Transcrição
A aplicação financeira destina-se a organizações que desejem gerir as finanças em torno dos seus projetos, bilhetes e tarefas dentro do OneDesk. Em combinação com outras ferramentas da OneDesk, você pode facilmente prever custos e valores de faturação com base nas tarifas que definiu e permite-lhe acompanhar os valores e custos de faturação planeados e reais em tempo real.
Este vídeo é uma visão geral do que as finanças podem fazer e como funciona.
Acesso à Aplicação Financeira
A aplicação financeira é acessível no painel do lado esquerdo, denotado pelo símbolo do dólar. Como utilizador de nível de administrador, pode configurar quem tem acesso à aplicação Financials através do perfil de um utilizador individual. Pode querer esconder a sua informação financeira de alguns utilizadores. Para tal, dirija-se à aplicação dos utilizadores, clique no utilizador para apresentar o seu perfil. Em seguida, pode optar por definir um utilizador como tendo acesso total ou limitado. Com acesso limitado, um utilizador não pode ver a aplicação Financials e, portanto, não estará a par das finanças da organização.
Visão geral da interface
Agora vamos para a aplicação financeira.
No lado direito do ecrã verá as várias colunas com finanças relativas a cada projeto e aos itens no seu interior. Estas colunas podem ser personalizadas ao seu gosto, clicando no volante e verificando-as dentro ou fora. Pode ver que há várias colunas para trabalho, custo, faturação e previsão. Consulte o nosso blog ou artigos base de conhecimento para obter descrições detalhadas de cada uma destas opções de coluna.
Para este vídeo vou focar-me principalmente nos custos e faturações planeados e reais.
Nota aqui também pode determinar as colunas calculadas. Clicando na roda dentada e na opção Coluna Calculada. No menu resultante, será solicitado que selecione as propriedades que deseja subtrair. Dependendo da sua seleção para a primeira propriedade, a propriedade de subtração mudará. Por exemplo, se selecionarmos o Trabalho Real como a nossa primeira propriedade, podemos escolher entre o Trabalho De Previsão e o Trabalho Real Faturado para subtrair.
Pode ver aqui, a nova coluna aparece na nossa opinião intitulada “AW – BW”. Posso movê-lo também. Como outras colunas, pode agora escolher se mostra esta coluna ou não do menu de rodas. Tenha em atenção que a remoção desta coluna de subtração irá eliminá-la e terá de ser adicionada manualmente se desejar vê-la.
Definir custos e taxas de faturação
Agora vamos ver como começamos a orçamentar o nosso trabalho. Pode alterar os custos e as taxas de faturação por nível. Estas tarifas podem ser alteradas para melhor refletir o fluxo de dinheiro para dentro e para fora do seu negócio enquanto trabalha nos seus projetos, bilhetes e tarefas.
Para alterar os cálculos de custos e cálculos de faturação, selecione o menu de ações no lado esquerdo da aplicação Financials e a opção “editar taxas de custo/faturação”. Como pode ver, existem várias tarifas que pode definir para o seu custo e faturação, como por equipa ou por projeto. Pode definir as tarifas por hora, com um mínimo mensal ou uma taxa mista. No caso de uma taxa mista, a sua taxa horária será aplicada após o mínimo ser cumprido.
Digamos que tenho uma empresa com várias equipas. A minha equipa de apoio aqui é paga 25 dólares por hora pela empresa. A equipa de desenvolvimento custa $50 por hora e a minha equipa de design custa $30 por hora. Vamos definir e calcular os nossos custos.
Em seguida, vamos definir as nossas taxas de faturação. Neste caso, digamos que a minha empresa cobra clientes com base no tipo de projeto. Aqui pode ver que tenho três tipos de projetos habilitados, design, desenvolvimento e suporte. Vamos definir algumas taxas de faturação. Digamos que para projetos de tipo de apoio temos um mínimo mensal e depois cobramos hora após. Para projetos de design e desenvolvimento cobramos por hora a 100 por hora. Desemote e calcule os seus montantes.
A nossa empresa pode agora planear tarefas e projetos como de costume. Utilize as aplicações Tasks and Projects para acompanhar e cumprir objetivos e prazos, priorizar tarefas e alocar recursos. (Consulte as nossas publicações de blog ou vídeos para obter informações detalhadas sobre a gestão de projetos com a OneDesk)
Para demonstrar, vamos ancorar os detalhes dos nossos itens aqui. Primeiro, você pode ver o projeto aqui é do tipo ‘design’ que definimos taxas de faturação para. Vamos também ver a nossa tarefa naquele projeto aqui chamado wireframing. Pode ver aqui que esta tarefa é atribuída a um dos meus designers. Você também pode ver o trabalho planeado para a nossa tarefa ‘Wireframing’ está definido para 6 horas.
Fechando os detalhes da tarefa,, podemos ver abaixo que com base nas minhas tarefas planeadas horas e na minha taxa de custo, o meu custo planeado foi gerado. 6 horas multiplicadas pela taxa de custo de $30 da minha equipa de design. Assim como o meu valor de faturação planeado é gerado por 6 horas com base nas minhas taxas de faturação pelo tipo de projeto que esta tarefa faz parte. O total do meu projeto é calculado pelo valor em todas as tarefas do projeto.
Voltando ao painel de detalhes de tarefas e deslocando-se para as nossas folhas de tempo. Pode ver que um dos meus designers submeteu uma folha de tempo para 2 horas de tempo de faturação nesta tarefa. É aqui que são gerados os custos reais e os montantes reais a faturar. Finalmente, o lucro é calculado com base no montante real de faturação menos os custos reais.
Agora, como gestor de projetos, podemos acompanhar dinamicamente se o nosso orçamento de custos planeado está no caminho certo com os custos reais. Com a aplicação financeira é fácil estimar ou reavaliar dinamicamente as suas taxas de faturação. Não se esqueça de ver os nossos outros vídeos e artigos sobre a utilização do OneDesk. E se tiver alguma dúvida, sinta-se à vontade para contactar através do chat ao vivo ou support@onedesk.com.