В мире бизнеса распространение названия и бренда вашей компании может стать основной причиной успеха или неудач вашего бизнеса. Даже малым и местным предприятиям необходимо расширять свое присутствие в своих сообществах, будь то баннерная реклама в Интернете, ориентированная на пользователей в их городе, или рекламные щиты на обочине дороги. В частности, с учетом того, что компании используют Интернет для глобального расширения своих предложений, присутствие бренда в сети может иметь неочевидные преимущества. Многие из нас проводят значительную часть своего времени в Интернете, что является причиной, по которой онлайн-рекламодатели почти постоянно продвигают продукты и бренды, соответствующие интересам пользователей. Существуют целые рекламные компании, ориентированные на предоставление цифровой рекламы, но для средней небольшой компании может быть сложно определить, какой вид присутствия в Интернете соответствует их потребностям. Здесь на помощь приходят рекламные агентства. Эти компании сосредоточены на выяснении лучших рекламных стратегий для своих клиентов, тесно сотрудничая как с рекламодателями, так и с клиентами. Однако, выступая в качестве посредника, эти агентства сталкиваются с проблемами в плане отслеживания коммуникаций между всеми сторонами. Одна такая компания обратилась к нам в поисках решения.

Наш клиент – рекламное агентство, которое работает в первую очередь с цифровыми рекламодателями. У них есть группа продавцов, которые обращаются к местным компаниям в этом районе – таким предприятиям, как мебельные магазины, ювелирные магазины и автосалоны – и продают свои рекламные услуги. Затем отдел продаж нашего клиента работает с командой выполнения, которая, в свою очередь, работает со стратегической командой, которая затем возвращается к продажам, чтобы выяснить, какая кампания лучше всего подойдет для клиента. Затем наш клиент обращается к сторонним поставщикам за пределами компании, которые затем запускают рекламу, которая может варьироваться от цифровых баннеров до видео. Наконец, наш клиент очищает рекламные объявления от внешних поставщиков и гарантирует, что их клиент получит кампанию, адаптированную к их требованиям. Учитывая объем взаимодействия между командами, неудивительно, что наш клиент определил, что им нужен инструмент для отслеживания всех коммуникаций, внутренних и внешних, во всех кампаниях.

С того момента, как отдел продаж нашего клиента начинает работу с потенциальными клиентами, для нашего клиента очень важно отслеживать эту работу и связанные с ней разговоры. Используя программное обеспечение для управления проектами OneDesk, наш клиент может легко регистрировать, отслеживать и управлять тем, к кому он обратился, а также выполнять текущую работу, связанную с клиентом. OneDesk имеет иерархию проектов, которая помогает организовывать и группировать работу. В случае с нашим клиентом имеет смысл приравнять нашу концепцию проектов к кампаниям, которые они проводят для своих клиентов. Затем эти проекты можно сгруппировать в портфели, которые можно использовать для представления конкретных клиентов. В рамках проектов OneDesk рассматривает проектную работу как тикеты, которые настраиваются на нескольких уровнях. Благодаря возможности создавать собственные типы билетов, наш клиент может фиксировать своих потенциальных клиентов и любые заметки о них до того, как какие-либо сделки будут закреплены. После заключения сделки детали кампании могут быть зарегистрированы как другой тип заявки со всеми необходимыми деталями, и наш клиент может начать набирать номер в своих внутренних командах, чтобы начать работу. Наряду с типами билетов наш клиент также может определить, какие настраиваемые поля им нужны для своих билетов. Например, нашему клиенту имеет смысл создать портфолио для каждого из своих клиентов, а затем проект для каждой кампании. В рамках кампании существуют различные задачи, которые необходимо выполнить конкретным командам, чтобы завершить кампанию. Каждая из этих задач может иметь разные типы заявок и рабочие процессы, подходящие для любой команды, которая должна выполнять эту работу.

