Расшифровка:

Некоммерческие организации функционируют так же, как и любой другой бизнес, хотя прибыль не является основной целью. Из-за ограниченных ресурсов и финансирования со стороны правительства, членов и доноров некоммерческие организации с трудом вкладывают средства в программное обеспечение и инструменты, которые могут изменить их рабочий процесс. Это затрудняет выбор подходящего программного обеспечения, которое могло бы снизить их рабочую нагрузку. Этим организациям нужны решения для управления заинтересованными сторонами, база знаний, чтобы отвечать на вопросы, и управление проектами, чтобы планировать сбор средств или волонтерские программы. Вот почему имеет смысл выбирать многогранное программное обеспечение с универсальными функциями, которые могут быть нацелены на одну или несколько функций.

OneDesk – это сочетание службы поддержки и управления проектами в одном приложении. С OneDesk вы можете поддерживать своих клиентов и управлять проектами без необходимости покупать, изучать, интегрировать и переключаться между несколькими приложениями. OneDesk предоставляет некоммерческим организациям готовое решение для автоматического сбора запросов от заинтересованных сторон и своевременного ответа на них. Если эти запросы требуют дополнительной работы с вашей стороны, задачи могут быть назначены вашим командам и выполнены в течение проектных часов.

На этой панели вы можете создавать проекты и портфолио. Эти портфели служат контейнерами для ваших проектов. Портфели могут быть названы в соответствии с именем клиента, организацией клиента, типом проекта или отделами вашей операции, управляющими назначенными проектами.

Это позволит вам организовать проекты, относящиеся к их соответствующим портфелям. Затем вы можете отслеживать, как продвигаются проекты в этом конкретном портфолио.
В каждом из этих проектов вы сможете просматривать запросы заинтересованных сторон и запланированные задания с помощью приложений «Тикеты» и «Задачи».

Приложение тикетов позволяет отслеживать и управлять тикетами поддержки, поступающими в результате запросов заинтересованных сторон. Эти запросы можно отправить несколькими способами.

Первый способ – получить запрос через приложение живого чата на вашем сайте. Приложение онлайн-чата OneDesk – это клиентское приложение, предназначенное для содействия общению с заинтересованными сторонами. Вы можете настроить приложение, добавив цвета вашей компании, логотип и аватар BOT. После того, как донор отправит вам сообщение через чат, члены вашей команды смогут просмотреть это в своем приложении Messenger, ответить и создать тикет из разговора. При этом OneDesk связывает тикет и беседу вместе, позволяя вашей команде просматривать все необходимые данные с одной платформы.

Второй способ – автоматически перенаправить ваше письмо службы поддержки на указанный здесь адрес электронной почты. Когда заинтересованное лицо отправляет электронное письмо на ваш адрес электронной почты службы поддержки, OneDesk перехватит это письмо и сгенерирует тикет. Вся важная информация в электронном письме будет отражена в билете.

Каждый раз, когда заинтересованное лицо или спонсор отправляет запрос по электронной почте, OneDesk автоматически создает запись о клиенте и классифицирует запрашивающего тикета в соответствии с их организацией. Кроме того, ваши спонсоры, волонтеры или участники также могут отправлять заявки через функцию клиентского портала, которую предоставляет OneDesk.

Этот портал позволяет заинтересованным сторонам отправлять вам заявки, общаться с членами вашей команды и просматривать их заявки. Вы можете включить параметры просмотра для потенциальных и существующих доноров или других конечных пользователей, чтобы фильтровать заявки по типу заявки, проекту, к которому она принадлежит, и т. Д.

Вы можете настроить настраиваемые веб-формы для заполнения заинтересованными сторонами, которые будут генерировать заявки на вашей панели инструментов. Эти формы могут потребовать от заинтересованных сторон предоставить информацию, необходимую для решения проблемы. Вы также можете создавать собственные рабочие процессы, которые начинаются с этих форм.

Веб-форма по умолчанию выглядит так. Чтобы настроить эту веб-форму, щелкните здесь. Вы сможете настроить определенные поля по мере необходимости, переименовать существующие поля и добавить дополнительные поля, включая настраиваемые поля.

Например, вы можете создать веб-форму для потенциальных жертвователей, у которых могут возникнуть вопросы о ваших программах пожертвований. Они могут перейти на ваш клиентский портал и выбрать веб-форму под названием «Программы пожертвований». Затем вы можете добавить стандартные или настраиваемые поля для сбора соответствующей информации, необходимой для разрешения заявки. Вы также можете настроить эти поля так, чтобы они были обязательными, чтобы обеспечить сбор всей необходимой информации.

