It Consulting Firm

För företag av alla storlekar kan konsultföretag hjälpa till att fylla i luckor i organisationen utan att behöva bygga ut ett team eller en avdelning själva. Utmaningen för dessa företag är att hålla koll på allt deras arbete för alla sina kunder. Även om det ibland kan vara användbart att ha en övergripande syn på allt arbete, kan detaljerna lätt gå vilse. Det är nästan alltid så att vissa klienter kommer att ha förfrågningar som har företräde framför andra. Att prioritera arbete är avgörande för att ge värde vid rätt tid till rätt personer. Denna balansgång var där en grupp konsulter kom till oss och letade efter hjälp.

Vår kund är ett IT -konsultföretag som tar emot förfrågningar från flera företag för att hjälpa dem med sina IT -behov. Oavsett om de hanterar förfrågningar eller problem kommer arbetsobjekt in som e-postmeddelanden som inte spåras. Utan ett biljettsystem har de fått förfrågningar skickade till olika medlemmar i deras företag, vilket har varit frustrerande. Vår klient vill standardisera hur inkommande förfrågningar och frågor når dem, helst via e-post. Eftersom de arbetar med olika företag framhöll vår klient att de behöver ett sätt att skilja mellan sina olika kunder och kunder.

 

Hur IT -konsulter kan använda programvara för att spåra förfrågningar

OneDesks biljettapplikation verkade vara perfekt för våra kunders behov. Som ett biljettsystem tar det alla förfrågningar och frågor till en enda plats där de kan spåras och hanteras. Som standard skapar OneDesk en e-postadress som direkt översätter alla e-postmeddelanden som den tar emot till biljetter. Det var precis vad vår klient letade efter när det gäller ett standardiserat sätt att ta emot arbetsförfrågningar. Eventuell efterföljande e-postkommunikation i tråden fångas också på biljetten i avsnittet Konversationer, så att all viktig information finns på en enda plats för referens.

Biljetter i OneDesk följer ett anpassningsbart arbetsflöde med statuser. I kombination med de anpassade fälten som kan läggas till biljetter kan kraftfulla automatiseringar ställas in för att hantera arbete och se till att SLA: er följs. Ett alternativt sätt för inkommande artiklar att loggas som biljetter är genom vår kundportalapplikation. Med möjligheten att anpassa utseendet är vår kundportal ett utmärkt sätt att bjuda in kunder att logga in sina förfrågningar direkt i systemet via en webbformulär. Webformuläret tvingar klienterna att ange alla nödvändiga detaljer för att arbetet ska börja, vilket sparar mycket tid fram och tillbaka genom långa e-posttrådar. Tillsammans med e-postmeddelanden och kundportalen för loggningsarbete i OneDesk kan användare också manuellt skapa biljetter för problem som kan komma in via ett telefonsamtal.

 

Spåra och organisera förfrågningar baserat på klienten

Den viktigaste förutsättningen som vår klient ville se i OneDesk var ett sätt att skilja på vilka biljetter som var kopplade till en viss klient. Vår biljettapplikation organiserar biljetter på ett hierarkiskt sätt med hjälp av projekt, portföljer och mappar. Dessa är flexibla behållare för gruppering av biljetter, men det är mest meningsfullt för våra kunders behov. Framför allt för konsultföretag kan projekt och portföljer användas för att representera sina olika kunder. Biljetter kan sedan enkelt tilldelas dessa grupper och vår klient kan enkelt snabbt se vilka artiklar som är kopplade till deras specifika kundföretag.

När det gäller att spåra enskilda kunder och deras företag gör OneDesk detta automatiskt. Under vårt avsnitt Organisationer kan användare se de klientföretag som OneDesk har identifierat baserat på domänerna för e-postadresserna som har skickat in förfrågningar och frågor. Dessa kan också läggas till, redigeras och tas bort manuellt. Detta koncept av organisationer kan också användas som ett filter för att skapa anpassade vyer för visning av vissa biljetter.

 

Begränsa synligheten i vår kundportal

Som konsultföretag begär våra kundtjänster från olika företag inom olika områden. Av denna anledning uttryckte de oro kring synlighetsalternativ i vår kundportalapplikation. Sekretess är viktigt för dem, och det är oacceptabelt att låta deras kunder se andra kunders önskemål. Vår kundportals konfiguration adresserar synlighet på ett par sätt. Ett alternativ är att begränsa enskilda klienter till att endast ha tillgång till sina egna efterfrågade objekt. Detta är det striktaste alternativet och kan hjälpa till att hålla deras syn fokuserad, samtidigt som de fortfarande kan spåra framstegen på deras förfrågningar och ha samtal med supportagenterna som utför arbetet. Ett annat alternativ är att låta alla från samma kundföretag se varandras förfrågningar. Detta gör det möjligt för kunder att se vilka frågor och önskemål deras kamrater ställer, varav några kan överlappa med sina egna, vilket minskar viss duplikation och upprepning.

Med alla de olika konfigurationsalternativen visar OneDesks flexibilitet sig att vara ett av de viktigaste sätten som konsultföretag kan organisera sitt arbete. Att konsultera sig medför många utmaningar, från att spåra kunder, fältförfrågningar och se till att kommunikationen sker i tid. Att använda ett biljettsystem är viktigt. Arbetsflöden, statuser och anpassade fält kan användas tillsammans för att bygga ett robust, organiserat system. Med möjligheten att ställa in och anpassa alla dessa aspekter är spårningsarbete inte längre en börda. Oavsett område eller bransch kan OneDesks biljettsystem anpassas för att möta dina behov.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>