How a MNC uses OneDesk for ERP

ERP – eller företagsresursplanering – är en term som kastas runt ganska ofta när man diskuterar verksamhetens verksamhet. Fokus för ERP är att förbättra effektiviteten genom att söka insikt i var resurser fördelas och förbättra hur de används. För att utveckla en fullständig bild av var resurserna finns för närvarande, måste analys och planering göras över vertikaler – från ekonomi till mänskliga resurser, från distribution till upphandling. Ofta används programvara för att visualisera, spåra och hantera dessa aspekter. När det gäller OneDesk -verktygen kunde en kund tillgodose sina ERP -behov med vårt fulla erbjudande.

 

Vår kund är ett multinationellt företag (MNC) som identifierade en lucka i deras affärsresursplanering (ERP). I synnerhet identifierade de en stark önskan att ha insyn i hur arbetet fortskrider i sina team. Eftersom deras organisation har team baserade i olika olika tidszoner, var det viktigt att ha ett sätt att hantera arbetet i ett distribuerat team i deras överväganden. Projektledning är en viktig aspekt av ERP, med resursbehov som förändras under ett projekt när problem uppstår och omfattningar förändras. Vår klient gillar att använda metoden kritisk väg för att planera sina projekt, och att kunna göra det i OneDesk var en viktig fråga. En annan viktig aspekt var möjligheten att integrera sin nya programvara i sina befintliga e-post-arbetsflöden. Här kunde OneDesks flexibilitet ge dem flera alternativ som passar deras behov.

 

Spåra framsteg och balansera arbetsbelastningar

Oavsett om det är supportbiljetter eller projektuppgifter, skapar OneDesk automatiskt en grundläggande livscykel för varje typ av arbetsobjekt som vår klient har. En livscykel består av en uppsättning statuser och flödet mellan dem. Dessa statuser och alla övergångar mellan dem kan anpassas för att exakt beteckna utvecklingen av en biljett eller uppgift från början till slut. När vår klient har fastställt dessa kan de få insyn i det exakta tillståndet för varje arbetsobjekt. Med hjälp av vår Status Board -vy kan vår klient till och med se hur många objekt som finns i varje status med en blick. Att lägga till möjligheten att exportera denna vy, spåra framsteg och rapportera om det blir ett enkelt arbetsflöde. Eftersom vår klient har ett team fördelat över olika länder och kontinenter kan det vara svårt att se till att det inte finns några speciella teammedlemmar som överbelastas med arbete. Genom att utnyttja vår uppsättning standardvyer kan vår klient skapa en vy baserad på gruppering av arbetsobjekt efter mottagare. Detta visar sedan allt arbete som tilldelats var och en av deras teammedlemmar, oavsett var de befinner sig. När de går igenom den här vyn kan vår klient sedan dra och släppa uppgifter för att åter balansera arbetsbelastningen över sitt team.

 

Planera projekt utifrån kritisk väg

När det gäller planeringsprojekt är en metod som kan fångas i OneDesk den kritiska sökvägen (CPM). CPM är en process för att planera och schemalägga resursanvändning baserat på tidsuppskattningar av projektuppgifter och identifiering av alla beroenden mellan dem. Detta är en vanlig projektledningsteknik som används för att avgöra hur lång tid det kan ta att slutföra ett projekt. Genom att summera de uppskattade varaktigheterna för den längsta sekvensen av uppgifter som ser projektet från början till slut kan vi bestämma den kritiska vägen, hur lång tid ett projekt kan ta och vilket datum det kan slutföra. Eftersom vår klient använder CPM för att hantera sina projekt var det viktigt att vår programvara kunde ge dem ett sätt att fånga denna metod. I OneDesk har vi en standard uppsättning vyer för att se projektarbete, och vår Gantt -vy visualiserar bäst den kritiska sökvägen och alla nödvändiga beroenden för att beräkna den. Med möjligheten att länka flera biljetter till varandra kan även de mest komplexa uppsättningarna av beroenden skildras. Som ofta är fallet kan projekt snabbt se kaskadfördröjningar när uppgifter kräver mer arbete än förväntat. Vår Gantt -vy upprätthåller automatiskt förbindelserna mellan biljetter även om uppskattningarna minskar eller förlängs. Detta innebär att den kritiska vägen alltid bibehålls. En annan funktion i vår Gantt -vy är möjligheten att se den faktiska tiden som spenderats på uppgifter. Detta kan hjälpa till att informera om hur man ändrar uppskattningar, och genom att ställa in en arbetsflödesautomatisering kan det till och med användas för att automatiskt justera uppskattad tid så att den kritiska sökvägen återspeglar verkligheten.

