Transkript:
Hanterade tjänsteleverantörer eller MSP:er fjärrhanterar IT och system för sina kunder och slutanvändare och fakturerar dem enligt en prenumerationsmodell. Dessa tjänster tillhandahålls under ett servicenivåavtal för att ge bästa service till sina kunder. Dessa företag behöver också självbetjäningsapplikationer, såsom en kunskapsbas för att svara på specifika frågor från sina kunder. När det gäller kommunikation är MSP:er beroende av att dela information med partners, projektledare, kunder och aktieägare. Utmaningen ligger dock i att effektivisera kommunikationen och säkerställa en problemfri upplevelse. Projektledning för MSP:er skiljer sig mycket från andra branscher. Detta beror på att MSP:er förlitar sig på sin prismodell för att förbli lönsamma och därför är det absolut nödvändigt att kontrollera kostnader eller budget för att deras projekt ska lyckas. Det är därför det är absolut nödvändigt för MSP:er att ha ett robust system på plats som riktar in sig på flera funktioner och förenklar deras arbetsflöde.
OneDesk är en kombination av helpdesk och projektledning i en applikation. Med OneDesk kan du stötta dina kunder, hantera projekt utan att behöva köpa, lära dig, integrera och växla mellan flera applikationer. OneDesk tillhandahåller samarbetsverktyg som livechatt, webbformulär, webbportaler, vilket gör det möjligt för alla parter att skicka in och spåra projektförfrågningar, problem eller biljetter. Med OneDesk kan du tillhandahålla automatiserade svar, arbetsflöden, SLA, tidsspårning och mer som kommer att öka ditt teams produktivitet. Du kan också använda OneDesks kunskapsbas för att svara på frågor och vägleda dina kunder till självbetjäningsartiklar, vilket kommer att minska din biljettbelastning avsevärt. I den här panelen kan du skapa projekt och portföljer. Dessa portföljer fungerar som behållare för dina projekt. Portföljer kan tituleras enligt kundnamn, kundorganisation, projekttyp eller de avdelningar i din verksamhet som hanterar de tilldelade projekten. Managed tech erbjuder ett komplett utbud av IT-tjänster för att möta kraven från sina kunder.
Detta företag får förfrågningar om sina tjänster, såsom hårdvara, försäljning och licensiering, integrerat säkerhetssystem, Office 365-utbildning med mera. Varje förfrågan genererar biljetter som sedan organiseras i portföljer i OneDesk. Till exempel skapade vi en portfölj som heter serviceförfrågningar. Portföljen innehåller flera projekt som inkluderar tjänsteförfrågningar för molntjänster, hårdvaruförsäljning och licensiering, backup och kontinuitetsplan med mera. Portföljen består av flera projekt som innehåller kundförfrågningar och planerade uppdrag som kan ses med hjälp av applikationen biljetter och uppgifter. Hanterade tjänsteleverantörer behöver ett kraftfullt biljettsystem som gör att de kan fånga och spåra och övervaka deras supportbiljetter. MSP:er förlitar sig på biljetter för att svara på kundförfrågningar, serviceförfrågningar och mer. I OneDesk kan du fånga biljetter på flera sätt och hålla reda på dessa biljetter i en enda enhetlig vy. biljetter krävde omedelbar uppmärksamhet och kan lösas direkt.
Det första sättet är genom automatisk vidarebefordran, din support-e-post till e-postmeddelandet som finns här. OneDesk fångar upp alla detaljer i din kunds e-post och genererar en biljett i OneDesks biljettapplikation. Till exempel kommer ämnesbeskrivningen i e-postmeddelandet att fångas i biljetten, vilket gör att dina teammedlemmar kan svara på begäran mer effektivt. Det andra sättet är genom att ta emot en förfrågan till livechattapplikationen. OneDesks livechattapplikation är en kundvänd applikation som främjar kommunikation med dina kunder i realtid, appen är konfigurerbar i sitt utseende, du kan anpassa chattfönstret med ditt logotypföretag, färgschema och lägga till en botavatar. När kunden skickar meddelanden till dig via livechatt kan dina teammedlemmar se detta i sin messenger-applikation, svara och skapa biljetten från konversationen. På så sätt länkar OneDesk samman biljetten och konversationen. gör det möjligt för ditt team att se all nödvändig data från en plattform. Dessutom kan du också skapa webbformulär för kunder eller serviceförfrågningar. Du kan klassificera dina webbformulär baserat på vanliga frågor eller tjänster som ditt företag tillhandahåller. Till exempel skapade Manage Tech formulär för var och en av de tjänster de erbjuder. När klienten skickar in webbformuläret skapas biljetter i OneDesk-biljettapplikationen, webbformulär är mycket effektiva då de samlar in all nödvändig information från klienterna och kräver att de svarar på specifika frågor. Du kan skapa flera webbformulär i OneDesk. Dessa formulär är kopplade till specifika biljetttyper, organiserar och separerar varandra. För att generera dessa formulär behöver du gå till administrationsinställningarna i OneDesk och sedan scrolla ner till kundappar för att välja webbformulär. Välj en ärendetyp för att skapa webbformuläret och ange alla egenskaper som är kopplade till formuläret.