Как только ваш спонсор заполнит выбранную веб-форму, вы сгенерируете билет в своем приложении Ticket в OneDesk.

Билет позволяет вам увидеть детали, которые были заполнены в веб-форме. Затем вы можете назначить этот билет конкретному человеку, команде или отделу. OneDesk позволяет назначать тикету нескольким членам команды и отделам. Однако вы можете исключить назначение команд вручную путем автоматизации процесса.

Часто некоммерческие организации отслеживают запросы своих заинтересованных сторон, форматируя эти данные в таблицы Excel. Вы можете преобразовать файл Excel в файл CSV и импортировать его в свою учетную запись OneDesk.

OneDesk может автоматизировать ваш рабочий процесс и исключить любое ручное вмешательство для направления заявок соответствующей группе. С помощью автоматизации рабочего процесса OneDesk вы можете направлять элементы в команды и проекты, автоматически отвечать конечным пользователям, добавлять настраиваемые уведомления и многое другое.

Многие некоммерческие организации используют автоматизацию рабочего процесса OneDesk для настройки автоматического назначения для максимальной эффективности. Это можно сделать, перейдя в настройки администрирования и щелкнув вкладку тикета.

Вы можете создать новую автоматизацию рабочего процесса или отредактировать существующую. Выберите пользователя или команды, которых вы хотите назначить для конкретного типа заявки. Таким образом, назначение будет чередоваться между пользователями каждый раз при создании новой заявки. Таким образом ваша команда сможет более эффективно управлять своей рабочей нагрузкой. Равномерно распределенная ротация заявок позволит вам предоставить лучший сервис вашим заинтересованным сторонам.

Еще один способ повысить эффективность – использовать автоматизацию для ответа на заявки от заинтересованных сторон. Вы можете сделать это, просто создав автоответчик, сгенерированный вашим BOT. Это проинформирует запрашивающую сторону о том, что тикет был создан на вашей стороне и над ним работает ваша команда.

Коммуникация является неотъемлемой частью отношений с заинтересованными сторонами. Поэтому необходимо следить за любыми электронными письмами, отправленными участниками, донорами или волонтерами.

Если заинтересованное лицо хочет следить за своим тикетом, он может либо ответить по электронной почте, либо создать беседу прямо с портала. Это сообщение появится в мессенджере, а также будет связано с этим конкретным тикетом.

Члены вашей команды могут отвечать на этот существующий диалог, чтобы общаться с конечным пользователем, или могут создавать внутренние сообщения для членов своей команды. Внутренние разговоры скрыты от конечных пользователей, поскольку отображаются как «Внутренний ответ». Это полезно, поскольку позволяет членам команды разрешать тикет совместными усилиями и предоставлять более точную информацию заинтересованной стороне.

Кроме того, заинтересованные стороны также могут инициировать взаимодействие с помощью функции приложения Livechat в OneDesk. Живой чат позволяет заинтересованным сторонам отправлять вложения и вести беседы в режиме реального времени. Поскольку форматы чата являются мгновенными по своей природе, вопросы или проблемы могут быть немедленно решены членами вашей команды. Кроме того, функция живого чата OneDesk также отмечает время разговора, что помогает вашей команде проверять время разговора в случае возникновения каких-либо споров.

Заявки требуют немедленных действий и могут быть быстро разрешены. Однако, когда заявка становится двухуровневой работой, включающей дополнительную работу или планирование, она становится задачей. Вы можете преобразовать эти билеты в задачу или просто создать новую задачу в приложении «Задача». Теперь давайте посмотрим на сторону управления проектами OneDesk.

Члены вашей команды могут регистрировать свое время на задачах в OneDesk и вводить процент выполнения назначенных задач. Работа регистрируется путем создания расписания или запуска таймера задачи. При отправке расписания вы указываете, сколько работы было выполнено, текущий статус этого элемента, процент выполнения и т. Д.

Например, вы можете разбить большой проект, спланировав сбор средств на простые задачи, назначив их членам вашей команды на основе их опыта. Вы также можете создать график планирования для конкретной задачи, что поможет вам управлять часами вашего проекта.

Мы понимаем, что планирование сбора средств и написание развертывания мероприятия требует сотрудничества. В этом случае вы можете вести разговоры из формы задачи. Взаимодействуя с членами вашей команды, вы можете повысить качество работы и охватить все детали, связанные с планированием мероприятий. Вы также можете прикреплять и отправлять важные папки нескольким людям или группам, что позволяет им быстро находить вложения и загружать их на свои компьютеры.

