I det här blogginlägget vill jag gå igenom OneDesk Workflow Automation verktyg. Jag börjar med att beskriva vad det är, vad det gör och hur det fungerar. Sedan kommer jag att ge några exempel på några av de saker du kan åstadkomma med det.

Vad är funktionen “Workflow Automation”?

Arbetsflödesautomatiseringsverktyget är en funktion inbyggd i OneDesk. Du kan se det som en reglermotor som automatiskt utför specifika åtgärder för dig när vissa villkor är uppfyllda. Du kan använda den för att göra ditt liv enklare genom att automatisera åtgärder i OneDesk som du annars skulle behöva göra manuellt. Du kan också använda den som “logikmotor” -delen av ditt arbetsflöde för att flytta objekt mellan statuser, tilldelningar och mer.

För närvarande är den här funktionen endast tillgänglig för “objekt”. Detta innebär att du kan automatisera baserat på uppgifter, biljetter, funktioner eller någon av deras undertyper. Du hittar den här funktionen under
Administrering> Uppgifter/biljetter> Workflow Automations

Hur fungerar det?

Funktionen består av en uppsättning automatiseringsregler. Du kan skapa, pausa, ta bort och redigera dessa regler. Nya konton har en standard uppsättning regler som redan skapats för dem.

Varje regel består av följande tre delar:

  • Några filter: Dessa filter definierar vilka artiklar som regeln kommer att påverka. Du kan ha mycket allmänna filter (som “alla biljetter”) eller mycket specifika filter (som biljetter från customerA, som är i “öppen” status och har en 5-stjärnig prioritet)
  • En utlösande händelse: Detta är händelsen som inträffar i OneDesk (på det filtrerade objektet) som gör att åtgärderna utförs. Ofta är detta objektet som skapas, men det kan vara en fastighetsändring eller till och med varje timme.
  • En eller flera åtgärder: Det här är de åtgärder du vill att OneDesk ska utföra när triggerhändelsen inträffar på de filtrerade objekten. Dessa åtgärder kommer att uppdatera samma objekt.

Vad kan jag göra med det?

Det finns hundratals fall du kan tänka dig som skulle vara användbara applikationer för arbetsflödesautomatiseringsmotorn. Faktum är att nya OneDesk -konton levereras med en massa automatiseringsregler som du kanske vill granska, inaktivera, ändra eller ta bort. Men här är ett par användbara exempel för att få din fantasi igång:

Påminn uttagare om kommande uppgifter.

Denna automatisering påminner mottagare om ofärdiga uppgifter som ska slutföras tidigare än 24 timmar från och med nu.

  • BLÅA TAGGAR: The filter är för uppgifter som är i “inte färdigt” -läge, har det anpassade fältet “påminnelse skickat” till Nej , och som har ett planerat slutdatum tidigare (mindre än) nästa 24h.
  • ORANGE TAG: The utlösare är “varje timme” vilket innebär att denna regel körs varje timme för att kontrollera om några nya objekt nu matchar dessa filter.
  • GRÖNA TAGGAR: The handlingar skicka en e -postpåminnelse till mottagarna av uppgiften och ställ in det anpassade fältet “påminnelse skickat” till ja

Obs: Vi använder det anpassade fältet “påminnelse skickat” för att se till att mottagaren inte skickar en ny påminnelse varje timme. Vi var därför tvungna att först skapa detta anpassade fält på biljetter. Vi använde en val anpassat fält och vi gjorde detta fält osynligt för att inte störa vår biljettinformationspanel.

Stäng inaktiva kundbiljetter.

Denna automatiseringsregel stänger biljetter där du har väntat på svar från kunden i 7 dagar och meddelar kunden.

  • BLÅA TAGGAR: The filter gäller biljetter där statusen är “väntande kund” och som inte har ändrats sedan tidigare än för 7 dagar sedan.
  • ORANGE TAG: The utlösare är “varje timme” vilket innebär att denna regel körs varje timme.
  • GRÖNA TAGGAR: The handlingar ändra status till “stängd” och lägg upp en diskussion från boten som säger att den har stängts.

Obs! Denna automatisering fungerar eftersom vi har en annan automatisering (på som standard) som ändrar status till “väntande kund” när du svarar på dem. Om kunden svarar i efterhand kommer detta att sätta tillbaka biljetten till statusen “väntande agent”.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>