Standardwebbformuläret innehåller tre grundläggande egenskaper, ämne, beskrivning och bilagor. När biljetten genereras på din instrumentpanel fångas även ämnes-, beskrivningsbilagor i biljetten. I OneDesk kan webbformulär anpassas genom att lägga till anpassade fält. För att skapa anpassade fält måste du först kräva den typ av information du vill samla in från dina kunder. Du kan välja fält baserat på text, antal, datum, kostnad, val och sedan lämpligt namnge det anpassade fältet baserat på ditt val. Dessa fält kan ställas in efter behov för att fånga viktig information från dina kunder. Du kan till exempel skapa ett kontaktformulär för kunder som kan ha frågor om din backup- och kontinuitetsplan. De kan navigera i din kundportal och välja webbformuläret med titeln backup och kontinuitetsplan. Du kan sedan lägga till standardfälten eller anpassade fält för att fånga den information som behövs för att lösa ärendet.
Du kan också konfigurera dessa fält så att de är obligatoriska för att säkerställa att all nödvändig information samlas in. När din kund har fyllt i det valda webbformuläret kommer du att skapa en biljett i din biljettapplikation i OneDesk. Biljetten låter dig se detaljerna som fylldes i på webbformuläret. Du kan sedan tilldela denna biljett till ett specifikt enskilt team eller avdelning. OneDesk låter dig tilldela flera teammedlemmar och avdelningar till en biljett. Du kan dock eliminera manuellt tilldelning av team genom att automatisera processen. Dina kunder kan sedan kommunicera med dina teammedlemmar och granska sina biljetter från portalen. Portalen låter dina kunder kontrollera framstegen för sina biljetter och ger dina kunder ett utrymme att diskutera genom att skapa konversationer direkt från portalen för att upprätthålla konfidentialitet för den information som du kan kräva att dina kunder loggar in på portalen.
Du kan också kontrollera vad dina kunder kan se och ge rollbaserad åtkomst för att hantera konfidentiell information. Du kan aktivera visningsalternativ för kunder att fylla sina biljetter enligt typ av biljettförfrågan, projektet den tillhör och mer. Varje gång en klient skickar en e-postförfrågan till dig eller skickar ett webbformulär. OneDesk fångar klientinformation och skapar en post i kundens applikation. Kundapplikationen skapar ett organisationsnamn baserat på klientens domännamn och ordnar alla klienter inom den specifika organisationen. Du kan också lägga till dina kunder och kundorganisationer manuellt. Du kan se mer information om dina kunder och kundorganisationer genom att klicka på rullgardinsmenyn och välja visa mer information här, du kan uppdatera mer djupgående information om din kund och skapa anpassade fält för att fånga ytterligare information. Bortsett från det kan du skapa filter för att hitta dina högprioriterade kunder, nya kunder och mer. Du kanske vill minska antalet biljetter du får från dina kunder per dag.
Kunder ställer vanliga frågor som enkelt kan besvaras genom att ha en kunskapsbas på plats. OneDesk kunskapsbas fungerar som ett informationscenter för dina kunder och ger dem tillgång till artiklar, videor, utbildningsmoduler du laddar upp. Genom att göra det kan du och ditt team helt enkelt vidarebefordra länken till kunskapsbasartikeln till din kund och fokusera på mer produktiva uppgifter. Arbetsflödesautomatiseringar är regler som låter dig automatisera åtgärder i OneDesk. Denna automatisering innehåller tre element, filter, utlösare och åtgärder. Den blå taggen representerar din biljetttyp och fungerar som filter. Den orange taggen representerar triggerhändelse. Medan den gröna taggen representerar de åtgärder som OneDesk kommer att vidta, när denna triggerhändelse inträffar på dessa objekt. När reglerna är satta kommer OneDesk att generera ett namn på din automatisering. Annars har du möjlighet att byta namn på automatiseringen. OneDesk kan automatisera ditt arbetsflöde och eliminera alla manuella ingrepp för att dirigera biljetter till lämpligt team eller projekt. Med OneDesks automatisering av arbetsflöden kan du dirigera objekt till team och projekt, svara automatiskt till kunder och lägga till anpassade aviseringar och mycket mer. För att skapa dina automatiseringar, navigerar du till dina administrationsinställningar och klickar sedan på biljettfliken och scrollar sedan ner till arbetsflödesautomatiseringar. Du kan skapa nya arbetsflödesautomatiseringar eller redigera en befintlig. Om en potentiell kund till exempel skickar in en tjänsteförfrågan om användning av Office 365-utbildning, kan du skicka denna biljett till lämpligt team eller tilldela teammedlemmar som är bäst lämpade att svara på frågan.
