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Quer se trate de empresas bancárias, de corretagem, de hipotecas, de seguros ou de outras sociedades gestoras de património, os serviços financeiros estão a aumentar para se tornarem a indústria que mais cresce. Estas organizações precisam de software que possa agilizar as suas operações e fornecer suporte sem emenda. Os serviços financeiros precisam de soluções para gerir de forma segura os seus dados de clientes, fornecer apoio pontual aos seus clientes, uma base de conhecimento para responder a questões e gestão de projetos para entregar projetos internos em tempo útil.

OneDesk é uma combinação de HelpDesk e Project Management numa aplicação. Com o OneDesk, pode apoiar os seus clientes e gerir projetos sem a necessidade de comprar, aprender, integrar e alternar entre múltiplas aplicações. A OneDesk facilita-lhe a prestação de apoio proactivo, resultando numa melhor comunicação e em relações com o cliente mais fortes. Em termos de gestão de projetos, o OneDesk permite-lhe criar tarefas e organizá-las em projetos ou portfólios, que podem ser atribuídos aos membros da sua equipa e rastreados em vários layouts de visualização.

Neste painel, pode criar projetos e portfólios. Estas carteiras funcionam como recipientes para os seus projetos. As carteiras podem ser tituadas de acordo com o nome do cliente, organização do cliente, tipo de projeto, ou os departamentos da sua operação de gestão dos projetos atribuídos.

Por exemplo, criámos um portfólio baseado no nome da organização, abaixo do portfólio temos o projeto chamado Online Banking. Este projeto contém todos os inquéritos ao cliente no que diz respeito à banca online. Como pode ver, já recebemos alguns bilhetes, tais como Inquéritos de Conta, Problemas de Depósito de Cheques Online e Erro de Transferência de Dinheiro.

Isto permitir-lhe-á organizar os projetos relacionados com as respetivas carteiras. Em seguida, pode monitorizar como os projetos estão a progredir neste portfólio específico.

Em cada um destes projetos, poderá visualizar o pedido de apoio ao cliente & atribuições planeadas utilizando as aplicações tickets e Tasks.

À medida que os serviços financeiros mudam para plataformas digitais, os clientes são mais propensos a comunicar as suas necessidades através de canais online. Quer os seus clientes optem por se envolver consigo por e-mail, chat ao vivo ou formulários web, o OneDesk captura bilhetes de suporte de todos os canais numa única visão unificada. Os bilhetes podem ser capturados de várias maneiras.

A primeira forma é reencaminhando automaticamente o seu e-mail de suporte para o endereço de e-mail encontrado aqui. Quando um cliente envia um e-mail para o seu endereço de e-mail de suporte, o OneDesk irá capturar esse e-mail e gerar um bilhete. Toda a informação crítica no e-mail será captada no bilhete.

A segunda é receber um pedido através da aplicação de chat ao vivo. A aplicação de chat ao vivo da OneDesk é uma aplicação virada para o cliente que promove a comunicação com os seus clientes em tempo real. A aplicação é configurável no seu look — pode personalizar a janela de chat com o seu logótipo, esquema de cores da empresa e adicionar um avatar BOT. Assim que o cliente lhe enviar mensagens através do chat ao vivo, os membros da sua equipa podem ver isso na sua aplicação Messenger, responder e criar o bilhete a partir da conversa. Ao fazê-lo, o OneDesk liga o bilhete e a conversa em conjunto, permitindo à sua equipa visualizar todos os dados necessários de uma plataforma.

Sempre que um cliente envia um pedido de e-mail, o OneDesk cria automaticamente um registo de cliente e categoriza o solicitador do bilhete de acordo com a sua organização. Em alternativa, os seus clientes podem contactá-lo através de formulários web que captam toda a informação e geram bilhetes no seu painel de instrumentos.

Os seus clientes podem aceder ao seu portal para fazer perguntas sobre os procedimentos padrão. Estas questões podem ser sobre a abertura ou encerramento de uma conta bancária ou sobre aprovações de empréstimos, que podem ser submetidas a si através de formulários web.

