child care

I CRM, projektledning och supportarbete finns det en mängd olika verktyg och programvara som kan användas. I vissa fall där avdelningar är tillräckligt stora för att integrera sina verktyg med andra teamverktyg är det inte ett problem att använda så många olika verktyg för att få jobbet gjort. Det finns dock många företag som kräver nära kommunikation mellan team som hindras av deras användning av separata, olika verktyg. Ofta integreras de verktyg som fungerar bra för ett visst team inte smidigt med verktygen som används av ett annat team, vilket kan leda till onödig tid att få saker att fungera i programvara. När ett sådant företag kom till oss med en beskrivning av de olika systemen som används av deras sälj-, support- och utvecklingsteam var det klart att OneDesk kunde tillgodose alla deras behov och förenkla uppsättningen verktyg som används för deras dagliga arbete.

Vår klient tillhandahåller programvara till förskolor och barnomsorgsleverantörer i Storbritannien. Specifikt tillåter deras programvara föräldrar att registrera och schemalägga sina barn för vård, och kan också användas internt av personal för att schemalägga sig själva för skift. Förutom denna produkt har vår klient också en applikation för barns lärande, som också kan användas för att dela dessa stunder med föräldrarna. Kundens organisation består av tre huvudavdelningar – support, försäljning och utveckling – som för närvarande använder tre olika system för att spåra kundrelationer och arbete. I den ideala situationen skulle vår klient kunna använda ett enda verktyg för att hantera alla tre systemen och införa en kunskapsbas för att främja självbetjäningsstöd.

För supportbiljetter utmärker OneDesk sig med att förenkla hanteringen för denna typ av arbete. Som en del av OneDesk-verktygen har vi en biljettapp som är en fullt utrustad helpdesk. Oavsett om det är via e-post eller vår kundportalapplikation har kunderna rätt att logga in sina supportartiklar direkt i vår kunds OneDesk-system. När vi väl är i vårt system kan dessa biljetter kompletteras med mer information av vår klient. Vår klient kan också skapa arbetsflöden för att beskriva de olika statuser som biljetten går igenom när den triageras, arbetas med och slutförs. Varje biljett kan också tilldelas så det är klart vem som går till person för uppdateringar. Med konceptet följare kan varje biljett också tilldelas en uppsättning personer till vilka uppdateringar och kommunikation skickas ut. Detta håller kommunikationen lokaliserad till OneDesk samtidigt som vår klient fortfarande ger möjlighet att sprida information via e-post.

För vår kunds utvecklingsteam är det inte meningsfullt att använda supportbiljetter för projekt- och funktionsarbete. Som en del av OneDesks verktygssvit har vi också ett verktyg för uppgiftshantering. Nästan identiskt med vår helpdesk -programvara när det gäller layout och funktionalitet, är uppgiftshanteringsapplikationens främsta differentiator förmågan att planera framåt. Med fält för loggning av uppskattningar och vyer som gör det möjligt för vår klient att kartlägga uppgifter i en produktplan, är OneDesks projekthanteringsverktyg lätt att använda och utnyttjar vårt helpdeskverktygs robusta funktionsuppsättning. Vår klient uttryckte oro över att biljetter och uppgifter blev förvirrade, vilket krävde något sätt att konvertera från det ena till det andra. Denna funktion är redan en del av OneDesk och är en enkel operation för att konvertera fram och tillbaka från biljetter till uppgifter och vice versa.

Även om det inte är en av OneDesks kärnfunktioner, listade vår klient en CRM som ett av de system som deras team använder. På ytan verkar det omöjligt för OneDesk att tillgodose våra kunders behov på detta område, men om man dyker djupare ger OneDesk flexibilitet sin styrka. Ett kundrelationshanteringssystem (CRM) används för att spåra, organisera och prioritera kunder samt hantera ett företags relation till dem. Att översätta detta system till OneDesk tar lite arbete, men för att dra nytta av att använda en enda programvara för att använda över våra kundavdelningar kan det vara en värdefull strävan. Genom att skapa en ny biljettyp i OneDesk för att representera kunder kan vår klient sedan hantera sina kunder på samma sätt som de hanterar uppgifter och biljetter. Varje ny biljettyp i OneDesk får sitt eget arbetsflöde som är separat från biljetter eller uppgifter. Detta kan fånga de olika stadierna genom försäljningstratten när utsikterna blir kunder. OneDesk har också anpassningsbara fält som kan definieras för en viss typ. Alla fält som vår kunds säljavdelning sedan behöver spåra för sina framtidsutsikter och kunder kan sedan användas för att lagra specifik data.

När det gäller vår kunds önskan att ha en kunskapsbas har OneDesk möjligheten att tillhandahålla denna funktionalitet. Om vår klient inte vill använda vår kundportalfunktion för att ta emot supportförfrågningar, kan denna applikation återanvändas som en kunskapsbas som vår klient sedan kan publicera artiklar till. Istället för att bygga ett helt nytt system för att hantera detta, utnyttjade vi våra befintliga koncept för arbetsobjekt – vare sig uppgifter eller biljetter – och typer för att förenkla att behöva lära sig ett nytt arbetsflöde. För varje artikel som vår klient vill publicera till sin kunskapsbas börjar de med att logga ett nytt arbetsobjekt. Ett av alternativen i den här biljettens konfiguration är möjligheten att publicera biljettens innehåll som en artikel. Vår kund var nyfiken på om OneDesk stöder olika typer av media i dessa kunskapsbasartiklar, till exempel videor och bilder. Eftersom dessa artiklar bara är OneDesk -arbetsobjekt under huven, gäller media som kan bifogas och länkas till i vanliga arbetsobjekt också för kunskapsbaserade artiklar.

Genom att använda OneDesk på sina avdelningar kan vår klient behålla alla relevanta detaljer på ett ställe och vara tillgängligt med ett liknande användargränssnitt. När vår kund nu vill fokusera på en viss kund kan de titta på den här kunden när det gäller försäljning, support och eventuellt projektarbete som utförts för dem. Detta underlättar kommunikationen mellan dessa tre kärnavdelningar som utgör deras verksamhet och säkerställer en hög grad av synlighet och transparens i deras arbete.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>