hair stylist setup
För alla företag som tillhandahåller en tjänst är de tvungna att ställas inför supportförfrågningar och förfrågningar. I dessa situationer är det viktigt att ha en helpdesk för att spåra och hantera dessa förfrågningar för att hålla koll på kundernas behov i tid. Men ett bra helpdesk -verktyg är mer än bara ett biljettsystem. Med detta i åtanke sökte en klient till OneDesk för att tillgodose detta behov, med vetskap om att våra funktioner och möjligheter går utöver biljetthantering. Från automationer till rapportering, vi kunde hjälpa vår klient att effektivisera deras helpdesk -arbetsflöde och ge bättre service till sina kunder.

Vår kund är hårproduktdistributör som är baserad i USA, men har en etablerad närvaro i Storbritannien. På grund av deras globala räckvidd förlitar sig vår klient på sin lilla IT -avdelning för att säkerställa att kunder runt om i världen kan beställa sina produkter online. I synnerhet letade vår klient efter en helpdesk -programvara som fungerar som ett biljettsystem och skulle kunna effektivisera deras arbetsflöde. Helst skulle deras helpdesk -system fungera tillsammans med deras projektledningssystem. Efter att ha provat ett antal olika helpdeskprogram har de inte lyckats hitta ett verktyg som uppfyller alla deras kriterier.

Spåra och hantera förfrågningar

Oavsett om vår klient använder vår helpdesk -applikation eller vår projekthanteringsapplikation, erbjuder vi samma syn och detaljnivå i arbetet, vilket gör det enkelt att växla mellan helpdesk och projektledning. OneDesk beskriver en enkel, flexibel hierarki för att organisera arbete som innehåller mappar, portföljer och projekt som alla kan gruppera uppgifter och biljetter. För var och en av dessa nivåer använder vi en unik identifierare så det finns ingen förvirring kring projekt och biljetter som eventuellt har samma identifikationsnummer. När någon av dessa arbetsobjekt har valts, öppnas en detaljerad vy och vår klient kan lägga till, ändra och uppdatera alla informationsfält som de behöver koppla till uppgiften. Som standard innehåller OneDesk fält för en titel, beskrivning, mottagare och prioritet. Vår klient kan också definiera anpassade fält för att fånga all information de behöver, allt från text till siffror till definierade inmatningsalternativ. Vår klient var intresserad av att spåra deras kunders supportupplevelse med ett betyg på varje biljett, och detta är ett koncept som de kan använda ett anpassat fält för att spela in dessa data. Tillsammans med statisk information och detaljer tillåter biljetter i OneDesk också att konversationer kan ske direkt på dem. Dessa offentliga eller privata meddelanden inkluderar också alla e-postmeddelanden som skrivits om biljetten.

Automatiska arbetsflöden och flexibilitet

Varje biljettyp i OneDesk har ett eget arbetsflöde som består av statuser som vår klient kan skapa. En av OneDesks mest kraftfulla funktioner är möjligheten att skapa anslutningar mellan data som matas in på en biljett och statusen i ett arbetsflöde. Detta uppnås genom vårt arbetsflödesautomatiseringssystem, som ser åtgärder ske när en viss uppsättning utlösningskriterier är uppfyllda. Ett exempel som vår klient noterade var möjligheten att automatiskt överföra en biljett till en ny status. De kunde se ett användningsfall som skulle optimera deras arbetsflöden för att säkerställa att statlig spårning är korrekt. Genom att ställa in en arbetsflödesautomation för att utlösa när en kommunikation skickas till en kund på en biljett som sedan skulle överföra en biljett till en status som indikerar att teamet väntar på svar från kunden. Detta gör det klart och tydligt vad arbetets status är och låter teamet veta att åtgärder inte krävs för tillfället.

Anpassningsbara vyer

Oavsett om vår klient använder OneDesk: s biljetter eller uppgifter, båda verktygen har liknande sätt att visa support eller projektarbete. Från en platt eller hierarkisk trädvy kan vår klient enkelt se alla biljetter eller uppgifter som måste arbetas med. Utöver de mer grundläggande alternativen ger OneDesk också vår klient möjligheten att använda en Gantt -vy för att ta reda på projektberoenden, en kalendervy för att förstå tidsfrister och en instrumentpanel för att se olika mått och data om deras arbete. Anpassade vyer kan också skapas för att finslipa på vissa datapunkter och sedan exporteras som rapporter. Ett exempel på en rapport som vår klient ville se var en veckovis uppdelning av nya biljetter som rapporterats, hur många som har slutförts och hur många som fortfarande var oavslutade. Genom att filtrera efter att en biljett senast ändrade datum ligger inom en nyhetsintervall, kunde vår klient enkelt skapa den här rapporten och spara den för visning regelbundet. Med möjligheten att dela rapporter kan en av deras användare till och med bygga rapporter för andra lagkamrater för att dela sina resultat och insikter.

Interagera med kunder

Tillsammans med biljetter och uppgifter har OneDesk också en kundportal som integreras sömlöst med våra helpdesk- och projekthanteringsverktyg. Vår kundportal är en separat applikation som kan anpassas i sitt utseende för att matcha vår kunds varumärke och identitet. Genom att erbjuda sina kunder tillgång till en kundportal kan vår klient ge dem möjlighet att logga förfrågningar direkt till OneDesk och starta konversationer direkt på biljetterna. I kundportalen kan kunder sedan se tidigare förfrågningar som de har loggat, och vår klient kan till och med låta dem se andra förfrågningar och förfrågningar som loggats av andra användare i deras organisation. Även om kundportalen är en fristående applikation, var vår klient också intresserad av vår messenger -applikation. Inbäddat som en widget på vår klients hemsida, tillåter vår messenger kunder direktkommunikation till vår klient i realtid. I messenger -widgeten kan kunder till och med komma åt sina problem i kundportalen utan att behöva navigera till själva portalen. Detta ger vår klient möjlighet att interagera med sina kunder utan att behöva integrera andra verktyg i OneDesk.

Med all denna funktionalitet redan inbyggd i OneDesk var det lätt att se hur vår programvara tar det välbekanta konceptet med helpdesk och lyfter det till en annan nivå. Genom att utnyttja de flexibla och anpassade alternativen i våra funktioner kan vår klient spåra teamets effektivitet och enkelt upptäcka förbättringsområden utan att behöva använda flera olika applikationer integrerade tillsammans. Genom filter och kriterier bestämmer vår klient vilken information och detalj som är viktigast att visa, dela och rapportera om. För att ytterligare effektivisera arbetsflöde och processer kan de definiera automatiseringar för att hantera brunten med att hantera arbete, oavsett om det är stöd eller projektledning. Med möjligheten att föra in kundkommunikation och interaktioner i OneDesk, håller vår helpdesk kunderna i huvudet så att vår klient kan fortsätta att tillhandahålla service av högsta kvalitet.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>