OneDesk har byggt ett sofistikerat meddelandesystem som säkerställer att du aldrig behöver oroa dig för var mottagaren av ditt meddelande är. Tack vare detta kraftfulla meddelandesystem behöver du inte vara orolig om din mottagare använder chatt, e -post eller kundportalen för att meddela dig. OneDesk skickar meddelandena till lämplig kanal och ser till att din mottagare får de meddelanden som är avsedda för dem i vilken kanal de än använder.

Innehållsförteckning

Vad är aviseringar och e -postmeddelanden?
Om aviseringar
Om e -post
Användarinställningar: Meddelanden
Användarinställningar: E -post
E -postinställningar: Meddelandecenter
E -postinställningar: Inkommande och utgående


Vad är aviseringar och e -postmeddelanden?

I OneDesks användarinställningar kan du bestämma hur en enskild användare tar emot information om uppdateringar av objekt och projekt i organisationens OneDesk. De kan ta emot denna information i form av meddelanden och/eller mejl.

En aviserings syfte är att informera dig om vad du behöver veta och kan komma till dig via OneDesk ‘Messenger Inbox’ eller via e -post.

  • Du får meddelanden till din Messenger -inkorg om ett nytt meddelande läggs ut på något du följer (biljett, uppgift, projekt ….) eller om inkommande kundkommunikation, beroende på vilka användarinställningar som finns. OneDesk utlöser en hörbar ping för att varna dig om att du har en ny avisering.
  • En av de kanaler för vilka vi skickar dessa meddelanden kan vara via e -post. Om en användare inte ser ett aviseringsmeddelande i OneDesk inom 1 minut skickas det till dem som ett e -postmeddelande.

Obs: Du får INTE aviseringar eller e -postmeddelanden för meddelanden som du skickar eller för meddelanden som du ser inom 1 minut. Denna regel är på plats för att förhindra att du översvämmas av meddelanden om du är engagerad i livechatt.

Med OneDesk kan du kommunicera med ditt team i “interna” meddelandeströmmar och med dina kunder i “externa” meddelandeströmmar. Eftersom OneDesk låter dig kommunicera med dina teammedlemmar och kunder hanterar vi interna och externa konversationer annorlunda.

  • Kunder skickas INTE mejl angående interna meddelanden, som är meddelanden som skickas mellan OneDesk -användare.
  • Användare får e -postmeddelanden om både interna och externa meddelanden, som är meddelanden som skickas mellan OneDesk -användare och kunder.

 


Om aviseringar

En avisering i OneDesk är en hörbar och visuell varning som meddelar en användare om ett nyligen mottaget meddelande. Meddelanden gör det möjligt för användare att snabbt bli varnade för inkommande meddelanden, även om de inte finns i messenger -applikationen.

När ett meddelande tas emot händer följande:

  1. I OneDesk -applikationen hörs en hörbar ping som varnar användaren för det nya meddelandet.
  2. På ikonen för meddelandeprogrammet visas den gröna bubblan eller lägger till ett nummer.
    Chat
  3. I meddelandeprogrammet visas det inkommande meddelandet som utlöste meddelandet högst upp i listan Öppna konversationer och meddelandets nummer markeras blått.

numbered message

Både interna och externa meddelanden sänds in i budbäraren till lämplig inkorg.

Om en meddelandemottagare inte ser meddelandet inom 1 minut skickas det också som ett e-postmeddelande. Detta säkerställer att kommunikationen fortsätter även när en användare eller kund navigerar bort från budbäraren.

När du får ett meddelande finns det några ikoner som visas under i messenger -programmet. Dessa ikoner identifierar statusen för meddelandeleveransen och visar om ett meddelande sågs, av vem och om meddelandet skickades ut som ett e -postmeddelande.

messenger icon


Om e -post

E -post kan vara resultatet av ett meddelande. När ett meddelande tas emot men dess motsvarande meddelande inte syns skickas meddelandet till den användaren som ett e -postmeddelande. Syftet med detta är att säkerställa att även om en användare är borta från OneDesk messenger -applikationen, får de alla relevanta meddelanden. Skickandet av dessa e -postmeddelanden styrs av dig och kan ändras.

