I dagsläget behöver ännu mindre institutioner ett sätt att spåra sitt arbete, oavsett om det är projekt eller stödförfrågningar. I hjärtat av varje högskola eller universitet finns administrationsavdelningen, som i många fall fungerar som den första kontaktpunkten, även om frågan skulle riktas någon annanstans. Detta kan göra det svårt att gå vidare med projekt samtidigt som det ständigt svänger till triage -förfrågningar som kommer in. För ett litet college kan en redan liten arbetskraft sträckas ännu tunnare. Det första steget mot att lindra den smärtan är att börja spåra arbetet. Genom att veta att OneDesk har förmågan att göra just det, kom en klient till oss för att söka en lösning.

Vår klient är en liten högskola som deltar av cirka 700 studenter. För närvarande använder högskoleadministrationen ingen projektledningsprogramvara och har inget sätt att sortera igenom projekt för tillfället. Bortsett från de projekt som högskolan arbetar med, administrerar administrationen också förfrågningar från olika avdelningar som ofta måste omdirigeras till lämpligt team. Helst skulle vår klient vilja ha en helpdesk för att hantera dessa förfrågningar, som integreras väl med projektledning.

OneDesk är känt för sin helpdesk och projektledningsprogramvara, som fungerar sömlöst tillsammans. I synnerhet för helpdesk identifierade vår klient behovet av att enkelt kunna skicka inkommande förfrågningar till rätt personer. Processen att utföra en förfrågan eller fråga kan vara tidskrävande, även om det finns kända kriterier som någon snabbt kan kontrollera. OneDesk effektiviserar denna process med möjligheten att automatiskt tilldela biljetter till specifika lag eller personer. Genom att definiera anpassade biljetttyper kan vår klient ange vilken typ av förfrågan en biljett är. Med detta ett steg längre kan en arbetsflödesautomatisering konfigureras för att tilldela en biljett till en specifik avdelning eller uppsättning personer baserat på typen.

Även om vår klient var angelägen om OneDesk helpdesk -produkten, var det klart för oss att vår klient var orolig för hur biljetter skulle loggas in i systemet. Vår kundportal är ett sätt vår klient kan styra hur biljetter kommer in i deras helpdesk. Genom att bygga och presentera formulär för skapande av eventuella inkommande förfrågningar kan vår klient specificera vilken data som behöver vara en del av förfrågan, och de kan till och med skräddarsy den beroende på den specifika begäranstypen. Till exempel, om vår klient vill veta vilken fakultet en förfrågan gäller, kan de skapa en rullgardinsmeny på formuläret med alla fakulteterna listade. Detta begränsar vad användaren kan mata in och säkerställer tydlighet. Vår klient älskar att vår kundportal är konfigurerbar. Från färgschemat, till titeln, till formulärinmatningarna, vi lämnar det öppet så att vår klient har friheten att göra den till sin egen.

För att spåra projektarbete har OneDesk ett separat projekthanteringsverktyg. I likhet med helpdeskens koncept för biljetter fokuserar vår projekthanteringsprogramvara istället på uppgifter. Dessa uppgifter är avsedda att fånga arbete som måste planeras, och med de olika vyerna vi erbjuder kan vår klient sedan se och definiera beroenden mellan uppgifterna och när arbetet kommer att slutföras av. Uppgifter i OneDesk har också en tidsspårningsaspekt. Detta kan göras genom att importera en tidrapport eller genom att använda vår inbyggda uppgiftstimer. Vår klient ser fördelen med tidsspårning eftersom inspelade tider sedan kan användas för att ge grund för planering – läggs tillräckligt med tid åt det arbete som måste utföras? Finns det en koppling i vad teamet planerar för och verkligt utförande? Tillsammans med möjligheten att importera tidrapporter blir tidspårning ett kraftfullt verktyg för att hjälpa vår klient att hitta sätt att förbättra sina processer.

Ibland kan förbättringar inte avslöjas förrän laget redan är mitt i arbetet med en uppgift eller biljett. I de fall då biljettarbetet börjar spiralera in i projektområdet har vår klient möjlighet att konvertera uppgifter till biljetter och vice versa. Det kan vara svårt att urskilja i början av ett projekt vilket arbete som verkligen behöver planeras – en verklighet som vår klient har upplevt tidigare. Eftersom vår projektledning och helpdesk -programvara integreras med varandra ur lådan är det enkelt att konvertera arbetsobjekt fram och tillbaka mellan dessa två verktyg när det blir nödvändigt att göra det, utan att förlora någon av detaljerna.

OneDesk använder en enkel hierarki för att organisera arbete. Arbetsobjekt – oavsett om det är biljetter eller uppgifter – spåras under ett projekt, och därifrån kan projekt placeras i mappar som sedan slutligen lever under portföljer. Denna hierarki gör att vår klient kan dela upp arbetet på olika sätt. OneDesks trädvy möjliggör också enkel drag -och -släpphantering av dessa nivåer. Lätt och intuitivt, vår klient kan göra bulkoperationer utan att behöva klicka in på varje projekt eller arbetsobjekt för att definiera var det ligger i hierarkin. Bortsett från trädvyn har vi också vyer baserade på status, där biljetter finns i kalendern och allmänna mätvärden som beskrivs i en instrumentpanel. Dessa vyer stöder alla dra och släpp -rörelse, så oavsett vyn kan hanteringen av arbetet göras snabbt och effektivt.

Det som skiljer OneDesk från sina konkurrenter är hur lätt det är att arbeta med. Oavsett om arbetet är långsiktiga projekt eller engångsförfrågningar, hanterar OneDesk dem alla. Med ett gränssnitt som är lätt att använda fann vår klient att OneDesk träffade alla märken med hur snabbt de kunde börja hantera sitt arbete direkt från porten. Utöver de anpassade biljetttyperna, statuserna och arbetsflödena ökar våra arbetsflödesautomater bara vår klients effektivitet. Genom att ställa in automatiseringar för att hantera små förändringar frigörs vår klient för att lägga mer tid på att förse sina användare med förstklassig service. Tillsammans med den helt anpassningsbara kundportalen ger OneDesk en komplett lösning för vår klient som ger dem kontroll över alla situationer.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>