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Os prestadores de serviços geridos ou os MSPs gerem remotamente as TI e os sistemas dos seus clientes e utilizadores finais e faturam-nos ao abrigo de um modelo de subscrição. Estes serviços são prestados ao abrigo de um acordo de nível de serviço para prestar o melhor serviço aos seus clientes. Estas empresas também precisam de aplicações de self-service, como uma base de conhecimento para responder às questões específicas dos seus clientes. Em termos de comunicação, os MSPs confiam na partilha de informações com parceiros, gestores de projetos, clientes e acionistas. No entanto, o desafio consiste em racionalizar a comunicação e garantir uma experiência livre de ações. A gestão de projetos para os PmS diferir muito de outras indústrias. Isto porque os deputados confiam no seu modelo de preços para se manterem rentáveis e, por conseguinte, o controlo dos custos ou do orçamento é absolutamente necessário para o sucesso dos seus projetos. É por isso que é imperativo que os Deputados disporem de um sistema robusto que vise múltiplas funções e simplifique o seu fluxo de trabalho.
OneDesk é uma combinação de help desk e gestão de projetos em uma aplicação. Com o OneDesk, pode apoiar os seus clientes, gerir projetos sem necessidade de comprar, aprender, integrar e alternar entre múltiplas aplicações. A OneDesk fornece ferramentas de colaboração como chat ao vivo, formulários web, portais de site, permitindo que todas as partes apresentem e rastreiem pedidos de projetos, problemas ou bilhetes. Com o OneDesk, pode fornecer respostas automatizadas, fluxos de trabalho, SLAs, rastreio de tempo e muito mais que irá aumentar a produtividade da sua equipa. Também pode utilizar a base de conhecimento da OneDesk para responder a questões e orientar os seus clientes para artigos de self-service, o que reduzirá significativamente a carga do seu bilhete. Neste painel, pode criar projetos e portfólios. Estas carteiras funcionam como recipientes para os seus projetos. As carteiras podem ser intituladas de acordo com o nome do cliente, organização do cliente, o tipo de projeto ou os departamentos da sua operação de gestão dos projetos atribuídos. A tecnologia gerida oferece uma gama completa de serviços de TI para atender às exigências dos seus clientes.
Esta empresa recebe inquéritos sobre os seus serviços, tais como hardware, vendas e licenciamento, sistema de segurança integrado, formação do Office 365 e muito mais. Cada inquérito gera bilhetes, que depois estão a organizar-se em carteiras no OneDesk. Por exemplo, criámos um portfólio chamado inquéritos de serviço. O portfólio contém vários projetos que incluem pedidos de serviços para serviços na nuvem, vendas de hardware e licenciamento, plano de backup e continuidade e muito mais. O portfólio é composto por múltiplos projetos que contêm pedidos de clientes e atribuições planeadas que podem ser vistas usando a aplicação de bilhetes e tarefas. Os prestadores de serviços geridos precisam de um poderoso sistema de bilhética que lhes permite capturar e rastrear e monitorizar os seus bilhetes de apoio. Os MSPs contam com bilhetes para responder a inquéritos de clientes, pedidos de serviço, e muito mais. No OneDesk, você pode capturar bilhetes de várias maneiras e acompanhar estes bilhetes de uma única vista unificada. os bilhetes requerem atenção imediata e podem ser resolvidos imediatamente.
A primeira maneira é reencaminhamento automático, o seu e-mail de suporte para o e-mail encontrado aqui. A OneDesk captura todos os detalhes do e-mail do seu cliente e gera um bilhete na aplicação de bilhetes OneDesk. Por exemplo, o anexo de descrição do assunto do e-mail será capturado no bilhete, permitindo que os membros da sua equipa respondam ao pedido de forma mais eficiente. A segunda forma é receber um pedido para a aplicação de chat ao vivo. A aplicação oneDesk live chat é uma aplicação virada para o cliente que promove a comunicação com os seus clientes em tempo real, a aplicação é configurável na sua aparência, pode personalizar a janela de chat com a sua empresa de logótipo, esquema de cores e adicionar um avatar bot. Assim que o cliente lhe enviar mensagens através do chat ao vivo, os membros da sua equipa podem ver isso na sua aplicação de mensageiro, responder e criar o bilhete a partir da conversa. Ao fazê-lo, a OneDesk liga o bilhete e a conversa. permitindo à sua equipa visualizar todos os dados necessários de uma plataforma. Além disso, também pode criar formulários web para clientes ou pedidos de serviço. Pode classificar os seus formulários web com base em questões ou serviços comuns fornecidos pela sua empresa. Por exemplo, a Manage Tech criou formulários para cada um dos serviços que oferecem. Uma vez que o cliente submete o formulário web, os bilhetes são criados na aplicação do bilhete OneDesk, os formulários web são altamente eficazes à medida que capturam, todas as informações necessárias dos clientes e exigem que respondam a questões específicas. Pode criar várias formas web no OneDesk. Estes formulários estão ligados a tipos específicos de bilhetes, organizando e separando uns dos outros. Para gerar estes formulários, é necessário ir às definições de administração no OneDesk e, em seguida, deslocar-se para aplicações de clientes para selecionar formulários web. Escolha um tipo de bilhete para criar o formulário web e insira todas as propriedades associadas ao formulário.
