team meeting
När små företag växer och skaffar nya kunder och användare växer deras behov av arbetshantering också. För byråer som erbjuder flera olika tjänster är det utmanande att hålla reda på alla arbeten och varje person som är involverad i att få det att hända. Under ett företags skalning tar de upp nya verktyg längs vägen för att tillgodose behoven när de identifieras. Detta leder ofta till en konstig kombination av verktyg som inte fungerar bra tillsammans och inte helt täcker bekymmerna för den nu etablerade verksamheten. Att inte ha ett allt-i-ett-verktyg ledde till att en klient kontaktade oss för att söka en lösning på deras olika behov.

Vår kund är en digital marknadsförings- och varumärkesbyrå som hjälper företag i olika branscher med deras varumärke. De fokuserar på att tillhandahålla en mängd olika tjänster till sina kunder, inklusive webbdesign och utveckling, grafisk design, SEO, pay-per-click-marknadsföring, digital marknadsföring och varumärke. Genom att spåra och behandla dessa tjänster som kundförfrågningar måste vår klient för närvarande använda tre olika verktyg för att hantera sitt arbete, vilket är långt ifrån perfekt. Framöver har de beskrivit att deras framtida verktyg måste täcka projektledning, klientkommunikation och tidsspårning. I synnerhet är tidspårning viktigt för dem och verktyget som de för närvarande använder för detta är ett som de inte ser sig själva gå ifrån. Det betyder att programvaran de använder måste integreras med sin tidspårare framöver.

Hantering av inkommande biljetter
Det finns några olika sätt att biljetter kan komma in i OneDesk -systemet. Eftersom de flesta förfrågningar från kunder kommer till vår klient via e-post identifierade vi en enkel övergång från deras nuvarande installation till en som effektiviserar spårningen av dessa förfrågningar i OneDesk. För varje biljettyp som vår klient definierar genererar OneDesk automatiskt en e-postadress som kundförfrågningar kan vidarebefordras till. Allt som går till denna e-postadress loggas som ett arbetsobjekt i OneDesk, vilket eliminerar alla manuella ingrepp som normalt kan behövas för att överföra relevanta detaljer till en OneDesk-biljett. Utöver att ange klientförfrågningar via e-post har vi en annan applikation som vår klient var intresserad av att testa. Vår kundportal är en applikation som hanteras separat från vår projektledning och helpdeskapplikationer, men integreras sömlöst med dem för att ge våra klienters kunder ett standardiserat sätt att logga förfrågningar. Baserat på vilken data som matas in i en webbformulär skapas en biljett automatiskt i OneDesk -systemet som också är synligt i portalen, så att kunderna kan spåra statusen för deras efterfrågade arbete. Den här portalen kan anpassas för att matcha vår kunds varumärke, och webbformulärerna kan kräva att viss data anges så att relevanta detaljer är kända i förväg. Tillsammans med möjligheten att ställa in behörigheterna för vem som kan se vilka förfrågningar som loggas – oavsett om de är begränsade till den personen eller någon i deras organisation – erbjuder vår kundportal synlighet och en exakt hanteringsnivå för inkommande förfrågningar.

Inbyggda kommunikationsfunktioner
En av de funktioner som vår klient var särskilt intresserad av var kommunikation. På varje biljett visar vi en logg över tidigare konversationer om arbetet och tillåter också att meddelanden skickas direkt från själva biljetten, oavsett om det är interna meddelanden eller aviseringar till kunder. Även om kommunikation sker via e-post, fångas de upp och visas på biljetten, vilket gör det enkelt att spåra vad som har sagts utan att sikta genom inkorgar. En annan kommunikationsfunktion som OneDesk har är möjligheten att automatiskt generera ett svar på en kunds e-post om en biljett. Dessa svar kan anpassas helt för att leverera vår klients avsikt på ett standardiserat sätt som fortfarande har en personlig känsla.

Bygga projektmallar
På grund av utbudet av tjänster som vår kund tillhandahåller är effektivitet i hanteringen av deras arbete avgörande för dem. De framhöll att det finns en viss upprepning mellan olika förfrågningar om deras webbplatsutvecklingstjänster. Varje begäran om att bygga en webbplats för en klient är ett projekt i sig, och utifrån deras erfarenheter har vår klient kunnat destillera ner processen till en standard uppsättning uppgifter. För att spara sig själva ansträngningen att ställa in samma uppsättning uppgifter för varje webbplats de utvecklar ville vår klient ett sätt att definiera mallar. I OneDesk kan mallar skapas på projekt- och uppgiftsnivå. För uppgifter som liknar varandra kan alla uppgifter betraktas som en mallbiljett och sedan klonas. Kloning av en uppgift skapar en ny uppgift med alla detaljer som redan har angetts, kopierade från den ursprungliga malluppgiften. Projekt i OneDesk kan också klonas. Eftersom projekt bara är samlingar av uppgifter gör kloning av ett helt projekt kopior av hela uppsättningen uppgifter i mallprojektet. Beroende på hur många uppgifter en projektmall innehåller kan man uppnå mycket effektivitet genom att klona ett komplext projekt med många underliggande uppgifter. För vår klients användningsområde består en webbplatsprojektmall av alla malluppgifter de vet behöver göras för att leverera en webbplats till sin kund.

Integrationer
Även om det finns inbyggd tidsspårning för biljetter i OneDesk, identifierade vår klient att de måste fortsätta använda sin nuvarande tidspårare. Detta ledde till vissa bekymmer kring att behöva använda flera verktyg för att slutföra sin projektledningserfarenhet. Ett område där OneDesk möjliggör utökningsbarhet är dock genom våra integrationer. Som standard finns det ett antal inbyggda integrationer vi har skapat för några vanliga mjukvaruverktyg som vår användarbas har krävt tidigare, men utöver denna uppsättning integrationer har OneDesk-användare också möjlighet att använda Zapier för att länka sina konton och data . Zapiers integrationsplattform möjliggör nästan gränslösa alternativ när det gäller att ansluta andra applikationer till OneDesk, och även om det redan finns ett antal “zaps” skapade av användare, har vår klient också möjlighet att utveckla en anpassad integration med OneDesk själva med hjälp av Zapier -plattformen .

I denna livliga värld kan det vara svårt att hålla koll på förfrågningar, förfrågningar och spåra vem som arbetar med vad hur länge. Att använda ett gäng olika, icke -relaterade verktyg för att få jobbet gjort kan vara tillräckligt för att fortsätta, men utan att leta efter effektivitet kan detta leda till en minskning av produktiviteten. Med OneDesks förmåga att föra kundkommunikation direkt in i sin biljetthantering minskar tiden som går åt att byta från programvara till mjukvara som samlar alla bitar. Tillsammans med vår utnyttjande av Zapier är integrationer enkla att konfigurera och inte begränsat till bara en liten uppsättning tredjepartsprogramvara. På så sätt kan våra kunders favoritverktyg fortfarande användas utan att lämna OneDesk -ekosystemet.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>