E -post till kunder

Om en kund är med i den kundorienterade chattprogrammet, kommer de inte att få e-postmeddelanden för varje meddelande du skickar. De får bara ett e -postmeddelande om de inte ser meddelandet du skickade till dem inom 1 minut. Kunder skickas INTE mejl angående interna meddelanden om ett objekt eller projekt.

messages


Användarinställningar: Meddelanden

Har tillstånd att se konversationer

Du kan välja om en enskild användare har behörighet att se: (1) meddelandekonversationer ENDAST i de projekt som de följer eller (2) meddelandekonversationer i alla projekt i OneDesk.

Till exempel skulle en supportteammedlem ansvara för att svara på allmänna kundfrågor och behöver tillgång till alla inkommande kundfrågor, även de som rör projekt som de inte följer. Du behöver inte dela alla projekt med supportteammedlemmarna bara för att låta dem se alla konversationer.

En teammedlem som arbetar specifikt med ett projekt och inte behöver stödja kunder behöver dock inte se alla inkommande meddelanden och kan begränsas till att bara se konversationer kopplade till projekt de följer.

Visa “Från kunder” i Messenger

Med den här inställningen kan du styra vilka av dina användare som kan se konversationsblocket från kunder.

message tabs

Till exempel vill du att ditt supportteam ska kunna se och ta emot aviseringar och e -postmeddelanden om kundförfrågningar, men du kanske inte vill att dina andra anställda ska få sina budbärare trassliga med konversationer som inte är relevanta för dem. Du kan dölja kundkonversationer med den här inställningen.

 

Varningar och e-postmeddelanden för nya meddelanden som inte syns inom 1 minut

Med dessa inställningar kan du välja om en användare ska ta emot aviseringar eller e -postmeddelanden om nya meddelanden för en specifik meddelandetyp (t.ex. meddelanden från kunder, meddelanden från användare, etc.).

Från kunder

  • Alla kundmeddelanden: Denna användare kommer att få aviseringar och e -postmeddelanden för varje nytt meddelande från en kund.
  • Bara från mina konversationer: Denna användare kommer att få aviseringar och e -postmeddelanden för varje nytt meddelande från en kund i de konversationer de följer.
  • Inga kundmeddelanden: Den här användaren får INTE aviseringar och e -postmeddelanden för meddelanden från en kund.

Från Users & Bot

  • Alla svar till kunder: Denna användare kommer att få aviseringar och e -postmeddelanden för varje nytt meddelande från en OneDesk -användare eller bot till en kund.
  • Följande svar till kunder: Den här användaren får aviseringar och e -postmeddelanden för varje nytt meddelande från en OneDesk -användare eller bot till en kund i de konversationer de följer.
  • Inga svar till kunder: Den här användaren får INTE aviseringar och e -postmeddelanden för någon OneDesk -användare eller botmeddelanden som skickas till en kund.

Följde interna meddelanden

Med den här inställningen kan du kontrollera om din användare får aviseringar och e -postmeddelanden för nya interna meddelanden om konversationer i projekt och objekt som de följer.

Exempel på användbara konfigurationer

Om du inte vill få några aviseringar eller e -postmeddelanden:

  • Välj “Inga kundmeddelanden”
  • Välj “Inga svar till kunder”
  • Avmarkera “Följda interna meddelanden”

Om du är supportteamchef och vill ta emot aviseringar och e -postmeddelanden för alla inkommande och utgående meddelanden, både interna och externa:

  • Välj “Alla kundmeddelanden”
  • Välj “Alla svar till kunder”
  • Markera “Följda interna meddelanden”

Om du är medlem i ett större supportteam vill du få aviseringar och e -postmeddelanden för meddelandekonversationer som du följer:

  • Välj “Endast från mina konversationer”
  • Välj “Följda svar till kunder”
  • Markera “Följda interna meddelanden”


Användarinställningar: E -post

Uppdragsändringar

Med den här inställningen kan du kontrollera om din användare tar emot e -postmeddelanden om sina individuella tilldelningsändringar. Om detta till exempel är markerat får användaren ett e -postmeddelande när de tilldelas eller inte tilldelas ett objekt.

