kund, klient, interaktion, projekt, ledning, engagemang, OneDesk, förväntningar, produkt, framgång

Balanserar behovet av kundinput och upprätthåller projektkontroll

Hur mycket kundinteraktion behöver vi i projektledningsprocessen? Hur stort engagemang vill vi att de ska ha när vi utformar och utvecklar deras kritiska produkt som beror på lansering för slutanvändare eller allmänheten om tolv månader från och med nu?

customer,client,interaction,project,management,engagement,OneDesk,expectations,product,success

Baksidan av varje frustrerad projektledare är svaret, “Inte alls!” Kom igen …. drömmer vi inte alla om den hands-off kunden som berättar vad de vill och sedan lämnar oss ensamma om att göra vårt jobb under de närmaste månaderna, för att bara komma tillbaka till bilden för att testa eller godkänna den produkten, logga av projektet, betala oss och låt oss sedan gå vidare till vårt nästa engagemang? Skulle det inte vara så enkelt? Jo, ja … men det borde också skrämma bejeebers från dig också. Varför? Eftersom felmarginalen är enorm. Möjligheten att vissa krav inte är helt rätt är nästan 100%. Sannolikheten för att vi behöver viktig kundinformation och beslut är mer än 150%. Så inget kundengagemang = hög sannolikhet för omarbete och fel arbete. Aj. Detta är raka motsatsen till vad projektledning bästa praxis är utformade för att undvika.

Vad är det bästa sättet att interagera med vår kund? Hur håller vi dem engagerade, tillhandahåller korrekt statusinformation och uppdateringar, granskar problem och håller dem ansvariga varje vecka om de projekt vi hanterar för dem?

Det handlar i grunden om flera saker som jag anser vara “bästa praxis” för våra projekt:

Sätt förväntningar från början. Vid projektstart-och i form av någon form av kommunikationsplandokument-kommer projektledare bör ställa kommunikationsförväntningar för projektet. Dessa kundinteraktioner bör inkludera möten, ansvar, huvudkontaktpunkter och säkerhetskopiering av kommunikation, om det behövs. Förväntningar bör sättas från början på hur, när och var interaktion regelbundet kommer att ske mellan projektledaren, leveransorganisationen som helhet (inklusive hela projektteamet) och kunden.

Håll kunden tilldelad uppgifter. Leta efter sätt att kontinuerligt hålla kunden tilldelad projektuppgifter och se till att de vet att de måste vara ansvariga för att regelbundet rapportera om hur dessa uppgifter fortskrider. Ingenting håller teammedlemmar och projektkunder pigga och engagerade som att veta att de har rapporterbara uppgifter på sin tallrik. Det tenderar att hålla interaktionen på topp genom hela engagemanget.

Var konsekvent med möten. Försök alltid att vara så konsekvent som möjligt med ditt projektsamlingsschema. Regelbundet avbrutna möten skickar fel meddelande till dina deltagare. Det berättar att du är oorganiserad och att dina möten inte är så viktiga. Regelbunden närvaro minskar och kundinteraktion, delaktighet och sannolikt förtroende också.

Involvera dem i viktiga beslut. Jag gillar att involvera kunden i alla viktiga beslut. Inte nödvändigtvis själva beslutet – om inte deras input och engagemang är avgörande. Vi vill inte verka svaga, behövande eller inte ha kontroll över våra kunder, men vi bör definitivt informera dem – särskilt när vi fattar kritiska beslut som påverkar kunden och projektet. Kunden kommer att höra om dessa drag och beslut – det är bäst att de får höra om dem från projektledaren.

Sammanfattning och uppmaning till svar

Slutsatsen är detta … vi behöver vår projektkund för att vara fullt engagerad. Utan den pågående kundinteraktionen lider projektet, slutproduktdesignen kan lida vilket kan vara katastrofalt och misslyckande är det troliga resultatet. Därför måste vi arbeta proaktivt med vissa kunder för att se till att de förblir engagerade och tillgängliga under hela projektet-och arbetar på kreativa sätt för att de aktivt ska kunna bidra till projektet dagligen eller veckovis.

Hur är det med våra läsare? Vilka problem har du upplevt för att hålla dina projektkunder engagerade i projekt och produktdesigninsatser när deras jobb kan dra dem på tio olika sätt? Vilka strategier har du använt för att hålla dem involverade eller för att göra sig tillgängliga för dig när du behöver dem?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>