real estate

Om företaget

För projektledning finns det massor av programvarualternativ tillgängliga, varav några är för tunga för team som hanterar mindre, väldefinierade projekt. När du väljer rätt programvara för ditt team är en av de största utmaningarna att hitta den rätta balansen när det gäller fördelarna jämfört med den tid det tar att installera och hantera verktyget. Även om projektledningsprogram i stort sett är tänkt att göra hanteringen av projektarbetet lätt, är programvaran ofta överkomplicerad och kräver hantering själv. När vi visste detta kom en klient till oss i hopp om att OneDesk hade en lösning för sina hanteringsbehov som inte kräver mycket tid.

Vår kund är en fastighetsmäklare som driver en liten annons- och designbyrå inom sitt företag. Anledningen till att de kom till oss är att de letade efter en lösning för att hantera designförfrågningarna som kommer in till deras byrå. Dessa förfrågningar är ofta engångsprojekt som är små, snabba och enkla att genomföra. Med tanke på deras krav har vår klient identifierat att projektledningsprogramvara sannolikt skulle ge dem vad de behöver för att spåra denna typ av arbete. Men de flesta av programvaran på marknaden verkar kräva mycket installation och input för att ge mening för dem ur ett tidsperspektiv; den tid det skulle ta att installera arbetet i programvaran skulle hindra det faktiska konstruktionsarbetet som begärdes. En annan möjlig lösning som vår klient övervägde var ett biljettsystem där arbete kunde tilldelas och statusen kan spåras i en enkel pipeline.

Innan vi använde OneDesk använde vår klient e-post för att fånga och ta in arbete. De hade en dedikerad e-postadress som övervakades av någon i deras team, och varje gång en ny begäran skickades in skulle en anteckning göras och arbetet skulle tilldelas en designer. Även om det fick jobbet gjort är denna process manuell, utsatt för fel och ger ingen insyn i statusen för arbetet. Genom att flytta detta arbetsflöde till OneDesk kan de behålla sin första kontaktpunkt med sina kunder via e-post, men de kan lita på att OneDesk gör resten av tungan. OneDesk ställer automatiskt in en e-postadress som gör alla e-postmeddelanden som skickas till den till biljetter i OneDesk-systemet. Därifrån kan biljetter triageras, granskas, redigeras och tilldelas. OneDesk gör det också möjligt att skapa anpassade statuser så att vår klient sedan kan bygga arbetsflöden för att exakt fånga livscykeln för varje designförfrågan som de arbetar med.

Projektuppsättning

För att hantera och organisera det arbete som kunderna efterfrågade rekommenderade vi att vår klient undersökte vår hierarkiska struktur för arbetsobjekt. Även om vår kund noterade att deras designarbete ofta består av små, engångsprojekt, belyste vi hur de kan använda OneDesk-konceptet för portföljer och projekt för att hjälpa dem att hantera dessa förfrågningar. Begreppen projekt och portföljer i OneDesk är bara behållare för att hålla biljetter och – om vår klient skulle spåra större projekt – projektuppgifter. Genom att använda portföljer för att representera sina kunder kan de gruppera alla förfrågningar från en viss kund tillsammans och enkelt granska det tidigare arbetet som har utförts. Vi rekommenderade också vår kund att använda projekt för att gruppera biljetter till samma produkt, vilket skulle ytterligare organisera arbetet. Vår klient tog upp möjligheten att dölja färdiga biljetter, och projekt är ett sätt att göra det. Genom att skapa projekt för färdiga biljetter kan vår kund sedan arkivera dessa projekt. Detta håller deras nuvarande vy städad utan att tvinga dem att radera poster över det arbete som har utförts.

Automationer och anpassade fält

Vår klient noterade att det de ogillade med så många andra projekthanteringsprogramvara var hur mycket input som krävdes av dem och att tiden måste sänkas in i produkten. Även om OneDesk inte eliminerar all input från vår klient, finns det ett antal automatiseringar som kan ställas in för att maximera effektiviteten. När vår klient har konfigurerat sitt arbetsflöde kan de dra nytta av våra arbetsflödesautomatiseringar. En av OneDesks mest kraftfulla funktioner, arbetsflödesautomatiseringar är åtgärder som sker utifrån att vissa kriterier uppfylls. Kombinerat med de anpassade fälten som vår klient kan definiera för sina biljetttyper kan arbetsflödesautomatiseringar göra att arbetet nästan helt är självhanterande. Till exempel, för inkommande designförfrågningar, kan en automatisering upptäcka om personen som loggar arbetet är från ett visst företag. Baserat på denna information kan arbetet sedan automatiskt flyttas till ett lämpligt projekt och till och med tilldelas en viss designer. Detta lindrar mycket av bördan att hantera arbete som finns i de flesta andra projekthanteringsprogram.

Kundportal

En annan produkt i OneDesk -paketet med verktyg som vår klient är intresserad av är kundportalen. Kundportalen är ett sätt för vår klient att direkt möjliggöra för sina kunder att logga designförfrågningar direkt i OneDesk -systemet via en webbportal. Genom att ha en kundportal är arbetet inloggat där synligt för den som först loggade det och kan öppnas för alla i deras organisation. Detta ger alla inblandade en hög och lämplig insyn i arbetsstatus. Alternativt kan kundportalen också användas som en kunskapsbas till vilken artiklar kan läggas ut och delas med kunder. Genom att utnyttja OneDesks befintliga biljettsystem kan biljetter enkelt förvandlas till artiklar i kunskapsbasen och till och med dra nytta av anpassningsalternativen för vanliga OneDesk -biljetter. Till exempel kan biljetter i OneDesk ha multimedia som bilder och videor bifogade. Den här funktionen gäller även för kunskapsbaserade artiklar, från vilka multimedia kan laddas ner eller visas i webbläsaren.

När det gäller projekthanteringsprogramvara står OneDesk över resten i sin flexibilitet och anpassningsbarhet. Från möjligheten att förvandla sin kundportal till en kunskapsbas till flera sätt för förfrågningar att logga in i vårt system, OneDesk har en mängd användningsfall som omfattas av sin kärnfunktion. Utöver det stora utbudet av funktioner för att organisera och hantera arbete är OneDesk också enkelt att installera och använda. Tillsammans med möjligheten att bygga anpassningar för att automatiskt hantera arbete, var det klart för vår klient hur OneDesk inte bara uppfyllde deras behov utan överskred dem.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>