Não sei se é esse o caso, mas gostaria de discutir o que considero ser os ingredientes-chave para grandes escritórios de gestão de projetos, ou PMOs. Já vi vários escritórios de projetos serem construídos e demolidos em organizações bem intencionadas que eram produtivas… exceto o facto de que isso era mau em fornecer uma sólida infraestrutura pm. Até estava a construir o meu próprio PMO e infraestruturas – com sucesso também – antes de toda a organização colapsar de repente e inesperadamente, o que é forragem para um livro um dia, embora eu pense que já foi escrito sobre isso.
Desde que vi vários PMOs subirem e caírem, tenho vindo a ser opinado sobre o que são bons e maus ingredientes para escritórios de gestão de projetos. Para efeitos deste artigo, concentrar-me-ia naquilo que considero ser os quatro melhores ingredientes para um gabinete de gestão de projetos eficaz.
Forte, focado na liderança 
Isto pode parecer óbvio, mas deixe-me explicar mais. Vi muitos PMOs serem liderados por diretores de PMO que eram basicamente apenas os PM mais experientes do grupo. Essa experiência não os torna um bom líder. Além disso, eles eram muitas vezes os próprios projetos. Considero isto um erro. Se você está dedicado a criar um escritório de gestão de projetos eficaz, coloque um bom diretor de PMO no lugar para liderá-lo e libertá-lo de gerir projetos – exceto nos casos mais extremos em que o seu contributo é necessário para superar algum bloqueio ou problema. Os PMs precisam de orientação, formação, desenvolvimento de carreira e responsabilidade. O diretor da PMO já deve ter um prato cheio apenas com essas responsabilidades.
Apoio executivo
O PMO duradouro tem entrada executiva. É fundamental que a OMP seja realmente levada a sério na organização. As empresas com PMOs que não são apoiadas pela aquisição executiva podem não ter financiamento e podem também ver projetos-chave a serem liderados por grupos especiais criados fora da PMO. Estes só farão com que o PMO seja visto como uma entidade não crítica ao longo do tempo… levando à sua eventual morte.
Experiência nas fileiras
Um PMO repleto de gestores de projetos com PMP e outras certificações não garante o sucesso. É fundamental que o seu PMO seja composto por indivíduos com sucessos de projetos (e falhas) sob os seus cintos. A mentoria é essencial e estes PMs experientes que não só têm histórias de sucesso reais, mas também sobre superar e aprender com os seus fracassos, serão os melhores indivíduos para ajudar novos gestores de projetos na organização a aprender a gerir eficazmente e com sucesso os compromissos de forma contínua.
Melhores práticas
As melhores práticas podem significar muitas coisas. Mas principalmente o que estou a focar aqui são coisas como modelos reutilizáveis, uma metodologia sólida, e uma estrutura pm que promove uma comunicação forte, bons feedbacks, práticas consistentes e relatórios regulares do estado do projeto semanal. Os PMs têm muito para lidar regularmente – especialmente se estiverem muitas vezes a liderar cinco ou seis projetos ao mesmo tempo, como é habitual. Quanto mais pudermos dotá-los de ferramentas e práticas sólidas de software que ajudem a gerar sucesso regular do projeto e uma apresentação consistente aos clientes do projeto que envolvem, então melhor será e mais confiantes estarão na gestão dos seus projetos diariamente.
Resumo
Nada garante que o seu PMO dure para sempre e que 80% ou mais dos seus projetos serão bem sucedidos. Mas ao seguir estes conceitos ao construir – ou reestruturar, se necessário – o PMO da sua organização, então provavelmente verá um sucesso mais consistente nos projetos que está a gerir. Por favor, partilhe os seus pensamentos e opiniões sobre o que considera ser ingredientes-chave para pmos bem sucedidos. As nossas experiências com sucessos e falhas de PMO ajudam-nos a levar isto para a frente e a construir ainda melhores infraestruturas pm no futuro.