Byråns tidsspårning avser processen att övervaka och registrera den tid som en byrå och deras anställda lägger ner på klientprojekt och -uppgifter. Agency är ett brett begrepp som omfattar företag som: statliga myndigheter, marknadsföringsbyråer och kreativa tjänster. I dagens blogg kommer vi att titta på några strategier för att implementera och använda tidsregistrering i en byråmiljö.
Varför byråtidspårning?
Tidsregistrering är viktigt för byråer av ett antal skäl, inklusive:
- Fakturering och fakturering – Det är mycket vanligt att byråer fakturerar sina kunder utifrån antalet arbetade timmar. Noggrann tidsspårning är avgörande för korrekt fakturering. Det hjälper också byråer att förbli lönsamma samt bibehålla förtroende och transparens med sina kunder.
- Projektuppföljning och planering – Tidsspårning är ett sätt att ge insikt i den tid som läggs på uppgifter. Med dessa mätvärden kan byråer göra bättre framtidsplaner och fördela resurser effektivt. Dessutom kan byråer hålla reda på projektets framsteg i realtid.
- Rapportering och resultatövervakning – Tidsspårning kan hjälpa byråer att utvärdera de anställdas prestationer. Skapa rapporter om tidsmått och förbättra processer över tid med hjälp av ett datadrivet tillvägagångssätt.
- Spårning av kostnader och intäkter – Använd tidsspårningsstatistik för att fatta mer välgrundade beslut om prisuppskattningar. Gick över budget förra projektet? Omvärdera dina offerter och uppskattningar baserat på den tid som uppmätts i projektet. Med programvara för tidsspårning för byråer kan du också hantera resurser dynamiskt för att säkerställa att din byrå inte överskrider budgeten.
- Juridiska krav – Tidspårning är ibland nödvändig beroende på plats och bransch. Detta kan inkludera efterlevnad eller andra juridiska krav som kräver rapportering, såsom lönelagar, registerlagring eller skatteändamål.
Hur spårar byråer tid?
Valet av metod och verktyg kan bero på myndighetens specifika behov, arten av det arbete som utförs. Tidsregistreringsmetoder kan innefatta: Traditionella tidrapporter, antingen papper eller digitala. Tidtagningsklockor, fysiska klockor där anställda slår in och ut. Programvara för tidsspårning eller arbetshantering, appar som timer eller tidrapporter för att logga tid från webben eller en mobilapp. Dessa tidsspårningsverktyg tillhandahåller ofta rapportering, fakturering och andra inbyggda funktioner för att effektivisera arbetsprocesser.
Strategier för att spåra tid för byråer
Här är några strategier för att effektivt implementera tidsregistrering i byråinställningar:
Sätt tydliga förväntningar
Kommunicera tydligt din process för tidsregistrering, särskilt när nya medarbetare ansluter till ditt team. Betona varför tidsregistrering är viktigt, fokusera på hur det används i din byrå.
Använd detaljerade tidrapporter
Använd tidrapporter som enkelt (och helst automatiskt) fångar upp all information du behöver för korrekt fakturering och journalföring. Detaljer kan inkludera datum då arbetet utfördes, associerad klient och fakturerbar status.
Standardisera din tidsregistrering
Upprätta standardiserade rutiner för tidsspårning och riktlinjer som alla teammedlemmar bör följa. Detta inkluderar kategorisering och hur ofta bidrag ska skickas in.
Implementera en tidspårningsprogramvara
Välj ett tidsregistreringsverktyg som passar din byrås behov. En tidspårningsprogram låter din byrå logga tid på klientuppgifter. Funktionerna inkluderar automatisk tidsspårning och konfigurerbara tidrapporter. Leta efter ytterligare funktioner som teamsamarbete, projekt- och kundspårning och rapporteringsmöjligheter. OneDesk är ett arbetshanteringsverktyg byggt med professionella tjänstebranscher i åtanke. Skapa klientprojekt och -uppgifter, logga sedan tid med automatiska timers eller tidrapporter. Att skicka in tidrapporter i OneDesk är enkelt, eftersom många egenskaper genereras automatiskt. Till exempel, om uppgiften är för en viss klient, kommer tidrapporten också att kopplas till den klienten.
Automatisera där det är möjligt
Många mjukvarulösningar inkluderar automationsalternativ för tidsspårning. Konfigurera automatiseringarna så att de passar dina specifika arbetsflöden. Automatiseringar kan hjälpa till att spara tid genom att utföra vissa åtgärder utan extra arbete. Några exempel kan inkludera: uppdatering av fakturerbar status på en tidrapport, att skicka meddelanden till chefer när vissa tidrapporter loggas och mer.
Relaterade artiklar