Uma vez submetidos, os seus clientes podem comunicar com os membros da sua equipa e rever os seus bilhetes. Para manter a confidencialidade desta informação, pode exigir que os seus clientes entrem no portal para acompanhar o progresso dos seus bilhetes de apoio. Além disso, pode controlar o que os seus clientes podem ver e fornecer acesso baseado em funções para lidar com informações confidenciais. Também pode permitir opções de visualização para os clientes filtrarem os bilhetes de acordo com o tipo de pedido de bilhete, o projeto a que pertence, e muito mais.

As formas Web podem capturar todas as informações necessárias dos seus clientes e gerar bilhetes no seu painel de instrumentos. Também pode fazer fluxos de trabalho personalizados que começam com estes formulários.

O formulário web padrão é parecido com este. Para personalizar esta forma web, clique aqui. Você será capaz de definir certos campos conforme necessário, renomear campos existentes e adicionar campos adicionais, incluindo campos personalizados.

Por exemplo, pode criar um webform para clientes que possam ter dúvidas sobre os seus programas de investimento. Podem navegar para o portal do seu cliente e selecionar o formulário web intitulado “Programas de Investimento”. Em seguida, pode adicionar os campos standard ou personalizados para capturar as informações necessárias para resolver o bilhete. Também pode configurar estes campos para garantir que todas as informações necessárias sejam capturadas.

Assim que o seu cliente completar o formato web selecionado, irá gerar um bilhete na sua aplicação de Bilhete no OneDesk.

O bilhete permite-lhe ver os detalhes que foram preenchidos no formato web. Em seguida, pode atribuir este bilhete a um indivíduo, equipa ou departamento específico. O OneDesk permite-lhe atribuir vários membros da equipa e departamentos a um bilhete. No entanto, pode eliminar as equipas de atribuição manual através da automatização do processo.

A OneDesk pode automatizar o seu fluxo de trabalho e eliminar qualquer intervenção manual para encaminhar bilhetes para a equipa ou projeto apropriado. Com as Automatizações de Fluxo de Trabalho da OneDesk, pode encaminhar itens para equipas e projetos, responder automaticamente aos clientes, adicionar notificações personalizadas e muito mais.

Muitas organizações de serviços financeiros utilizam as Automações de Fluxo de Trabalho da OneDesk para criar atribuições automáticas para maximizar a eficiência. A maneira de o fazer é navegar para as definições da sua administração e clicar no separador de bilhetes.

Pode criar novas automatizações de fluxos de trabalho ou editar uma existente. [show how to make it and mention that you will assign it by round-robin]. Por exemplo, se um cliente em potencial submeter um inquérito sobre empréstimos às pequenas empresas, pode encaminhar este bilhete para o seu departamento de Operações de Empréstimo e rodar entre os utilizadores sempre que um novo bilhete é criado. Uma rotação de bilhetes distribuída uniformemente permitir-lhe-á prestar o melhor serviço aos seus clientes.

Outra forma de aumentar a sua eficiência é utilizando a automatização para notificar os seus clientes sobre as atualizações dos seus bilhetes solicitados. Isto manterá o cliente informado e eliminará a necessidade de enviar e-mails para perguntar sobre o estado do bilhete.

Na OneDesk, entendemos que a comunicação fortalece as relações com os seus clientes. Por isso, é necessário acompanhar os e-mails e fornecer aos seus clientes o suporte 24/7 de que necessitam.

Se os clientes quiserem acompanhar o seu bilhete, podem responder por e-mail ou criar conversas diretamente a partir do portal. Esta mensagem aparecerá no mensageiro e também estará ligada a esse bilhete específico.

Os membros da sua equipa podem responder a esta conversa existente para comunicar com o utilizador final ou criar mensagens internas para os seus membros da equipa. As conversas internas são ocultadas dos seus clientes, uma vez que é exibida como uma “Resposta Interna”. Isto é útil num contexto de serviço financeiro, uma vez que a colaboração desempenha um papel importante no processo de tomada de decisão.