Nya användare och team i dina projekt

Med den här inställningen kan du kontrollera om din användare får ett e -postmeddelande när en ny användare eller ett team läggs till i de projekt de följer. De flesta tycker att det är bättre att stänga av det här för att inte översvämma dina användare när någon går med i ett projekt

Acceptera alla inbjudningar

Med den här inställningen kan du styra om du vill att din användare automatiskt ska acceptera alla inbjudningar att gå med i ett projekt. Det är bästa praxis att hålla det här alternativet markerat för att säkerställa att din användare inte missar några projektinbjudningar.


E -postinställningar: Meddelandecenter

Med OneDesk’s Messaging Center kan du styra e -postmeddelanden och meddelanden som skickas till dina användare och kunder och utlösare för dem.

Automatiserade meddelanden

I avsnittet Automatiserade meddelanden kan du hitta meddelanden som visas när du skapar en arbetsflödesautomatisering som infogar ett meddelande baserat på en specifik utlösarhändelse. Om du till exempel ställer in en arbetsflödesautomation som skickar ett meddelande till alla följare av ett objekt när objektet stängs, kommer det automatiska meddelandet att visas i det här avsnittet.

message automation

Högst upp hittar du en automatisering KRITISK till OneDesks arbetsflöde och kan därför inte inaktiveras.

Denna automatisering säkerställer att när ett nytt meddelande läggs upp i en konversation som är länkad till ett objekt, meddelas alla följare av objektet. Observera att kundsvar skickas till både användare och kunder men interna meddelanden skickas endast till användare. Detta meddelande skapas INTE av en automatisering och kan därför inte inaktiveras. Du kan redigera meddelandet som infogas av denna automatisering, men du kan inte inaktivera det. Detta är det enda meddelandet som inte kan raderas eftersom det är grundläggande för OneDesks arbetsflöde.

Även om det är bästa praxis att ta emot aviseringar och/e-post om nya meddelanden, kan du stänga av aviseringar per användare för dig själv om du inte vill få några. Ta reda på hur du gör det här.

De andra meddelandena i avsnittet Automatiserat meddelande kan dock redigeras genom att ändra automatiseringen som skapade dem.

Automatiserade e -postmeddelanden

I avsnittet Automatiserade e -postmeddelanden hittar du en lista med e -postmallar och länkar till de automatiseringar som skickar ut dessa mallar. Du kan redigera e -postmallarna här eller klicka på automatiseringsnumret för att redigera eller inaktivera automatiseringen som skickar dem. Du kan också skapa nya e -postmallar som du kan använda senare i en automatisering.

Systemmeddelanden

I avsnittet Systemmeddelanden hittar du en lista med e -postmeddelanden som skickas ut av OneDesk -systemet när vissa utlösarhändelser inträffar. Till exempel, när en ny användare skapas, finns det ett automatiskt e -postmeddelande som skickas ut till den användaren.

I det här avsnittet kan du aktivera och inaktivera systemmeddelanden som skickas ut, men du KAN INTE inaktivera e -postmeddelandet om återställning av lösenord för att säkerställa att alla dina användare kan återställa sina lösenord och komma åt sina konton korrekt. Du kan också redigera e -postmallarna för att säkerställa att de e -postmeddelanden som skickas ut innehåller den information du behöver.

Vi rekommenderar starkt att du INTE redigerar informationen från e -postmallen för lösenordsåterställning.


Inkommande utgående

Under flikarna Inkommande och Utgående hittar du ett register över de senaste 72 timmars e -postmeddelanden som OneDesk har skickat åt dig. Detta gör att du kan spåra vilka e -postmeddelanden som har skickats, när och till vem. Du kan också se status för skickade e -postmeddelanden och se att åtgärder inkommande e -postmeddelanden har utlöst.

statuses

Läs mer om e -postspårning här.

Läs om hur du förhindrar e -loopar här.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>