Ett annat sätt att öka din effektivitet är att använda automatisering för att meddela dina kunder om uppdateringar av deras begärda biljetter. Detta kommer att hålla dina kunder uppdaterade och eliminera behovet av att skicka e-post för att fråga om biljettstatus. Den största utmaningen för MSP:er är att hantera sina kunders förväntningar. Detta är svårt på grund av de förtvivlade samarbetsverktygen som inte fungerar bra tillsammans. OneDesk löser detta problem genom att länka samman alla kommunikationsverktyg, vilket gör att teammedlemmen kan se all delad kommunikation från olika samarbetsverktyg. Om kunder vill följa upp sin biljett kan de svara via e-post eller skapa konversationer direkt från portalen. Detta meddelande kommer att dyka upp i meddelandet och kommer också att vara länkat till den specifika biljetten. Dina teammedlemmar kan svara på denna befintliga konversation för att kommunicera med slutanvändaren eller skapa interna meddelanden för teammedlemmarna. Interna konversationer är dolda för klienter eftersom de visas som ett internt svar. Genom att skriva @ användarnamn eller avdelningsnamn kan du förmedla ditt meddelande till expertteammedlemmar eller avdelningar som är bäst lämpade att svara på dina frågor.
Messenger-applikationen låter ditt team ta hand om dina dagliga korrespondenser och minska en lång svarstid kopplad till e-postmeddelanden. Messenger-applikationen är särskilt effektiv eftersom den uppmuntrar snabba svar, och eliminerar fördröjande lösningar som behövs för att projektet ska lyckas. Dessutom kan klienter också initiera engagemang genom applikationsfunktionen för livechatt i OneDesk. Ibland är det lättare att dela en bild, PDF-instruktioner eller kalkylblad än att skriva ut information och chatta. OneDesks livechattapplikation låter dina kunder skicka bilagor på upp till 350 megabyte. Dessa bilagor fångas i biljetter och görs tillgängliga för dina teammedlemmar att ladda ner direkt till sin dator. Eftersom chattformat är omedelbara till sin natur kan frågor eller problem lösas omedelbart av dina teammedlemmar. Bortsett från det, tidsstämplar OneDesks livechatt-funktion konversationen, vilket hjälper ditt team att kontrollera konversationstiden i händelse av en tvist.
Projektledning för MSP:er är utmanande på grund av det stora antalet och komplexiteten av uppgifter i detta projekt. Utmaningen ligger också i att hantera budgetkostnaderna. Det är därför det är så viktigt för MSP:er att hålla kontakten med alla parter. I OneDesk kan du dela upp dessa projekt i uppgifter. Uppgifter kan definieras som arbete som kräver noggrann planering och utförande. Du kan konvertera en biljett till en uppgift eller helt enkelt skapa en ny uppgift i uppgiftsapplikationen, dina teammedlemmar kan logga din tid på uppgifter i OneDesk och ange procentandelen slutförda av de tilldelade uppgifterna. Arbetet loggas genom att skapa en tidrapport eller köra en uppgiftstimer. När du skickar in en tidrapport kommer du att fylla i hur mycket arbete som gjorts, aktuell status för denna artikel, procentsats färdig och et cetera. Eftersom tids- och budgethantering är avgörande för att planera projekt för MSP:er kan du använda OneDesks planerade scheman för att ställa in arbetstimmar och dagar och kostnader för varje uppgift inom projektet.