Além disso, os clientes também podem iniciar o noivado através da funcionalidade de aplicação Livechat no OneDesk. O chat ao vivo permite que os seus clientes enviem anexos e realizem conversas em tempo real. Uma vez que os formatos de chat são instantâneos de natureza, as questões ou problemas podem ser resolvidos imediatamente pelos membros da sua equipa. Além disso, o recurso de chat ao vivo da OneDesk assinala a conversa, o que ajuda a sua equipa a verificar o tempo de conversação em caso de qualquer disputa.

Organizações financeiras trabalham em vários projetos ao mesmo tempo. Alguns destes projetos são elaborados e precisam de ser divididos em tarefas simples. As tarefas destacam o lado da gestão do projeto do OneDesk e podem ser definidas como um trabalho que requer um planeamento e execução cuidadosos. No OneDesk, pode converter um bilhete numa tarefa ou simplesmente criar uma nova tarefa na aplicação Tarefa. Em seguida, vamos dar uma olhada no lado de gestão de projetos da OneDesk.

Os membros da sua equipa podem registar o seu tempo em tarefas no OneDesk e introduzir a percentagem completa das tarefas atribuídas. O trabalho é registado através da criação de uma folha de tempo ou da execução de um temporizador de tarefas. Ao submeter uma folha de tempo, preencha o trabalho feito, o estado atual deste item, percentagem completa, etc.

Para se qualificar para empréstimos de pequenas empresas, o mutuário deve fornecer toda a documentação necessária à instituição financeira. Estes documentos são então aprovados de acordo com a lista de verificação fornecida pelo banco. Esta lista de verificação de documentos necessários também se torna projetos para a instituição financeira, uma vez que os gestores de empréstimos analisam os documentos e executam relatórios para os clientes. No OneDesk, pode criar um projeto para tais programas e dividir o projeto em tarefas simples. Em seguida, pode atribuir estas tarefas aos membros ou departamentos da sua equipa especializada, que estão mais qualificados para acelerar o processo.

Para aprovar rapidamente o pedido de empréstimo, as organizações financeiras precisam de colaborar com várias equipas e departamentos. Por exemplo, o agente do empréstimo poderá ter de contactar o departamento de monitorização de crédito, que irá então executar o relatório de crédito comercial do cliente. Da mesma forma, cada passo pode requerer colaboração ou assistência de outra equipa. No OneDesk, pode realizar conversas a partir dos formulários de tarefa. Isto permite-lhe envolver-se com todas as partes e ajuda-o a tomar decisões unilateralmente. Além de realizar conversas, também pode anexar e enviar pastas importantes para vários indivíduos ou equipas, permitindo-lhes localizar os anexos e descarregá-los rapidamente nos seus computadores.

Pode organizar as suas tarefas dentro da estrutura do projeto ou adicioná-las a diferentes pastas ou carteiras dentro do projeto. Você poderia criar um modelo de projeto para projetos recorrentes semelhantes, tais como o Processo de Aprovação de Hipotecas ou Empréstimos de Seguros de Vida.

Basta clonar o projeto cada vez que trabalhar num projeto semelhante. Dessa forma, você pode ter um modelo existente no lugar, cada vez que você trabalha nestes projetos recorrentes. É especialmente útil uma vez que tem a opção de selecionar os itens e propriedades que deseja copiar do projeto original para o projeto clone.

Pode utilizar as opções de visualização padrão ou personalizadas para monitorizar o progresso destas tarefas. Os layouts de visualização padrão no OneDesk são os seguintes:

A vista árvore organiza bilhetes ou tarefas numa hierarquia.

A vista plana mostra os bilhetes e tarefas sem a estrutura da hierarquia.

O gráfico de Gantt mostra o seu planeamento versus o seu trabalho real e permite-lhe criar dependências de tarefas para liderar os membros da sua equipa para terminar uma tarefa antes de começar a seguinte.

O Status board organiza todas as tarefas pelo seu estatuto de ciclo de vida. Pode arrastar e largar a tarefa para alterar o seu estatuto.

