I näringslivet kan det vara främst anledningen till att ditt företag lyckas eller flundra genom att få ut ditt företags namn och varumärke. Även små och lokala företag måste öka sin närvaro i sina samhällen, oavsett om de är bannerannonser online riktade till användare i deras stad eller skyltar vid sidan av vägen. I synnerhet när företag utnyttjar internet för att utöka sina erbjudanden globalt, kan ett varumärkes online-närvaro vara kraftfullt på icke-uppenbara sätt. Så många av oss spenderar en stor del av vår tid på internet, vilket är grunden för att onlineannonsörer driver produkter och märken som är relevanta för användarnas intressen nästan konstant. Det finns hela reklamföretag som fokuserar på att tillhandahålla digitala annonser, men för det vanliga småföretaget kan det vara svårt att urskilja vilken typ av internetnärvaro som passar deras behov. Det är här reklambyråer kommer in. Dessa företag fokuserar på att ta reda på de bästa annonsstrategierna för sina kunder genom att arbeta nära både annonsörer och kunder. Men genom att agera mellanhand står dessa byråer inför utmaningar när det gäller att spåra kommunikation mellan alla parter. Ett sådant företag kom till oss för att hitta en lösning.

Vår kund är en reklambyrå som främst arbetar med digitala annonsörer. De har en grupp säljare som går ut till lokala företag i området – företag som möbelaffärer, smyckesbutiker och bilhandlare – och säljer sina reklamtjänster. Vår kunds säljteam arbetar sedan med uppfyllelsesteamet, som i sin tur arbetar med strategiteamet, som sedan går tillbaka till försäljningen för att ta reda på vilken typ av kampanj som skulle fungera bäst för kunden. Vår kund går sedan till externa leverantörer utanför företaget som sedan kör annonserna, som kan sträcka sig från digitala banners till videor. Slutligen städar vår kund upp annonserna från de externa leverantörerna och ser till att deras kund får en kampanj skräddarsydd för deras krav. Med tanke på mängden kommunikation mellan team är det inte förvånande att vår klient har identifierat att de behöver ett verktyg för att spåra all kommunikation, intern och extern, i alla kampanjer.

Från det ögonblick som vår kunds säljteam börjar pitcha till potentiella kunder är det av avgörande betydelse för vår kund att spåra detta arbete och de resulterande konversationerna. Med hjälp av OneDesks projektledningsprogramvara kan vår klient enkelt logga, spåra och hantera vem de har nått ut till, tillsammans med det pågående arbetet i samband med kunden. OneDesk har en projekthierarki som hjälper till att organisera och gruppera. I vår klients fall är det vettigt att jämföra vårt koncept med projekt med de kampanjer de driver för sina kunder. Dessa projekt kan sedan grupperas vidare i portföljer som kan användas för att representera specifika kunder. Inom projekt behandlar OneDesk projektarbetet som biljetter, som ser anpassning på flera nivåer. Med möjligheten att skapa anpassade biljetttyper kan vår kund fånga sina framtidsutsikter och eventuella anteckningar om dem innan några affärer stelnar. När en affär träffats kan detaljerna i kampanjen loggas som en annan biljettyp med alla nödvändiga detaljer och vår klient kan börja ringa in sina interna team för att börja arbetet. Tillsammans med biljetttyper kan vår kund också definiera vilka anpassade fält de behöver för sina biljetter. Till exempel är det vettigt för vår klient att skapa en portfölj för var och en av sina kunder, och sedan ett projekt för varje kampanj. Inom kampanjen finns det olika uppgifter som specifika team måste utföra för att slutföra kampanjen. Var och en av dessa uppgifter kan ha en annan biljettyp och arbetsflöde som passar det team som behöver göra jobbet.

