Transcrição:
A OneDesk é uma única aplicação que combina gestão de projetos e balcão de ajuda para que possa servir os seus clientes e trabalhar nos seus projetos, tudo num só local. A OneDesk fornece ao seu departamento de it a capacidade de capturar automaticamente os bilhetes dos utilizadores finais e fornecer assistência adequada aos seus utilizadores finais. A OneDesk também permite converter estes bilhetes em tarefas, que podem ser atribuídas aos membros da equipa e planeadas dentro de projetos. Neste painel, pode criar projetos e portfólios. Os seus portfólios funcionarão como recipientes para os seus projetos. Como pode planear utilizar esta funcionalidade é classificando os seus portfólios assim. Você pode ter um portfólio chamado atualizações, e então todos os projetos relacionados com as atualizações serão colocados aqui. Isto permitir-lhe-á mapear os projetos relacionados com o respetivo portfólio. Pode então ver como os projetos estão a progredir no portfólio específico, bem como como o portfólio de um cliente é justo. E os seus projetos funcionarão como recipientes para os seus bilhetes e tarefas. Um bilhete em OneDesk pode ser gerado por reencaminhamento automático. O seu e-mail de suporte atual para o endereço de e-mail que é encontrado aqui nas definições da administração.
Em seguida, quando os utilizadores finais enviam um e-mail para o seu suporte, e-mail, o OneDesk irá capturar esse e-mail e gerar um bilhete. O sujeito desse e-mail será o assunto do bilhete, os anexos serão capturados e o corpo do e-mail passará a ser os detalhes do bilhete. Uma vez que o OneDesk cria automaticamente novos registos finais de utilizadores e novas organizações de clientes a partir de e-mails de entrada. Tudo o que tem de fazer é configurar o e-mail auto para começar a capturar novos bilhetes, utilizadores finais e organizações de clientes. Em alternativa, a sua empresa de TI pode recolher bilhetes utilizando a funcionalidade portal do cliente que a OneDesk fornece este portal é para os seus utilizadores finais enviarem bilhetes para si, comunicarem com os agentes e reverem o progresso dos seus bilhetes. Pode ativar opções de filtragem para os seus utilizadores finais para que possam ver os bilhetes em projetos específicos. Os utilizadores finais também podem receber notificações por e-mail. Então aqui você seria capaz de modificar as propriedades que serão exibidas neste portal.
Pode configurar formulários web personalizáveis para os utilizadores finais preencherem, para submeterem bilhetes. Os formulários podem ser um passo em frente em termos de processo, pois com formulários pode exigir um bilhete devidamente preenchido com toda a informação que necessita. Você também pode fazer fluxos de trabalho personalizados sofisticados que começam com estas formas. O formulário web padrão é parecido com este. Para personalizar este formulário web, pode voltar às definições da sua administração e clicar em formulários web. Poderá fazer com que certos campos sejam necessários, alterar os nomes de certos. Por exemplo, gostaríamos de renomear o título deste formulário.
E também pode adicionar campos adicionais, incluindo campos personalizados. Criámos um para o sistema operativo e podemos fazer com que este campo seja necessário. Agora podemos refrescar a forma e é assim que a forma será. Você vai notar como alguns destes campos têm uma estrela ao seu lado, o que significa que eles são obrigados a preencher para submeter este bilhete. Uma vez que este bilhete é agora submetido, ele vai gerar um bilhete. E é assim que o bilhete vai parecer. Pode ver os detalhes que foram preenchidos no formulário web. Sendo a personalização do campo personalizado, o título, etc. A partir daqui, poderá clicar na atribuição, para atribuir este bilhete a outros utilizadores ou equipas. Neste momento, encontra-se atualmente atribuído a Fátima, mas poderá atribuí-la a vários utilizadores individuais. No OneDesk, este processo de atribuição também pode ser automatizado.
A OneDesk pode automatizar o seu fluxo de trabalho para facilitar a vida e aumentar a sua produtividade. Isto pode envolver atribuições de automóveis, encaminhamento automático de itens para projetos, respostas automáticas aos utilizadores finais, notificações personalizadas e muito mais. Muitos departamentos de TI utilizam a automatização de fluxos da OneDesk para estabelecer atribuições de automóveis para maximizar a eficiência. A forma como o fazem é navegando para as nossas definições de administração e clicando no separador de bilhetes. Então vá para a administração e clique no bilhete. Pode deslocar-se até ao fundo e, em seguida, criar uma automatização de fluxo de trabalho aqui. Diga que você gostaria que seus bilhetes fossem atribuídos por rodada robin, você pode fazer, quando qualquer tipo de bilhete é criado, então a ação que tomamos é atribuir por rodada robin. Em seguida, selecione todos os utilizadores que gostaria que estes bilhetes circulassem. E isto significa que as atribuições foram rotadas com cada nova submissão de bilhetes para que o trabalho seja distribuído uniformemente pela sua equipa de TI. Este é apenas um método de atribuição de automóveis.
Outra automatização que ajuda a maximizar a eficiência pode ser encontrada navegando no separador do cliente e selecionando a organização do cliente. Para que o separador cliente possa ser encontrado aqui e clique na organização do cliente. Aqui, poderá adicionar domínios à organização do cliente para que, sempre que um bilhete entra com esse domínio, possa ser encaminhado em conformidade. Eis como podes preparar isso. Pode clicar no domínio, adicionar domínio adicional e, em seguida, pode adicionar uma ação de encaminhamento. Já temos um no lugar para este. Isto significa que sempre que 123 empresas enviam um bilhete, vai mudar o projeto para o projeto específico a que eu fiz ir. Pode selecionar isto e mudá-lo para outro projeto e depois isso vai acontecer assim. Uma vez feito, clique em guardar. Se o utilizador final quiser acompanhar os seus bilhetes, pode responder por e-mail ou utilizar o portal do cliente para criar uma conversa com um agente e fazer as suas perguntas. Vai gerar uma conversa aqui.
