audio editing equipment setup
Underhåll är ett koncept som är gemensamt för nästan alla branscher och företag. Även om regelbundet underhåll kan drivas av företaget själv, är företag ofta beroende av sina kunder för att komma fram med eventuella försämringar som de stöter på. Audiovisuella företag är inget undantag. Ett sådant företag kom till oss med en uppsättning krav för deras underhåll och underhåll av utrustning som de behövde spåra och hantera. För att göra detta kom vi överens om att ett biljettsystem var rätt väg att gå.

Vår kund är ett audiovisuellt företag som har varit i branschen i över trettio år. Som integratorer hanterar de dagliga beställningar, lager och fakturering. En av de största luckorna i deras process är att de inte har ett biljettsystem för att spåra underhållsarbete. Detta är ett krav för underhåll, och därför är det helt avgörande att vår klient hittar en biljettprogramvara som fungerar med deras befintliga arbetsflöde. De spårar för närvarande underhållsbegäranden manuellt i ett dokument, men detta begränsar deras förmåga att söka och filtrera den här listan med förfrågningar för att ta reda på vilka förfrågningar som rör specifika webbplatser och användare. Vår kunds underhåll inkluderar installationer, fältservice och förebyggande underhåll, men med deras nuvarande installation har detaljer glidit igenom sprickorna. Deras ideala biljettsystem skulle ha åtkomst för både interna och externa användare.

Vår kund kunde direkt beskriva arbetsflödet som de tänker sig för sitt biljettsystem: kunder ringer eller e-postar med deras förfrågan, en biljett genereras, vår klient svarar på förfrågan och biljetten håller öppet till kl. upplösning. En av de viktigaste faserna i detta arbetsflöde är den första kontaktpunkten när en kund når ut. Som standard stöder OneDesk biljettskapande via e-post. När e-post kommer in i en viss OneDesk-adress loggas de automatiskt som biljetter i systemet. Denna automatisering är inte väsentlig för kunderna, så hela biljetter och konversationerna kring det kan ske helt via e-postkorrespondenser. Vår klient, som ofta använder e-post som kommunikationsverktyg, var orolig för hur efterföljande konversationer kan fortsätta via e-post medan de fortfarande spåras på biljetten i OneDesk. Om vår klient på förhand kan identifiera vilka intressenterna är, kan de CC dessa personer i e-postkedjan. På så sätt fångas alla svar från dessa intressenter av OneDesk på biljetten. Genom att CC-in folk i e-postmeddelandet läggs dessa intressenter till som följare till biljetten i OneDesk. Det betyder att all kommunikation på biljetten kommer att skickas ut till dem. Detta är ett bra sätt att se till att alla-även om de inte använder OneDesk direkt-håller sig uppdaterade om statusen för en biljett.

Vår kunds underhåll kan innefatta att vara ute på fältet, de uttryckte oro över att deras ingenjörer på plats kunde uppdatera biljetter. Ett av OneDesks erbjudanden är en mobilapplikation som innehåller många av funktionerna i webbversionen. I synnerhet är timern och tidtabellerna tillgängliga via OneDesk -appen, vilket gör det enkelt för anställda på språng att vara exakt med sin tidsspårning. För pågående biljetter finns det också en “Skicka” -knapp som, när den trycks, signalerar färdigställandet av en biljett. Med en enkel arbetsflödesautomatisering kan vår klient ställa in den här knappen för att inte bara uppdatera biljettens status till löst, utan också skicka ett meddelande till kunden som säger att arbetet har slutförts.

Vår klient har redan ett projekthanteringsverktyg som de är ganska nöjda med, och därför uppgav de att de inte aktivt sökte en ersättare. Men när de lärde sig mer och mer om OneDesks funktioner började de se fördelarna med att ha sitt biljettsystem och projekthanteringsprogramvara i samma verktygssvit. Hur projekten organiseras i OneDesk är med en enkel hierarki. Projekt finns i mappar och portföljer. Denna hierarki kan också användas för att organisera biljetter, där de flesta av våra kunder använder olika projekt eller portföljer för att innehålla var och en av deras kunders önskemål. Våra kunder kan sedan köra anpassade rapporter runt var och en av sina kunder med hjälp av OneDesks robusta och anpassningsbara vyer. Genom att ställa in filter och grupperingar kan vår klient skapa en anpassad vy som sedan fungerar som deras rapport. Denna rapport kan köras med jämna mellanrum och skickas via e-post till olika chefer som inte ens behöver vara OneDesk-användare.

En produkt som vår kund var intresserad av var kundportalen. Kundportalen fungerar hand i hand med biljettsystemet eftersom det ger kunderna ett sätt att logga förfrågningar direkt i OneDesk -systemet. Vår klient var dock osäker på kvaliteten på de inkommande förfrågningarna och hur väl de beskrivs. För vår kundportal kan vår klient ställa in vissa fält som krävs och ställa in vilken form av inmatningar deras kunder kan använda för att fylla i data. Till exempel kanske vår kund endast stöder en specifik uppsättning produktmärken. Genom att skapa en formulärinmatning med begränsade alternativ att välja mellan kan vår klient säkerställa att kvaliteten på inkommande förfrågningar är tillräckligt hög för att deras underhållsteam ska komma igång. Vår klient har också möjlighet att använda ett tredjeparts webbformulär för att hantera inkommande förfrågningar om de behöver det extra lagret med anpassade ingångar innan biljetter går in i systemet. En annan OneDesk -funktion som möjliggör en snygg anpassning är arbetsflödesautomationer. Som vår kund antydde att han kanske använde ett tredjepartsformulär istället för kundportalen, markerade vi en process som skulle dra nytta av styrkorna hos OneDesk. Genom att uppmana sina kunder att skicka e-postmeddelanden till loggförfrågningar till OneDesk-systemet kan vår klient sedan konfigurera en arbetsflödesautomatisering för att få ett botsvar på den här kundens begäran. Botens svar kan sedan innehålla en länk till tredje parts webbformulär. Även om det är mer kretsigt, kan detta arbetsflöde erbjuda vår klient det bästa av två världar.

När det gäller ett biljettsystem är OneDesks erbjudande fullt utrustat och enkelt att arbeta med. Med möjligheten att anpassa arbetsflöden och processer kan vår klient definiera hur djupgående eller lätta de behöver för sin process. Utöver det lägger OneDesks mobilapp till portabilitet i mixen, vilket ger vår klient ett komplett utbud när det gäller vem i teamet som kan använda produkten och när. Det finns inga gränser för vad som kan göras med OneDesk, och det är upp till våra kunder hur de vill skräddarsy upplevelsen.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>