När det gäller kommunikation kring dessa arbetsobjekt använder OneDesks biljetter ett kommentarsystem för att fånga upp diskussioner. Alla som är följare på en biljett får e-post med de senaste diskussionerna så att alla hålls i ögonen automatiskt. Detta kan till och med inkludera kunder när de väl kom in i OneDesk -systemet. I fall där det interna teamet behöver utarbeta något och kommunicera med varandra kan kommentarer markeras som privata, så att inga kunder ser dessa meddelanden. Som standard läggs användaren som loggar biljetten och mottagaren till som följare till en biljett så att de automatiskt hålls i ögonen om vad som händer. Vår klient noterade att nästan all kommunikation sker via e-post. Med OneDesk fungerar detta sömlöst och intuitivt med det befintliga kommentarsystemet. Eftersom uppdateringar skickas via e-post till användare fångas även svar tillbaka i OneDesk som fortsatta diskussioner. Detta gör det enkelt att spåra kommunikation på ett och samma ställe.

Genom att arbeta med såväl interna personer i deras företag som externa leverantörer identifierade vår klient ett behov av att definiera skillnaderna mellan dessa två användargrupper, särskilt när det gäller behörigheter. OneDesk stöder detta direkt. På nivå med ett projekt kan administratörer bestämma vem projektet delas med, vilket avgör vem som kan se projektdata. Denna nivå av projektåtkomst kan ställas in när antingen ett projekt skapas eller när en användare skapas. Användarna själva tilldelas en roll som definierar vilka åtgärder de kan utföra på ett projekt och dess uppgifter. Alla roller tillåter användaren att se projektdata, men nivån till vilken de kan göra ändringar varierar. Vår klient undrade om de fall då en användare måste få åtkomst till ett antal projekt och hur bullriga meddelandena skulle vara kring att få tillgång, men det kan stängas av. På grund av det stora antalet kampanjer som vår kund hanterar kan det vara svårt att komma ihåg alla som behöver tillgång till ett projekt direkt. De var glada att höra att användarna själva kan be om tillåtelse att få tillgång till ett projekt, vilket lindrar en del av det på förhand.

En av de svårare aspekterna av att hantera annonskampanjer är att behöva införa externa leverantörer i arbetsflödet. För att passa deras kunders behov måste vår klient hitta rätt leverantör att arbeta med för kampanjen i fråga, vilket innebär att det kan finnas ett antal leverantörer som vår kund använder. Att introducera dessa leverantörer i vår klients befintliga arbetsflöde kan vara en utmaning; för någon som är ny i kampanjen och OneDesk själv är det kanske inte en andra natur för dem att uppdatera de nödvändiga fälten och statuserna. För att underlätta den administrativa aspekten av att hantera arbete har OneDesk arbetsflödesautomatiseringar som kan hantera det mesta. Till exempel redogjorde vår klient för fallet när en leverantör kommenterar en biljett för att bekräfta att de har börjat arbeta med begäran. Helst skulle vår klient vilja att säljaren överför biljetten till ett annat tillstånd, men detta är ett steg som ofta glöms bort, särskilt när kommunikation sker mestadels via e-post. Men med hjälp av en arbetsflödesautomatisering kan vår klient automatiskt ställa in biljettens status för att uppdateras när säljaren har kommenterat biljetten. Denna enkla automatisering kan spara mycket tid och förhindra frustrationer. I kombination med OneDesks anpassade fält är arbetsflödesautomatiseringar en av våra mest kraftfulla funktioner och kan användas för att meddela teamet när SLA: er bryts, skicka schemalagda påminnelser eller till och med ställa in en biljetts loggade sluttid till 100%.

Med OneDesk kan vår klient enkelt hantera kommunikation från sina kunder, interna team och externa leverantörer på ett ställe. Oavsett om kommunikation sker via e-post eller via OneDesk själv, allt fångas på biljetten. Detta ger dem fullständig insyn i arbetets status hela tiden. Med möjligheten att ställa in behörigheter på projektnivå har vår klient möjlighet att ge denna synlighet såväl till sina intressenter som till sitt eget team. Tillsammans med arbetsflödesautomatiseringar kan vår kund anpassa OneDesk för att passa deras behov, för alla kampanjer de skapar.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>