Du kan också ställa in begränsningar för att se till att dina teammedlemmar börjar arbeta med uppgiften. Enligt din angivna tidsram. Managed Tech erbjuder backup- och riskreducerande tjänster till sina kunder. Säkerhetskopierings- och återställningslösningarna säkerställer kontinuitet för kundens verksamhet i händelse av en katastrof eller avbrott. Expertteammedlemmar i Managed Tech utvärderar först kundens IT-miljö för att hitta ett lämpligt backupalternativ och skapar sedan en beredskapsplan som skyddar dina interna system, data, e-post, kommunikation och mer. När beredskapsplanen skapas kommer teammedlemmarna att identifiera och prioritera risker och sedan skapa en steg-för-steg-guide för att återställa IT-dokumenten. Därefter kommer en intern och extern uppförandelista att skapas för att påminna om varje individs ansvar. Var och en av dessa uppgifter kommer att kräva samarbete med kunder och kan kräva flera revisioner baserat på kundfeedback. OneDesk främjar samarbete med alla parter och ger dig verktygen att kommunicera via flera kanaler.
Ditt team kan till exempel enkelt föra samtal med kunder och andra avdelningar inom organisationen. I OneDesk kan du genomföra konversationer från uppgiftsformulär. Detta gör att du kan engagera dig med alla parter och hjälpa dig att fatta beslut ensidigt. Förutom att genomföra konversationer kan du också bifoga och skicka viktiga mappar till flera individer eller team, så att de snabbt kan hitta bilagan och ladda ner dem till sina datorer. Du kan organisera dina uppgifter i projektstrukturen eller lägga till dem i olika mappar eller portföljer inom projektet. Du kan skapa en projektmall för enkla återkommande projekt. Klona helt enkelt projektet varje gång du arbetar med liknande projekt, på så sätt kan du ha en befintlig mall på plats varje gång du arbetar med dessa återkommande projekt. Särskilt användbart eftersom du har möjlighet att välja de objekt och egenskaper du vill kopiera från det ursprungliga projektet till det klonade projektet. OneDesk har några unika vyer som hjälper dig att analysera din uppgift.
Med OneDesk-vyer kan teammedlemmar visualisera pågående aktiviteter gällande alla objekt, vilket sedan hjälper dig att prioritera rätt och fatta smartare beslut. Du kan använda statustavlan för att uppdatera statusen för dina uppgifter. Statustavlan är baserad på Kanban-metoden. Kanban hjälper dina teammedlemmar att förstå uppgifter visuellt genom ledtrådar som kort för att skapa representation av deras arbete. Enkelt uttryckt låter Kanban-metoden dina team se vilka uppgifter som behöver lösas och ger ett tydligt sammanhang för projektutvecklingen. OneDesk-statustavlan är enkel vy där varje uppgift representeras som ett kort. Du kan bara dra och släppa ditt kort från en kolumn till nästa för att uppdatera dess status. Du och dina teammedlemmar kan också tycka att instrumentpanelsvyn är användbar. Instrumentpanelerna tillhandahåller diagram och statistik för att visa hur dina projekt eller biljetter fortskrider.
Du kan också använda instrumentbrädan för att jämföra hur projekt A fungerar jämfört med projekt B. Du kan hitta dessa instrumentpaneler i instrumentpanelsvyn i projektapplikationen. Ett gantdiagram visar dig också din planering kontra ditt faktiska arbete. Den blå stapeln anger din planering medan den gröna stapeln representerar den faktiska tiden som är låst av ditt lag. Att ha det blå fältet bredvid det gröna fältet hjälper dig att visuellt jämföra hur väl du har planerat dina projekttimmar. Den högra sidan av den blå stapeln visar ditt startdatum för projektet. Medan den vänstra sidan av fältet visar ditt slutdatum. Du kan länka uppgifter för att skapa uppgiftsberoenden, för att leda dina teammedlemmar att slutföra en uppgift innan du påbörjar nästa. Du kan också omstrukturera aktivitetsberoendena genom att använda dra och släpp-funktionen. När uppgifterna är sammanlänkade kommer OneDesk att beräkna den kritiska vägen och förse ditt team med den övergripande projektlängden.
Du kan också lägga till datumbegränsningar för att förhindra att en uppgift schemaläggs vid ett senare datum. Dessutom kan du också använda enklare visningslayouter, såsom träd och lägenhet för att hantera dina uppgifter. Trädvyn, ordnar uppgifter eller biljetter i hierarki. Den platta vyn visar biljetterna och uppgifterna utan hierarkistrukturen. På OneDesk kan du skapa alla vyer du behöver för att hjälpa dig hantera dina biljetter och uppgifter. Mina vyer låter dig anpassa vyer efter dina krav. För att skapa dina personliga vyer. Du måste välja en layout, lägga till filter, grupper och kolumner. Du kan till exempel skapa en vy för att spåra den tid som lagmedlemmarna spenderar på varje enskild uppgift. Med den här funktionen kan du spåra produktiviteten hos dina teammedlemmar. Så att dina teamchefer vet om uppgifter behöver omfördelas. Med OneDesk blir det enkelt att omfördela uppgifter till andra teammedlemmar.