O formulário web padrão inclui três propriedades básicas, sujeito, descrição e anexos. Quando o bilhete é gerado no seu painel de instrumentos, o sujeito, anexos de descrição também são capturados no bilhete. Nos formulários web OneDesk podem ser personalizados adicionando campos personalizados. Para criar campos personalizados, tem primeiro de requerer o tipo de informação que pretende recolher dos seus clientes. Pode escolher campos com base em texto, número, data, custo, escolha e, em seguida, nomeou adequadamente o campo personalizado com base na sua seleção. Estes campos podem ser definidos conforme necessário para capturar informações importantes dos seus clientes. Por exemplo, pode criar um formulário de contacto para clientes que possam ter dúvidas sobre o seu plano de backup e continuidade. Podem navegar no portal do seu cliente e selecionar o formulário web intitulado backup e plano de continuidade. Em seguida, pode adicionar os campos standard ou personalizados para capturar as informações necessárias para resolver o bilhete.
Também pode configurar estes campos a serem necessários, para garantir que todas as informações necessárias sejam capturadas. Assim que o seu cliente completar o formulário web selecionado, irá gerar um bilhete na sua aplicação de bilhete no OneDesk. O bilhete permite-lhe ver os detalhes que foram preenchidos no formulário web. Em seguida, pode atribuir este bilhete a uma equipa ou departamento individual específico. O OneDesk permite-lhe atribuir vários membros da equipa e departamentos a um bilhete. No entanto, pode eliminar as equipas que atribuem manualmente através da automatização do processo. Os seus clientes podem então comunicar com os membros da sua equipa e rever os seus bilhetes a partir do portal. O portal permite que os seus clientes verifiquem o andamento dos seus bilhetes e dá aos seus clientes uma margem para discutir, criando conversas diretamente a partir do portal para manter a confidencialidade da informação que pode exigir que os seus clientes assinem no portal.
Também pode controlar o que os seus clientes podem ver e fornecer acesso baseado em funções para lidar com informações confidenciais. Pode permitir que as opções de visualização dos clientes preencham os seus bilhetes de acordo com o tipo de pedido de bilhete, o projeto a que pertence e muito mais. Sempre que um cliente lhe envia um pedido de e-mail ou envia um formulário web. A OneDesk capta informações do cliente e cria um registo na aplicação do cliente. A aplicação de clientes cria um nome de organização com base no nome de domínio do cliente e organiza todos os clientes dentro dessa organização em particular. Também pode adicionar manualmente os seus clientes e organizações de clientes. Pode ver mais detalhes sobre os seus clientes e organizações de clientes clicando na lista de drop down e selecionando mais detalhes aqui, pode atualizar mais informações detalhadas sobre o seu cliente e criar campos personalizados para capturar informações adicionais. Além disso, pode criar filtros para localizar os seus clientes de alta prioridade, novos clientes e muito mais. Pode querer reduzir o número de bilhetes que recebe dos seus clientes por dia.
Os clientes fazem perguntas comuns que podem ser facilmente respondidas por ter uma base de conhecimento no lugar. A base de conhecimentos OneDesk serve como um centro de informação para os seus clientes e permite-lhes aceder a artigos, vídeos, módulos de formação que carrega. Ao fazê-lo, você e a sua equipa podem simplesmente encaminhar o link para o artigo base de conhecimento para o seu cliente e focar-se em tarefas mais produtivas em mãos. As automatizações de fluxos de trabalho são regras que permitem automatizar ações no OneDesk. Esta automatização contém três elementos, filtros, gatilhos e ações. A etiqueta azul representa o seu tipo de bilhete e serve como filtros. A etiqueta laranja representa o evento do gatilho. Enquanto a etiqueta verde representa as ações que o OneDesk irá tomar, quando este evento de gatilho ocorrer nestes itens. Uma vez definidas as regras, o OneDesk gerará um nome da sua automação. Caso contrário, tem a opção de mudar o nome da automatização. A OneDesk pode automatizar o seu fluxo de trabalho e eliminar qualquer intervenção manual para encaminhar bilhetes para a equipa ou projeto apropriado. Com as automatizações de fluxo de trabalho da OneDesk, pode encaminhar itens para equipas e projetos, responder automaticamente aos clientes e adicionar notificações personalizadas e muito mais. Para criar as suas automatizações, navega para as definições da sua administração e, em seguida, clique no separador de bilhetes e, em seguida, desloque-se para as automatizações do fluxo de trabalho. Pode criar novas automatizações de fluxos de trabalho ou editar uma existente. Por exemplo, se um potencial cliente submeter um inquérito de serviço sobre a adoção de formação do office 365, você pode encaminhar este bilhete para a equipe apropriada ou atribuir membros da equipa que estejam mais aptos para responder à pergunta.