 

Hantera e-postkommunikation genom integrationer

Som en stor, distribuerad organisation litar vår klient på e-post som ett primärt kommunikationsmedel. Genom att skapa integrationer med OneDesk kan e-postkommunikation med kunder automatiseras och levereras från OneDesk själv. För alla e-postmeddelanden som skickas från OneDesk-systemet spårar vi deras status under de senaste 72 timmarna, vilket ger en överblick om huruvida det uppstod fel i e-postleveransen eller om allt ser framgångsrikt ut på vår sida. När det gäller att ta emot kundförfrågningar, bekymmer och förfrågningar genererar OneDesk också en e-postadress för varje typ av arbetsobjekt-oavsett om det är en biljett, uppgift eller något annat som vår klient har ställt in-och eventuella e-postmeddelanden den kommer automatiskt in i OneDesk -systemet. Detta gör det enkelt att spåra inkommande arbete från kunder på ett ställe, inte i flera olika inkorgar. Vissa interaktioner-till exempel fortsatta konversationer med kunder-kan till och med ske via e-post medan de fortfarande spåras och hanteras i OneDesk. Tillsammans med ett antal Zapier-integrationer som redan är installerade för OneDesk och annan programvara kan vår klient till och med skapa sina egna anpassade integrationer för OneDesk och deras e-postklient för att ge fler funktioner åt deras verktyg.

 

Använda en kundportal för att möjliggöra kundinteraktioner

Utöver e-post letade vår klient också efter ett sätt att få mer information om hur deras kunder kunde interagera med sina efterfrågade arbetsobjekt. Förutom vår projektledning och helpdesk -verktyg har vi en kundportal som integreras smidigt i våra andra produkter. Genom att ge kunder åtkomst till kundportalen kan de direkt logga in förfrågningar i OneDesk, styrt av de specifika webbformulär som vår klient konfigurerar. När förfrågningar har loggats kan kunden se dem, inleda konversationer om dem med supportteamet och till och med spåra den aktuella statusen. Kundportalen kan också anpassas för att passa vår kunds varumärke eller till och med inbäddad på deras webbplats som en widget via vår Messenger -applikation. Behörigheter på vår kundportal kan ställas in för att begränsa användare till bara objekt som de har loggat, eller förlängt för att tillåta interaktioner med objekt som loggas av någon i deras företag.

 

I takt med att organisationer blir allt mer distribuerade kommer utmaningar kring resurshantering bara att fortsätta att dyka upp. Oavsett om arbetet är projektbaserat eller supportbaserat, är OneDesk inte begränsat till hur vi ger insikt mellan team, projekt eller över specifika tidsperioder. Genom att ta våra standardvyer och bygga vidare på dem med filtrering och gruppering kan alla typer av mätvärden och KPI: er visas och grävas in. Med möjligheten att förvandla dessa åsikter till rapporter som kan delas externt, kan dessa resultat bli grunden för att fatta beslut och svänga ett projekt så snart frågor dyker upp. Oavsett hur stort eller litet teamet är, kan dessa typer av analyser och data vara ovärderliga för alla företag som vill optimera sina resurser och planering.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>