Du kan använda kartong i Kanban-stil och anpassa en vy för att se respektive gruppmedlemmar, uppgifter och flytta runt vissa uppgifter för att distribuera den till en gruppmedlem som har tillgång till att arbeta med den. Förutom dessa standardvisningslayouter och filtreringssystem kan du även använda OneDesks kraftfulla rapporteringsmöjligheter. Du kan generera rapporter och biljetter, uppgifter, projekt eller portföljer med hjälp av befintliga rapportmallar eller genom att skapa dina egna. Rapporter skapas antingen manuellt eller automatiskt med OneDesks automatiseringssystem för arbetsflöden. Rapporteringsformat som stöds är PDF- och CSV-format, och de kan skickas till den angivna e-postadressen. Tidrapporter är särskilt användbara när du arbetar med komplexa projekt. Det beror på att du kan få en uppfattning om hur projekttiden användes för olika uppgiftstyper. Och om det var motiverat att spendera den tiden. Som ett resultat kan du vidta nödvändiga åtgärder för att förbättra dina projektplaneringsförmåga och bättre hantera dina projektfaktureringstimmar.
OneDesk låter dig skapa tidrapporter som är CSV-filer som kan importeras i Microsoft Excel. Dessa rapporter är dataposter över tidrapportegenskaper som presenteras i ett tabellformat, post, namn, prioritet, faktureringstyp, begärandenamn eller någon nödvändig information som kan visas i tidrapporterna. Däremot kan annan kritisk information, såsom det första diket som slutförts, visas för intern rapportering. OneDesks tidrapportapplikation låter administratören fördjupa sig djupare när de skapar rapporter. Därför kan tidrapporter uppvisa interna uppgifter som mottagarens namn, utsett team och mer. OneDesk låter dig ansluta till applikationer som du redan använder och hjälper dig att få mer flexibilitet och kontroll över dina processer. Integrationsmöjligheter gör din OneDesk-plattform mer komplett och lättillgänglig för dina teammedlemmar. OneDesks integrationsfunktioner som enkel inloggning är särskilt användbara för att tillåta användare att logga in med sina befintliga referenser.
Detta gör det möjligt för dina teammedlemmar att snabbt komma åt OneDesk-plattformen och eliminera behovet av att hantera flera användarnamn och lösenord. OneDesk har sina egna inbyggda integrationer som gör att du kan integrera med dessa applikationer direkt. Du kan uppleva flera fördelar genom att integrera med andra applikationer. Du kan fånga supportärenden, kundfeedback och ansluta till andra applikationer som förenklar ditt arbetsflöde. Dessutom kan du också integrera med 2000+ applikationer som stöds av Zapier. Du kan aktivera systeme-post för att meddela nya teammedlemmar om deras användarkonto eller lösenordsinställningar. Förutom det kan du skicka inbjudningar via e-post för att bjuda in kunder att registrera sig för din kundportal. Du kan också ställa in arbetsflödesautomatiseringar för att påminna mottagarna när deras uppgifter ska göras och skapa separat automatisering för att meddela ärendeföljaren för eventuella statusändringar eller ett meddelande du skickar. OneDesk har alla möjligheter att effektivisera ditt arbetsflöde.
Med OneDesk kan du fånga, automatisera, hantera och spåra dina supportbiljetter, så att du och ditt team kan vidta nödvändiga åtgärder för att lösa problemet omedelbart. Med OneDesks projektledningsfunktioner kan du tilldela arbete till lämpligt team och spåra ditt projekts framsteg i flera visningslayouter. Dina teammedlemmar kan skicka in sina tidrapporter för allt sitt arbete, vilket gör att du bättre kan hantera dina timmar. Dessutom hjälper OneDesk dig också att hålla dina kunder uppdaterade. Även om kundapplikationer som webbformulär och kundportaler, kan dina kunder kontakta dig med specifika förfrågningar, vilket eliminerar problemen med långa e-posttrådar. Dessutom, med OneDesks kunskapsbas, kan kunder få tillgång till självbetjäningsartiklar, vilket hjälper dig att minska din biljettbelastning avsevärt.