En viktig aspekt av både helpdesk och projektledning för många av våra användare är möjligheten att fånga tiden som spenderas på olika aktiviteter. Användare vill registrera den tid deras team spenderar på biljetter och uppgifter av olika anledningar, inklusive:

  • Fakturera sina kunder för den tid som spenderas på biljetter, uppgifter och projekt.
  • Genererar automatiskt “fakta” för sitt arbete, så att de kan jämföra verkligheten med det planerade arbetet, kostnaderna och scheman.
  • Spela in tiden som spenderats på olika aktiviteter så att de kan planera resurser kring kommande projekt och företagstillväxt.
  • Upptäck möjligheter för optimering och kräver därför detaljer om var deras team tillbringar sin tid.

Av dessa skäl och mer har OneDesk några bra verktyg för att fånga tiden som spenderas på olika aktiviteter:

Tidrapport Capure: Skapa tidtabeller genom att klicka på någon uppgift, biljett eller andra artiklar, ange antalet timmar som spenderats och den aktuella %slutförd.
Uppgiftstimers: Starta, pausa och stoppa arbetstimer på uppgifter och biljetter för att automatiskt fånga tid som spenderas.
Mobil app: Använd tidrapporter och tidtagare från huvudappen eller mobilappen, vilket gör det möjligt att logga arbete direkt från din telefon.

När arbetet väl fångats kommer det att fungera för att uppdatera fakta i dina projekt, men det finns mycket mer du kan göra med dessa data.

Gruppera och filtrera dina tidtabeller.

Det finns många sätt att titta på den tid du har lagt på biljetter och uppgifter. Du kanske vill att en arbetslogg ska se timmarna som ditt lag loggar dagligen. Du kanske vill jämföra timmarna som loggats för olika lagmedlemmar. Du kanske vill se tiden som spenderas på ett visst projekt eller för en viss kund. OneDesk ger dig allt detta genom att ge dig kraftfulla filtrerings- och grupperingsalternativ.

I tidtabellsprogrammet kan du välja vilken som helst av de sparade vyerna på sidan för att visa ditt loggade arbete grupperat efter skapat datum (arbetslogg), efter godkännandestatus, från olika tidsperioder (senaste 7 dagarna, senaste 30 dagarna) och mer. Ännu viktigare kan du också skapa dina egna vyer för att skära och tärna din data som du vill.

Låt oss gå igenom ett exempel: Du kanske vill gruppera arbetet som utförts av rekvirenten (kunden eller annan person för vilken uppgiften eller biljetten utförs). För att göra detta behöver du bara ta följande steg.

1) Klicka på ikonen “Ny vy” i tidtabellsprogrammet

2) Välj “Gruppera efter: begärare” och klicka på knappen “Använd ny vy”.

3) Om du vill återanvända den här vyn i framtiden klickar du på “Spara”. Du kommer då att bli ombedd att ge vyn ett namn och avgöra om du vill att detta ska vara en vy som delas med andra användare i din organisation. Vyn visas sedan i din vänstra panel så att du kan återanvända om och om igen.

Du kan använda ett liknande tillvägagångssätt för att skapa vyer för gruppering eller filtrering av faktureringsarbete, arbete efter användare, efter projekt och mycket mer.

 

Exportera dina tidtabeller.

OneDesk gör det enkelt att fånga den tid som läggs ner på arbetet så att du kan spåra och fakturera det. Men du kommer ofta att behöva få ut dina data ur systemet för att göra ytterligare analyser eller manipulationer. OneDesk gör det enkelt genom att låta dig exportera dina tidrapporter när som helst med bara några klick.

Låt oss gå igenom ett exempel: Du kanske vill exportera den tid som har spenderats under de senaste 30 dagarna, av fakturerbara timmar, för en viss kund.

Filtrera först vyn för att se de data du vill ha.

Välj sedan på menyn Verktyg “Exportera den här vyn (csv)”

Tidrapporterna laddas ner som en .csv -fil som du kan öppna i Excel.

 

Skjut dina tidtabeller till en fakturerings- eller faktureringsapp.

Om ditt företag vill fakturera eller fakturera dina kunder baserat på den fångade tiden, har du ett par alternativ för att automatiskt synkronisera dina tidtabeller direkt till din fakturerings-/faktureringsapp. Om dessa alternativ inte fungerar för dig kan du vanligtvis importera CSV -filen som du exporterade i föregående steg direkt till din app.

Alternativ 1: Använd Our Timesheets API
Med det som kallas vårt “Worklogs API” kan du begära arbetsloggarna utifrån en mängd olika kriterier. Du måste ha tillgång till programmerare för att använda detta, men det här är ett flexibelt sätt att få ut data från OneDesk på det sätt du behöver. Du kan läsa om det här .

Alternativ 2: Använda Zapier:
Zapier.com är en plattform som gör att du enkelt kan ansluta olika webbappar till varandra. För att använda det måste du registrera dig för ett Zapier -konto och söka på deras webbplats för att se om din destinationsapplikation är en som de stöder (det är vanligtvis eftersom de stöder hundratals populära appar).

För att göra ditt liv enklare har vi skapat några “zaps” som kopplar OneDesk till vanliga fakturerings- och redovisningsprogram som Freshbooks eller Quickbooks. Gör följande för att komma igång med dessa kontakter:

  • Gå till ditt OneDesk -konto Administrering … Integrationer
  • Klicka på Använd denna Zap knappen bredvid den kontakt du vill ha.
  • Fyll i formuläret.

Dessa grundläggande zaps kommer att göra en enkel integration som flyttar tidtabeller från OneDesk till destinationsappen så snart de skapas. Men om du vill ha mer komplex logik, (för att kartlägga specifika egenskaper, för att bara driva fakturerbara timmar osv …) måste du ändra baszaps. meddela oss om du behöver hjälp.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>