Outra forma de aumentar a sua eficiência é utilizando a automatização para notificar os seus clientes sobre as atualizações dos seus bilhetes solicitados. Isto manterá os seus clientes informados e eliminará a necessidade de enviar e-mails, para perguntar sobre o estado do bilhete. O maior desafio para os MsPs é gerir as expectativas dos seus clientes. Isto é difícil devido às ferramentas de colaboração desesperadas que não funcionam bem em conjunto. O OneDesk resolve este problema ligando todas as ferramentas de comunicação em conjunto, permitindo ao membro da equipa visualizar toda a comunicação partilhada de diferentes ferramentas de colaboração. Se os clientes quiserem acompanhar o seu bilhete, podem responder por e-mail ou criar conversas diretamente a partir do portal. Esta mensagem aparecerá no mensageiro e também estará ligada a esse bilhete específico. Os membros da sua equipa podem responder a esta conversa existente para comunicar com o utilizador final ou criar mensagens internas para os membros da equipa. As conversas internas são ocultadas dos clientes, uma vez que são apresentadas como resposta interna. Ao escrever o nome de utilizador @ ou o nome do departamento, pode transmitir a sua mensagem a membros ou departamentos especializados que estejam mais aptos a responder às suas perguntas.
A aplicação de mensageiro permite que a sua equipa leve até às suas correspondências diárias e reduza um longo tempo de resposta associado a e-mails. A aplicação do mensageiro é especialmente eficaz, uma vez que encoraja a pronta, resposta e elimina resoluções de atrasos necessárias para o sucesso do projeto. Além disso, os clientes também podem iniciar o noivado através da funcionalidade de aplicação de chat ao vivo no OneDesk. Por vezes, partilhar uma imagem, instruções em PDF ou folhas de cálculo são mais fáceis do que escrever informações e conversar. A aplicação de chat ao vivo da OneDesk permite que os seus clientes enviem anexos até 350 megabytes. Estes anexos são capturados em bilhetes e são disponibilizados para que os membros da sua equipa descarreguem diretamente no seu computador. Uma vez que os formatos de chat são de natureza instantânea, as questões ou problemas podem ser resolvidos imediatamente pelos membros da sua equipa. Além disso, o recurso de chat ao vivo da OneDesk assinala a conversa, o que ajuda a sua equipa a verificar o tempo de conversação em caso de qualquer disputa.
A gestão de projetos para Os Deputados é um desafio devido ao número e complexidade das tarefas neste projeto. O desafio reside também na gestão do custo do orçamento. É por isso que é tão importante que os Deputados continuem em contacto com todas as partes. No OneDesk, pode dividir estes projetos em tarefas. As tarefas podem ser definidas como um trabalho que requer um planeamento e execução cuidadosos. Pode converter um bilhete numa tarefa ou simplesmente criar uma nova tarefa na aplicação de tarefa, os membros da sua equipa podem registar o seu tempo em tarefas no OneDesk e introduzir percentagem completa das tarefas atribuídas. O trabalho é registado através da criação de uma folha de tempo ou da execução de um temporizador de tarefas. Ao submeter uma folha de tempo, preencherá o trabalho feito, o estado atual deste item, percentagem completa e etc. Uma vez que a gestão do tempo e do orçamento é essencial no planeamento de projetos para os MsPs, você pode utilizar o programado da OneDesk para definir as horas de trabalho e dias e custos associados a cada tarefa dentro do projeto.