Вы можете организовать свои задачи внутри структуры проекта или добавить их в разные папки или портфели внутри проекта. Вы можете создать шаблон проекта для подобных повторяющихся проектов, таких как ваши годовые отчеты или информационные бюллетени. Просто клонируйте проект каждый раз, когда вы работаете над аналогичным проектом.

Вы можете использовать стандартные или настраиваемые параметры просмотра, чтобы отслеживать ход выполнения этих задач. Стандартные макеты просмотра в OneDesk следующие:

В представлении в виде дерева заявки или задачи упорядочиваются в иерархии.

Плоское представление показывает заявки и задачи без иерархической структуры.

Диаграмма Ганта показывает ваше планирование в сравнении с вашей фактической работой и позволяет вам создавать зависимости задач, чтобы побудить членов вашей команды завершить одну задачу перед тем, как приступить к следующей.

Доска статуса упорядочивает все задачи по статусам их жизненного цикла. Вы можете перетащить задачу, чтобы изменить ее статус.

В представлении «Календарь» отображаются расписания всех задач, чтобы вы всегда знали, когда наступит срок выполнения задачи.

На панели управления все заявки упорядочены в виде графиков и круговых диаграмм. Эти графики можно скачать в разных форматах. Вы можете использовать диаграммы для своего годового отчета, информационных бюллетеней или любого отчета для заинтересованных сторон.

В OneDesk вы можете создавать все необходимые представления, которые помогут вам управлять своими билетами и задачами. Мои представления позволяют настраивать представления в соответствии с вашими требованиями. Чтобы создать свои персонализированные представления, вам необходимо выбрать макет и добавить фильтры, группы и столбцы.

OneDesk позволяет создавать отчеты расписания, которые представляют собой файлы CSV, которые можно импортировать в Microsoft Excel. Эти отчеты представляют собой записи данных о свойствах расписания, представленные в табличном формате. Название позиции, приоритет, тип выставления счетов, имя запрашивающей стороны – это некоторая необходимая информация, которая может отображаться в отчетах расписания. Однако другая важная информация, такая как процент выполнения, может отображаться для внутренней отчетности. Приложение расписания OneDesk позволяет администратору глубже вникать в создание отчетов. Поэтому отчеты расписания могут отображать внутренние данные, такие как имя уполномоченного, назначенная команда и многое другое.

Вы также можете создавать более подробные отчеты в OneDesk.

Вам может быть интересно, как все стороны могут оставаться в курсе. По умолчанию подписчикам билетов отправляются уведомления по электронной почте при любом изменении статуса или отправляемом вами сообщении. Точно так же ваши заинтересованные стороны могут искать обновления на своем клиентском портале, и могут быть установлены дополнительные уведомления с автоматизацией рабочего процесса.

Кроме того, здесь вы можете найти интеграцию с другими сервисами.

OneDesk позволяет выполнять всю работу на одной платформе. Вы можете легко интегрироваться с бухгалтерским программным обеспечением, таким как QuickBooks, и создавать финансовые отчеты, не выходя из учетной записи OneDesk. Кроме того, вы также можете интегрироваться с другими приложениями. OneDesk имеет встроенную интеграцию, которая позволяет легко интегрироваться с другими сервисами. Вы также можете интегрироваться с более чем 2000 приложениями, поддерживаемыми Zapier.

OneDesk имеет все возможности для оптимизации вашего рабочего процесса. С OneDesk вы можете фиксировать, автоматизировать, управлять и отслеживать свои заявки в службу поддержки, что позволяет вам и вашей команде принять необходимые меры для немедленного решения проблемы. С помощью функций управления проектами OneDesk вы можете назначать работу соответствующей команде и отслеживать прогресс ваших проектов в нескольких макетах просмотра.

Члены вашей команды могут отправлять свои расписания для всей своей работы, что позволяет вам лучше управлять своим временем. Кроме того, OneDesk также помогает держать ваших заинтересованных лиц в курсе. Через клиентские приложения, такие как веб-формы и клиентские порталы, ваши участники, доноры, волонтеры и участники могут связываться с вами с конкретными запросами, устраняя проблемы, связанные с длинными цепочками писем.

Как некоммерческая организация, вы имеете право на скидку 30% на любой план подписки OneDesk. Подпишитесь на бесплатную пробную версию, и, если у вас есть вопросы, мы здесь, чтобы помочь вам начать работу.