A visualização do Calendário apresenta todos os horários das tarefas para mantê-lo informado quando uma tarefa é devida.

O Dashboard organiza todos os bilhetes sob a forma de gráficos e gráficos de tartes. Estes gráficos podem ser descarregados em diferentes formatos. Pode utilizar os gráficos para os seus relatórios e apresentações para os seus clientes.

No OneDesk, pode criar todas as vistas que precisa para o ajudar a gerir os seus bilhetes e tarefas. As minhas vistas permitem-lhe personalizar as vistas de acordo com as suas necessidades. Para criar as suas vistas personalizadas, precisa de selecionar um layout e adicionar filtros, grupos e colunas.

Quer seja banqueiro, consultor, corretor, segurador ou qualquer outro profissional financeiro, pode extrair dados e criar relatórios no OneDesk utilizando modelos pré-criados ou personalizando os seus próprios. Estes relatórios podem ser descarregados em folhas de Excel e PDFs e enviados por e-mail para a sua equipa para manter todos atualizados.

Os relatórios da folha de tempo são especialmente úteis quando se trabalha em projetos complexos. Isto porque se pode ter uma ideia de como o tempo de projeto foi utilizado para diferentes tipos de tarefas e se o tempo de spendeou. Como resultado, pode tomar as medidas necessárias para melhorar as capacidades de planeamento do seu projeto e gerir melhor as horas de faturação do seu projeto.

O OneDesk permite-lhe criar relatórios de folhas de tempo, que são ficheiros CSV que podem ser importados no Microsoft Excel. Estes relatórios são registos de dados das propriedades da folha de tempo apresentadas num formato de dados tabulares. O nome do item, prioridade, tipo de faturação, nome do solicitador são algumas informações necessárias que podem ser mostradas dentro dos relatórios da folha de horas. No entanto, outras informações críticas, como a percentagem concluída, podem ser apresentadas para relatórios internos. A aplicação da folha de tempos OneDesk permite ao administrador aprofundar-se ao criar relatórios. Por conseguinte, os relatórios da folha de tempo podem apresentar dados internos, tais como o nome de cessionário, a equipa nomeada e muito mais.

É importante apresentar relatórios financeiros precisos aos seus clientes. Com o OneDesk, pode facilmente integrar-se com serviços de contabilidade como QuickBooks e Freshbooks e completar todo o seu trabalho numa única plataforma. Além disso, também pode integrar-se com outras aplicações. A OneDesk tem as suas integrações incorporadas que lhe permitem integrar-se perfeitamente com outros serviços. Também pode integrar-se com as aplicações com mais de 2000 apoiadas pela Zappier.

Também pode criar relatórios mais aprofundados no OneDesk.

Devem estar a perguntar-se como é que todas as partes podem manter-se atualizadas. Por predefinição, as notificações por e-mail vão para os seguidores do bilhete para qualquer alteração de estado ou mensagem que envie. Da mesma forma, os seus clientes podem procurar atualizações no seu portal de clientes, e notificações adicionais com Automatizações de Fluxo de Trabalho podem ser estabelecidas.

A OneDesk tem todas as capacidades para agilizar o seu fluxo de trabalho. Com o OneDesk, pode capturar, automatizar, gerir e rastrear os seus bilhetes de apoio, permitindo que você e a sua equipa tomem as medidas necessárias para resolver o problema imediatamente. Com as funcionalidades de gestão de projetos da OneDesk, pode atribuir trabalho à equipa apropriada e acompanhar o progresso dos seus projetos em vários layouts de visualização.

Os membros da sua equipa podem submeter as suas folhas de tempo para todo o seu trabalho, permitindo-lhe gerir melhor as suas horas. Além disso, a OneDesk também ajuda a manter os seus clientes informados. Através de aplicações de clientes, como formulários web e portais de clientes, os seus clientes podem contactá-lo com pedidos específicos, eliminando os problemas associados a longas linhas de e-mail. Além disso, com a base de conhecimentos da OneDesk, os clientes podem aceder a artigos de self-service e reduzir significativamente a carga do seu bilhete.