house key
I takt med att företag och team blir mer och mer distribuerade blir kommunikation bara viktigare. För organisationer som hanterar finansfrågor är detta bara mer sant. Det finns inget utrymme för felkommunikation och distraktioner när det är stora belopp som överförs och arbetar med. En klient kom till oss för att hitta en lösning på deras hantering av biljetter, tillsammans med viss känslighet för behörigheter, kommunikation och möjligheten att spåra förändringar. Vår kund ligger över ett stort geografiskt område och ser flera möjligheter till misslyckanden som de vill ta itu med så snart som möjligt.

Vår kund arbetar för ett bolåneföretag som skickar e-post från hela deras huvudkontor och alla sina olika filialer. Som ett team av systemadministratörer får vår klient en mängd olika förfrågningar om arbete, från frågor till förslag till funktionsförfrågningar. Ofta blir artiklar som kommer in som frågor eller förslag till funktionsförfrågningar och projekt, och det kan vara svårt att spåra denna förändring eller förfining för att förstå arbetet. Ett hårt krav som vår klient har är att allt – varje handling, varje konversation – ska dokumenteras. Eftersom vår klient behöver rapportera dessa detaljer till sina lånoperatörer är det helt avgörande att de kan spåra så mycket detaljer som möjligt.

Mot bakgrund av det faktum att vår klient markerade biljetter som utgjorde huvuddelen av deras arbete, hade de oro över att deras team blandade ihop biljetter med projektteamarbete. I OneDesk separerar vi biljetter från uppgifter genom att ha ställt in applikationer för att hantera varje. För vår mer biljettfokuserade klient föreslog vi att stänga av Tasks-appen, vilket skulle göra det mindre förvirrande för deras team. Men eftersom de noterade att vissa biljetter blir större uppgifter, undrade de om det var möjligt att behålla både biljetter och uppgifter, men för att effektivisera användbarheten. De var glada över att få veta att de på användarnivå kan begränsa åtkomsten till Tasks -applikationen.

Eftersom vår klient har för avsikt att få alla andra avdelningar i sin organisation att använda OneDesk, hade de vissa bekymmer om hur de ska hantera synligheten och behörigheterna för arbetet. Hur uppgifter och biljetter organiseras i OneDesk är hierarkiskt. Även om uppgifter och biljetter kan existera utanför projekt och portföljer, rekommenderar vi att använda projekt och portföljer för att skapa åtskillnad och organisation för att störa och ställa in vilka biljetter som är synliga för vilka användare. I OneDesk har vi begreppet team. Denna funktion gör att vår klient kan konfigurera grupper av användare till och tilldela dem till en viss avdelning. I kombination med projekt och portföljer kan vår klient sedan ställa in behörigheter för ett projekt för att säkerställa att rätt team har möjlighet att se och interagera med endast de biljetter som är relevanta för dem.

OneDesk använder en hierarki av portföljer, projekt och mappar för att organisera både uppgifter och biljetter. Projekt fungerar som behållare för arbetsobjekt på lägre nivå och det finns inga gränser för antalet projekt, mappar och portföljer som vår klient kan använda för att organisera sitt arbete. Vår klient noterade att de ibland ville ha en mer helhetssyn på föremål, utan att projekten delade dem. För att ta itu med detta problem belyste vi två viktiga aspekter av OneDesk som belyser mjukvarans flexibilitet. Det första är att projekt är helt valfria; även om de kan vara till hjälp för att gruppera förfrågningar från ett visst team eller en avdelning, kan biljetter och uppgifter också existera utanför projekt. I de fall där den hierarkiska strukturen fortfarande bör bibehållas erbjuder vår programvara också olika syn på arbetet. Där trädvyn presenterar arbetsobjekt i olika nivåer beroende på de projekt, mappar och portföljer de finns i, erbjuder vi också en platt vy som visar allt arbete på en nivå. OneDesks vyer kan till och med anpassas utifrån filterkriterier. Detta gör att vår klient kan ställa in vyer som är skräddarsydda för var och en av deras tekniker, vilket tar itu med eventuella oro kring fokus.

När det gäller våra kunders omfattande dokumentationsbehov tillhandahåller OneDesk det som standard. Varje ändring spåras i biljetten, och varje kommunikation är synlig på själva biljetten via vår konversationsfunktion. Ett användningsfall som vår klient ropade på var möjligheten att dela eller vidarebefordra en samling av tidigare meddelanden på en biljett till någon ny i situationen. För att få människor att få fart på sakernas tillstånd är det meningsfullt att vår klient skulle leta efter sätt att göra denna process mer effektiv. En lösning som erbjöds var genom vårt följarsystem. Alla användare kan läggas till en biljett som en följare, vilket ger dem tillgång till alla tidigare konversationer på biljetten. Från den här lösningen var vår klient bekymrad över särskilt långa konversationer som kanske inte är bäst att läsa genom OneDesk. För att åtgärda detta föreslog vi att utforska de olika åtgärderna som kan vidtas för en biljett. Vår rekommendation var att vår klient exporterade biljettinformationen som en PDF -fil, som sedan kunde bifogas i en konversation som sedan skulle skickas till alla biljettens följare. Det här är ett bra sätt att snabbt få någon att komma på sakernas tillstånd.

Genom att logga och hantera allt arbete i OneDesk, centraliserar vår klient all information i en programvara som spårar varje förändring. Tillsammans med OneDesk koncept för konversationer om varje uppgift eller biljett, förvaras också kommunikation på ett ställe och kan refereras när som helst. I samklang med möjligheten att ställa in behörigheter och tillgång till specifika biljetter och projekt har vår klient befogenhet att hjälpa sitt team, avdelning och organisation att arbeta mer effektivt. Oavsett om de huvudsakligen arbetar med supportbiljetter eller större projekt, det finns flera sätt på vilka vår klient kan fokusera på rätt saker vid rätt tidpunkt.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>