Esta mensagem também aparecerá na aplicação de mensageiro aqui encontrada para garantir que nenhuma mensagem é perdida. Quando um utilizador final utiliza o portal do cliente para enviar uma mensagem num bilhete existente, pode fazê-lo aqui mesmo. Os seus agentes podem agora responder sobre este fio de respostas existente para comunicar com o utilizador final, ou podem optar por criar uma nova conversa interna para comunicar com outros membros da sua equipa de TI. Esta conversa será ocultada do utilizador final, uma vez que é definida como uma mensagem interna. Isto é útil quando um agente pode estar a encontrar um problema e a tentar resolver este bilhete e precisa de assistência adicional dos seus membros da equipa, eles podem marcar alguém ou consultar um item separado na sua mensagem usando a chave @ ou a chave # para referência a um item. Os bilhetes costumam ser para ação imediata, mas se um bilhete requer planeamento e trabalho adicionais, você pode convertê-lo em uma tarefa. A funcionalidade de tarefa irá fornecer-lhe muitas funcionalidades de gestão de projetos. A forma como pode converter o seu bilhete numa tarefa é clicando no ícone aqui e clicando na tarefa. Mudou este item para a aplicação de tarefa, que foi encontrada aqui.
É assim que a tarefa se vai parecer dentro da estrutura do projeto, separada por diferentes pastas, projetos e portfólios. Você pode ter diferentes opções de visualização que você pode usar, como a vista Gantt, que irá mostrar-lhe a sua agenda para os seus testes com base no seu calendário de planos em relação ao seu calendário real, o status board, que irá mostrar-lhe diferentes colunas relacionadas com os seus status de ciclo de vida que você pode arrastar e deixar cair seus itens em, o calendário, que lhe mostrará o seu plano contra o seu calendário real mensalmente e a vista do painel de instrumentos, que mostra diferentes gráficos relacionados com horas, realizados pelos colaboradores e como os bilhetes estão a progredir. No OneDesk, pode criar todas as vistas que precisa para o ajudar a gerir os seus bilhetes e tarefas. Pode criar vistas personalizadas com filtros adicionais aqui.
É assim que pode ir em frente e criar uma nova vista personalizada. Por exemplo, uma das vistas personalizadas que pode criar é agrupar os seus bilhetes abertos por data de criação e adicionar uma prioridade para filtrar o que não precisa de tanta atenção. Então gostaríamos de olhar para tudo com uma prioridade mais do que três estrelas. E agora estaríamos a olhar apenas para este item específico que combina com o nosso filtro. Quando alguém da sua equipa trabalhou numa tarefa, o trabalho é registado criando uma folha de tempo ou executando um temporizador de tarefa. Ao enviar uma folha de tempo, preenche-se o trabalho feito. Qual é o estado atual deste item. Se o trabalho que fez foi facturalável ou não, etc. Isto permitir-lhe-á ver onde os seus utilizadores estão a passar o seu tempo, uma vez que pode então executar relatórios sobre estas folhas de tempo submetidas.
Se quiser fazer um relatório sobre as suas folhas de tempo, pode dirigir-se à folha de tempo, à aplicação e exportar esta vista. Pode fazê-lo clicando em ferramentas e clicar na exportação desta vista. Poderá adicionar ou desativar certas colunas da grelha se quiser tê-las na sua visão personalizada. Assim que o fizeres e sentires que tens todas as colunas prontas, podes clicar em ferramentas e clicar na exportação. Uma vez feito isto, poderá guardar esta vista se quiser que seja repetida no futuro. Para obter um relatório mais sofisticado, utilize o assistente encontrado ao som de adicionar e clique no relatório. Isto permite-lhe agendar relatórios, executar e enviá-los automaticamente para as pessoas por e-mail. Pode estar a perguntar-se como é que os utilizadores finais podem manter-se atualizados. Por padrão de notificações por e-mail, saia para os utilizadores finais para cada estado, alteração ou mensagem que enviar.
Os utilizadores finais podem procurar atualizações no seu portal de clientes e notificações adicionais com automatizações de fluxos de trabalho também podem ser estabelecidas. As funcionalidades adicionais que o OneDesk fornece são que pode configurar um portal de base de conhecimentos para encontrar as respostas a perguntas frequentes. E também fornecemos uma conversa ao vivo para o apoio ao vivo com um agente. O OneDesk inclui ainda uma aplicação móvel para a sua equipa para que possa acompanhar o trabalho e responder aos bilhetes quando estiver fora do local, em casa ou longe da sua secretária. Além disso, pode encontrar integrações com outros serviços clicando no separador integrações. E aqui temos diferentes aplicações com as que pode integrar. Por exemplo, para contabilidade, pode querer utilizar Livros Frescos ou QuickBooks. Também fornecemos um único sinal para utilizadores e clientes. A OneDesk tem tudo o que a sua empresa de TI precisa para capturar, automatizar e gerir bilhetes, bem como acompanhar o tempo gasto em cada cliente. Além disso, com a gestão de projetos incorporados, você pode acompanhar projetos de clientes e trabalho adicional de faturação usando as mesmas ferramentas. A OneDesk também oferece várias oportunidades para aumentar o valor que adiciona aos seus clientes, oferecendo um portal de clientes, base de conhecimento e serviços de chat ao vivo. Todas estas funcionalidades extras são agregadas juntamente sem taxas extras ou adds, experimente o OneDesk e se tiver alguma dúvida, estamos aqui para ajudá-lo a começar.