sua empresa.

  • Por padrão, um novo bilhete começa no estado “Open” e não é atribuído a um agente. O bilhete, portanto, aparece na vista “bilhetes não atribuídos”. Uma resposta é enviada automaticamente ao cliente. Neste momento, alguém pode atribuir manualmente o bilhete a um agente da sua equipa de apoio.
  • Uma vez que o agente designado responde publicamente ao bilhete, a resposta é enviada ao solicitador por e-mail, o estado é alterado para “cliente pendente” e o bilhete aparece na visão do “cliente pendente”.
  • Uma vez que o cliente responde ao bilhete, o cessionário é notificado da resposta, o estado é alterado para “agente pendente”, e o bilhete aparece na visão do “agente pendente”.

Pode automatizar e modificar este fluxo de trabalho de modo a que corresponda à forma como a sua empresa comunica com os seus clientes.

Convert emails to tickets

E-mail para bilhete

A OneDesk irá criar bilhetes a partir de e-mails de clientes. Esta é uma das principais funcionalidades dos sistemas de e-mail do cliente e funciona assim:

  • Informe o OneDesk sobre qual o endereço de e-mail que usa para receber inquéritos de apoio.
  • Você configura um auto-forward para redirecionar novos e-mails para um dos seus endereços de e-mail OneDesk dedicados.
  • A OneDesk cria um bilhete a partir do e-mail, definindo o assunto, conteúdo, anexos e solicitadores no bilhete
  • Quaisquer respostas futuras feitas no bilhete ou e-mails de resposta subsequentes serão adicionados como mensagens no bilhete.
  • Se necessário, um novo registo de clientes será adicionado à lista de clientes dentro do OneDesk.

Temos guias fáceis de seguir para configurar redirecionamentos para o Gmail, Outlook e outros sistemas de e-mail.

helpdesk email templates

Modelos de e-mail de helpdesk

Quando envia e-mails aos seus clientes, quer o controlo total sobre o que eles vêem. Os modelos de e-mail helpdesk da OneDesk permitem modificar o conteúdo dos e-mails que envia aos seus clientes. Não só isso, mas pode modificar os modelos de praticamente qualquer e-mail que enviamos em seu nome.

Como administrador da sua conta OneDesk, tem acesso a um Centro de Mensagens de Correio e-mail onde pode ligar ou desligar os vários e-mails ou modificar o conteúdo. Pode até criar novos modelos de e-mail e definir as circunstâncias em que são enviados.

Help Desk email signatures

Assinatura de e-mail helpdesk

Ao enviar e-mails aos clientes, vai querer que a assinatura de e-mail helpdesk pareça que vem de si. No OneDesk pode adicionar uma assinatura personalizada ao final de cada e-mail. esta assinatura normalmente fornece informações de contacto para a sua empresa, mas pode incluir o que quiser, incluindo gráficos e logotipos. Pode até desligar a marca.

Se quiser personalizar o estilo dos e-mails,pode modificá-lo também. Pode mudar as cores, adicionar um logotipo e muito mais. Finalmente, também pode adicionar um cabeçalho personalizado aos seus e-mails.

Quando o OneDesk enviar um e-mail em teu nome, ele será embrulhado no cabeçalho e no rodapé que defines, e estilizado com as cores que escolhes.

Customer Email Management Solution

Resposta de e-mail do balcão de ajuda

O seu email de resposta helpdesk consiste geralmente em dois tipos de respostas: respostas automatizadas e respostas dos seus agentes de suporte.

As respostas automatizadas podem ser configuradas com um ou mais modelos, que respondem aos bilhetes de cliente em circunstâncias especificadas por si. Estas são respostas totalmente personalizáveis, e você pode ter quantas precisar. Cada um pode ser desencadeado em circunstâncias diferentes, para que você possa ter uma resposta diferente para um novo pedido de projeto do que para um bilhete de TI.

As respostas dos agentes contêm a mensagem que o agente introduziu e estão embrulhadas no seu modelo (ver acima). O outro conteúdo do e-mail, como o bilhete a que está associado, a linha de assunto, e muito mais, também pode ser configurado por si.

helpdesk automation tools

Ferramentas de automação Helpdesk

As ferramentas de automatização helpdesk da OneDesk são muito flexíveis. A OneDesk vem equipada com o nosso poderoso motor de automação de fluxo de trabalho.

Esta ferramenta de automação pode automatizar todos os aspetos do seu helpdesk, incluindo respostas automáticas,atribuições automáticas, preparação e triagem de filas de bilhetes, alterações de estado, atualizações de estado, lembretes, notificações, acordos de nível de serviço e muito mais. Uma grande lista de gatilhos, ações e filtros permite-lhe encaminhar os seus bilhetes de todas as formas que precisar. Esta funcionalidade de nível empresarial está incluída em todos os planos e é uma das funcionalidades mais populares.

Customer Email Management Solution

Rastreio de e-mail do cliente

Quando o OneDesk envia um e-mail em teu nome, não fica por aqui. Poderá ter de rastrear os e-mails do seu cliente depois de enviados ou recebidos. A OneDesk fornece o rastreio de e-mail do cliente com todos os planos.

Para rastrear que e-mails enviou e verificar se foram entregues corretamente, não precisa apenas enviar e esperar. Como administrador, pode abrir o painel de auditoria de e-mail de saída para ver uma lista de todos os e-mails que enviamos em seu nome. Para cada e-mail, pode ver o estado da entrega e, para os raros casos em que a entrega falhou, diremos porquê. Talvez o endereço de e-mail estivesse incorreto, ou o e-mail enviado do servidor de destino. Não precisa de ser um mistério sobre o que aconteceu.

Também pode rastrear e-mails recebidos no painel de auditoria de e-mail Incoming. Aqui você verá todos os e-mails que o OneDesk recebeu por si e o que fizemos com eles. Diremos se criamos um novo bilhete ou se adicionamos um comentário a um bilhete existente. Se um cliente alegar ter enviado um e-mail, pode facilmente verificar se este é realmente o caso e, em caso afirmativo, o que lhe aconteceu.

Customer Email Management Solution

Configurar o seu balcão de serviço de e-mail é fácil

Preparar o seu balcão de atendimento não tem de ser uma tarefa. O OneDesk vem com um feiticeiro que te acompanha por todos os passos. Na verdade, você pode estar pronto para começar a capturar novos bilhetes, capturando novos registos de clientes, e conversando ao vivo com seus clientes em poucos minutos depois de se inscrever. Se tiver alguma dificuldade, a nossa equipa está sempre pronta para ajudar na gestão de emails do seu cliente.

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