Что касается общения по этим рабочим элементам, тикеты OneDesk используют систему комментариев для записи обсуждений. Все, кто подписан на тикет, получают по электронной почте последние обсуждения, так что все автоматически остаются в курсе. Сюда могут входить даже клиенты, однажды введенные в систему OneDesk. В случаях, когда внутренней команде нужно что-то решить и общаться только между собой, комментарии можно пометить как личные, чтобы клиенты не видели эти сообщения. По умолчанию пользователь, который регистрирует заявку, и уполномоченный добавляются в качестве подписчиков заявки, поэтому они автоматически остаются в курсе того, что происходит. Наш клиент отметил, что почти все их сообщения происходят через электронную почту. Используя OneDesk, это легко и интуитивно работает с существующей системой комментирования. Поскольку обновления рассылаются пользователям по электронной почте, ответы на них также фиксируются в OneDesk в виде продолжающихся обсуждений. Это упрощает отслеживание коммуникаций в одном месте.

Работая с людьми внутри своей компании, а также с внешними поставщиками, наш клиент обнаружил необходимость определить различия между этими двумя группами пользователей, особенно в отношении разрешений. OneDesk поддерживает это прямо из коробки. На уровне проекта администраторы могут решить, кому будет предоставлен доступ к проекту, что решит, кто может просматривать данные проекта. Этот уровень доступа к проекту может быть установлен либо при создании проекта, либо при создании пользователя. Сами пользователям назначается роль, которая определяет, какие действия они могут выполнять над проектом и его задачами. Все роли позволяют пользователю просматривать данные проекта, но уровень, на котором они могут вносить изменения, варьируется. Наш клиент интересовался, в каких случаях пользователю необходимо предоставить доступ к ряду проектов и насколько шумными будут уведомления о предоставлении доступа, но это можно отключить. Из-за огромного количества кампаний, с которыми имеет дело наш клиент, может быть сложно сразу вспомнить всех, кому нужен доступ к проекту. Они были рады услышать, что пользователи сами могут запрашивать разрешение на доступ к проекту, что избавляет от некоторых из этих авансовых обязательств.

Один из самых сложных аспектов управления рекламными кампаниями – это вовлечение внешних поставщиков в рабочий процесс. Чтобы удовлетворить потребности своих клиентов, наш клиент должен найти подходящего поставщика для работы в рассматриваемой кампании, а это означает, что может быть ряд поставщиков, которых использует наш клиент. Внедрение этих поставщиков в существующий рабочий процесс нашего клиента может оказаться сложной задачей; для тех, кто плохо знаком с кампанией и самим OneDesk, обновление необходимых полей и статусов может быть не второй натурой. Чтобы упростить административный аспект управления работой, OneDesk имеет автоматизацию рабочих процессов, которая может справиться с этой основной тяжестью. Например, наш клиент описал случай, когда поставщик комментирует заявку, чтобы подтвердить, что они начали работу над запросом. В идеале наш клиент хотел бы, чтобы поставщик перевел билет в другое состояние, но об этом шаге часто забывают, особенно когда общение происходит в основном по электронной почте. Однако, используя автоматизацию рабочего процесса, наш клиент может автоматически установить статус заявки на обновление после того, как поставщик прокомментировал заявку. Эта простая автоматизация может сэкономить много времени и предотвратить разочарование. В сочетании с настраиваемыми полями OneDesk автоматизация рабочего процесса является одной из наших самых мощных функций, и ее можно использовать для уведомления команды о нарушении SLA, отправки запланированных напоминаний или даже для установки 100% зарегистрированного времени завершения заявки.

С OneDesk наш клиент может легко управлять коммуникациями со своими клиентами, внутренними командами и внешними поставщиками в одном месте. Независимо от того, происходит ли общение по электронной почте или через сам OneDesk, в билете фиксируется все. Это дает им полную информацию о статусе работы в любое время. Имея возможность настраивать разрешения на уровне проекта, наш клиент может предоставить эту видимость своим заинтересованным сторонам, а также своей собственной команде. В сочетании с автоматизацией рабочего процесса наш клиент может настроить OneDesk в соответствии со своими потребностями для любой создаваемой кампании.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>