Também pode definir constrangimentos para garantir que os membros da sua equipa comecem a trabalhar na tarefa. De acordo com o seu prazo especificado. A Managed Tech oferece serviços de backup e mitigação de riscos aos seus clientes. As soluções de backup e recuperação garantem a continuidade do negócio do cliente em caso de desastre ou perturbação. Os membros da equipa especializada em Managed Tech avaliam primeiro o ambiente de TI do cliente para encontrar uma opção de backup adequada e, em seguida, criar um plano de contingência que irá salvaguardar os seus sistemas internos, dados, e-mail, comunicação e muito mais. Ao criar o plano de contingência, os membros da equipa identificarão e priorizarão os riscos e, em seguida, criarão um guia passo a passo para recuperar os documentos de TI. Depois disso, será criada uma lista de condutas internas e externas para recordar as responsabilidades de cada indivíduo. Cada uma destas tarefas requer colaboração com os clientes e poderá requerer múltiplas revisões com base no feedback do cliente. A OneDesk promove a colaboração com todas as partes e dá-lhe as ferramentas para comunicar através de vários canais.
Por exemplo, a sua equipa pode facilmente realizar conversas com os clientes e outros departamentos dentro da organização. No OneDesk, pode realizar conversas a partir de formulários de tarefa. Isto permite-lhe envolver-se com todas as partes e ajudá-lo a tomar decisões unilateralmente. Além de realizar conversas, também pode anexar e enviar pastas importantes para vários indivíduos ou equipas, permitindo-lhes localizar o anexo e descarregá-los rapidamente nos seus computadores. Pode organizar as suas tarefas dentro da estrutura do projeto, ou adicioná-las a diferentes pastas ou carteiras dentro do projeto. Você poderia criar um modelo de projeto para projetos simples recorrentes. Basta clonar o projeto cada vez que trabalhar em projetos semelhantes, dessa forma você pode ter um modelo existente no lugar cada vez que você trabalha nestes projetos recorrentes. Especialmente útil uma vez que tem a opção de selecionar os itens e propriedades que deseja copiar do projeto original para o projeto clonado. A OneDesk tem algumas visões únicas que o ajudam a analisar a sua tarefa.
Com as opiniões do OneDesk, os membros da equipa podem visualizar as atividades em curso em relação a todos os itens, o que o ajuda a priorizar corretamente e a tomar decisões mais inteligentes. Pode utilizar o quadro de estado para atualizar o estado das suas tarefas. O quadro de estatutos baseia-se na metodologia Kanban. Kanban ajuda os membros da sua equipa a entender tarefas visualmente através de pistas como cartões para criar representação do seu trabalho. Simplificando, o método Kanban permite que as suas equipas vejam que tarefas precisam de ser abordadas e fornece um contexto claro do desenvolvimento do projeto. O quadro de status oneDesk é uma visão simples onde cada tarefa é representada como um cartão. Basta arrastar e largar o cartão de uma coluna para além para atualizar o seu estado. Você e os membros da sua equipa também podem achar a visão do painel de instrumentos útil. Os dashboards fornecem gráficos e estatísticas para mostrar como os seus projetos ou bilhetes estão a progredir.
Também pode utilizar o dashboard para comparar como o projeto A é justo em comparação com o projeto B. Pode encontrar estes dashboards na visão do dashboard da aplicação dos projetos. Um gráfico de gannt também mostra o seu planeamento contra o seu trabalho real. A barra azul denota o seu planeamento enquanto a barra verde representa o tempo real trancado pela sua equipa. Ter a barra azul ao lado da barra verde ajuda-o a comparar visualmente o quão bem planeou as suas horas de projeto. O lado direito da barra azul mostra-lhe a data de início do projeto. Enquanto o lado esquerdo do bar mostra-lhe a data final. Pode ligar tarefas para criar dependências de tarefas, para liderar os membros da sua equipa para terminar uma tarefa antes de iniciar a seguinte. Também pode reestruturar as dependências de tarefas utilizando a função de arrastar e largar. Uma vez que as tarefas estejam ligadas, a OneDesk calculará o caminho crítico e fornecerá à sua equipa o comprimento total do projeto.
Também pode adicionar restrições de data para evitar que uma tarefa seja agendada mais tarde. Além disso, também pode utilizar layouts de visualização mais simples, como árvores e plano para você gerir as suas tarefas. A vista para a árvore, organiza tarefas ou bilhetes na hierarquia. A vista plana mostra os bilhetes e tarefas sem a estrutura da hierarquia. No OneDesk, pode criar todas as vistas que precisa para o ajudar a gerir os seus bilhetes e tarefas. Os meus pontos de vista permitem-lhe personalizar vistas de acordo com os seus requisitos. Para criar as suas vistas personalizadas. Tem de selecionar um layout, adicionar filtros, grupos e colunas. Por exemplo, pode criar uma visão para acompanhar o tempo gasto pelos membros da equipa em cada tarefa individual. Com esta funcionalidade, pode acompanhar a produtividade dos membros da sua equipa. Os gestores da sua equipa sabem se as tarefas precisam de ser reatribuídas. Com o OneDesk, torna-se fácil reatribuir tarefas a outros membros da equipa.
