How a Hospital uses OneDesk to connect their departments and software

Med pandemin som skakade världen 2020 har en strålkastarljus riktats mot hälso- och sjukvårdssystemen och utmaningarna för att driva dessa institutioner. Utöver de medicinska och forskningskomponenterna finns det många stödavdelningar som fortfarande behövs för att säkerställa att sjukhus och medicinsk utrustning fungerar effektivt. Eftersom medicinsk administration har gått bort från papperskopior och mer mot virtuella och online -redskap har många sjukhus plockat fram olika verktyg och programvara under vägen. Även om detta ofta kan göra jobbet, lämnar det också luckor i effektivitet där flera verktyg måste användas för att skapa en helhetsbild. Denna aspekt är där en klient fann sig vilja ha en enda mjukvarupaket för att knyta ihop allt.

Vår klient är ett sjukvårdssystem som huvudsakligen består av ett sjukhus, några läkargrupper, flera anläggningar och ett operationscenter. De använde en kombination av verktyg för att spåra tid som loggats mot arbete, hantera sina projekt och köra deras helpdesk. Totalt behövde de mer än fem verktyg för att utföra sitt arbete. Alla deras processer var också manuella, vilket gjorde dem benägna att göra fel och felaktigheter. Denna inställning gjorde rapportering till en mödosam process där data måste samlas i ett dokument för att kunna presenteras som en rapport till deras CIO. Med tanke på alla manuella ansträngningar som krävs för att hantera sitt arbete, sökte den här klienten programvara som skulle kunna omfatta alla dessa funktioner i en lösning.

Använd vår kundportal för att ta emot förfrågningar

I hjärtat av OneDesks verktygssvit finns projektledning och helpdesk -programvara. Även om båda erbjudandena är väldigt lika, tillåter vår projekthanteringsapp uppgifter att grupperas och planeras, så att beroenden kan identifieras och uppskattningar kan spåras mot arbetet. Den minsta arbetsenheten är en uppgift, och här kan du hitta alla relevanta detaljer om arbetet. Däremot är vår helpdesk-programvara inriktad på biljettkonceptet, som kan tas in i OneDesk-systemet via e-post, manuell inmatning eller via vår kundportal. Dessa biljetter innehåller också alla samma typer av detaljer som uppgifter gör, inklusive prioritet, beskrivning, tidsspårning och eventuella konversationer. Framför allt framhölls vår kundportal av vår klient som ett idealiskt sätt att föra in förfrågningar i systemet. För att ett sjukhus ska fungera effektivt är det många rörliga delar att tänka på. Till exempel kan en receptionist uppleva problem med en skrivare och behöver hjälp från IT -avdelningen för att lösa det. Receptionisten kan sedan logga in sin hjälpförfrågan i kundportalen utan att direkt logga in som OneDesk -användare. Genom att skapa ett webbformulär som receptionisten kan fylla i som kund kan vår klients IT -avdelning se till att de får alla relevanta detaljer för att kunna påbörja sitt arbete. Via kundportalen kan receptionisten spåra de problem de har loggat och interagera med den som arbetar med att uppfylla sina önskemål, utan att behöva se över några interna detaljer som IT -avdelningen använder för att hantera arbetet. Synligheten på kundportalen kan också ställas in så att kunderna-receptionisten i det här fallet-kan se sina egna förfrågningar såväl som sina medarbetares, baserat på OneDesks koncept med kundorganisationer.

Skapa rapporter om alla aspekter av arbetet

Tidigare har vår klient varit tvungen att manuellt hämta data från olika produkter för att utveckla rapporter för att dela med sina direktörer och kollegor. Genom att använda OneDesk för både deras projektledning och helpdesk, kan vår klient nu köra rapporter över olika arbetsområden. Det som tillåter dem att göra det är våra anpassade fält och vyer. För valfri biljettyp kan anpassade fält definieras så att de innehåller data som ett separat attribut. Dessa data kan sedan användas för sökning, filtrering och gruppering när du skapar vyer. Som standard har vi definierat en uppsättning vyer som ger grundläggande insikter i arbetet, men anpassade fält kan utnyttjas för att öka effektiviteten hos användardefinierade vyer. Till exempel har vår klient skapat dokument manuellt som beskriver arbetet som har slutförts i deras olika projekt. I OneDesk kan detta enkelt göras genom att skapa en vy som filtrerar på status för uppgifter och grupperar dem efter projekt eller mottagare. Denna vy kan sedan förvandlas till en rapport som kan delas med människor externt.

Flexibilitet för att hantera andra funktioner

Av natur är OneDesk utformat för att vara en allt-i-ett-projektledning och helpdesk-lösning. På grund av flexibiliteten i OneDesk -systemet kan våra applikationer dock anpassas för andra användningsområden än de vi tänkt oss. Till exempel var vår klient särskilt intresserad av kapitalförvaltning och att ha något sätt att spåra hårdvara och utrustning. Genom att ta en av våra befintliga appar kan vi återanvända den för tillgångshantering. Förutom projektledning och helpdesk -appar erbjuder vi också en produkthanteringsapplikation som enkelt kan förvandlas till ett verktyg för tillgångshantering. Eftersom alla våra appar fungerar med samma grund för en hierarki och gruppering av arbetsobjekt, gör vår anpassningsbarhet att våra appar kan användas för alla typer av hanteringsproblem. I våra administrationsalternativ kan vi skapa en biljettyp för att representera tillgångar och därifrån definiera arbetsflödestatusar som fångar de olika tillstånden för dessa tillgångar. Utöver det kan anpassade fält användas för att fånga alla aspekter av tillgångarna som inte skulle vara vettiga för projektuppgifter eller helpdeskbiljetter. Med möjligheten att bifoga filer till dessa tillgångsbiljetter och se historiken för en biljetts aktivitet kan ett ganska solidt kapitalförvaltningssystem skapas inom OneDesk -ekosystemet.

Genom att flytta all projektledning, helpdesk och kapitalförvaltning till OneDesk, centraliserar vår klient all information och data som är avgörande för att hålla deras anläggningar igång. Tillsammans med webbversionen av OneDesk erbjuder vi också en mobilapplikation som är tillgänglig på både iOS- och Android -enheter. Även om viss funktionalitet är begränsad i vårt mobilutbud, kan biljetter och uppgifter fortfarande hanteras och konversationer kan snabbt besvaras direkt. Genom att använda OneDesk -mobilappen kan vår klient hantera sina projekt och helpdeskförfrågningar var som helst, och till och med få aviseringar direkt när uppdateringar kräver deras uppmärksamhet. Eftersom det finns inom hälso- och sjukvårdsbranschen kan detta vara av avgörande betydelse för att hjälpa medicinsk personal att hålla sig på rätt spår och fortsätta rädda liv.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>