Detta är en del av en pågående serie där jag går igenom de grundläggande kontokonfigurationerna för olika typer av företag.

Vissa företag är mycket kontraktsdrivna och utför bara arbete när kunderna frågar och betalar för det. Den här artikeln diskuterar den grundläggande konfigurationen du bör göra för ditt OneDesk -konto om detta beskriver ditt företag.

För att beskriva denna inställning kommer vi att använda ett exempel på CustomerA som har avtalat med dig för att arbeta med en serie projekt Project1 och Project2. Du har också CustomerB som du gör andra projekt för och dessa 2 kunder ska inte se varandras uppgifter eller biljetter. I det här exemplet antar vi också att du fakturerar för den tid du spenderar på ett projekt men också för eventuella supportaktiviteter som du utför för dessa kunder.

1. Skapa projektstrukturen för att stödja denna installation.

För varje kund måste du skapa en portfölj i OneDesk. Inuti varje portfölj kommer du att skapa projekt för det arbete du gör för den kunden. En gemensam inställning innehåller också ett projekt för inkommande biljetter för den kunden.

Du kan skapa dessa projekt och portföljer under projektprogrammet som finns i det vänstra fältet. Du kan dra och släppa dem för att ordna om dem också härifrån.

2. Konfigurera kundportalen.

Om du vill tillhandahålla ett gränssnitt för dina kunder eller slutanvändare att samarbeta med dig om deras projekt, har OneDesk täckt dig. Så här gör du för att arbeta med dem på projektbasis. Gå till Administrering> Kundportal

Markera rutan: “Kräv inloggning för att se objekt”
Välj: Besökaren får se … “sina egna begärda objekt och objekt i de projekt de följer”

Nu är det sista du behöver göra att se till att du har lagt till kunden till de projekt du vill att de ska se. Du kan göra detta på projektets detaljpanel genom att lägga till kunden som en följare av projektet. Gör detta för varje projekt du vill att de ska se.

Om det finns flera personer som du behöver dela flera projekt med kan du göra allt på en gång med hjälp av popup -fönstret för delningsprojekt.

Nu när din kund besöker portalen kommer de att se biljetterna och uppgifterna som finns i de projekt som delas med dem.

3. Konfigurera supportflödet.

När kunder skickar in nya biljetter (eller uppgifter) vill du att de ska hanteras ordentligt. Till exempel kanske du vill sätta in dem i rätt projekt och tilldela dem till ett specifikt team. Så här konfigurerar du det. Skapa följande regel under Administrering> Biljetter> Workflow Automation> Skapa Workflow Automation

Denna automatisering identifierar biljetter som kommer från e -postmeddelanden från en specifik domän och placerar dem i projektet “Inkommande biljetter” för den kunden. Det tilldelar också biljetten till kundsupportteamet. Det finns många andra saker som kan göras här, inklusive att skicka ett autosvar, ändra status och mycket mer.

Om du föredrar att använda webbformuläret i stället för e -post kan du tillåta kunden att välja vilket projekt de går in genom att inkludera projektegenskapen på formuläret. Kom ihåg att automatiseringen som beskrivs ovan kommer att åsidosätta detta, så se till att den är inaktiverad. Du kan ange detta på biljettformuläret under Administrering> Webbformulär .

4. Spåra din tid och redovisa ditt arbete.

Ett vanligt företagskrav för många av våra användare är att kunna spåra tiden de lägger ner på olika uppgifter, biljetter och projekt. Detta beror ofta på att deras arbete kan faktureras och att de måste redovisa sina kunder och generera en detaljerad faktura. OneDesk hanterar detta krav genom att tillhandahålla två sätt att spåra tid: Genom att använda en timer eller genom att skicka in tidrapporter (eller båda).
När en gruppmedlem arbetar med en biljett eller uppgift kan de starta en timer. Den här timern körs tills den stoppas och dyker sedan upp skärmen för att skapa tidrapport. Användaren kan sedan justera alla detaljer och klicka på skicka.

I exemplet ovan tog tiden det utförda arbetet och användaren uppdaterade %komplett och lade till en anteckning. De kan också välja om det är fakturerbart eller icke-fakturerbart, ändra status eller ändra datum.

När tidrapporten skickas in sparas den och kan nu hittas under tidtabellsprogrammet (finns i vänstra sidofältet). I den här applikationen kan du filtrera, sortera och gruppera dina tidrapporter för att få den information du behöver. Du kan också exportera dina tidrapporter eller generera rapporter.

5. Automatisera delar av arbetsflödet.

Som beskrivs i avsnitt 3 ovan finns det många sätt att automatisera delar av ditt arbetsflöde. Detta görs med funktionerna “workflow automation”, “SLA” och “macro” och hjälper dig att utföra ditt arbete snabbare och med färre fel. Om du har utfört ovanstående installation rekommenderar jag att du använder systemet ett tag och automatiserar de olika stegen när behovet uppstår. På så sätt kommer din förståelse för arbetsflödet att växa tillsammans med din användningsnivå. Det är möjligt att bygga ett mycket personligt arbetsflöde i OneDesk med hjälp av dessa verktyg, och vårt team är redo att hjälpa dig att konfigurera detta.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>