Você pode usar o cartão estilo Kanban e personalizar uma vista para ver cada um dos respetivos membros da equipa, tarefas, e mover certas tarefas para distribuí-lo para um membro da equipe que tem disponibilidade para trabalhar nele. Além destes layouts de visualização padrão e sistemas de filtragem, também pode utilizar as poderosas capacidades de reporte da OneDesk. Você pode gerar relatórios e bilhetes, tarefas, projetos ou portfólios usando os modelos de relatórios existentes ou criando os seus próprios. Os relatórios são criados manualmente ou automaticamente utilizando o sistema de automatização do fluxo de trabalho da OneDesk. Os formatos de reporte suportados são formatos PDF e CSV, e podem ser enviados para o endereço de e-mail designado. Os relatórios da folha de horas são especialmente úteis quando se trabalha em projetos complexos. Isto porque pode ter uma ideia de como o tempo de projeto foi utilizado para diferentes tipos de tarefas. E se passar esse tempo foi justificado. Como resultado, pode tomar as medidas necessárias para melhorar as capacidades de planeamento do seu projeto e gerir melhor as horas de faturação do seu projeto.
O OneDesk permite-lhe criar relatórios de folhas de tempo que são ficheiros CSV que podem ser importados no Microsoft Excel. Estes relatórios são registos de dados das propriedades da folha de tempo apresentadas num formato de dados tabulares, item, nome, prioridade, tipo de faturação, nome solicitador ou algumas informações necessárias que podem ser mostradas nos relatórios da folha de tempo. No entanto, outras informações críticas, como a primeira vala concluída, podem ser apresentadas para relatórios internos. A aplicação da folha de tempo OneDesk permite ao administrador aprofundar a criação de relatórios. Por isso, os relatórios da folha de tempo podem apresentar dados internos, tais como nome de atribuição, equipa nomeada e muito mais. O OneDesk permite-lhe conectar-se com aplicações que já utiliza e ajuda-o a ganhar mais flexibilidade e controlo sobre os seus processos. Capacidades de integração, torne a sua plataforma OneDesk mais completa e fácil de aceder pelos membros da sua equipa. As funcionalidades de integração do OneDesks, como o sign in single on, são especialmente úteis para permitir que os utilizadores assinem com as suas credenciais existentes.
Isto permite que os membros da sua equipa acedam rapidamente à plataforma OneDesk e eliminem a necessidade de gerir vários nomes de utilizadores e palavras-passe. A OneDesk tem as suas próprias integrações incorporadas que lhe permitirão integrar-se diretamente com essas aplicações. Pode experimentar vários benefícios integrando-se com outras aplicações. Você pode capturar bilhetes de suporte, feedback do cliente, e conectar-se com outras aplicações que irão simplificar o seu fluxo de trabalho. Além disso, também pode integrar-se com mais de 2000 aplicações apoiadas pela Zapier. Pode ativar e-mails do sistema para notificar novos membros da equipa sobre a sua conta de utilizador ou configuração de senha. Além disso, pode enviar e-mails de convite para convidar os clientes a inscreverem-se no portal do seu cliente. Também pode configurar automatizações de fluxo de trabalho para lembrar os assignes quando as suas tarefas são devidas e criar automatização separada para notificar o seguidor do bilhete para qualquer alteração de estado ou mensagem que envie. O OneDesk tem todas as capacidades para agilizar o seu fluxo de trabalho.
Com o OneDesk pode capturar, automatizar, gerir e rastrear os seus bilhetes de apoio, permitindo que você e a sua equipa tomem as medidas necessárias para resolver o problema imediatamente. Com as funcionalidades de gestão de projetos da OneDesk, pode atribuir trabalho à equipa apropriada e acompanhar o progresso do seu projeto em vários layouts de visualização. Os membros da sua equipa podem submeter as suas folhas de tempo para todo o seu trabalho, permitindo-lhe gerir melhor as suas horas. Além disso, a OneDesk também o ajuda a manter os seus clientes informados. Embora aplicações de clientes como formulários web e portais de clientes, os seus clientes podem contactá-lo com pedidos específicos, eliminando os problemas associados a longas linhas de e-mail. Além disso, com a base de conhecimento da OneDesk, os clientes podem aceder a artigos de self-service, ajudando-o a reduzir significativamente a carga do seu bilhete.